Pastylka „Pliki” — dokumenty przesłane przez klienta w Strefie

Pomarańczowa pastylka Pliki z liczbą mówi, ile plików klient przesłał w Strefie klienta (dział Dokumenty), a biuro jeszcze ich nie obsłużyło. Te pliki nie liczą się w szarej pastylce do zaksięgowania, więc od razu widać, co przyszło od klienta, a co biuro dodało samo. Zasady wspólne dla wszystkich pastylek, w tym ich włączenie: Pastylki przy firmach.

Co się liczy

Pliki przesłane przez klienta w Strefie, które:

• nie trafiły ani do księgi, ani do rejestru VAT i nie są oznaczone jako zaksięgowane,
• nie mają oznaczenia nie księguj (Nie księgujemy),
• nie są oznaczone jako nieczytelne (po prośbie o nowy plik),
• nie są wyjaśnione przyciskiem Wyjaśnij (z każdym statusem poza „do zrobienia”).

Okres pliku to miesiąc, który klient wybrał przy wysyłce. Dokumenty źródłowe dodane w programie (skany, pliki przeciągnięte na okno) liczy szara pastylka.

Gdzie i w jakim kolorze

Pastylka jest zawsze pomarańczowa, z napisem Pliki i liczbą, np. Pliki 3.

Miejsce	Co pokazuje
firma	pliki ze wszystkich miesięcy, także bieżącego
rok	pliki z miesięcy tego roku
miesiąc	pliki tego miesiąca

W odróżnieniu od szarej pastylki liczba przy firmie obejmuje też bieżący miesiąc: klient przesyła dokumenty na bieżąco i biuro może je obejrzeć od razu.

Dymek

• Przy firmie — „Pliki od klienta: N plików przesłanych przez Strefę klienta”, a gdy część jest z bieżącego miesiąca — ile („w tym N za MM/RRRR i później”).
• Przy miesiącu — „Pliki od klienta za MM/RRRR: …”.
• Przy roku — liczby miesiąc po miesiącu.

Dymek szarej pastylki przy tej samej firmie kończy się dopiskiem, ile plików od klienta jest osobno, przy pastylce Pliki.

Strona po kliknięciu

Kliknięcie otwiera stronę Pliki przesłane przez klienta w Strefie klienta — dla firmy, a z pastylki przy roku albo miesiącu — dla tego okresu. Pliki są na jednej liście Do obsłużenia (N), ze wszystkich okresów, a wyjaśnione — osobno, w części Wyjaśnione.

Kolumny: okres, dokument, data przesłania, kontrahent, kwota brutto, opis, Pokaż, Obsługa i Wyjaśnienie. Pokaż przechodzi w programie do listy Dokumenty źródłowe firmy, na ten plik.

W kolumnie Obsługa są przyciski:

Przycisk	Co robi	Co widzi klient
Zaksięgowany	oznacza plik jako zaksięgowany — gdy jest już w księdze, a program tego nie oznaczył (np. zapis dodany ręcznie)	Zaksięgowany
Nie księgujemy…	oznacza plik jako nie do księgowania; program pyta o powód	Nie księgujemy: powód
Nieczytelny - poproś o nowy…	program pyta o powód, a Strefa wysyła klientowi mail Prośba o nowy plik	Nieczytelny — biuro prosi o nowy plik: powód
Usuń	usuwa plik, po potwierdzeniu	plik znika z jego listy

Powód przy Nie księgujemy i Nieczytelny jest obowiązkowy — klient zobaczy go w Strefie, więc pisz go dla klienta, np. „Zdjęcie jest nieostre, nie widać kwot” albo „To faktura innej firmy”. Po zapisie wiersz zostaje na stronie, wyszarzony, z opisem obsługi, a pastylka przelicza się od razu.

Te same polecenia są w oknie dokumentu (otwórz plik z listy Dokumenty źródłowe): na karcie Plik, w grupie Plik od klienta — Zaksięgowany, Nie księgujemy, Poproś o nowy plik i Usuń plik. Grupa pojawia się tylko przy plikach przesłanych przez klienta. Niezapisane zmiany w oknie program zapisuje przed obsługą, a Usuń plik zamyka okno. Przy pliku Word albo Excel, który Strefa zamieniła na PDF, w oknie jest też Zapisz oryginał — zapisuje plik w postaci, w jakiej przysłał go klient.

Gdy nic nie czeka, strona mówi „Nie ma nieobsłużonych plików od klienta”.

Prośba o nowy plik

Mail wysyła Strefa klienta, ze skrzynki biura, na adresy kont firmy w Strefie. Zawiera nazwę pliku, miesiąc, powód i przycisk Prześlij nowy plik w Strefie klienta, który otwiera dział Dokumenty we właściwej firmie i miesiącu. Wzór maila administrator biura obejrzy w panelu biura, na stronie Wygląd maili.

Strefa nie wyśle prośby, gdy firma:

• ma zaznaczone w oknie firmy Nie wysyłaj tej firmie żadnych powiadomień albo jest w archiwum,
• nie ma w Strefie konta z adresem e-mail,
• nie ma biura z pocztą do wysyłki maili.

Wtedy program pokazuje powód odmowy, a plik zostaje bez zmian, nadal na pastylce. Plik, który klient przesłał inaczej (np. mailem), oznacz jako Nie księgujemy z powodem albo usuń.

Usunięcie pliku

Pliki usuwa tylko biuro — klient w Strefie nie może usunąć przesłanego pliku. Po usunięciu plik znika z listy klienta, a w historii klienta (panel biura, karta klienta, Historia) zostaje wpis, że biuro go usunęło. Jeśli plik był dołączony do braku dokumentu za miesiąc, brak wraca do stanu „brak”.

Gdy klient przysłał poprawioną wersję, obsłuż nową, a starą usuń albo oznacz Nie księgujemy.

Kiedy pastylka znika

Plik schodzi z pastylki, gdy go zaksięgujesz (do księgi albo do rejestru VAT), obsłużysz jednym z przycisków albo wyjaśnisz. Program przelicza pastylkę razem z szarą — co 2 minuty, a od razu po obsłudze pliku na stronie albo w oknie dokumentu.

Pastylki nie ma przy firmach, którym biuro nie prowadzi ksiąg (pole Nie prowadzimy ksiąg ani rejestrów VAT), ani przy firmach, które nie są aktualnymi klientami biura, są zarchiwizowane albo mają zakończoną działalność.

Każda obsługa pliku zostawia ślad: w historii klienta w panelu biura widać, kiedy plik oznaczono jako zaksięgowany albo nie do księgowania, kiedy poproszono o nowy i kiedy go usunięto.

Zobacz też: Strefa klienta w pracy biura, Pastylki przy firmach.