Kopie baz danych

Najważniejsze pytanie nie brzmi "czy stracę dane", tylko "kiedy". Awaria dysku, błąd zapisu, atak ransomware, kradzież laptopa, zalanie biura, pożar — każde z tych zdarzeń nastąpi prędzej czy później dla nieostrożnego użytkownika. Kopie zapasowe to jedyne realne zabezpieczenie. Domyślna konfiguracja TaxMachine zapisuje kopie obok bazy, na tym samym dysku — to nie wystarcza. Poniżej zalecane praktyki.

Strategia 3-2-1 — minimum higieny backupowej

Złota zasada uznana w branży IT i administracji systemów:

• 3 kopie danych łącznie (oryginał + 2 kopie zapasowe)
• 2 różne nośniki / dyski (np. SSD wewnętrzny + dysk USB)
• 1 kopia off-site (poza fizyczną lokalizacją biura — w chmurze albo na dysku w innym budynku)

Powód: pożar/kradzież zabiera wszystko z jednego pomieszczenia. Awaria sprzętowa unieszkodliwia jeden nośnik, ale nie drugi w innym typie.

Konfiguracja kopii w TaxMachine

W menu Konfiguracja → Opcje → zakładka „Kopie zapasowe" ustalasz:

• harmonogram — kiedy i jak często kopia ma być tworzona (np. codziennie przy zamykaniu programu, co N godzin pracy)
• lokalizację — gdzie zapisywać pliki kopii
• kompresję i szyfrowanie — wymagane gdy kopia idzie do chmury
• wysyłkę do chmury — opcjonalna (płatna usługa, opis niżej)

Kopie zapisywane są w formacie bazy SQLite (.db). Dzięki temu:

• kopię można wprost wskazać jako bieżącą bazę w opcjach „Serwer i baza danych"
• można skopiować zawartość do bazy MySQL / MariaDB poprzez narzędzie konwersji baz danych

Domyślna lokalizacja vs zalecana

Domyślnie: C:\Users\Public\Documents\TaxMachine\kopie — czyli na tym samym dysku co baza. To nie jest właściwy backup — awaria dysku unieszkodliwia jednocześnie bazę i wszystkie kopie.

Zalecana zmiana: wybierz katalog na innym fizycznym dysku (np. zewnętrzny dysk USB, dedykowany dysk wewnętrzny inny niż systemowy, dysk sieciowy NAS, macierz). Najlepiej w innej lokalizacji fizycznej — chroni przed pożarem, powodzią, kradzieżą.

Przykład solidnej konfiguracji — kopia na NAS-ie TrueNAS Scale z mirroringiem ZFS, migawkami i replikacją na drugi serwer w odległości

3 km:

Kopia w chmurze — konfiguracja

Aby kopie szły do chmury TaxMachine, zaznacz w opcjach:

• Kompresuj kopie — bez tego pliki są duże (3-5× względem .zip)
• Szyfruj kompresowane kopie — OBOWIĄZKOWE dla chmury, algorytm AES-256
• Hasło szyfrowania — minimum 6 znaków, zalecane 12+ znaków, mix liter/cyfr/znaków specjalnych
• Przesyłaj dane do chmury — przy zamykaniu lub wg harmonogramu

KRYTYCZNE: bez hasła nie da się odtworzyć kopii. TaxMachine nie przechowuje hasła ani mechanizmu odzyskiwania — to celowo. Hasło zapisz w menedżerze haseł albo w sejfie. Łatwe do zapamiętania, trudne do odgadnięcia to ten sam balans co przy każdym istotnym haśle.

Zalecamy też zachować hasło poza komputerem na którym jest TaxMachine — inaczej awaria komputera może oznaczać utratę zarówno bazy, jak i hasła do kopii w chmurze.

Co znajduje się w katalogu kopii

Każda kopia to pełny snapshot bazy (nie różnicowy) — możesz odtworzyć dowolny punkt w czasie z dowolnej kopii, niezależnie od pozostałych. Stare kopie automatycznie usuwane wg ustawienia (domyślnie ostatnie 30 dni).

Tworzenie kopii na żądanie

Klikamy Twórz kopię na zakładce Konfiguracja. Pojawi się okno:

Domyślne wartości pól pochodzą z konfiguracji — jeśli wcześniej wszystko ustawiono, wystarczy Dalej żeby program utworzył, skompresował, zaszyfrował i wysłał kopię (jeśli wybrano chmurę).

Zawsze rób kopię przed:

• Aktualizacją programu (program robi automatycznie, ale dodatkowa nie zaszkodzi)
• Większymi operacjami: wczytaniem JPK, masowym importem dokumentów, ewidencją wielu miesięcy wstecz
• Migracją na nową wersję licencji / na inny komputer
• Reinstalacją systemu

Odtwarzanie kopii

Konfiguracja → Przywróć kopię. Dwie zakładki:

• Kopia lokalna — wskazujesz plik .db z dysku
• Kopie w chmurze — wybierasz z listy (najnowsza pierwsza)

Następny krok — Operacja do wykonania na kopii:

• Domyślnie: odtwórz do bazy (czyli zastąp aktualną bazę zawartością kopii)
• Alternatywnie: tylko zapisz kopię / archiwum lokalnie (przydatne do inspekcji bez ruszania działającej bazy)

Hasło do odszyfrowania archiwum jest pobierane z opcji — jeśli hasło zostało zmienione, wpisz je ręcznie.

Bazę docelową możesz wybrać:

• aktualnie otwarta baza lokalna SQLite — odtworzenie zastępuje plik
• inna baza lokalna — wybierasz nowy plik
• baza MariaDB / MySQL — musisz wybrać inną niż aktualnie otwarta (program nie odtwarza do otwartej bazy serwerowej; wskaż inną bazę na serwerze albo tymczasowo przełącz się na inną przed odtworzeniem)

Klikamy Dalej — program pobierze (jeśli z chmury), odszyfruje, wypakuje i odtworzy. Na końcu pojawi się opcja dodania bazy do listy i przełączenia programu na nią.

Bezpośrednie podłączanie kopii (zaawansowane)

Plik kopii to baza SQLite — można go wskazać w opcjach programu jako bieżącą bazę bez właściwego „odtwarzania". Jeśli plik jest skompresowany — najpierw rozpakuj 7-Zip.

Uwaga: przed podłączeniem skopiuj plik do innego katalogu roboczego. TaxMachine modyfikuje bazę z którą pracuje — bezpośrednie podłączenie kopii czyni ją „roboczą" i traci status oryginalnej kopii.

Test odtworzenia — regularnie

Backup którego nigdy nie sprawdzono nie jest backupem — to nadzieja. Raz na miesiąc warto przeprowadzić test:

1. Stwórz pustą tymczasową bazę SQLite (Konfiguracja → Bazy → Dodaj)
2. Odtwórz najnowszą kopię do tej tymczasowej bazy
3. Otwórz tymczasową bazę w TaxMachine — sprawdź czy widać aktualne dokumenty, faktury, deklaracje
4. Wróć na bazę produkcyjną, usuń tymczasową

Jeśli krok 3 zawodzi — masz problem z konfiguracją kopii i czas to naprawić, zanim awaria właściwa się wydarzy.

Częste pułapki — co nie jest backupem

• ❌ Kopia na tym samym dysku co baza — awaria SSD = utrata wszystkiego
• ❌ Kopia w katalogu OneDrive / Dropbox / Google Drive synchronizowanym na żywo z bazą — przy uszkodzeniu bazy podczas pracy synchronizator natychmiast „zsynchronizuje" uszkodzony plik z chmurą i z innymi komputerami, niszcząc wszystkie kopie
• ❌ Kopia raz w roku przy zamknięciu — odtworzysz dane sprzed roku
• ❌ Kopia na pendrivie który ciągle wpięty w komputer — ransomware szyfruje też pendrive
• ❌ Skopiowany plik bazy podczas pracy programu — niespójna, prawdopodobnie nieotwieralna; używaj wbudowanego mechanizmu kopii TaxMachine (zatrzymuje zapisy, robi spójny snapshot)
• ❌ Backup tylko jednej osoby w biurze rachunkowym — dane innych klientów też trzeba chronić; wymuś polityka kopii dla każdego stanowiska

Kopie w chmurze TaxMachine — usługa

→ kup kopie w chmurze

Dostępna jako płatny abonament 6-miesięczny. Korzyści:

• Automatyczna codzienna kopia off-site bez konfiguracji NAS-a / własnej infrastruktury
• Szyfrowanie po stronie klienta (AES-256) — w chmurze trzymane są tylko zaszyfrowane bloby, klucz nigdy nie opuszcza Twojego komputera
• Replikacja w kilku lokalizacjach geograficznych
• Brak limitu rozmiaru i ilości kopii ani liczby stanowisk
• Łatwe odtworzenie na nowym komputerze — wpisujesz licencję, hasło szyfrujące, klikasz „Pobierz kopię"
• Tańsze niż samodzielne zapewnienie analogicznego poziomu zabezpieczenia (NAS w innej lokalizacji + replikacja + monitoring)

Komunikacja z chmurą wykorzystuje HTTPS / SSL, plus dodatkowe szyfrowanie zawartości — nawet ewentualne przejęcie ruchu sieciowego nie ujawnia danych.

Przenoszenie programu między komputerami przez chmurę

Najprostszy scenariusz przy zakupie nowego komputera:

1. Stary komputer: Konfiguracja → Twórz kopię → wyślij do chmury
2. Nowy komputer: zainstaluj TaxMachine z najnowszego instalatora, wpisz licencję, aktywuj
3. Nowy komputer: Konfiguracja → Przywróć kopię → zakładka Kopie w chmurze → wybierz najnowszą → Dalej

Po kilku minutach masz na nowym komputerze kompletny stan z momentu wykonania kopii — księgowania, faktury, dokumenty, ustawienia, wszystko.

Kopie MariaDB / MySQL poza TaxMachine

Wbudowany mechanizm kopii w TaxMachine pokrywa większość potrzeb, działa też dla MariaDB. Jeżeli jednak prowadzisz biuro rachunkowe z wieloma bazami / firmami, masz dedykowany serwer MariaDB lub chcesz wpiąć się w infrastrukturę firmową (Veeam, S3, B2, replikacja geograficzna) — przygotowaliśmy osobny artykuł z gotowymi skryptami mysqldump (Windows .cmd + Linux .sh + systemd timer), retencją, szyfrowaniem GPG, off-site upload przez rclone i monitoringiem przez Healthchecks.io:

→ Kopie MariaDB / MySQL poza TaxMachine

Linki powiązane

• Lokalna baza danych — gdzie program zapisuje dane
• Uszkodzenia bazy danych — diagnostyka i naprawa
• Konwersja baz danych (SQLite ↔ MariaDB / migracja)
• Praca wielostanowiskowa (MariaDB)