Pastylka „do zaksięgowania”

Pastylka z liczbą przy firmie mówi, ile e-faktur z KSeF i dokumentów źródłowych czeka na zaksięgowanie z miesięcy, które już minęły. To pastylka najbliżej prawej krawędzi wiersza. Zasady wspólne dla wszystkich pastylek: Pastylki przy firmach.

Co się liczy

E-faktury z KSeF (sprzedaży i zakupu), które nie są zaksięgowane i albo nie zostały jeszcze rozpoznane, albo rozpoznano je z zamiarem księgowania. Nie liczą się:

• e-faktury oznaczone jako nie do księgowania (rozpoznane z wyłączonym „Księguj”),
• e-faktury księgowane tylko do VAT, gdy nie mają celu w księdze podatkowej, albo gdy ich dokument jest już w księdze,
• kopie e-faktury, której druga kopia jest już zaksięgowana,
• e-faktury wyjaśnione przyciskiem Wyjaśnij (z każdym statusem poza „do zrobienia”).

Dokumenty źródłowe (dokumenty przesłane przez klienta albo dodane w programie), które nie trafiły ani do księgi, ani do rejestru VAT. Nie liczą się dokumenty oznaczone „nie księguj” i nieczytelne.

Okres e-faktury to miesiąc, do którego ją przypisano przy rozpoznaniu, a przed rozpoznaniem — miesiąc wystawienia. Okres dokumentu źródłowego to jego rok i miesiąc.

Gdzie i w jakim kolorze

Miejsce	Co pokazuje	Wygląd
firma	pozycje z miesięcy przed bieżącym	szara, pełna
rok	pozycje tego roku z miesięcy przed bieżącym	szara, pełna
miesiąc	pozycje tego miesiąca	minione miesiące — szara, pełna; bieżący i późniejsze — sam obrys

Bieżący miesiąc jeszcze trwa, więc jego pozycje są tylko przy miesiącu (obrysem) i nie wchodzą do liczby przy firmie. Firma, która ma pozycje wyłącznie z bieżącego miesiąca, nie ma pastylki przy nazwie. Liczba powyżej 999 wyświetla się jako „999+”.

Dymek

• Przy firmie — „Do zaksięgowania (przed MM/RRRR):”, liczba e-faktur KSeF i dokumentów źródłowych, osobno pozycje bieżącego miesiąca („Poza liczbą - od MM/RRRR”) i przypomnienie, że nie liczą się dokumenty oznaczone „nie księguj”.
• Przy miesiącu — „Do zaksięgowania za MM/RRRR:”, a przy bieżącym miesiącu dopisek, że miesiąc jeszcze trwa.
• Przy roku — „Do zaksięgowania w RRRR:” z liczbami miesiąc po miesiącu; gwiazdka oznacza bieżący i późniejsze miesiące.

Strona po kliknięciu

Kliknięcie otwiera stronę E-faktury i dokumenty do zaksięgowania — dla firmy, a z pastylki przy roku albo miesiącu — dla tego okresu. U góry jest firma, okres, bieżący miesiąc i czas wygenerowania strony.

Pozycje są podzielone na trzy części, w każdej osobno E-faktury KSeF i Dokumenty źródłowe:

• Przed MM/RRRR - liczba na znaczniku — to, co składa się na liczbę przy firmie,
• Od MM/RRRR - poza liczbą na znaczniku — bieżący i późniejsze miesiące,
• Wyjaśnione - poza liczbą na znaczniku — pozycje z wyjaśnieniem.

Kolumny e-faktur: okres, numer, data wystawienia, kontrahent, rodzaj (sprzedaż albo zakup), kwota brutto, uwagi, Pokaż i Wyjaśnienie. W uwagach program podpowiada, co jest nie tak, np. „nierozpoznana” albo że faktura jest już w księdze (podany zapis) i brakuje tylko oznaczenia zaksięgowania.

Kolumny dokumentów źródłowych: okres, dokument, data przesłania, kontrahent, kwota brutto, opis, Pokaż i Wyjaśnienie.

• Pokaż przy e-fakturze — podgląd faktury na stronie, z przyciskami Otwórz w oknie i Zamknij (zamyka też klawisz Esc).
• Pokaż przy dokumencie — przechodzi w programie do listy Dokumenty źródłowe firmy, na ten dokument.
• Wyjaśnij — dla konkretnej e-faktury (po numerze KSeF) albo dokumentu, np. gdy faktura jest celowo zaksięgowana w części albo dokument nie dotyczy firmy. Opis: Wyjaśnij.

Gdy nic nie czeka, strona mówi „Nic nie czeka na zaksięgowanie…”.

Kiedy pastylka znika

Pozycja schodzi z pastylki, gdy e-fakturę albo dokument zaksięgujesz, oznaczysz jako nie do księgowania („nie księguj”), usuniesz albo wyjaśnisz. Program przelicza pastylkę co 2 minuty, a od razu po pobraniu i usunięciu e-faktur, usunięciu dokumentów i zapisaniu wyjaśnienia — więc po księgowaniu liczba spada najpóźniej po 2 minutach.

Pastylki nie ma przy firmach, którym biuro nie prowadzi ksiąg (pole Nie prowadzimy ksiąg ani rejestrów VAT), ani przy firmach, które nie są aktualnymi klientami biura, są zarchiwizowane albo mają zakończoną działalność.

Zobacz też: Księgowanie e-faktur, Pastylki przy firmach.