Pierwsze kroki

Strona przedstawia kolejność czynności przy rozpoczęciu pracy z programem TaxMachine — od instalacji do pierwszego dokumentu i pierwszej deklaracji. Szczegółowy opis każdego etapu znajduje się na stronach, do których prowadzą odnośniki.

1. Instalacja

Instalator należy uruchomić z uprawnieniami administratora — zob. Pobieranie i instalacja programu. Program działa w 64-bitowym systemie Windows 10 albo Windows 11 — zob. Wymagania systemowe. Aktualizacje program sprawdza i pobiera samodzielnie po uruchomieniu.

2. Licencja

Klucz licencyjny wpisuje się i aktywuje w oknie Rejestracja (wstążka Konfiguracja → Rejestracja) — zob. Wpisywanie i aktywowanie licencji. Dane posiadacza licencji (nazwa, NIP, adres, e-mail) zapisują się przy pierwszej aktywacji klucza i później nie można ich zmienić, dlatego przed aktywacją należy sprawdzić ich kompletność i poprawność.

Przed wpisaniem licencji program działa jako wersja testowa niezarejestrowana: drukowanie jest niedostępne (działają podglądy wydruków), podobnie część funkcji internetowych, m.in. wysyłka e-deklaracji i JPK oraz KSeF; obowiązują też limity liczby dokumentów i miesięcy. Wersja testowa odpowiada wersji Profesjonalnej — nie zawiera funkcji przeznaczonych dla biur rachunkowych, w tym strony Biuro rachunkowe w kreatorze nowego podmiotu. Kreator nowego podmiotu i panel „Pierwsze kroki” działają także w tej wersji — kreator zakłada wówczas tyle miesięcy, ile dopuszcza limit.

3. Jedno stanowisko czy kilka

Po instalacji program pracuje na lokalnej bazie danych, zapisanej w pliku na dysku komputera — zob. Lokalna baza danych. Taki układ wystarcza, gdy z programu korzysta jedna osoba na jednym komputerze.

Kilka osób pracujących jednocześnie na tych samych danych (np. biuro rachunkowe) — baza danych na serwerze MariaDB albo MySQL, wskazana w ustawieniach każdego stanowiska; zob. Praca wielostanowiskowa. Licencja obejmuje określoną liczbę stanowisk.
Jedna osoba na kilku komputerach na zmianę — serwer nie jest potrzebny; zob. Baza przenośna.

Sposób pracy najlepiej ustalić przed wprowadzeniem danych. Bazę lokalną można później przenieść na serwer — zob. Konwersja baz danych.

4. Kopie zapasowe

Baza danych zawiera całą ewidencję prowadzonych podmiotów. Kopię automatyczną (przy każdym uruchomieniu, codziennie albo co tydzień) ustawia się w oknie konfiguracji: wstążka Konfiguracja → Opcje, zakładka Kopie bazy danych. Kopię można kompresować, szyfrować i zapisywać w chmurze — zob. Kopie baz danych. Domyślny katalog kopii znajduje się na tym samym dysku co baza; kopia na innym nośniku albo w chmurze zabezpiecza dane także na wypadek awarii dysku.

5. Pierwsza firma — kreator nowego podmiotu

Gdy w otwartej bazie nie ma jeszcze żadnej firmy, program po uruchomieniu wyświetla okno Pierwsze kroki w TaxMachine z wyborem:

Załóż firmę kreatorem — uruchamia kreator nowego podmiotu;
Nie teraz — program zapamiętuje odpowiedź dla tej bazy i nie wyświetla już tego okna.

Zamknięcie okna bez wyboru odkłada pytanie do następnego uruchomienia programu. Kreator jest dostępny także:

pod przyciskiem Nowy podmiot na wstążce (Narzędzia główne → Edycja) — przycisk jest widoczny po wskazaniu w drzewie węzła Firmy albo firmy,
pod przyciskiem Załóż firmę kreatorem na pustej liście firm,
w panelu „Pierwsze kroki” (krok 1).

Kreator prowadzi przez kolejne strony: dane podmiotu, forma ewidencji i podatki, numeracja faktur i rachunek bankowy, rok z miesiącami, rejestry VAT i urząd skarbowy. Po wpisaniu NIP-u przycisk Pobierz dane z rejestrów uzupełnia nazwę, formę prawną, adres, REGON i status VAT na podstawie rejestru REGON, wykazu podatników VAT i KRS. Formę ewidencji program podpowiada na podstawie formy prawnej — wybór formy ewidencji i opodatkowania należy do użytkownika. Przed zapisem kreator pokazuje podgląd tego, co zostanie założone.

Dla podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe kreator zakłada rok, miesiące i rejestry VAT; plan kont i dzienniki zakłada się następnie w księdze rachunkowej firmy — zob. Plany kont. Pozostałe dane (kolejne rachunki bankowe, poczta, dane dostępowe do KSeF) uzupełnia się w oknie firmy, które kreator może otworzyć po zakończeniu.

Kreator zakłada wyłącznie nowe podmioty — przy NIP-ie firmy, która jest już w bazie, informuje o tym i nie pobiera danych. Pełny opis kreatora: Przyjęcie nowego klienta — kreator, pełnomocnictwa, KSeF. Firmę można też wprowadzić bez kreatora, bezpośrednio w oknie firmy — zob. Dodawanie firm.

Biuro rachunkowe

W wersji dla biur rachunkowych kreator ma dodatkową stronę Biuro rachunkowe. Gdy w bazie nie ma jeszcze podmiotu oznaczonego jako biuro rachunkowe, kreator proponuje rolę moje biuro rachunkowe (podmiot prowadzący) — pierwszym podmiotem w bazie biura jest zwykle samo biuro. Kolejne podmioty kreator zakłada jako klientów biura: przypisuje biuro prowadzące, zapisuje warunki umowy, na podstawie których program wystawia faktury za usługi księgowe, i może założyć pełnomocnictwa UPL-1(6) oraz ZUS PEL(2). Zob. Konfiguracja dla biura i TaxMachine dla biur rachunkowych.

6. Panel „Pierwsze kroki”

Panel po prawej stronie okna głównego zawiera listę czynności potrzebnych do rozpoczęcia pracy z jedną firmą. Stan każdego kroku program ustala na podstawie danych w bazie: znak ✓ oznacza krok wykonany, ○ — krok do wykonania, a kreska — krok, który firmy nie dotyczy. Nagłówek podaje liczbę wykonanych kroków (np. „3 z 7 zrobione”), a pierwszy niewykonany krok jest wyróżniony i oznaczony jako następny.

Krok	Uznany za wykonany, gdy	Odnośniki w panelu
1. Dane firmy	firma jest w kartotece	Załóż firmę kreatorem; po założeniu — Otwórz okno firmy
2. Rok i miesiące	firma ma założony co najmniej jeden miesiąc	Dodaj rok (nowy rok otrzymuje od razu miesiące); po założeniu — Pokaż lata i miesiące
3. Rejestry VAT	firma ma co najmniej jeden rejestr VAT; dla firmy, która nie jest podatnikiem VAT — „nie dotyczy”	Dodaj rejestr VAT; po założeniu — Pokaż rejestry
4. Połączenie z KSeF	w kartotece firmy jest token albo certyfikat KSeF, albo biuro prowadzące loguje się w imieniu firmy własnym certyfikatem	Otwórz okno firmy (zakładka KSeF 2.0); po połączeniu — Pobierz e-faktury, Sprawdź lub zmień połączenie
5. Pierwszy dokument	firma ma dokument w księdze (KPiR, ewidencja przychodów, księgi rachunkowe) albo fakturę sprzedaży	Wystaw fakturę, Pobierz e-faktury, Otwórz miesiące
6. Kopia zapasowa	na tym stanowisku włączona jest kopia automatyczna albo wykonano co najmniej jedną kopię	Ustaw kopię zapasową — otwiera okno Kopia bazy danych
7. Pierwsza deklaracja	w Dokumentach firmy jest co najmniej jeden dokument (deklaracja, JPK, zaliczka na podatek)	Otwórz dokumenty firmy

Jeżeli ostatnie logowanie do KSeF się nie powiodło, panel wyświetla przy kroku 4 ostrzeżenie o konieczności sprawdzenia tokenu albo certyfikatu.

Panel dotyczy firmy wskazanej w drzewie albo zaznaczonej na liście firm, a gdy żadna nie jest wskazana — pierwszej firmy w bazie. Pokazuje się samoczynnie w bazie, w której są najwyżej trzy firmy, dopóki nie wszystkie kroki są wykonane. Odnośnik Ukryj ten panel wyłącza samoczynne wyświetlanie panelu w tej bazie, a Odśwież ponownie ustala stan kroków. Przycisk Pierwsze kroki (wstążka Pomoc) wyświetla panel w każdej chwili — także po jego ukryciu i w bazie z większą liczbą firm, np. w biurze rachunkowym, gdzie panel pokazuje stan wskazanego klienta.

W kanale testowym (Beta) okno powitalne ma dodatkowo możliwość obejrzenia programu na przykładowej bazie z fikcyjnymi firmami, a odnośnik kroku 4 uruchamia kreator połączenia z KSeF.

7. Podpowiedzi w pustych listach

Lista, w której nie ma jeszcze żadnej pozycji, wyświetla nad tabelą krótki opis i przyciski kolejnej czynności. Podpowiedź nie pojawia się, gdy lista jest pusta wskutek filtrowania lub wyszukiwania.

Lista	Przyciski
Firmy	Załóż firmę kreatorem, Dodaj firmę
Lata (ewidencje księgowe firmy)	Załóż rok
Rok bez miesięcy	Dodaj miesiąc
Dokumenty księgowe miesiąca	Zaksięguj e-faktury, Dodaj dokument, Wczytaj wyciąg bankowy
e-Faktury	Pobierz e-faktury z KSeF
Sprzedaż → Faktury	Wystaw fakturę
Kontrahenci	Dodaj kontrahenta
Rejestry VAT	Załóż podstawowe rejestry (sprzedaż, zakupy pozostałe, zakupy środków trwałych), Dodaj rejestr
Wyciągi bankowe	Wczytaj pliki wyciągów

8. Dalsza praca

E-faktury z KSeF są podstawowym źródłem dokumentów. Po wpisaniu tokenu albo certyfikatu KSeF w oknie firmy (zakładka KSeF 2.0) program pobiera e-faktury zakupu i sprzedaży; pobrane e-faktury księguje się do ksiąg i rejestrów VAT, a kontrahenci dopisują się przy księgowaniu e-faktur i wystawianiu faktur. Zob. KSeF 2.0 — poradnik, Certyfikaty i tokeny dostępowe KSeF, Pobieranie e-faktur i Księgowanie e-faktur.

Księgi podatkowe i rejestry VAT: Prowadzenie ksiąg podatkowych, Dodawanie lat i miesięcy podatkowych, Rejestry VAT, Wprowadzanie dokumentów księgowych.
Księgi rachunkowe: Księgi rachunkowe.
Faktury sprzedaży: Konfiguracja systemu fakturowania, Wystawianie faktur, Wysyłanie e-faktur do KSeF.
JPK_V7: Tworzenie JPK_V7M i JPK_V7K.
Biuro rachunkowe: TaxMachine dla biur rachunkowych, Nadawanie uprawnień w KSeF — pracownicy i biuro rachunkowe.

Dane z dotychczasowego programu. Pomocniczo można zaimportować do ewidencji dokumenty z plików JPK_V7 (JPK_VAT) i JPK_FA — menu Narzędzia w widoku dokumentów księgowych; zob. Importowanie plików JPK do ewidencji księgowych. Pliki JPK nie zawierają wszystkich danych dokumentów: w JPK_V7 zakupy są wykazane wyłącznie sumami netto i VAT, bez podziału na stawki, nie ma w nim nabyć bez odliczenia VAT ani adresów kontrahentów, a JPK_FA nie wskazuje rejestru VAT. Zaimportowane dokumenty wymagają przejrzenia i uzupełnienia — zob. Ograniczenia importu z JPK_VAT i JPK_V7 oraz Ograniczenia importu z JPK_FA.