Pastylki KSeF — logowanie i faktury ze Strefy

Przy firmie mogą być dwie pastylki KSeF, także obie naraz:

• czerwona — ostatnie logowanie do KSeF w imieniu firmy nie przeszło,
• pomarańczowa — klient przekazał w Strefie klienta fakturę, którą biuro ma wysłać do KSeF.

Zasady wspólne dla wszystkich pastylek: Pastylki przy firmach.

Logowanie do KSeF nie działa — pastylka czerwona

Kiedy się pojawia

Program zapisuje wynik każdej próby logowania do KSeF w imieniu firmy. Pastylka jest czerwona, gdy ostatni zapisany wynik to nieudane logowanie. Wynik zapisują:

• pobieranie e-faktur wszystkich firm — ręczne i automatyczne (o 8, 12 i 15); firmy bez danych logowania są pomijane i nie dostają wyniku,
• pobieranie e-faktur jednej firmy,
• asystent AI, gdy pobiera e-faktury wszystkich albo wybranych firm (pobranie jednej firmy przez asystenta wyniku nie zapisuje),
• sprawdzenie logowania — przycisk Sprawdź teraz na stronie pastylki i Sprawdź logowanie do KSeF… w oknie firmy.

Za nieudane program uznaje także logowanie, które przeszło, ale bez prawa do przeglądania faktur. Najczęstsze przyczyny:

• klient nie nadał biuru uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF albo je wycofał,
• wygasł certyfikat KSeF,
• token został unieważniony,
• certyfikat wystawiono z przeznaczeniem innym niż „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” albo w kontekście innego NIP-u.

Pastylka dotyczy aktualnych klientów biura (bez archiwum) i firm-biur.

Dymek

„KSeF: brak uprawnień w KSeF” albo „KSeF: logowanie do KSeF nie działa”, skąd pochodzi wynik i kiedy (np. „pobieranie e-faktur wszystkich firm, 31.10.2026 08:01”), data ostatniego udanego logowania („Logowanie nie udało się ani razu”, gdy nie było żadnego) i treść błędu z KSeF.

Strona po kliknięciu

Kliknięcie otwiera stronę Logowanie do KSeF nie działa: sekcje Do wyjaśnienia i Wyjaśnione - poza pastylką, pole wszystkie firmy (N pozycji). Kolumny: firma z NIP-em, stan, kiedy i skąd, błąd, ostatnie udane logowanie („nigdy”), Co sprawdzić (podpowiedź według rodzaju błędu: uprawnienia, token, ważność, para plików .crt i .key, sieć), odnośniki i wyjaśnienie.

Odnośniki:

• Sprawdź teraz — otwiera okno Logowanie do KSeF - firma i od razu sprawdza logowanie (opis niżej). Po zamknięciu okna strona się odświeża.
• Kreator KSeF… — kreator połączenia z KSeF: skąd wziąć certyfikat albo token, logowanie certyfikatem biura w imieniu klienta, sprawdzenie i zapis w kartotece. Ostatni przycisk kreatora pobiera e-faktury firmy — udane pobranie zdejmuje pastylkę.
• Przejdź — firma w drzewie.
• Nie jest klientem… — po potwierdzeniu „Firma nie jest już klientem biura?” odznacza w oknie firmy pole Aktualny klient biura: pobieranie e-faktur wszystkich firm ją pomija, a pastylki jej nie dotyczą.
• Archiwizuj… — po potwierdzeniu „Zarchiwizować firmę?” oznacza firmę jako zarchiwizowaną: znika z drzewa i listy firm (archiwizacja podmiotów).
• Wyjaśnij — opis niżej.

Odnośników „Nie jest klientem…” i „Archiwizuj…” nie ma przy firmie-biurze. Firma bez dostępu do KSeF od dawna — zwłaszcza założona w programie dawno temu — to często były klient biura; wtedy zamiast wyjaśniać pastylkę wystarczy jeden z tych odnośników. Obie zmiany można cofnąć w oknie firmy. Odnośniki działają, dopóki jest otwarte okno programu, z którego otwarto stronę.

Sprawdź teraz

Okno Logowanie do KSeF loguje się każdą metodą z kartoteki firmy, w tej kolejności: certyfikatem firmy, tokenem firmy i certyfikatem biura prowadzącego (w tej samej kolejności program próbuje ich przy pobieraniu i wysyłce). Wynik:

• ODBIERANIE E-FAKTUR: działa / NIE DZIAŁA — potrzebne uprawnienie „Przeglądanie faktur” albo rola właściciela,
• WYSYŁKA E-FAKTUR — uprawnienie „Wystawianie faktur” albo rola właściciela,
• przy każdej metodzie: czy logowanie przeszło, odbieranie i wysyłka (TAK/NIE) i lista uprawnień — przy certyfikacie biura są to uprawnienia, które klient nadał biuru („Uprawnienia biura w KSeF tej firmy”),
• przy certyfikacie — do kiedy jest ważny, z ostrzeżeniem „wygasa za N dni”, gdy zostało mniej niż 30 dni.

Przyciski: Sprawdź ponownie, Kreator połączenia z KSeF…, Pomoc i Zamknij (nie zamyka się w trakcie sprawdzania). Gdy odbieranie działa, pastylka znika.

To samo sprawdzenie — bez kreatora i na danych z okna, także niezapisanych — uruchamia przycisk Sprawdź logowanie do KSeF… na zakładce KSeF 2.0 okna firmy, np. żeby sprawdzić, czy klient nadał biuru wystawianie faktur, a nie tylko ich przeglądanie. Ono też zapisuje wynik dla pastylki.

Kiedy pastylka znika

• po pierwszym udanym logowaniu — udanym pobraniu e-faktur (także gdy logowanie przeszło, a sam import się nie udał) albo udanym sprawdzeniu,
• po wyjaśnieniu z każdym statusem poza „do zrobienia”,
• po Nie jest klientem… albo Archiwizuj….

Firma bez danych logowania w kartotece nie dostaje nowego wyniku (pobieranie wszystkich firm ją pomija), więc jej stara pastylka zostaje, dopóki nie uzupełnisz danych, nie wyjaśnisz pastylki albo nie użyjesz „Nie jest klientem…” / „Archiwizuj…”.

Wyjaśnij — gdy klient świadomie nie nadaje uprawnień (np. sam pobiera faktury). Wyjaśnienie dotyczy firmy, rodzaju błędu i dnia ostatniego udanego logowania: trzyma do pierwszego udanego logowania, a każda późniejsza awaria (albo zmiana rodzaju błędu) to nowa pozycja. Opis: Wyjaśnij.

Program przelicza pastylkę co 5 minut, a od razu po wyniku zapisanym na tym stanowisku i po wyjaśnieniu. Wyniki z innych stanowisk i z serwera MCP widać po najbliższym przeliczeniu.

Uprawnienia, certyfikaty i tokeny KSeF: Certyfikaty i tokeny KSeF.

Faktury przekazane w Strefie klienta

Pomarańczowa pastylka KSeF pojawia się, gdy klient w Strefie klienta (menu Faktury) przekazał biuru fakturę do wysyłki do KSeF — przyciskiem Przekaż biuru do wysyłki przy fakturze albo przy wysyłce kilku faktur naraz, gdy biuro nie ma danych logowania klienta albo wysyłka się nie udała („Przekaż biuru niewysłane”).

• Liczą się faktury przekazane do wysyłki, bez numeru KSeF i nieanulowane. Pastylka działa tylko przy włączonej opcji bazy Wystawianie faktur w Strefie klienta (wersja beta).
• Dymek: „Klient przekazał w Strefie klienta N faktury do wysyłki do KSeF (najwcześniej dd.mm.rrrr gg:nn).”
• Kliknięcie przenosi na listę faktur sprzedaży firmy. Faktury przekazane rozpoznasz w kolumnie Przekazana do wysyłki (Strefa) (obok jest kolumna Wystawiona w Strefie) — obie są widoczne przy włączonej opcji wystawiania faktur w Strefie.
• Znika, gdy fakturę wyślesz do KSeF z programu (dostaje numer KSeF), gdy faktura zostanie anulowana albo gdy klient kliknie w Strefie Cofnij przekazanie. Przy tej pastylce nie ma przycisku „Wyjaśnij”.

Program przelicza tę pastylkę co 2 minuty, więc po wysyłce faktury znika najpóźniej po 2 minutach.