Zapłaty zakupów a biała lista (art. 22p)

Przy transakcji o wartości powyżej 15 000 zł (art. 19 Prawa przedsiębiorców) kosztem nie jest wydatek w części, którą zapłacono:

• gotówką (art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT),
• przelewem na rachunek, którego na dzień zlecenia przelewu nie było w wykazie podatników VAT (białej liście) dostawcy (pkt 2),
• bez mechanizmu podzielonej płatności, choć na fakturze są wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” (pkt 3).

Koszt, który już zaliczono, zmniejsza się w miesiącu zapłaty (ust. 2). W CIT to samo mówi art. 15d. Przy zapłacie na rachunek spoza wykazu nabywca odpowiada też solidarnie za VAT dostawcy z tej zapłaty (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej).

Liczy się faktyczna zapłata: rachunek, na który przelano pieniądze, i dzień zlecenia przelewu. Rachunek podany na fakturze nie rozstrzyga — faktura z poprawnym rachunkiem mogła zostać zapłacona na inny. Status dostawcy na wskazany dzień sprawdza Weryfikacja podatników VAT na białej liście, a zapłaty — okno opisane niżej.

Okno „Zapłaty a biała lista”

Na liście dokumentów księgowych wybierz miesiąc firmy, potem Narzędzia → Zapłaty a biała lista.... Okno pokazuje zapłaty zakupów z tego miesiąca dotyczące faktur powyżej 15 000 zł. Zapłaty z ustaleniami są na górze, pole Tylko zapłaty z ustaleniami ukrywa resztę.

Pod każdą zapłatą jest jej uzasadnienie: kwota faktury i zapłaty, dzień zlecenia, rachunek, wynik z wykazu i przepis. Nad listą jest wniosek — ile zapłat ma ustalenia i jaki koszt obejmują. Pod listą podsumowanie: ile zapłat zakupów było w miesiącu, ile z nich dotyczy faktur do 15 000 zł, ile przelewów nie ma operacji wyciągu i ile zapytań do wykazu poszło w tym sprawdzeniu.

Które zapłaty program ocenia

• Przelewy z zaksięgowanych wyciągów bankowych. Rachunek, na który zapłacono, i dzień zlecenia program bierze z operacji wyciągu. Nie każdy format wyciągu podaje dzień zlecenia: wtedy program bierze podaną w wyciągu datę operacji (w formacie MT940 datę waluty), a gdy i jej nie ma — dzień wykonania przelewu. Jeżeli przelew zlecono wcześniej, niż podaje wyciąg, porównaj dzień w kolumnie Dzień zlecenia z potwierdzeniem przelewu z banku.
• Zapłaty gotówką — płatności dokumentu typu KP i KW.
• Zapłaty dotyczą faktur zakupu z księgi przychodów i rozchodów, z ewidencji przychodów (ryczałt) i e-faktur zakupu z KSeF.

Zapłaty kartą, kompensatą i przelewy wpisane bez wyciągu (program nie zna rachunku) są poza oceną; podsumowanie podaje ich liczbę. Miesiąc okna to miesiąc zlecenia przelewu albo zapłaty gotówką, a nie miesiąc faktury.

Wartość transakcji to kwota brutto jednej faktury w złotych. Faktura na równo 15 000 zł jest poza (ustawa mówi „przekracza”). Program nie zna umów ani transakcji rozbitej na kilka faktur — każdą fakturę ocenia osobno.

Wykaz podatników VAT

Przy otwarciu okna program pyta wykaz Ministerstwa Finansów, czy rachunek z przelewu był na dzień zlecenia w wykazie dostawcy (także rachunek wirtualny przypisany do dostawcy). Wynik zapisuje przy płatności, więc przy następnym otwarciu nie pyta drugi raz. Ponownie pyta tylko o przelewy bez wyniku, z błędem wykazu albo ze zmienionym rachunkiem, dniem lub NIP-em dostawcy. Przycisk Sprawdź ponownie w wykazie powtarza to sprawdzenie, np. gdy wykaz wcześniej nie odpowiedział.

Kolumna Wykaz MF pokazuje wynik: „w wykazie”, „spoza wykazu”, „nie VAT czynny” (dostawca nie był czynnym podatnikiem VAT na ten dzień — pkt 2 go nie dotyczy), „błąd wykazu” albo wyjątek, który zwalnia z oceny rachunku (opisane niżej).

Ustalenia

Kolumna Stan:

• rachunek spoza wykazu — rachunku nie było w wykazie dostawcy na dzień zlecenia,
• gotówka — zapłata bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
• bez MPP — faktura ma adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a w tytule przelewu nie ma komunikatu MPP (/VAT/ z /IDC/ albo /INV/). Adnotację program bierze z e-faktury KSeF albo z oznaczenia MPP dokumentu w księdze,
• nie sprawdzono — brak wyniku z wykazu (wykaz nie odpowiedział, operacja bez numeru rachunku).

Koszt poza kosztami to koszt z kolumn księgi przychodów i rozchodów w części tej zapłaty (koszt × zapłata / brutto faktury). Zmniejszenie przypada na miesiąc zapłaty. Przy e-fakturze bez wpisu w księdze przychodów i rozchodów (np. w księgach rachunkowych) program nie zna kosztu i pokazuje ustalenie bez kwoty.

Program tylko pokazuje ustalenia. Kosztów nie koryguje i korekty nie tworzy.

Wyjątki

Wyjątki z art. 22p ust. 4 ustawy o PIT i art. 117ba § 3 Ordynacji dotyczą zapłaty na rachunek spoza wykazu. Rachunku program nie ocenia, gdy:

• zapłacono w MPP — program rozpoznaje to po komunikacie /VAT/ z /IDC/ albo /INV/ w tytule przelewu,
• jest znacznik ZAW-NR — zawiadomienie złożone w 7 dni od zlecenia przelewu (opisane niżej),
• faktura dokumentuje WNT, import towarów, import usług albo odwrotne obciążenie — program rozpoznaje to po rejestrze VAT dokumentu,
• dostawca jest zagraniczny, nie ma poprawnego NIP-u albo na dzień zlecenia nie był czynnym podatnikiem VAT (pkt 2 dotyczy dostawcy będącego czynnym podatnikiem VAT).

Ustalenia „gotówka” i „bez MPP” program pokazuje bez tych wyjątków. Nie rozpoznaje rachunków technicznych banków, np. przy faktoringu (art. 22p ust. 4 pkt 2).

Ryczałt

Firma na ryczałcie nie ma kosztów, więc gotówka i brak MPP nie dają ustalenia. Zostaje przelew na rachunek spoza wykazu, bez kwoty kosztu: odpowiedzialność solidarna za VAT dostawcy dotyczy każdego podatnika VAT (art. 117ba Ordynacji). Wniosek w oknie mówi o tym jednym zdaniem.

Znacznik ZAW-NR

Jeżeli przy pierwszej zapłacie na rachunek spoza wykazu złożono zawiadomienie ZAW-NR, wskaż ten przelew na liście i kliknij Złożono ZAW-NR.... Program pyta o dzień złożenia zawiadomienia (podpowiada dzisiejszy; można wpisać dd.mm.rrrr albo rrrr-mm-dd) i przypomina termin: 7 dni od zlecenia przelewu. Przy zawiadomieniu złożonym w terminie zapłata przestaje być ustaleniem, a w kolumnie Wykaz MF jest „ZAW-NR” z datą.

Gdy wpisany dzień wypada później niż 7 dni od zlecenia, program o tym informuje i zapisuje znacznik, ale zapłata zostaje z ustaleniem „rachunek spoza wykazu”: zawiadomienie po terminie nie zwalnia (art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o PIT, art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji). W kolumnie Wykaz MF jest wtedy „spoza wykazu (ZAW-NR po terminie)”, a uzasadnienie podaje dzień złożenia. Przy przelewie ze znacznikiem przycisk nazywa się Usuń znacznik ZAW-NR i cofa znacznik. Samego zawiadomienia program nie tworzy ani nie wysyła.

Po księgowaniu wyciągu

Po księgowaniu wyciągów bankowych program sprawdza zapłaty zakupów z tego miesiąca. Jeżeli są wśród nich ustalenia, raport księgowania kończy się zdaniem „Biała lista: zapłaty zakupów powyżej 15 000 zł z ustaleniami: …” z odesłaniem do okna Zapłaty a biała lista.

Asystent AI

Asystent AI (wersje Profesjonalna i dla biur) ma narzędzie z tą samą listą zapłat i uzasadnieniami, które też zapisuje wynik wykazu przy płatności. Audyt biura ma kontrolę zapłat: nie pyta wykazu, tylko korzysta z wyników zapisanych przy płatnościach. Zapłaty z ustaleniami pokazuje jako ryzyko, a przelewy bez wyniku z wykazu albo sprawdzone na dzień wykonania — jako uwagę dla klienta i miesiąca.