Pastylki VAT-UE i JPK

Pastylki VAT-UE i JPK pilnują, żeby deklaracje za miniony miesiąc wyszły z programu w terminie. Kolor mówi, ile zostało czasu. Zasady wspólne dla wszystkich pastylek: Pastylki przy firmach.

Kiedy pojawia się VAT-UE

Gdy w miesiącu trzeba złożyć informację podsumowującą VAT-UE, a w programie nie ma wysłanej deklaracji za ten miesiąc. Obowiązek program rozpoznaje po dokumentach:

• KPiR i ryczałt — dokument w rejestrze dostaw wewnątrzwspólnotowych (WDT), nabyć wewnątrzwspólnotowych (WNT — także w drugim rejestrze dokumentu) albo usług świadczonych na rzecz podatników z UE. Import usług się nie liczy. Miesiąc to miesiąc daty VAT dokumentu, a bez niej — miesiąc w księdze.
• Księgi rachunkowe — zapisy VAT dokumentów w tych rejestrach, w miesiącu zapisu.

Kiedy pojawia się JPK

U podatnika VAT za każdy miesiąc — także przy rozliczeniu kwartalnym, bo plik JPK_V7 składa się co miesiąc — gdy w programie nie ma wysłanego pliku za ten miesiąc.

Program pilnuje JPK od pierwszego pliku JPK firmy, który jest w programie (JPK_V7 albo starszy JPK_VAT, w dowolnym stanie). Firma bez żadnego pliku JPK w programie jest pilnowana od pierwszego miesiąca swoich ksiąg, jeśli ten miesiąc mieści się w ostatnich 12 miesiącach; w przeciwnym razie program ją pomija (zakłada, że JPK wysyłasz poza programem).

Co znaczy „wysłana”

Deklaracja za okres jest wysłana, gdy bramka przyjęła ją (status 200) albo program odebrał UPO. Przy VAT-UE liczy się też korekta VAT-UE(K). Deklaracja utworzona, ale niewysłana, albo wysłana bez potwierdzenia — pastylka zostaje, a strona pokazuje stan: „brak deklaracji”, „niewysłana” albo „wysłana, bez potwierdzenia”.

Zakres

Aktualni klienci biura: niezarchiwizowani, bez zakończonej i bez zawieszonej działalności, z wyjątkiem firm z polem Nie prowadzimy ksiąg ani rejestrów VAT. Program sprawdza ostatnie 12 miesięcy; bieżący miesiąc jeszcze się nie liczy.

Termin i kolory

Termin to 25. dzień następnego miesiąca, a gdy wypada w sobotę, niedzielę albo święto (od 2025 roku także 24 grudnia) — najbliższy dzień roboczy.

• szara — od 1. dnia następnego miesiąca,
• pomarańczowa — przez 3 dni robocze przed czerwoną,
• czerwona — od dnia roboczego przed terminem, w dniu terminu i po nim, aż do wysłania.

Przykład: termin za wrzesień 2026 to poniedziałek 26 października (25 października to niedziela) — pastylka jest pomarańczowa od 20 października, czerwona od piątku 23 października.

Pastylki są przy firmie, przy roku i przy miesiącu, którego dotyczą. Gdy do wysłania jest kilka okresów, kolor pastylki przy firmie i roku wynika z najpilniejszego z nich.

Dymek

„Do wysłania z programu:”, potem okres po okresie, np. „JPK_V7 za 09/2026: brak deklaracji, termin 26.10.2026” — w dniu terminu „termin dziś”, po nim „po terminie (26.10.2026)”. Przy okresie z wyjaśnieniem „do zrobienia” dymek dopisuje jego treść. Ostatni wiersz: „Kliknij znacznik - okresy do wysłania („Wyjaśnij”, np. wysłana poza programem).”

Strona po kliknięciu

Kliknięcie otwiera stronę Deklaracje VAT-UE i JPK do wysłania — tylko dla klikniętego rodzaju deklaracji: z pastylki przy firmie wszystkie okresy, przy roku — ten rok, przy miesiącu — ten miesiąc.

• Kolumny: firma, deklaracja, okres, stan, termin (po terminie — na czerwono), odnośniki i wyjaśnienie.
• Sekcje Do wysłania i Wyjaśnione - poza pastylką.
• W pierwszym wierszu każdej firmy: Przejdź (firma w drzewie) i Nie prowadzimy ksiąg… (po potwierdzeniu „Biuro nie prowadzi tej firmie ksiąg?” program zaznacza to pole w oknie firmy, a pastylki ewidencyjne firmy znikają).
• Wyjaśnij przy każdym okresie — np. gdy deklarację wysłano poza programem. Wyjaśnienie dotyczy firmy, rodzaju deklaracji i okresu. Opis: Wyjaśnij.
• Pole wszystkie firmy (N pozycji) pokazuje okresy wszystkich klientów, a wiersz u góry — liczby: aktualni klienci, firmy z obowiązkiem VAT-UE w ostatnich 12 miesiącach, podatnicy VAT z JPK w programie i pominięci podatnicy bez JPK w programie.

Tę samą stronę, dla wszystkich klientów i na wybrany dzień, otworzysz z listy raportów (kategoria raportów biura).

Kiedy pastylka znika

Po wysłaniu deklaracji z programu (status 200 albo UPO), po wyjaśnieniu okresu i po zaznaczeniu Nie prowadzimy ksiąg ani rejestrów VAT. Program przelicza pastylki co 10 minut, a od razu po wyjaśnieniu i po „Nie prowadzimy ksiąg…” — wysłana deklaracja schodzi z pastylki najpóźniej po 10 minutach.

Zobacz też: Pliki JPK_V7.