Często zadawane pytania

Jeżeli korzystasz z wersji testowej (demonstracyjnej, pobranej bez klucza licencyjnego) i chcesz dalej używać programu — należy kupić nową licencję, nie aktualizacje.

Różnica:

• Nowa licencja — to pełna, bezterminowa licencja na wybraną wersję programu (Standard / Rozszerzoną / Profesjonalną / dla Biur Rachunkowych). W cenie zawiera 12-miesięczny dostęp do aktualizacji, czyli przez rok dostajesz wszystkie zmiany przepisów i ulepszenia. Po roku program nadal działa — przerywa się tylko ściąganie nowszych wersji. → kup nową licencję

• Aktualizacje (subskrypcja roczna) — to przedłużenie dostępu do aktualizacji dla osoby która już ma licencję. Bez istniejącej licencji nie ma czego przedłużać — nie można kupić samych aktualizacji "na zapas". Ten produkt wybierasz dopiero po roku od zakupu, kiedy chcesz korzystać z kolejnych aktualizacji programu. → przedłuż aktualizacje

W skrócie: pierwszy zakup to zawsze nowa licencja. Aktualizacje to opcja „za rok, gdy minie okres pierwszej subskrypcji”.

Jeśli masz wątpliwości którą wersję wybrać — zobacz porównanie wersji lub skontaktuj się z biurem, pomożemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb.

# bezpośredni link

Licencja jest przypisana do liczby stanowisk (jednoczesnych użytkowników programu). Do każdego dodatkowego stanowiska należy dokupić rozszerzenie — kosztuje ono wyraźnie mniej niż pierwsze stanowisko, a dokładną kwotę dla Twojej wersji programu pokazuje konfigurator w sklepie.

Do jednoczesnej pracy wielu osób na wspólnej bazie danych TaxMachine wykorzystuje serwer MariaDB (zalecany) lub MySQL — pełną instrukcję instalacji i konfiguracji znajdziesz w pomocy: Praca wielostanowiskowa →.

Wersja Profesjonalna umożliwia prowadzenie księgowości wielu firm, ale jedynie przez posiadacza licencji — na zasadzie świadczenia usług księgowych. Nie jest dozwolone udostępnianie licencji innym podmiotom. Do tego celu służy wersja dla Biur Rachunkowych.

# bezpośredni link

Numer licencji jest generowany dla podanej nazwy użytkownika. Jest ona wpisywana w oknie "Rejestracja", w polu "Nazwa użytkownika (nazwa firmy)". Proszę najpierw sprawdzić czy wpisana tam nazwa jest dokładnie taka sama jak nazwa dla której wygenerowano licencję, proszę zwrócić uwagę na wielkość liter i odstępy między nimi. Jeżeli jest taka sama to proszę sprawdzić czy numer licencji został prawidłowo wpisany.

Ważne jest również by w oknie "Konfiguracja" wybrać odpowiednią wersję programu, licencja dla wersji Standard nie działa gdy wybrano wersję Pro i na odwrót.

W razie problemów proszę o kontakt.

# bezpośredni link

Proszę nacisnąć menu "Narzędzia/Rejestracja", wybrać zakładkę "Licencje" i nacisnąć przycisk "Dodaj".

# bezpośredni link

Aktualizacje są bezpłatne w okresie jednego roku od nabycia licencji.

# bezpośredni link

Aktualizacja programu przeprowadzana jest automatycznie. Przy każdym uruchomieniu program sprawdza dostępność aktualizacji i proponuje jej pobranie. Istnieje też możliwość ręcznego wywołania sprawdzenia dostępności aktualizacji w menu "Pomoc/Sprawdź dostępność aktualizacji". Program pobiera tylko zmienione lub nowe komponenty.
Automatyczna aktualizacja działa tylko przy aktywnym połączeniu z Internetem. Program można też aktualizować offline poprzez uruchomienie instalatora bez wcześniejszego wykonywania deinstalacji.

# bezpośredni link

Tryb lokalny (SQLite)

Plik bazy LocalDB.db znajduje się w katalogu publicznych dokumentów (C:\Users\Public\Documents\TaxMachine\ lub …\PITy\) — poza katalogiem programu, więc deinstalacja TaxMachine ani reinstalacja systemu z domyślnymi opcjami nie kasują bazy. Po ponownej instalacji program znajdzie istniejącą bazę i wszystkie dane (księgowania, faktury, ustawienia, deklaracje) będą na swoim miejscu.

Mimo to przed reinstalacją systemu zalecamy ręczną kopię bazy:

1. Skopiuj C:\Users\Public\Documents\TaxMachine\LocalDB.db (oraz LocalDB.db-wal jeśli istnieje — to część bazy) na pendrive, dysk zewnętrzny lub do chmury.
2. Po reinstalacji systemu i programu przywróć oba pliki w to samo miejsce.

Pełny opis bazy lokalnej i jej lokalizacji: Lokalna baza danych →.

Robienie regularnych kopii bazy danych → jest najprostszym sposobem zabezpieczenia się przed utratą danych — niezależnie od reinstalacji.

Tryb wielostanowiskowy (MariaDB / MySQL)

Gdy korzystasz z serwera bazodanowego, dane są w bazie po stronie serwera MariaDB/MySQL — niezależnie od katalogu, w którym zainstalowany jest TaxMachine. Reinstalacja TaxMachine nie ma wpływu na zawartość bazy.

Po reinstalacji systemu na komputerze, na którym działa serwer MariaDB, należy:

1. Wykonać kopię katalogu danych MariaDB (zwykle C:\Program Files\MariaDB <wersja>\data\<nazwa-bazy>\) lub zrobić mysqldump całej bazy programu.
2. Po reinstalacji systemu zainstalować ponownie serwer MariaDB w tej samej wersji.
3. Przywrócić katalog danych lub odtworzyć bazę z mysqldump-a.

Szczegóły: Instalacja MariaDB →.

# bezpośredni link

Tak. TaxMachine może pracować z bazą danych umieszczoną na dowolnym serwerze MariaDB/MySQL — także na zdalnym hostingu lub VPS-ie w chmurze (Hetzner, OVH, AWS, własny serwer w biurze itp.). Pracę „w sieci" (z MariaDB lokalną lub zdalną) obsługuje każda z czterech wersji programu — Standard, Rozszerzona, Profesjonalna oraz wersja dla Biur (rachunkowych, kancelarii podatkowych itp.). Liczba stanowisk (jednoczesnych użytkowników) zależy od kupionej licencji: domyślnie jest to jedno stanowisko, kolejne dokupujesz jako rozszerzenia.

To zupełnie co innego niż usługa Kopie w chmurze — która regularnie wysyła backup Twojej lokalnej bazy SQLite do chmury TaxMachine. Tu chodzi o to, że sama żywa baza danych stoi na zdalnym serwerze, a program łączy się z nią przez sieć podczas każdej operacji (księgowanie, deklaracje, raporty).

Jak to skonfigurować

1. Postaw MariaDB lub MySQL na swoim zdalnym serwerze. Wystarczy dowolny VPS z Linux-em (Ubuntu/Debian) i apt install mariadb-server. Zalecane minimum: 2 GB RAM, dysk SSD.

2. Otwórz port 3306 na zewnątrz w firewall-u serwera tylko dla Twoich adresów IP (lub schowaj cały serwer za VPN/SSH-tunnel — patrz "Bezpieczeństwo" niżej).

3. Utwórz bazę i użytkownika z hasłem (analogicznie jak w lokalnej instalacji):

   CREATE DATABASE taxmachine CHARACTER SET utf8mb4;
   CREATE USER 'taxmachine'@'%' IDENTIFIED BY 'mocne-haslo';
   GRANT ALL ON taxmachine.* TO 'taxmachine'@'%';
   

4. W TaxMachine podaj hostname/IP zdalnego serwera (zamiast localhost), port 3306, nazwę bazy i poświadczenia. Pełna instrukcja: Praca wielostanowiskowa →.

Co warto wiedzieć przed startem

Wydajność. Praca przez Internet jest wolniejsza niż przez LAN — różnica jest odczuwalna głównie przy masowych operacjach (zamknięcie miesiąca, generowanie deklaracji rocznych, kopiowanie księgowań). Codzienna praca (księgowania, faktury) działa płynnie pod warunkiem stabilnego łącza ~10 Mb/s lub szybszego.

Bezpieczeństwo. Dane księgowe są wrażliwe — nie wystawiaj portu 3306 bezpośrednio do publicznego Internetu bez ochrony. Możliwości:

• Połączenie szyfrowane (SSL/TLS) — MariaDB obsługuje natywnie, w programie wystarczy wybrać tę opcję podczas konfiguracji.
• VPN (np. WireGuard, OpenVPN, Tailscale) — najprostsze i najbezpieczniejsze; port bazy widoczny tylko z Twojej "wirtualnej sieci lokalnej".
• SSH-tunnel — alternatywa do VPN, mniej elegancka ale działa.

Kopie zapasowe. Hostowanie bazy w chmurze nie zastępuje regularnych backupów — odpowiada za nie nadal właściciel serwera (Ty). Najprościej skonfigurować codzienny mysqldump przez cron:

0 2 * * * mysqldump -u root taxmachine | gzip > /backup/taxmachine-$(date +\%F).sql.gz

Awarie i serwis. Gdy zdalny serwer jest niedostępny (przerwa w Internecie, restart serwera, awaria hostingu), program nie ma do czego się podłączyć — nie można pracować nawet offline. Dlatego pracujący na bazie zdalnej często trzymają dodatkowo lokalną instalację MariaDB jako rezerwę z codziennym restore-em z dumpa.

Topologia bazy nie zależy od wersji programu

TaxMachine w każdej wersji obsługuje wszystkie typowe scenariusze: lokalny SQLite z opcjonalnymi Kopiami w chmurze, MariaDB w sieci lokalnej, MariaDB na zdalnym VPS-ie, a także managed MariaDB/MySQL u dostawcy (AWS RDS, Hetzner Database, OVH itd.) — o ile pozwala on na połączenia z zewnątrz.

Co naprawdę zmienia wersja Profesjonalna i wyższe

Różnica nie jest w tym czy baza może być w chmurze, tylko w tym ile baz można obsłużyć z jednego programu:

• Standard oraz Rozszerzona — jedno aktywne połączenie z bazą danych w danym czasie (jedna firma = jedna baza).
• Profesjonalna oraz wersja dla Biur — można zdefiniować wiele połączeń bazodanowych i przełączać się między nimi bez ponownego uruchamiania programu. Każda firma/klient może mieć osobną bazę MariaDB (lokalną, zdalną lub w chmurze) — wszystkie widoczne w liście wyboru przy starcie i podczas pracy.

Pełne porównanie wszystkich czterech wersji (limity firm, pracowników, moduł płacowy, pełna księgowość, funkcje dla biur): Wersje programu TaxMachine — porównanie →.

W razie wątpliwości co do konkretnego scenariusza — napisz do nas z opisem infrastruktury, doradzimy.

# bezpośredni link

Nie ma osobnej wersji demonstracyjnej. Program pobrany ze strony i zainstalowany bez klucza licencyjnego działa jako wersja testowa — bez limitu czasu. Wygląda i działa jak wersja pełna, ale służy do sprawdzenia programu, nie do faktycznej pracy:

• zablokowane są wydruki oraz wysyłka e-deklaracji i plików JPK,
• ograniczona jest liczba miesięcy księgowych i dokumentów, które można wprowadzić.

Po zakupie licencji wszystko odblokowuje się na tej samej instalacji — wprowadzone dane zostają, niczego nie trzeba instalować od nowa. Którą wersję wybrać: porównanie wersji.

# bezpośredni link

Zależy od trybu pracy:

Tryb lokalny (domyślny, jednostanowiskowy)

Wszystkie dane (księgowania, faktury, ustawienia, deklaracje) trzymane są w jednym pliku LocalDB.db w katalogu publicznych dokumentów:

• TaxMachine: C:\Users\Public\Documents\TaxMachine\LocalDB.db
• TaxMachine PITy: C:\Users\Public\Documents\PITy\LocalDB.db

Lokalizacja domyślna jest zmienna w opcjach programu.

Pełny opis lokalnej bazy: Lokalna baza danych →.

Ważne: baza lokalna SQLite nie powinna leżeć na dysku sieciowym, mapowanym ani synchronizowanym (Dropbox, OneDrive, Google Drive) — grozi to uszkodzeniem bazy. Do pracy wielostanowiskowej i pracy zdalnej używamy serwera bazodanowego (poniżej).

Tryb wielostanowiskowy / praca zdalna

Gdy z programu korzysta więcej niż jedna osoba jednocześnie, instalujemy serwer MariaDB lub MySQL. Baza znajduje się wówczas po stronie serwera — TaxMachine na każdym ze stanowisk łączy się z tą samą bazą.

Pełna instrukcja: Instalacja MariaDB / praca wielostanowiskowa →.

# bezpośredni link

Pytanie:
Dlaczego nawet jeśli zaznaczę w firmie że jest to osoba fizyczna to dalej pojawiają się deklaracje CIT dla osoby prawnej a nie ma deklaracji PIT?
Wiem, że ta deklaracja jest w katalogu osoby fizyczne - ale tam dla odmiany nie ma deklaracji VAT - a przecież osoby fizyczne także są często płatnikami VAT.

Odpowiedź:
Musi Pan wprowadzić zarówno firmę (w tym też firmę - osobę fizyczną) pod "Firmy", jak i jej właściciela(li) pod "Osoby fizyczne", każdą osobę fizyczną przypisuje się do firmy poprzez dodanie udziału (węzeł "Udziały" pod nazwiskiem osoby fizycznej). VAT-y są w dokumentach firmy, PIT-y w dokumentach właścicieli.
Program nie sprawdza jakie formularze mają sens dla firmy ze wzdlędu na formę prawną czy sposób opodatkowania, zawsze są wyświetlane wszystkie dostępne formularze.

# bezpośredni link

Przed utworzeniem formularza dla firmy należy ją najpierw dodać. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem na węźle "Firmy" i wybrać "Dodaj". Pod węzłem z nazwą firmy znajduje się węzeł "Dokumenty firmy". Aby dodać formularz należy kliknąć na tym węźle prawym przyciskiem i wybrać "Dodaj" lub kliknąć na nim lewym przyciskiem i nacisnąć przycisk "Dodaj" na pasku narzędzi.

# bezpośredni link

PIT-11, PIT-4R, świadectwo pracy i inne formularze dotyczące pracowników znajdują się w węźle "Dokumenty pracownicze" pod węzłem pracownika. Aby utworzyć tego typu dokument trzeba więc najpierw dodać pracownika. Lista pracowników znajduje się pod "Płace"/"Pracownicy" pod węzłem z nazwą firmy.

# bezpośredni link

Dokumenty dotyczące właścicieli znajdują się pod węzłem właściciela, aby utworzyć tego typu dokument należy najpierw dodać osobę fizyczną pod węzłem "Osoby fizyczne". Opcjonalnie można też zdefiniować udziały osoby fizycznej w firmach pod węzłem "Udziały" - wtedy PIT-36 i PIT-36L, PIT-28 czy NIP-7 automatycznie wpisują dane firm do odpowiednich pól.

# bezpośredni link

Formularze te znajdują się pod węzłem "Płace"/"Dokumenty płacowe" pod węzłem z nazwą firmy. Firma musi już być dodana, patrz punkt wyżej.

# bezpośredni link

Czy zapisów w księdze dotyczących przychodów można dokonywać na podstawie zbiorczych dowodów?

Wśród dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księdze wymienia się dzienne zestawienie faktur dotyczących sprzedaży (§ 13 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Możliwość dokonania zapisów w księdze jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur sprzedaży jest określona w § 19 ust. 3 rozporządzenia. Jest to uproszczenie w prowadzeniu zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług, z którego mogą skorzystać podatnicy nieprowadzący ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, niebędący podatnikami VAT i nieprowadzący ewidencji za pomocą kas fiskalnych.

W przypadku podatników podatku VAT - w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia - zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z ewidencji prowadzonej na potrzeby podatku VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub ust. 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 ze zm.).

Ponadto podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kas rejestrujących mogą dokonywać zapisów w księdze (na mocy § 20 ust. 2 i 3 rozporządzenia) na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych.

Podkreślmy, że uproszczenia w prowadzeniu księgi podatkowej dotyczą wyłącznie przychodów ze sprzedaży. Przepisy powołanego rozporządzenia nie przewidują możliwości ujęcia zbiorczymi zapisami wydatków w księdze.

# bezpośredni link

Dokonuję zakupu towarów od osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Na podstawie jakiego dokumentu mam ujmować ten zakup w księdze podatkowej?

Zapisy w księdze dotyczące kosztów dokumentuje się dowodami księgowymi, określonymi w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dowodami takimi są przede wszystkim faktury VAT, rachunki, dokumenty celne oraz faktury i noty korygujące. Za dowody księgowe uważa się również dokumenty wymienione w § 13 rozporządzenia, w tym dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę fakt, że sprzedawca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) nie ma obowiązku wystawiania ani faktur VAT, ani rachunków, w takiej sytuacji zapisu w księdze podatkowej dotyczącego zakupu towaru należy dokonać na podstawie innego dowodu księgowego. Dowodem takim może być umowa kupna-sprzedaży, pod warunkiem że będzie ona na tyle szczegółowa, by zawierała dane określone dla dowodów księgowych.

Zakup towaru od osób nieprowadzących działalności gospodarczej na podstawie dowodu księgowego należy wprowadzić do księgi podatkowej do kolumny 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.

# bezpośredni link

Ten wpis zbiera pytania, które księgowe, właściciele biur i informatycy zadają przed uruchomieniem asystenta AI w TaxMachine — od „czy przeczyta skan faktury" po „kto odpowiada za błąd". Odpowiedzi opisują, jak program i serwer MCP działają, bez ocen prawnych, których strona nie zrobi za Ciebie. Uruchomienie i zakres pracy asystenta opisuje dział Księgowanie z asystentem AI; tu są odpowiedzi na wątpliwości, które decydują o wdrożeniu.

Czy asystent przeczyta faktury z PDF-ów, skanów i zdjęć i wpisze dane do TaxMachine?

Tak — i to bez osobnego programu OCR. Asystent czyta dokument „wzrokiem" (obraz strony) albo z warstwy tekstowej PDF-a, a odczytane dane wpisuje do tych samych pól, z których korzysta zwykłe księgowanie: numer dowodu, daty wystawienia i sprzedaży, kontrahent z NIP-em, kwoty w rozbiciu na stawki VAT, rejestr VAT, kolumna KPiR albo stawka ryczałtu, waluta, oznaczenia. Dokument powstaje taki sam, jak wprowadzony ręcznie, i tak samo wchodzi do JPK.

Pliki mogą trafić do asystenta dwiema drogami:

• wskazujesz je asystentowi wprost — w Claude Code czyta je z folderu na Twoim komputerze, w rozmowie po prostu je załączasz. Po odczycie księguje dokument narzędziem serwera; na życzenie zapisze też sam plik przy firmie jako dokument źródłowy, więc skan zostaje w bazie razem z zapisem;
• pliki są już w programie — przeciągnięte na okno TaxMachine przy otwartym kliencie, a w biurach przesłane przez klienta w portalu akceptacji. Program przechowuje plik i na prośbę asystenta oddaje mu stronę jako obraz; asystent czyta, zapisuje rozpoznanie i księguje. Sam też potrafi wyszukać, co czeka nierozpoznane albo niezaksięgowane.

Dokumentu nieczytelnego asystent nie zgaduje: oznacza go albo zatrzymuje się i mówi, czego nie widzi. Jedna rzecz do zapamiętania: faktura od polskiego podatnika VAT jest dziś e-fakturą — jeśli klient przyniósł jej PDF, ta sama faktura zwykle czeka już pobrana z KSeF i to stamtąd należy ją księgować. Z plików idą dokumenty spoza KSeF: faktury zagraniczne, paragony, rachunki od osób bez firmy, dowody wewnętrzne.

A co z plikami Excel?

Arkusze asystent czyta sam — to jego własna umiejętność, nie ogranicza jej program. Może z nich brać dane do dokumentów (np. zestawienie kosztów, które klient prowadzi w tabeli), porównywać je z fakturami albo z tym, co już jest w księgach, i księgować pozycje tym samym narzędziem, co dokumenty z plików. Do księgi nie trafia „arkusz", tylko dokumenty, które asystent z niego utworzy — każdy z podglądem przed zapisem.

Czy asystent „klika" w programie jak użytkownik, czy łączy się przez API?

Przez API — serwer MCP, czyli usługę, która udostępnia asystentowi narzędzia TaxMachine: odczyt danych i operacje księgowania. Asystent nie steruje oknami programu, nie wypełnia pól na ekranie i nie potrzebuje, żeby TaxMachine był w ogóle uruchomiony; każde narzędzie uruchamia ten sam mechanizm programu, który stoi za odpowiednim oknem, więc dokument powstaje taki sam. Szczegóły: Jak to działa.

Jak to wygląda w praktyce — od skanu do zapisu?

Przykład z Claude Code, otwartego w folderze ze skanami: „Zaksięguj faktury z tego folderu do KPiR firmy Kowalski za sierpień 2026. Zakupy do kolumny pozostałe wydatki, VAT do rejestru zakupów. Przy niepewności zatrzymaj się." Asystent czyta pierwszy plik, wypisuje odczytane dane i pokazuje podgląd zapisu (numer, daty, kontrahent, kwoty, kolumna, rejestr) — po Twoim „tak" księguje i przechodzi do następnego. Na końcu masz listę: co zaksięgował, co pominął i dlaczego (duplikat, brak NIP-u, nieczytelna stawka). Zaksięgowane dokumenty widzisz od razu w księdze w programie, jak każde inne.

Czy przed zapisem sprawdzane są duplikaty i błędy?

Tak, po stronie programu, niezależnie od tego, co „uważa" asystent. Ten sam numer dowodu u tego samego kontrahenta w całej historii firmy jest odrzucany z listą istniejących zapisów; powtórzenie identycznego dokumentu w tym samym miesiącu nie dubluje niczego. Odrzucane są też: zapis w miesiącu zamkniętym, dokument z datą późniejszą niż miesiąc księgowania, data VAT poza oknem rejestru, wpis do rejestru VAT u firmy, która nie jest podatnikiem VAT, nieznana kolumna księgi. Data VAT wcześniejsza niż miesiąc księgowania jest przycinana do jego pierwszego dnia — tak samo, jak przy księgowaniu e-faktur — a asystent dostaje o tym informację i przekazuje ją Tobie.

Czy może przetworzyć cały folder — kilkadziesiąt albo kilkaset faktur?

Tak, ale to praca seryjna asystenta, nie przycisk w programie: polecasz „przejdź po tym folderze, zaksięguj do sierpnia, przy niepewności zatrzymaj się i zapytaj". Każdy dokument to osobna operacja z podglądem i kontrolą duplikatów: ten sam numer u tego samego kontrahenta w całej historii firmy zostaje odrzucony z listą istniejących zapisów, a powtórzenie identycznego dokumentu w tym samym miesiącu nie dubluje niczego. Przerwanie w dowolnym miejscu jest bezpieczne — to, co już poszło, drugi raz nie wejdzie. Koszt po stronie modelu zależy od liczby stron: PDF z warstwą tekstową idzie jako tekst i jest tańszy niż skan.

Czym to się różni od zbiorczego księgowania e-faktur, które program ma od dawna?

Silnik jest ten sam. Asystent uruchamia dokładnie ten mechanizm, którego używa okno księgowania e-faktur — te same rejestry VAT, kolumny, schematy — więc dokument powstaje identyczny jak przy pracy w programie. Różnica jest w obsłudze: komunikaty, które w oknie byłyby okienkami do kliknięcia (brak rejestru, faktura bez schematu, duplikat), wracają do rozmowy jako tekst, a po przebiegu asystent wypisuje per faktura, co zaksięgował, co pominął i dlaczego. Do tego zakres: poza e-fakturami księguje dokumenty z plików, wyciągi bankowe, listy płac i amortyzację, poprawia zapisy już zaksięgowane i uruchamia kontrole, których okno księgowania nie ma.

Zmieniłam opcje księgowania e-faktur, a nic się nie zaksięgowało. Dlaczego ustawienia nie zadziałały wstecz?

Bo sposób zaksięgowania jest rozpoznawany i zapisywany na każdej e-fakturze z osobna w chwili pobrania — księgowanie opiera się na tych zapisanych wartościach. Faktury pobrane przed zmianą opcji mają rozpoznanie według starych reguł i sama zmiana ustawień ich nie przepisuje; przed księgowaniem program odświeża tylko pozycje jeszcze nierozpoznane. Ponowne rozpoznanie już rozpoznanych to świadomy wybór w oknie księgowania albo pobierania („ponownie rozpoznaj…"), który nie rusza pozycji poprawionych ręcznie ani faktur już zaksięgowanych. Zanim ruszysz opcje, zapytaj asystenta, czego brakuje — ma narzędzia, które wypisują per e-faktura, co stoi na drodze (rozpoznanie, rejestr VAT, schemat). Dwa poziomy rozpoznawania opisuje strona KSeF.

Co muszę mieć, żeby zacząć?

Po stronie TaxMachine trzy rzeczy: licencja Profesjonalna albo dla biur rachunkowych, baza MariaDB lub MySQL (baz plikowych SQLite serwer nie obsługuje — o tym niżej) i Windows z prawami administratora do jednorazowej instalacji usługi. Konfigurację program przygotowuje sam — okno „Serwery MCP" i kolejne kroki opisuje Konfiguracja.

Po stronie asystenta potrzebujesz jego programu na tym samym komputerze: Claude Code albo aplikacji Claude na komputer (w tym sesji Cowork). TaxMachine dopisuje do nich wpis serwera sam; jeśli na komputerze jest LM Studio z modelem lokalnym, dopisze wpis także tam. Konto u dostawcy asystenta zakładasz i opłacasz po swojej stronie — w sklepie TaxMachine go nie ma, a sam serwer MCP jest częścią wersji Profesjonalnej i dla biur, bez dopłaty.

Czy to musi być Claude? Co z ChatGPT i Codex?

MCP to otwarty standard, więc technicznie podłączyć się może każdy program, który go obsługuje: serwer mówi standardowym MCP po HTTP (jeden punkt końcowy, komunikaty JSON-RPC, token dostępu w nagłówku), a dla programów, które znają tylko połączenie przez konsolę, ma most stdio. Sprawdzany i opisywany jest jednak na Claude — z innymi asystentami TaxMachine go nie testował i nie ma dla nich instrukcji.

Serwer działa lokalnie, na komputerze księgowej — nasłuchuje tylko na tym komputerze i tak jest zaprojektowany: bez otwierania portów, bez konfiguracji sieci, bez pomocy informatyka. To wyznacza, co da się podłączyć:

• Codex (narzędzie OpenAI dla programistów) potrafi korzystać z serwerów MCP uruchomionych na tym samym komputerze, więc teoretycznie powinien zadziałać z TaxMachine — tego nie testowaliśmy.
• ChatGPT łączy się wyłącznie ze zdalnymi serwerami MCP; do serwera na komputerze użytkownika OpenAI kieruje przez swój Secure MCP Tunnel. Pełna obsługa MCP z operacjami zapisu jest u OpenAI w fazie beta i wymaga planów Business, Enterprise lub Edu z włączonym przez administratora „developer mode" (tylko ChatGPT w przeglądarce); użytkownicy planu Pro mogą podłączać serwery MCP tylko do odczytu. Aktualne warunki i konfigurację opisuje dokumentacja OpenAI: Developer mode and MCP apps in ChatGPT. Wymagania te zmieniają się często, więc sprawdź je u źródła — i pytaj samego ChatGPT, jak podłączyć własny serwer MCP w Twoim planie; TaxMachine tego nie wspiera i nie opisuje.

Jeżeli Twój asystent ma coś ustalić z naszym wsparciem, może to zrobić sam: zgłoszenie założone na stronie ma API dla asystentów AI — wystarczy przekazać mu link do sprawy z maila potwierdzającego.

Pracuję na bazie plikowej (SQLite). Dlaczego serwer jej nie obsługuje?

Plik bazy trzyma otwarty działający TaxMachine, a usługa sięgałaby po ten sam plik z osobnego procesu — silnik bazy plikowej wpada wtedy w blokady i zapisy odmawiają działania. Dlatego bazy plikowe nie pojawiają się na liście do instalacji. Przejście na MariaDB/MySQL jest potrzebne wyłącznie pod asystenta; program ma kreator konwersji (Konwersja baz danych), a serwer MariaDB może stać na tym samym komputerze (Praca wielostanowiskowa).

Co z danych moich klientów trafia do chmury i jak to się ma do RODO?

Baza zostaje tam, gdzie jest. Do rozmowy — czyli do dostawcy modelu — trafia natomiast to, o co asystent zapyta i co serwer mu odpowie: dane księgowanych faktur, listy kontrahentów czy pracowników, obraz albo tekst czytanego skanu. Zakres wyznaczają narzędzia serwera, nie swobodny dostęp do bazy: zapis idzie wyłącznie przez przygotowane operacje, a odczyt SQL jest ograniczony do zapytań SELECT. Poza dostawcą modelu narzędzia łączą się z zewnątrz tylko tam, gdzie robi to program (API KSeF, wykaz podatników VAT).

Ocenę RODO — umowę powierzenia, rejestr czynności — robisz po swojej stronie; regulamin i informacje RODO na tej stronie nie odnoszą się do dostawcy modelu. Do tej oceny masz fakty: co wychodzi, gdzie nasłuchuje usługa i co zostaje w dzienniku wywołań. Jeżeli dane nie mogą opuścić firmy, pozostaje model lokalny (LM Studio) — działa bez chmury, ale jakości jego pracy w księgowaniu strona nie ocenia.

Czy asystent może coś zaksięgować bez mojej wiedzy?

Operacje zapisujące pokazują podgląd tego, co powstanie, i wymagają potwierdzenia — narzędzia mają parametr wykonania domyślnie wyłączony, a instrukcja „pokaż podgląd i zapytaj o zgodę" jest w ich opisach. Warto znać granicę: to potwierdzenie odbywa się w rozmowie, nie przyciskiem w programie. Niezależnie od asystenta serwer twardo odmawia zapisu w miesiącu z blokadą, zmiany dokumentu otwartego właśnie w oknie programu i narzędzi poza licencją; dokumenty już zaksięgowane pomija, więc powtórzenie polecenia niczego nie dubluje. Każde wywołanie — udane, błędne czy odrzucone — trafia do dziennika.

Co asystent może zepsuć i jak cofnąć jego błąd?

Własne zapytania asystenta do bazy to wyłącznie odczyt. Wśród narzędzi nie ma edycji kartotek firm, kontrahentów ani pracowników, nie ma też wysyłki JPK, deklaracji, dokumentów ZUS ani faktur do KSeF — są statusy i pobieranie e-faktur. Dokument zaksięgowany przez asystenta poprawia się tak samo, jak każdy inny: w programie albo asystentem (numer, opis, data w obrębie miesiąca, kontrahent, kwoty, kolumny, stawki, data VAT). Usunięcie dokumentu przywraca źródło do stanu „niezaksięgowane" — e-faktura wraca na listę, operacja wyciągu do kolejki — i jest w opisach narzędzi nazwane wprost operacją nieodwracalną: kosza nie ma, jest podgląd przed wykonaniem. W miesiącu już zamkniętym asystent nie zapisze nic; w księgach rachunkowych błąd z zamkniętego okresu koryguje się stornem w pierwszym otwartym miesiącu.

Kto odpowiada za błąd asystenta?

Tego strona nie rozstrzyga i ten wpis też nie. Regulamin nie zawiera postanowień o asystencie AI, a zasada ze strony głównej brzmi: „Ty zatwierdzasz — decyzja zostaje po Twojej stronie". Fakty, na których możesz oprzeć własną ocenę: dokument asystenta powstaje identyczny jak przy pracy ręcznej i nie nosi znacznika „AI"; w księgach rachunkowych jest podpisany nazwą operatora ustawioną w oknie Serwery MCP (stąd zalecenie, żeby wpisać tam np. „Jan Kowalski (AI)"); werdykty kontroli niczego nie blokują — to materiał dla księgowej, nie wyrok. Z punktu widzenia ksiąg autorem zapisu jest osoba, której instancji użyto.

Jak sprawdzić po fakcie, co asystent zrobił i kto mu to zlecił?

Każde wywołanie narzędzia trafia do tabeli dziennika w tej samej bazie, w której są księgi: czas, operator, narzędzie, parametry, status i podsumowanie wyniku. Czytasz go narzędziem asystenta albo wprost w bazie. Tożsamość zlecenia to tożsamość instancji: każda ma własny token i nazwę operatora, a rozdział „kto co zlecił" w biurze robi się osobną instancją na każdym stanowisku — serwer nie ma logowania ani uprawnień per użytkownik programu.

Czy asystent uczy się na poprawkach, czy co miesiąc tłumaczę to samo?

Zapamiętuje — nie w modelu, lecz przy firmie w bazie, więc pamięć nie ginie między rozmowami i widzi ją każdy, kto pracuje na tej bazie. Profil AI firmy (zakres działalności, zasady odliczeń, własne reguły) jest w kartotece firmy na zakładce „Profil AI", gdzie możesz go obejrzeć i poprawić. Gdy poprawisz księgowanie albo wskażesz błąd, asystent zapisuje korektę i wraca do niej przy następnym księgowaniu tej firmy; trwałe zasady zapisuje jako reguły profilu. Firmy na pełnej księgowości mają jeszcze politykę rachunkowości, którą asystent traktuje jako zasady nadrzędne. Instancje są niezależne — profil firmy nie przenosi się między bazami.

Jak to ustawić w biurze z kilkoma stanowiskami i bazą na wspólnym serwerze?

Serwer MCP stawia się na stanowisku, nie na serwerze biura. Każdy, kto pracuje z asystentem, instaluje usługę u siebie; bazy mogą leżeć centralnie na wspólnym serwerze MariaDB, a usługa łączy się z nimi tak samo jak program. Zasada: jedna baza = jedna usługa = jeden port — każda instancja ma własny katalog konfiguracji, token i operatora. Aktualizację usługi przyjmuje się na każdym stanowisku, gdy program o nią poprosi — wiele poprawek siedzi w usłudze, a praca na niezgodnych wersjach kończy się błędami. Architekturę opisuje Jak to działa.

Czy asystent może pracować sam, w nocy? I co, gdy nie ma internetu?

Praca jest interaktywna: zapisy wymagają potwierdzenia w rozmowie, a jedyną operacją „w tle" jest wsadowe pobieranie e-faktur dla całego biura. Harmonogramu ani trybu bezobsługowego nie ma. Rozmowa z asystentem chmurowym wymaga połączenia z dostawcą modelu — bez internetu nie działa; program i baza pracują wtedy normalnie, bo asystent tylko uruchamia mechanizmy TaxMachine, nie jest ich częścią.

Od czego zacząć

1. Przygotuj stanowisko. Sprawdź licencję (Profesjonalna albo dla biur), przenieś bazę na MariaDB/MySQL, jeśli pracujesz na pliku, zainstaluj Claude Code albo aplikację Claude. Wymagania: Konfiguracja.
2. Załóż instancję. Konfiguracja → Serwery MCP: wskaż bazę, ustaw operatora, zainstaluj usługę, dodaj wpis do klienta AI i uruchom asystenta ponownie. Co dzieje się pod spodem: Jak to działa.
3. Przetestuj na kilku dokumentach. Zacznij od jednej firmy i kilku faktur: obejrzyj podgląd, potwierdź, otwórz powstałe dokumenty w programie i porównaj z papierem — dopiero potem puszczaj cały folder i cały miesiąc. Zakres narzędzi: Co potrafi asystent.

# bezpośredni link

W księdze podatkowej wartość sprzedanych towarów rejestrujemy na podstawie miesięcznego wydruku komputerowego z prowadzonej przez nas dziennej ewidencji sprzedaży VAT. Czy postępujemy prawidłowo?

Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Tak stanowi § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Miesięczne zestawienie przychodów ze sprzedaży sporządzone na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, musi jednak zawierać co najmniej następujące dane:

• datę i kolejny numer zestawienia,
   
• sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Tak więc dokonywanie zapisów w księdze podatkowej na podstawie miesięcznego zestawienia przychodów z ewidencji sprzedaży VAT jest prawidłowe, o ile zestawienie to zawiera określone wyżej dane. Sumę przychodów wynikającą z tego zestawienia należy wpisać do księgi podatkowej w kolumnie 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” na koniec miesiąca.

# bezpośredni link