taxmachine.pl

Kopiowanie dzienników i schematów księgowań między firmami

Opublikowano

Funkcja kopiowania dzienników i schematów księgowań między firmami pozwala przygotować raz wzorcowy zestaw dzienników (np. Rachunek bieżący, Polecenie księgowania, Rejestr zakupów, Rejestr sprzedaży) wraz z odpowiednimi schematami księgowań — a następnie skopiować je jednym kliknięciem do dowolnej liczby kolejnych firm. Szczególnie przydatne dla biur rachunkowych i wszystkich, którzy obsługują wiele firm z podobną strukturą księgową.

Jak skopiować dzienniki

1. Przygotowanie firmy-wzorca

Wybierz w drzewie firmę, w której masz przygotowane dzienniki gotowe do skopiowania (najczęściej tworzy się klienta-wzorca — fikcyjną firmę z kompletnym, wzorcowym zestawem dzienników i schematów). Wejdź:

Ewidencje → Dzienniki

Zobaczysz listę dzienników danej firmy.

2. Zaznaczenie dzienników do skopiowania

Zaznacz dzienniki, które chcesz skopiować:

  • pojedynczy klik — jeden dziennik
  • Ctrl + klik — dodaj/usuń pojedynczy dziennik z zaznaczenia
  • Shift + klik — zaznacz zakres
  • Ctrl + A — zaznacz wszystkie dzienniki

3. Otwarcie okna kopiowania

Po zaznaczeniu kliknij prawym klawiszem myszy na zaznaczonych pozycjach i wybierz z menu kontekstowego:

Kopiuj do firmy…

Otworzy się okno z opcjami kopiowania.

Opcje w oknie kopiowania

Firma docelowa

Z listy rozwijanej wybierz firmę, do której chcesz skopiować dzienniki. Firma źródłowa jest automatycznie wykluczona z listy — nie da się skopiować dziennika „do siebie".

„Nadpisuj istniejące schematy o tej samej nazwie"

  • Wyłączone (domyślnie) — gdy w firmie docelowej istnieje już schemat o tej samej nazwie, do nazwy nowo kopiowanego dodawany jest sufiks „(kopia)". Twoje istniejące schematy zostają nietknięte.

  • Włączone — gdy w firmie docelowej istnieje już schemat o tej samej nazwie, jego zawartość zostanie zaktualizowana danymi z firmy źródłowej. Identyfikator (ID) schematu zostaje zachowany — bezpieczne dla dokumentów już zaksięgowanych tym schematem.

    Tryb „Nadpisuj" jest przydatny gdy chcesz propagować poprawkę w schemacie ze wzorca do wszystkich firm-klientów.

„Twórz brakujące rejestry VAT w firmie docelowej"

Schematy księgowań często odwołują się do rejestrów VAT (np. Rejestr zakupów VAT, Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr nabycia środków trwałych).

  • Wyłączone — gdy w firmie docelowej brakuje rejestru danego typu, schemat zostanie skopiowany bez przypisania do rejestru (do ręcznego uzupełnienia po stronie firmy docelowej).

  • Włączone (zalecane) — gdy w firmie docelowej brakuje rejestru danego typu, program automatycznie utworzy nowy rejestr o tym samym typie i ustawieniach (Nazwa, Typ, GTU, ODP, MPP itp.).

    Wybór po typie rejestru (nie po nazwie) — dwa rejestry o tym samym typie nie są tworzone podwójnie.

Kopiowanie planu kont (opcjonalnie)

Jeśli zaznaczysz „Kopiuj plan kont z firmy źródłowej", plan kont z najnowszego roku obrotowego firmy źródłowej zostanie skopiowany do firmy docelowej (operacja idempotentna — można puszczać wielokrotnie, istniejące konta nie są duplikowane).

Dodatkowo można wybrać które kategorie kont analitycznych mają być skopiowane:

  • Wszystkie konta analityczne — kompletny plan z analityką.
  • Konta analityczne kontrahentów — tylko konta rozrachunków z kontrahentami.
  • Konta analityczne zespołu 4 (koszty) — koszty rodzajowe i działalności podstawowej.
  • Konta analityczne zespołu 5 (rozliczenia) — rozliczenia międzyokresowe, koszty wg miejsc powstawania.

W większości scenariuszy kopiowanie planu kont robi się raz przy zakładaniu firmy — przy kolejnych kopiach samych dzienników można ten checkbox zostawić wyłączony.

Wynik kopiowania

Po zatwierdzeniu zobaczysz raport z dokładnymi liczbami:

  • skopiowane / zaktualizowane dzienniki,
  • skopiowane / zaktualizowane schematy księgowań,
  • skopiowane księgowania (pozycje schematów),
  • skopiowane wartości i zapisy VAT (definicje wartości schematu),
  • liczba utworzonych rejestrów VAT (jeśli zaznaczono opcję),
  • liczba konfliktów nazw (przypadki gdy schemat dostał sufiks „(kopia)" lub został nadpisany — w zależności od trybu).

Każda nietypowa sytuacja (np. brak konta wymaganego przez schemat w docelowym planie kont) ma osobną pozycję w raporcie z konkretnym komunikatem.

Bezpieczeństwo operacji

  • Atomowość — operacja działa w jednej transakcji bazodanowej. Jeżeli po drodze coś się nie powiedzie (np. utracone połączenie z bazą), całość jest wycofywana — firma docelowa zostaje w niezmienionym stanie. Nigdy nie zostaje „pół-skopiowana".

  • Brak nadpisywania bez wiedzy użytkownika — istniejące dane w firmie docelowej nigdy nie są nadpisywane bez wyraźnej zgody. Albo dostają sufiks „(kopia)" (tryb domyślny), albo Ty świadomie zaznaczasz „Nadpisuj istniejące".

  • Zachowane ID przy nadpisywaniu — gdy w trybie „Nadpisuj" aktualizujesz istniejący schemat, jego identyfikator wewnętrzny zostaje zachowany. Dokumenty już zaksięgowane tym schematem nadal go widzą — nie tracą powiązania.

Typowy workflow biura rachunkowego

  1. Klient-wzorzec — fikcyjna firma, w której biuro utrzymuje wzorcowy zestaw dzienników i schematów księgowych (z czasem doszlifowany). To „prawda objawiona" — wszelkie poprawki w schematach robisz tu w pierwszej kolejności.

  2. Nowy klient — zakładasz firmę, przy zakładaniu wykonujesz raz pełne kopiowanie:

    • dzienniki + schematy (z opcją tworzenia rejestrów VAT)
    • plan kont z analityką (opcjonalnie)

  3. Propagacja poprawek — gdy poprawiasz schemat w kliencie-wzorcu i chcesz, żeby ta poprawka trafiła do wszystkich istniejących klientów, kopiujesz schematy w trybie „Nadpisuj". ID schematu jest zachowane, więc dokumenty zaksięgowane wcześniej nadal działają poprawnie.

  4. Selektywne kopiowanie — możesz skopiować tylko wybrane dzienniki (zaznaczenie wielokrotne), a nie całą listę. Przydatne gdy klient ma własny dziennik niestandardowy, którego nie chcesz nadpisać.