Statusy klientów, historia działalności i raporty miesiąca
Opublikowano aktualizacja
Biuro musi wiedzieć nie tylko, co zaksięgowało, ale też co się dzieje z klientem: czy nie zawiesił działalności, czy nie wypadł z wykazu podatników VAT, czy w KRS nie zmienił się zarząd. Program sprawdza to sam i pokazuje w liście klientów, w historii działalności oraz w dwóch raportach miesięcznych.
Dostępność. Funkcje z tej strony działają w wersji dla biur rachunkowych i wychodzą etapami — najpierw w kanale testowym (Beta).
Skąd program bierze statusy
Trzy źródła, odpytywane bez udziału użytkownika:
- CEIDG — data rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia i zakończenia działalności jednoosobowej,
- KRS — dane spółek i zmiany w rejestrze,
- wykaz podatników VAT (biała lista) — status VAT klienta.
Sprawdzanie chodzi w tle, po jednej firmie na raz, i rusza dopiero wtedy, gdy program przez kilkanaście sekund nie jest używany — nie zwalnia pracy. Biuro z 300 klientami przechodzi całą listę w około godzinę.
Przebieg jest dzielony na trzy okna w miesiącu: dni 1–10, 11–20 i od 21. W każdym oknie każdy klient sprawdzany jest raz; przerwana sesja programu nie zaczyna listy od początku — program pamięta, na którym kliencie skończył. Statusy VAT dla całej listy pobierane są porcjami, zanim ruszy przebieg po firmach, więc pojedyncza firma czyta już tylko zapamiętany wynik.
Co widać w programie
- Status działalności i status VAT — kolumny na liście klientów (pasmo „Działalność"), razem z datami rozpoczęcia i zakończenia działalności oraz znacznikiem zawieszenia.
- Historia działalności — gałąź pod firmą z okresami: kiedy działalność była zawieszona, kiedy wznowiona. Program wie z niej, za które miesiące nie wystawiać faktury za obsługę.
- Przelicz statusy klientów — przycisk na wstążce, gdy nie chcesz czekać na przebieg w tle. Pyta o zakres: bieżący klient, zaznaczeni klienci albo wszyscy aktywni (bez zarchiwizowanych); przy wielu klientach pokazuje pasek postępu.
Dwa raporty miesiąca
Na wstążce biura są dwa zestawienia otwierane w oknie przeglądarki programu:
- Status klientów za miesiąc — kto oddał dokumenty, co zostało zaksięgowane, czego brakuje; okres domyślny to bieżący miesiąc księgowy, czyli poprzedni kalendarzowy.
- Status VAT klientów za miesiąc — tylko podatnicy VAT: czy JPK_V7 i VAT-UE są wymagane, sporządzone i wysłane, z oceną zbiorczą (w porządku / brak JPK / brak VAT-UE).
Zawieszenie działalności a fakturowanie
Zawieszenie wychwycone w CEIDG trafia do historii działalności klienta, a program bierze je pod uwagę przy wystawianiu faktur za obsługę — biuro nie musi pamiętać, żeby wyłączyć klienta z fakturowania na czas zawieszenia i włączyć go po wznowieniu. Klienta, dla którego biuro świadomie nie pracuje (np. zaległości), wyłącza się osobnym przełącznikiem — zob. wstrzymanie usługi.