Strefa klienta: akceptacja e-faktur — instrukcja obsługi

Strefa klienta to aplikacja w przeglądarce, w której klient biura zatwierdza lub odrzuca e-faktury zakupowe z KSeF zanim biuro je zaksięguje. Klient dostaje wiadomość e-mail z linkiem, ogląda każdą fakturę i klika Tak, księguj albo Pomyłka — odrzuć całość; może też wykluczyć pojedyncze pozycje, wskazać pojazd, odpowiedzieć na pytanie biura i dosłać dokumenty spoza KSeF. Decyzje wracają do TaxMachine, a biuro księguje gotową dyspozycję. W menu E-faktury klient widzi też wszystkie swoje e-faktury z KSeF — zakupowe i sprzedażowe, także te, które nie przechodzą przez akceptację.

Ten temat jest instrukcją krok po kroku: co jest potrzebne, jak włączyć moduł w programie, jak uruchomić usługę Strefy klienta, jak wygląda miesiąc akceptacji po stronie biura i po stronie klienta. Opis samej idei znajdziesz w dziale Strefa klienta: akceptacja e-faktur. Codzienną pracę pracownika biura — co robić po kolei w miesiącu i w typowych sytuacjach — opisuje temat Strefa klienta w pracy biura.

Dostępność. Strefa klienta działa w wersji dla biur rachunkowych na bazie serwerowej MariaDB/MySQL. Od wydania 3.6550 (20 września 2026) obszar akceptacji widzi każda taka licencja — wcześniejsze wydania pokazywały go tylko w kanale testowym (Beta). Starsze wydania nazywały aplikację „portalem akceptacji”, a przyciski — „Portale akceptacji”, „Otwórz w portalu” i „Wyniki do panelu”.

Co jest potrzebne

• Wersja dla biur rachunkowych — w niższych wersjach moduł nie działa.
• Baza MariaDB lub MySQL. Na lokalnej bazie plikowej SQLite dokumenty akceptacji nie powstają — Strefa klienta jest rozwiązaniem wielostanowiskowym i pracuje na tej samej bazie co program (zobacz praca wielostanowiskowa).
• Komputer albo serwer pracujący w sposób ciągły — Strefa klienta działa jako usługa Windows i musi być dostępna wtedy, gdy klient otworzy link. Może też działać na serwerze z Debianem albo Ubuntu i aktualizować się sama — zobacz Strefa klienta na serwerze Linux.
• Adres, pod którym klienci zobaczą Strefę klienta (np. https://strefa.twojebiuro.pl) oraz konto poczty wychodzącej (SMTP) do wysyłki zaproszeń. Strefa klienta wysyła pocztę przez STARTTLS (port 587) albo SSL (port 465). Port 465 obsługuje usługa zaktualizowana do wydania 3.6717 (12 października 2026) lub nowszego — starsza kończy na nim wysyłkę błędem.
• ASP.NET Core Runtime 10 (pakiet „Hosting Bundle” ze strony dotnet.microsoft.com) na komputerze z usługą — bez niego usługa nie wystartuje; skrypt instalacyjny pokaże wtedy przyczynę w oknie konsoli.

Sieć: VPN i adres IP

Strefa klienta nie wymaga VPN, a TaxMachine nie zawiera klienta VPN ani tokenów VPN. Klient otwiera Strefę w przeglądarce przez HTTPS i nie łączy się z bazą. Z bazą łączy się tylko usługa Strefy, zwykle w sieci biura.

Serwer pośredniczący jest konieczny. Usługa Strefy pracuje tylko po HTTP, na porcie domyślnie 5091, więc HTTPS i certyfikat zapewnia serwer pośredniczący (reverse proxy), np. nginx albo Nginx Proxy Manager. Może stać na tym samym komputerze, na innym w sieci biura albo na samym routerze, jeśli router ma taką funkcję (np. OpenWrt); zwykłe routery jej nie mają. Samo przekierowanie portu na routerze HTTPS nie da.

• Gdy serwer pośredniczący stoi w sieci biura, przekieruj do niego na routerze porty 443 oraz 80 (tego drugiego potrzebuje m.in. certyfikat Let's Encrypt). Portu usługi ani portu bazy (domyślnie 3306) nie udostępniaj do internetu.
• Serwer pośredniczący musi mieć włączone WebSockety. Bez nich Strefa się ładuje, ale nie działa.
• Adres publiczny wpisz z https://: program sam włącza wtedy pracę za serwerem pośredniczącym.

Przykład ustawień: Serwer pośredniczący (HTTPS). Serwer pośredniczący konfiguruje się tak samo przy usłudze na Windows.

Program nie wymaga stałego adresu IP, liczy się adres publiczny Strefy, czyli nazwa domeny. Przy zmiennym adresie IP domena musi za nim nadążać, np. przez dynamiczny DNS. Inaczej po zmianie adresu klienci nie otworzą Strefy, dopóki domena znów nie wskaże właściwego IP.

VPN jest potrzebny tylko do pracy zdalnej na programie, czyli gdy stanowisko poza biurem łączy się z bazą. Rodzaj VPN wybierasz sam, program z tym połączeniem nie ma nic wspólnego.

Jak wygląda cykl miesiąca

Jednostką pracy jest miesiąc akceptacji jednej firmy: zbiór e-faktur zakupowych z danego miesiąca księgowego.

1. Program tworzy dokumenty akceptacji dla e-faktur pobranych z KSeF (automatycznie przy rozpoznaniu albo przyciskiem Odbuduj akceptacje). Miesiąc ma status otwarty.
2. Klient dostaje zaproszenie mailem (wysłane z programu albo przez Strefę klienta automatycznie) — link loguje go do Strefy klienta bez hasła.
3. Klient odpowiada na trzy pytania o kompletność dokumentów, podejmuje decyzję o każdej fakturze i klika Zatwierdź i przekaż do księgowania. Miesiąc ma status przekazany przez klienta.
4. Biuro ogląda decyzje w oknie miesiąca, księguje i klika Przyjmij do księgowania; po rozliczeniu okresu — Zamknij miesiąc.

Termin decyzji to wskazany dzień następnego miesiąca (domyślnie 7.). Strefa klienta przypomina o nim mailem 3 dni i 1 dzień przed terminem. Po terminie faktury bez decyzji, o których klient był powiadomiony, zostają zaakceptowane automatycznie — chyba że biuro oznaczyło fakturę jako wymagającą decyzji lub uzasadnienia (patrz pytanie biura). Dotyczy to faktur miesiąca, którego termin minął — faktury kolejnych miesięcy rządzą się własnym terminem (niżej).

Miesiąc akceptacji może objąć też już pobrane faktury kolejnych miesięcy (np. październikowe w cyklu września). Klient może je zatwierdzić od razu, ale nie musi: nie blokują przekazania wcześniejszego miesiąca i po jego terminie nie zatwierdzają się automatycznie. Faktury kolejnych miesięcy bez decyzji przechodzą do akceptacji swojego miesiąca, z jego terminem — przy przekazaniu przez klienta, po terminie oraz wtedy, gdy biuro przyjmuje albo zamyka miesiąc w programie (program uprzedza o tym pytaniem). Faktura, która dojdzie do miesiąca już przekazanego albo przyjętego przez biuro, otwiera go ponownie (status otwarte ponownie) — klient dokańcza przegląd i przekazuje miesiąc jeszcze raz. Miesiąc zamknięty zostaje nietknięty: spóźniona faktura trafia do nowego cyklu.

Krok 1: włącz moduł w programie

Na wstążce Konfiguracja kliknij Opcje bazy danych i rozwiń sekcję Opcje dla biur rachunkowych:

• Włącz moduł akceptacji e-faktur w tej bazie — dopóki jest odznaczone, program w ogóle nie pokazuje elementów akceptacji (gałęzi, przycisków, kolumn) i nie tworzy dokumentów. Zaznacz je jako pierwsze.
• Automatycznie twórz akceptacje e-faktur dla klientów biura — decyduje, czy dokumenty akceptacji mają powstawać same, przy rozpoznaniu e-faktury (czyli zwykle zaraz po pobraniu z KSeF). Przy odznaczonym polu moduł działa, ale dokumenty tworzysz ręcznie przyciskiem Odbuduj akceptacje.
• Twórz akceptacje automatycznie tylko dla firm z aktywnym kontem klienta w Strefie — pole pod poprzednim. Przy zaznaczonym dokumenty akceptacji powstają same tylko dla firm, które mają aktywne konto w Strefie klienta z adresem e-mail (to samo konto, które dostaje zaproszenia). Pozostałe firmy nie dostają dokumentów, których nikt by nie zatwierdził. Dla firmy, której konto założysz później, wcześniejsze faktury obejmiesz przyciskiem Odbuduj akceptacje — on konta nie sprawdza. Domyślnie wyłączone.
• Termin akceptacji e-faktur — dzień następnego miesiąca po miesiącu księgowania, do którego klient ma czas na decyzję (0 = domyślnie 7, maksymalnie 28). Zmiana działa na nowe miesiące; termin już otwartego miesiąca zmienisz w jego oknie.
• Publikuj wyniki miesiąca i kwoty podatków w Strefie klienta — włącza zakładkę Wyniki i podatki w Strefie klienta (opis niżej). Działa razem z opcją w kartotece konkretnego klienta.
• Reguły „zatwierdzaj same faktury od sprzedawcy” — pozwala klientom zakładać w Strefie klienta reguły dla stałych sprzedawców: kolejne e-faktury zakupu od takiego sprzedawcy Strefa zatwierdza sama, do limitu kwoty (opis niżej, w części Reguły „zatwierdzaj same”). Domyślnie wyłączone.

Ustawienia są wspólne dla wszystkich stanowisk pracujących na tej bazie. Po zaznaczeniu włącznika modułu zapisz okno i uruchom program ponownie — gałęzie drzewa są budowane przy starcie, więc zmiana staje się widoczna dopiero po restarcie.

Po ponownym uruchomieniu w programie pojawiają się: gałąź Akceptacje e-faktur (przegląd wszystkich klientów), liść Akceptacje przy e-fakturach każdej firmy, kolumny i filtr Akceptacje e-faktur na liście klientów oraz przyciski Odbuduj akceptacje, Powiadomienia akceptacji, Przekazane akceptacje i Wymaga uwagi na wstążce Biuro rachunkowe.

Krok 2: ustaw zakres dla poszczególnych klientów

Otwórz okno firmy klienta i na zakładce Strefa klienta (po zakładce Fakturowanie dla biur) ustaw pole Akceptacja e-faktur w Strefie klienta:

Do wyboru:

• Akceptacja wymagana (zakup) — do akceptacji trafiają faktury zakupowe (typowy wybór, ustawienie domyślne),
• Akceptacja zakupu i sprzedaży — również faktury sprzedaży,
• Akceptacja wyłączona — ten klient nie akceptuje e-faktur w Strefie klienta.

Zakres ustawia się osobno dla każdego klienta, więc akceptację można wdrażać stopniowo — najpierw dla kilku firm, potem dla reszty. Przy włączonych w opcjach bazy regułach „zatwierdzaj same” pod polem polityki jest jeszcze Bez reguł „zatwierdzaj same faktury od sprzedawcy” w Strefie klienta — dla klienta, któremu biuro nie chce zostawiać tej możliwości: nie założy reguły, a reguły już założone przestają zatwierdzać faktury. Politykę widać też na liście klientów w kolumnach Akceptacje e-faktur (obok Przekazane akceptacje bieżącego miesiąca):

Klientów biura program rozpoznaje po firmie-biurze wskazanej w ich kartotece (jak przy fakturowaniu usług księgowych): z konfiguracji poczty tego biura Strefa klienta wysyła zaproszenia.

Krok 3: zainstaluj usługę Strefy klienta

Na wstążce Konfiguracja kliknij Strefa klienta. Przy pierwszym otwarciu program proponuje pobranie plików serwera z serwisu aktualizacyjnego (kilkadziesiąt MB) — potwierdź. Otworzy się okno Usługi Strefy klienta dla wielu baz danych: każda baza z listy baz programu może mieć własną usługę na własnym porcie, ze wspólnymi plikami programu.

1. Zaznacz bazę, dla której uruchamiasz Strefę klienta (na liście są tylko bazy MariaDB/MySQL z listy baz programu).
2. Uzupełnij Parametry wybranej instancji:
   • Baza danych — serwer, port, nazwa bazy, użytkownik i hasło. Przycisk Kopiuj z bieżącego połączenia TM wypełnia je danymi połączenia, na którym właśnie pracujesz.
   • Port nasłuchu — port, na którym pracuje usługa; program proponuje 5091 dla pierwszej bazy, kolejne bazy dostają kolejne wolne porty. Usługa pracuje tylko po HTTP, więc adres publiczny z HTTPS zapewnia serwer pośredniczący (np. nginx), zobacz Sieć: VPN i adres IP.
   • Adres publiczny — adres, który zobaczą klienci; trafia do linków w wiadomościach.
   • Token API operacyjnego — wspólny sekret programu i Strefy klienta: przyciski wysyłki w programie wołają nim działający serwer. Bez tokena wysyłka z programu nie działa.
   • Sekret linków auto-logowania — podpisuje linki z maili. Jest wymagany: bez niego usługa nie wystartuje. Przyciski Generuj token API i Generuj sekret linków tworzą losowe, bezpieczne wartości. Zmiana sekretu unieważnia linki w już wysłanych mailach.
   • Sama wysyła zaproszenia i przypomnienia — zaznacz, jeżeli zaproszenia do nowych miesięcy mają wychodzić automatycznie, bez klikania w programie. Przypomnienia przed terminem Strefa klienta wysyła po zaproszeniu także bez tej opcji.
   • Poczta wychodząca (SMTP) — serwer, port, użytkownik, hasło oraz tryb szyfrowania: STARTTLS (port 587) albo SSL (port 465). Przycisk Kopiuj SMTP z konfiguracji programu przenosi ustawienia poczty z programu.
   • Porównaj z ustawieniami w bazie… — pokazuje różnice między parametrami instancji a tym, co zapisano w opcjach bazy (usługa przy starcie czyta z bazy adres publiczny, token, sekret i włącznik automatycznej wysyłki).
3. Kliknij Zainstaluj / aktualizuj… i potwierdź podniesienie uprawnień (instalacja usługi Windows i reguły zapory). Po instalacji użyj Uruchom.

Przy instalacji program zapisuje adres publiczny, token, sekret linków i włącznik automatycznej wysyłki także w opcjach tej bazy — z nich korzystają przyciski wysyłki w programie, a usługa czyta je przy starcie. W usługach Windows instancja widnieje jako TaxMachine - Strefa klienta (…).

Kolumna Stan usługi pokazuje, czy Strefa klienta działa, a Czego brakuje — których parametrów jeszcze nie uzupełniono. Przyciskami Zatrzymaj i Odinstaluj… zarządzasz usługą później. Parametry instancji są niezależne od bieżącego połączenia programu — przyciski „Kopiuj…” tylko je wypełniają przy zakładaniu, więc zmiana połączenia w programie nie przestawia działającej usługi.

Aktualizacja usługi jest ręczna. Aktualizacja TaxMachine nie podmienia plików Strefy klienta — program tylko wykrywa nowszą wersję i przypomina komunikatem. Po każdej aktualizacji programu wejdź w Strefa klienta na wstążce Konfiguracja i kliknij Zainstaluj / aktualizuj… ponownie; zmiana ustawień (adres, token, sekret, automatyczna wysyłka) też wymaga restartu usługi.

Krok 4: konta klientów w Strefie klienta

Klient loguje się do Strefy klienta własnym kontem użytkownika (tabela użytkowników programu, rola konto klienta): loginem lub adresem e-mail i hasłem. Zaproszenia i przypomnienia trafiają wyłącznie na adres aktywnego konta w Strefie klienta — ogólny e-mail w kartotece firmy nie jest do tego używany. Konto zakładasz na trzy sposoby:

• w oknie miesiąca akceptacji przy pierwszym Wyślij zaproszenie — program proponuje założenie konta z adresu e-mail firmy (automatycznie, z losowym hasłem) albo otwiera kreator Konto w Strefie klienta, w którym wpisujesz e-mail, login, hasło oraz imię i nazwisko osoby;
• w oknie Odbudowa dokumentów akceptacji e-faktur — pole Załóż konta w Strefie klienta zaznaczonym firmom bez konta zakłada je hurtowo z adresów e-mail firm;
• ręcznie, jak każde konto użytkownika programu, wiążąc je z firmą.

Link z zaproszenia loguje klienta bez hasła (ważność 7 dni); hasło jest potrzebne, gdy klient wchodzi na adres Strefy klienta bezpośrednio. Wspólnicy mogą mieć osobne konta do tej samej firmy, a jedno konto — dostęp do kilku firm; dla każdego powiązania osobno włącza się powiadomienia.

Krok 5: dokumenty akceptacji

Przy włączonej opcji Automatycznie twórz akceptacje… dokumenty powstają same, przy rozpoznaniu e-faktury po pobraniu z KSeF. E-faktury pobrane wcześniej (albo przy wyłączonej automatyce) obejmiesz przyciskiem Biuro rachunkowe → Odbuduj akceptacje:

Wybierz zakres klientów (bieżący, zaznaczeni albo wszyscy aktywni — bez firm z flagą Archiwum, biur rachunkowych i klientów bez przypisanego biura) oraz miesiąc księgowy, od którego dokumenty mają powstać: wcześniejsze, zakończone miesiące są pomijane, a faktury z późniejszych okresów dołączają do miesiąca wskazanego, więc klient dostaje jedno zatwierdzenie (tych, których nie zatwierdzi do terminu, nie traci — przechodzą do swojego miesiąca, patrz cykl miesiąca). Tabela pokazuje, ile e-faktur każdej firmy czeka na decyzję, ile jest zaksięgowanych i czy firma ma konto w Strefie klienta. Operacja jest bezpieczna do powtarzania: istniejące dokumenty nie są duplikowane, a faktury już zaksięgowane, klienci z polityką Akceptacja wyłączona i firmy oznaczone jako biuro są pomijane.

Przy zaznaczonym w opcjach bazy polu …tylko dla firm z aktywnym kontem klienta w Strefie automat pomija firmy bez konta; Odbuduj akceptacje tworzy dokumenty także dla nich.

Krok 6: zaproszenia, przypomnienia, zamknięcie po terminie

Wiadomości do klientów wychodzą z usługi Strefy klienta (jej SMTP), nie z programu. Uruchamiasz je:

• z wstążki Biuro rachunkowe → Powiadomienia akceptacji: Wyślij zaproszenia… (miesiąc wskazany w oknie; program pokazuje, ile wiadomości zakolejkowano i ostrzega o firmach bez konta w Strefie klienta), Wyślij przypomnienia… (wszystkie otwarte miesiące po zaproszeniu, według terminów) i Zamknij po terminie… (automatyczna akceptacja faktur bez decyzji po upływie terminu);
• z okna miesiąca akceptacji: Wyślij zaproszenie, Przypomnij klientowi, Ostatni dzwonek — dla jednej firmy;
• automatycznie: przypomnienia 3 dni i 1 dzień przed terminem (po wysłanym zaproszeniu) oraz zamknięcie po terminie Strefa klienta robi zawsze, a zaproszenia do otwartych miesięcy — gdy w instancji zaznaczysz Sama wysyła zaproszenia i przypomnienia.

Zaproszenie, przypomnienia i ostatnie wezwanie dzielą faktury na miesiące księgowania, np. „wrzesień 2026: 12 faktur” i „październik 2026 (już pobrane — można zatwierdzić wcześniej): 3 faktury”, i podają termin dla miesiąca cyklu. W szablonach maili biura służy do tego pole {FakturyWgOkresow}; dotychczasowe szablony działają dalej. Przy co najmniej 20 fakturach mail dodaje, że nie trzeba sprawdzać każdej osobno — na liście w Strefie klienta zaznacza się tylko wyjątki, a resztę zatwierdza naraz (w szablonach biura — pole {Zakonczenie}).

Przy regułach „zatwierdzaj same” Strefa stosuje je przed każdą wiadomością: mail liczy osobno faktury czekające i te, które zatwierdziły już reguły klienta (pole {ZatwierdzoneRegulami} w szablonach biura). Gdy reguły zatwierdziły wszystko, zaproszenie i tak wychodzi — z informacją, że nic nie czeka na decyzję, i linkiem prosto do listy faktur, gdzie klient je sprawdza i przekazuje miesiąc. Przypomnień w takim miesiącu nie ma.

Każda wiadomość zostawia ślad w Akceptacje e-faktur → Powiadomienia (skrzynka nadawcza Strefy klienta): rodzaj, status wysyłki, odbiorca, temat, data zlecenia i wysłania, liczba prób i treść błędu SMTP. Nieudaną wysyłkę ponowisz z menu podręcznego.

Co widzi klient w Strefie klienta

Logowanie

Klient wchodzi z linku w mailu (logowanie automatyczne) albo na adres Strefy klienta, gdzie loguje się loginem lub e-mailem i hasłem konta:

Pod formularzem są linki Nie pamiętasz hasła? (link do ustawienia nowego hasła na adres e-mail konta) i Jak korzystać ze Strefy klienta? — strona Pomoc z instrukcją dla klienta; ta sama treść jest w temacie Strefa klienta — instrukcja dla klienta biura.

Gdy konto ma dostęp do jednej firmy, Strefa klienta od razu otwiera jej przegląd; przy kilku firmach pokazuje wybór.

Deklaracja okresu

Zanim klient zobaczy faktury, odpowiada na trzy pytania o kompletność dokumentów za miesiąc — czy wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe są w KSeF (czy dostarczy też papierowe) i czy ma raport fiskalny. Odpowiedzi trafiają do biura razem z decyzjami (kolumny Deklaracja okresu na liście miesięcy):

Faktura do decyzji

Pozycja Do akceptacji w menu Strefy klienta pokazuje liczbę faktur, które czekają na decyzję klienta (we wszystkich jego firmach), i prowadzi prosto do przeglądu — tam, gdzie kliknięcie nazwy „Strefa klienta”.

Faktury pojawiają się jedna po drugiej. Klient widzi termin, sprzedawcę, kwoty i pozycje z e-faktury (podgląd zbudowany z XML — oryginał jest w KSeF), a pod spodem dwa przyciski: Tak, księguj albo Pomyłka — odrzuć całość.

Gdy w cyklu są faktury kilku miesięcy, przegląd idzie miesiącami: nad fakturą widać miesiąc i jej numer w tym miesiącu (np. Wrzesień 2026 · faktura 1 z 2), a faktury kolejnego miesiąca mają dopisek „już pobrane — możesz zatwierdzić wcześniej”.

Dwa rozwijane panele pod fakturą:

• Coś jest błędne w pozycjach? Wyklucz pojedyncze linie — klient zaznacza pozycje, których nie należy księgować (np. prywatny zakup na wspólnej fakturze). Faktura dostaje decyzję częściowa, a program księguje ją po pomniejszeniu o wykluczone pozycje.
• Faktura dotyczy pojazdu? Wskaż numer rejestracyjny — wybór pojazdu z listy pojazdów firmy albo dodanie nowego; program dostaje tę informację razem z decyzją i podpowiada ją przy księgowaniu (częściowe odliczenie VAT i kosztów). Klient może też zostawić — nie dotyczy pojazdu —: w kolumnie Nr rejestracyjny zobaczysz wtedy nie dotyczy (klient), a e-faktura z pojazdem nieustalonym zaksięguje się bez ograniczeń dla pojazdów. Pojazd dopasowany po numerze z faktury zostaje. W oknie Automatyczne księgowanie dokumentów kolumna Pojazd pokazuje pojazd, z jakim e-faktura pójdzie do księgi, razem z odpowiedzią klienta, np. nie dotyczy (klient) albo WX 12345 (klient).

Pytanie biura i wymóg decyzji

Biuro może dopisać do faktury pytanie (w oknie miesiąca, kolumna Pytanie biura) i ustawić Wymóg: wymagana decyzja (klient musi kliknąć wprost, faktura nie zamknie się automatycznie po terminie) albo wymagane uzasadnienie (dodatkowo musi odpowiedzieć w polu tekstowym). Klient widzi pytanie nad fakturą; bez odpowiedzi nie zatwierdzi faktury:

Podsumowanie i przekazanie

Po ostatniej fakturze klient widzi tabelę wszystkich dokumentów bieżącego cyklu z decyzjami, kwotami do księgowania i komentarzami, pogrupowaną po miesiącach; przyciskiem Zmień (albo Zdecyduj przy fakturze bez decyzji) wraca do dowolnej faktury. Zatwierdź i przekaż do księgowania kończy miesiąc po stronie klienta (status przekazany przez klienta); Zakończ bez przekazania zostawia decyzje zapisane, ale miesiąc otwarty.

Przekazanie idzie po kolei, od najwcześniejszego miesiąca. Blokują je tylko faktury bez decyzji z przekazywanego miesiąca; o fakturach kolejnych miesięcy bez decyzji podsumowanie uprzedza, że przejdą do rozliczenia swojego miesiąca.

Zatwierdzanie grupami

Klient z dużą liczbą faktur nie musi przechodzić ich po kolei. Od 20 faktur czekających na decyzję przegląd zaczyna się od pytania: Lista — zatwierdzę grupami albo Sprawdzaj po kolei.

Lista to podsumowanie z sekcją Zatwierdzanie grupami nad tabelą:

• Zatwierdź wszystkie pozostałe — wszystkie czekające faktury, które można zatwierdzić naraz;
• Zatwierdź zaznaczone — faktury zaznaczone w tabeli (w nagłówku jest pole „zaznacz wszystkie”);
• Zatwierdź od tego sprzedawcy — przy każdym sprzedawcy z kilkoma fakturami, od najliczniejszych (np. stacja paliw, operator telefonii);
• tylko czekające — tabela bez faktur z decyzją.

Przed zapisem Strefa pokazuje liczbę faktur i kwotę brutto. Zatwierdzenie grupą zapisuje przy każdej fakturze to samo, co Tak, księguj — biuro widzi w programie zwykłe zatwierdzenie. Grupa pomija faktury z pytaniem albo wymogiem biura i faktury dotyczące pojazdu bez wskazanego pojazdu; tabela podpowiada przy nich wskaż pojazd albo biuro pyta — zdecyduj na karcie, a klient decyduje o nich przyciskiem Zdecyduj. Pojazd rozpoznany przez program na fakturze i odnaleziony w pojazdach firmy grupa przyjmuje tak, jak podsuwa go karta faktury. Deklaracja okresu obowiązuje także przed zatwierdzaniem z listy.

Pod sekcją grup jest sekcja Pojazdy: faktury zebrane według numeru rejestracyjnego odczytanego z faktury, osobno faktury pojazdowe bez numeru. Klient wskazuje pojazd raz dla całej grupy — z listy pojazdów firmy albo jako nowy pojazd (numer, marka, parametry), który biuro doda do pojazdów firmy — albo wybiera Nie dotyczy pojazdu, co zatwierdza te faktury bez pojazdu. Przy fakturach bez numeru zaznacza, których faktur dotyczy wybór. Grupa z pojazdem rozpoznanym przez program pokazuje ten pojazd i przycisk Zmień. Po wskazaniu pojazdu faktury obejmuje Zatwierdź wszystkie pozostałe. Na karcie faktury, gdy czekają inne faktury z tym samym numerem, pole Ustaw ten pojazd też dla pozostałych faktur z numerem … zapisuje wybrany pojazd także przy nich.

Przy fakturach pojazdowych bez numeru Strefa podpowiada pojazd z wcześniejszych faktur od tego samego sprzedawcy — pojazdu przypisanego przy księgowaniu w programie albo wskazanego wcześniej przez klienta. Gdy wszystkie dotyczyły jednego pojazdu, sekcja zbiera takie faktury w osobną grupę z tym pojazdem już wybranym, a karta faktury wybiera go z dopiskiem „sprawdź, zanim zatwierdzisz”; gdy pojazdów było kilka, przy fakturze widać je z liczbą faktur. Zapis zawsze robi klient — Zatwierdź wszystkie pozostałe podpowiedzi nie bierze.

Kto woli przeglądać kartami, też nie musi klikać każdej faktury jednego sprzedawcy: w miesiącu faktury idą po sprzedawcy, a gdy czekają co najmniej dwie inne faktury tego sprzedawcy, pod przyciskami decyzji jest Zatwierdź tę i pozostałe od … (N). Zatwierdza bieżącą fakturę jak Tak, księguj (z pojazdem i komentarzem), a pozostałe tak jak zatwierdzanie grupami — liczba na przycisku to dokładnie te faktury, które grupa obejmie. Przycisku nie ma, gdy przy fakturze wykluczono pozycje albo biuro o nią pyta.

Reguły „zatwierdzaj same”

Stałe koszty — paliwo, telefon, leasing, media — klient zatwierdza co miesiąc tak samo. Gdy biuro włączy reguły w opcjach bazy, klient może założyć regułę dla sprzedawcy: kolejne e-faktury zakupu od niego Strefa zatwierdza sama, dokładnie tak, jak klient klikający Tak, księguj. Regułę zakłada wyłącznie klient — biuro reguł nie tworzy, może je tylko wyłączyć.

Na karcie faktury, nad przyciskami decyzji, jest pole Zatwierdzaj same kolejne faktury od …. Po zaznaczeniu klient ustala limit do kwoty brutto — Strefa podpowiada największą dotychczasową fakturę od tego sprzedawcy powiększoną o połowę; puste pole oznacza brak limitu. Reguła zapisuje się razem z Tak, księguj; faktury, które czekają w tej chwili, zostają do przejrzenia, chyba że klient zaznaczy także N czekających faktur teraz. Przy fakturze pojazdowej bez numeru rejestracyjnego reguła zapamiętuje wybrany pojazd i podsuwa go kolejnym takim fakturom od tego sprzedawcy.

Na liście faktur (podsumowanie przeglądu) przy sprzedawcy w sekcji Zatwierdzanie grupami jest Zatwierdzaj same — formularz z limitem i polem także N czekających faktur teraz (tu domyślnie zaznaczonym, bo klient patrzy właśnie na faktury tego sprzedawcy). Sprzedawca z regułą ma w tym miejscu opis reguła: do … zł.

Reguła nie przeskakuje tego, czego nie przeskakuje zatwierdzanie grupami: faktura z pytaniem albo wymogiem biura, ponad limitem reguły albo dotycząca pojazdu bez wskazanego pojazdu czeka na klienta (na liście z dopiskiem, np. ponad limit reguły — zdecyduj na karcie). Strefa stosuje reguły co kilka minut, przed każdą wiadomością do klienta i gdy klient wchodzi do przeglądu. Faktury zatwierdzone regułą lista oznacza do księgowania (reguła) i pozwala je odfiltrować (zatwierdzone regułami); decyzję reguły klient zmienia jak każdą inną, dopóki biuro nie zaksięguje faktury — wtedy jest to już jego decyzja.

Wszystkie reguły firmy są na stronie Reguły zatwierdzania (link pod sekcją grup na liście faktur): sprzedawca, limit (do zmiany w miejscu), ile razy i kiedy reguła zadziałała, kto ją założył, przycisk Wyłącz. Wyłączenie nie zmienia decyzji już podjętych.

E-faktury: wszystkie faktury firmy

Pozycja E-faktury w menu Strefy klienta ma dwie zakładki. Wszystkie e-faktury pokazuje każdą e-fakturę firmy z KSeF — zakupową i sprzedażową, także tę, która nie przechodzi przez akceptację (np. sprzedaż albo faktury firmy z polityką Akceptacja wyłączona):

• lista idzie po miesiącu wystawienia, z filtrem Wszystkie / Zakupowe / Sprzedażowe i szukaniem po numerze faktury, numerze KSeF, kontrahencie albo NIP;
• przy fakturze zakupu widać decyzję z akceptacji (albo „bez akceptacji”). Przy fakturze, która czeka na decyzję i nie wymaga niczego więcej, jest przycisk Zatwierdź — klient zatwierdza ją do księgowania jednym kliknięciem, bez otwierania. Faktura z pytaniem biura, z wymogiem biura albo dotycząca pojazdu, którego jeszcze nie wskazano, ma odnośnik czeka na decyzję do podglądu z przyciskami decyzji;
• przy każdej fakturze widać, czy biuro oznaczyło ją w programie jako zapłaconą i czy jest zaksięgowana, a przy włączonym oznaczaniu zapłat — także zapłatę oznaczoną przez klienta (opis niżej). Bez tej opcji Strefa wyjaśnia pod listą, że brak oznaczenia zapłaty nie znaczy, że faktura jest niezapłacona.

Numer faktury otwiera jej podgląd w zakresie podglądu w programie: dane faktury (daty, miejsce wystawienia, numer KSeF), adnotacje, sprzedawca, nabywca i podmioty trzecie z adresami, pozycje z ceną, rabatem i kodami, zestawienie VAT według stawek, korekty, płatność (termin, rachunek, skonto), warunki transakcji, stopka i załącznik. Przyciskiem Drukuj / zapisz jako PDF klient drukuje fakturę albo zapisuje ją jako PDF w przeglądarce, a Pobierz XML zapisuje plik e-faktury.

Faktura, która czeka na decyzję klienta, pokazuje w podglądzie tę samą kartę co przegląd: Tak, księguj, Pomyłka — odrzuć całość, wykluczenie pozycji, pytanie biura i wskazanie pojazdu. Pytania o okres (deklaracja okresu) Strefa zadaje przed decyzją tylko za miesiąc, który już się zakończył; w trakcie miesiąca klient decyduje od razu, a na pytania odpowiada przed przekazaniem miesiąca. Po decyzji pokazuje, co dalej: pozostałe faktury do sprawdzenia albo podsumowanie, w którym klient przekazuje decyzje biuru.

Oznaczanie zapłat przez klienta

Gdy biuro włączy tę funkcję (wstążka Konfiguracja → Opcje bazy danych → Opcje dla biur rachunkowych → Klient oznacza zapłatę e-faktur w Strefie klienta; potrzebna jest baza po aktualizacji do tej wersji programu), klient zaznacza w Strefie, które faktury zapłacił — dla siebie i dla biura, które często nie ma jeszcze wyciągów:

• przy fakturze zakupu przycisk Oznacz jako zapłaconą, przy fakturze sprzedaży — ten sam przycisk, gdy kontrahent zapłacił;
• w okienku data zapłaty (dziś albo wcześniej), kwota (podpowiadana kwota do zapłaty z faktury; mniejsza oznacza zapłatę częściową) i uwagi, np. „zapłacone kartą”;
• kilka faktur naraz: zaznaczenie na liście i Oznacz zaznaczone jako zapłacone — wspólna data, każda faktura w swojej kwocie do zapłaty;
• na liście i w podglądzie widać „zapłacona d.MM.rrrr” albo „zapłacona częściowo”, z przyciskami Zmień i Cofnij — dopóki biuro nie zamknie miesiąca daty zapłaty.

Oznaczenie jest informacją od klienta, a nie zapisem zapłaty w programie: nie zmienia rozliczeń ani dokumentów. Przypomnienia o terminie płatności (jeśli biuro je wysyła) pomijają faktury oznaczone jako zapłacone w całości. Pracownik biura zalogowany w Strefie może oznaczyć zapłatę za klienta — wtedy przy oznaczeniu widać „oznaczyło biuro”.

Zakładka Akceptacja zbiera miesiące akceptacji: bieżące (ile faktur czeka na decyzję, podział na miesiące, wejście do przeglądu i podsumowania) oraz zamknięte — po wybraniu miesiąca klient widzi jego faktury z decyzjami, kwotami do księgowania, uwagami i pojazdami, tylko do odczytu. Przy miesiącu, który jeszcze trwa, Strefa dopisuje, że faktury można zatwierdzać na bieżąco albo wszystkie po jego zakończeniu.

Dokumenty spoza KSeF

Zakładka Dokumenty to skrzynka na papierowe faktury, raporty fiskalne i inne dokumenty księgowe: klient wybiera okres i wgrywa pliki (PDF, zdjęcia, Office — do 15 MB każdy, do 30 naraz). Biuro widzi je w oknie miesiąca pod przyciskiem Dokumenty klienta.

Wyniki i podatki

Moduł wyników jest na razie dostępny w kanale testowym (Beta) — włącznik Publikuj wyniki miesiąca… w opcjach bazy oraz przyciski Wyniki do Strefy klienta i Publikacja wyników pojawiają się tylko w licencji z tym kanałem.

Jeżeli w opcjach bazy włączono Publikuj wyniki miesiąca… i w kartotece klienta zaznaczono Publikuj wyniki w Strefie klienta, zakładka Wyniki i podatki pokazuje klientowi wynik miesiąca i kwoty podatków — te same, które biuro wysyła mailem w podsumowaniu podatkowym (przycisk Wyniki do Strefy klienta na wstążce Biuro rachunkowe). Do pierwszej publikacji zakładka jest pusta. Publikację, wersje i pliki od biura opisuje temat Strefa klienta: pliki od biura i wyniki miesiąca.

Praca biura po przekazaniu

Kolejne kroki biura po przekazaniu miesiąca — od okna Wymaga uwagi przez przyjęcie i księgowanie po zamknięcie miesiąca — opisuje część Po przekazaniu: przyjmij, zaksięguj, zamknij w temacie dla pracownika biura. Tu są listy i okna, z których przy tym korzystasz.

Gałąź „Akceptacje e-faktur”

Na górze drzewa gałąź Akceptacje e-faktur zbiera dane wszystkich klientów:

• Miesiące — jeden wiersz na firmę i miesiąc: status cyklu (otwarte, przekazane przez klienta, przyjęte przez biuro, otwarte ponownie, zamknięte), termin, data przekazania, Pierwsze wejście klienta i Ostatnie wejście klienta (kiedy klient otworzył akceptację w Strefie klienta od otwarcia miesiąca; puste — nie zaglądał; pracownicy biura się nie liczą), deklaracja okresu, dokumenty spoza KSeF, komentarz klienta. Dwuklik otwiera okno miesiąca.
• Dokumenty — decyzje per e-faktura: numer, kontrahent, brutto, decyzja (czeka, zatwierdzona, odrzucona, częściowa), data decyzji, suma do księgowania, wykluczone pozycje, komentarz klienta, pytanie i wymóg biura. Kolumny biurowe edytujesz wprost w tabeli.
• Powiadomienia — skrzynka nadawcza (opisana wyżej).

Przy włączonych regułach „zatwierdzaj same” lista Miesiące ma kolumnę Reguły klienta (ile aktywnych reguł ma firma), lista Dokumenty — kolumnę Źródło z wpisem reguła klienta przy fakturze zatwierdzonej regułą, a lista e-faktur — kolumnę Reguła klienta w części Zatwierdzenie. Faktura zatwierdzona regułą jest dla księgowania zwykłą fakturą zatwierdzoną przez klienta. Reguły wszystkich klientów biura widać w Strefie klienta, w panelu biura — Reguły klientów: firma, sprzedawca, limit, liczba zastosowań, kto i kiedy założył regułę; przycisk Wyłącz wyłącza pojedynczą regułę, a całej firmie reguły wyłącza pole w oknie firmy (krok 2).

Ten sam widok miesięcy jednej firmy jest pod jej e-fakturami — liść Akceptacje:

Decyzje i zapłaty klienta przy księgowaniu

W oknie Automatyczne księgowanie dokumentów (księga → miesiąc → Dokumenty → Narzędzia → Księguj e-faktury (KSeF)) przy e-fakturach widać kolumny Decyzja klienta (zatwierdzona, czeka na klienta, odrzucona, częściowa) i Zapłata wg klienta (data zapłaty oznaczonej w Strefie klienta, przy częściowej także kwota). Kolumny pojawiają się, gdy któraś faktura na liście ma taką informację. Te same dane są na liście e-faktur (kolumny Decyzja klienta, Zapłata wg klienta i Kwota wg klienta), a w oknie e-faktury — grupa Zapłata według klienta (Strefa klienta) z opisem, kto i kiedy oznaczył zapłatę.

Na liście klientów kolumna Przekazane akceptacje pokazuje ostatni miesiąc przekazany przez klienta, a filtr Akceptacje przekazane (bieżący miesiąc) zawęża listę do firm, które przekazały bieżący miesiąc. Przyciski Przekazane akceptacje i Wymaga uwagi na wstążce Biuro rachunkowe otwierają osobne okna — pracę z nimi opisuje temat Strefa klienta w pracy biura.

Okno miesiąca akceptacji

Otwierasz je z listy miesięcy (dwuklik). U góry dane miesiąca — rok, miesiąc, status, data przekazania, termin (do zmiany ręcznej; zmiana schodzi na dokumenty czekające), auto-akceptacja — oraz deklaracja okresu i komentarze klienta i biura. Niżej sekcja Powiadomienia (wiadomości tego miesiąca) i Dokumenty akceptacji z decyzjami; rozwinięcie wiersza pokazuje pozycje faktury z decyzją per pozycja (księgowana / wykluczona). Po prawej podgląd wskazanej e-faktury.

Wstążka okna:

• Księgowanie — Księguj wszystkie, Księguj zaznaczone, Księguj widoczne: księgowanie e-faktur z uwzględnieniem decyzji. Faktury odrzucone są pomijane; częściowo zaakceptowane program księguje po pomniejszeniu o wykluczone pozycje (gdy da się to zrobić automatycznie — inaczej zostają do księgowania ręcznego). Jeżeli program ma czekać także na faktury bez decyzji, zaznacz w Opcjach bazy danych → Księgowanie opcję Księguj e-faktury dopiero po akceptacji klienta.
• Powiadomienia — Wyślij zaproszenie, Przypomnij klientowi, Ostatni dzwonek (dla tej firmy), Otwórz w Strefie klienta (podgląd miesiąca oczami klienta, przez link auto-logowania), Dokumenty klienta (pliki wgrane w Strefie klienta).
• Status miesiąca — Przyjmij do księgowania (biuro potwierdza odbiór decyzji), Otwórz ponownie (klient dostaje miesiąc do ponownego przeglądu, np. po telefonicznym wyjaśnieniu; nowa faktura w przekazanym miesiącu otwiera go sama), Zamknij miesiąc (okres rozliczony — spóźniona faktura trafi do nowego cyklu).

W tabeli dokumentów kolumny Pytanie biura, Wymóg i Komentarz biura edytujesz wprost; z menu podręcznego dokumentu przywrócisz go do decyzji (odrzuconą fakturę po wyjaśnieniu z klientem) — dostaje wtedy wymóg decyzji, żeby nie zamknęła się automatycznie po terminie.

Najczęstsze pytania

Nie widzę gałęzi ani przycisków akceptacji. Sprawdź kolejno: czy licencja jest w wersji dla biur, czy baza to MariaDB/MySQL, czy zaznaczono Włącz moduł akceptacji e-faktur w tej bazie, czy program został uruchomiony ponownie po włączeniu modułu oraz czy to wydanie co najmniej 3.6550 (wcześniejsze pokazywały obszar akceptacji tylko w kanale testowym Beta).

Dokumenty akceptacji nie powstają mimo włączonego modułu. Najczęściej przyczyną jest odznaczone Automatycznie twórz akceptacje… — wtedy tworzy je dopiero przycisk Odbuduj akceptacje. Sprawdź też politykę akceptacji w kartotece klienta (przy „wymagana” powstają tylko dokumenty do faktur zakupowych) i to, czy faktura nie jest już zaksięgowana.

Klient nie dostał wiadomości. Zajrzyj do Akceptacje e-faktur → Powiadomienia: status i kolumna Błąd mówią, co się stało. Najczęściej firma nie ma aktywnego konta w Strefie klienta z adresem e-mail (zaproszenie nie ma adresata), SMTP ma szyfrowanie niezgodne z portem (587 — STARTTLS, 465 — SSL; usługa sprzed wydania 3.6717 umie tylko 587) albo usługa Strefy klienta nie działa (Strefa klienta → Stan usługi). Wiadomości wychodzą z usługi Strefy klienta, nie z programu.

Przyciski wysyłki zgłaszają „Strefa klienta nieskonfigurowana” albo błąd połączenia. Program woła działającą usługę pod adresem publicznym z tokenem API — oba muszą być zapisane w opcjach bazy (instalacja instancji robi to sama; różnice pokaże Strefa klienta → Porównaj z ustawieniami w bazie…). Przy błędzie połączenia sprawdź, czy usługa działa (Stan usługi) i czy adres publiczny prowadzi do niej z komputera, na którym pracujesz.

Klient mówi, że nie zatwierdzał faktury, a jest zatwierdzona. Sprawdź na liście Akceptacje e-faktur → Dokumenty kolumnę Źródło: wpis reguła klienta oznacza, że zatwierdziła ją reguła „zatwierdzaj same” założona przez klienta (lista reguł — panel biura Strefy, Reguły klientów). Klient zmieni taką decyzję na liście faktur w Strefie, dopóki faktura nie jest zaksięgowana.

Zmieniłem termin akceptacji, a stare miesiące go nie mają. Termin zapisuje się na miesiącu akceptacji w chwili jego utworzenia — nowa wartość obowiązuje dla kolejnych miesięcy. Termin otwartego miesiąca zmienisz w jego oknie.

Po aktualizacji programu Strefa klienta przestała działać. Zaktualizuj usługę: Strefa klienta → Zainstaluj / aktualizuj… (wstążka Konfiguracja). Nowa wersja programu potrafi dołożyć kolumny w bazie, których starsza usługa nie zna.