Portal akceptacji e-faktur — uruchomienie i konfiguracja

Portal akceptacji pozwala klientowi biura zatwierdzić lub wykluczyć e-faktury zakupowe z KSeF zanim biuro je zaksięguje. Klient dostaje wiadomość e-mail z linkiem, w przeglądarce przegląda dokumenty i klika Akceptuj albo Wyklucz — również dla pojedynczych pozycji faktury. Decyzje wracają do TaxMachine, a biuro księguje gotową dyspozycję.

Ten temat opisuje stronę techniczną: co jest potrzebne, jak włączyć moduł w programie i jak uruchomić usługę portalu. Opis samej idei i przebiegu pracy z klientem znajdziesz w dziale Portal akceptacji e-faktur.

Portal jest obecnie w kanale testowym (Beta). Udostępniamy go wybranym biurom; jeżeli chcesz z niego korzystać, napisz przez formularz zgłoszenia — dopiszemy Twoją licencję do kanału testowego.

Co jest potrzebne

• Wersja dla biur rachunkowych — w niższych wersjach moduł nie działa.
• Baza MariaDB lub MySQL. Na lokalnej bazie plikowej SQLite dokumenty akceptacji nie powstają — portal jest rozwiązaniem wielostanowiskowym i pracuje na tej samej bazie co program.
• Komputer albo serwer pracujący w sposób ciągły — portal działa jako usługa Windows i musi być dostępny wtedy, gdy klient otworzy link.
• Adres, pod którym klienci zobaczą portal (np. https://akceptacje.twojebiuro.pl) oraz konto poczty wychodzącej (SMTP) do wysyłki zaproszeń.

Krok 1: włącz moduł w programie

Wejdź na wstążkę Konfiguracja → Ustawienia, sekcja Opcje dla biur rachunkowych:

• Włącz moduł akceptacji e-faktur w tej bazie — dopóki jest odznaczone, program w ogóle nie pokazuje elementów akceptacji (gałęzi, przycisków, kolumn) i nie tworzy dokumentów. Zaznacz je jako pierwsze.
• Automatycznie twórz akceptacje e-faktur dla klientów biura — decyduje, czy dokumenty akceptacji mają powstawać same, przy rozpoznaniu e-faktury (czyli zwykle zaraz po pobraniu z KSeF). Przy odznaczonym polu moduł działa, ale dokumenty tworzysz ręcznie przyciskiem Odbuduj akceptacje na wstążce Biuro rachunkowe.
• Termin akceptacji e-faktur — dzień następnego miesiąca po miesiącu księgowania, do którego klient ma czas na decyzję (0 = domyślnie 7, maksymalnie 28). Termin zapisuje się na miesiącu akceptacji przy jego tworzeniu, więc zmiana działa na nowe miesiące.

Po włączeniu modułu w programie pojawiają się: gałąź Akceptacje e-faktur (przegląd wszystkich klientów), liść Akceptacje przy e-fakturach każdej firmy, kolumna i filtr Przekazane akceptacje na liście klientów oraz przyciski Odbuduj akceptacje, Powiadomienia akceptacji, Przekazane akceptacje i Wymaga uwagi.

Krok 2: ustaw zakres dla poszczególnych klientów

Otwórz kartotekę klienta biura i w danych KSeF ustaw pole Akceptacja e-faktur przez klienta (portal):

• wymagana — do akceptacji trafiają faktury zakupowe (typowy wybór),
• zakup i sprzedaż — również faktury sprzedaży,
• wyłączona — ten klient nie korzysta z portalu.

Zakres ustawia się osobno dla każdego klienta, więc portal można wdrażać stopniowo — najpierw dla kilku firm, potem dla reszty.

Krok 3: zainstaluj usługę portalu

Na wstążce Konfiguracja kliknij Portale akceptacji. Otworzy się okno Portale akceptacji dla wielu baz danych — każda baza z listy baz programu może mieć własną usługę na własnym porcie, ze wspólnymi plikami programu.

1. Zaznacz bazę, dla której uruchamiasz portal.
2. Uzupełnij Parametry wybranej instancji:
   • Baza danych — serwer, port, nazwa bazy, użytkownik i hasło. Przycisk Kopiuj z bieżącego połączenia TM wypełnia je danymi połączenia, na którym właśnie pracujesz.
   • Port nasłuchu — port, na którym pracuje usługa portalu.
   • Adres publiczny — adres, który zobaczą klienci; trafia do linków w wiadomościach.
   • Token API operacyjnego i Sekret linków auto-logowania — przyciski Generuj token API oraz Generuj sekret linków tworzą bezpieczne wartości. Sekret linków jest wymagany: bez niego portal nie wystartuje.
   • Poczta wychodząca (SMTP) — serwer, port, użytkownik, hasło oraz tryb szyfrowania (SSL (port 465) albo STARTTLS (port 587)). Przycisk Kopiuj SMTP z konfiguracji programu przenosi ustawienia poczty z programu.
   • Portal sam wysyła zaproszenia i przypomnienia — zaznacz, jeżeli wiadomości mają wychodzić automatycznie, bez klikania w programie.
3. Kliknij Zainstaluj / aktualizuj… i potwierdź podniesienie uprawnień (instalacja usługi Windows). Po instalacji użyj Uruchom.

Kolumna Stan usługi pokazuje, czy portal działa, a Czego brakuje — których parametrów jeszcze nie uzupełniono. Przyciskami Zatrzymaj i Odinstaluj… zarządzasz usługą później.

Parametry instancji są niezależne od bieżącego połączenia programu — przyciski „Kopiuj…" tylko je wypełniają przy zakładaniu. Dzięki temu zmiana połączenia w programie nie przestawia działającego portalu.

Krok 4: praca z klientami

1. Pobierz e-faktury klientów z KSeF jak zwykle. Przy włączonym automatycznym tworzeniu dokumenty akceptacji powstają od razu; w innym razie użyj Odbuduj akceptacje.
2. Wyślij zaproszenia: wstążka Biuro rachunkowe → Powiadomienia akceptacji → Wyślij zaproszenia. Są tam również Wyślij przypomnienia oraz Zamknij po terminie. Przy włączonej opcji automatycznej wysyłki portal robi to sam.
3. Śledź postęp: przycisk Przekazane akceptacje pokazuje klientów, którzy zakończyli miesiąc, a Wymaga uwagi — sprawy do rozpatrzenia (np. faktury odrzucone albo zaakceptowane częściowo).
4. Księguj. Program pomija faktury odrzucone i częściowo zaakceptowane; jeżeli chcesz, aby czekał także na faktury bez decyzji, zaznacz w Konfiguracja → Ustawienia → Księgowanie opcję Księguj e-faktury dopiero po akceptacji klienta.

Najczęstsze pytania

Nie widzę gałęzi ani przycisków akceptacji. Sprawdź kolejno: czy licencja jest w wersji dla biur, czy baza to MariaDB/MySQL, czy zaznaczono Włącz moduł akceptacji e-faktur w tej bazie oraz czy licencja ma dostęp do kanału testowego (portal jest w fazie testów).

Dokumenty akceptacji nie powstają mimo włączonego modułu. Najczęściej przyczyną jest odznaczone Automatycznie twórz akceptacje… — wtedy tworzy je dopiero przycisk Odbuduj akceptacje. Sprawdź też politykę akceptacji w kartotece klienta (przy „wymagana" powstają tylko dokumenty do faktur zakupowych) i to, czy faktura nie jest już zaksięgowana.

Klient nie dostał wiadomości. Sprawdź ustawienia SMTP instancji portalu (przycisk Portale akceptacji) oraz adres e-mail w kartotece klienta. Wiadomości wychodzą z serwera portalu, nie z programu.

Zmieniłem termin akceptacji, a stare miesiące go nie mają. Termin zapisuje się na miesiącu akceptacji w chwili jego utworzenia — nowa wartość obowiązuje dla kolejnych miesięcy.