Faktury cykliczne

Faktury, które co miesiąc, co kwartał albo co rok idą do tego samego nabywcy z tymi samymi pozycjami — abonament, najem, obsługa, serwis — program wystawia z serii faktur cyklicznych. Serię zakłada się z wystawionej faktury. Kolejna faktura serii to kopia ostatniej faktury serii z dzisiejszą datą wystawienia i nowym okresem sprzedaży, a okres zapisany w nazwach pozycji („październik 2026”, „10/2026”) program przesuwa sam.

Faktury cykliczne są w wersji Profesjonalnej i w wersji dla biur rachunkowych. Firma, która wystawia faktury w Strefie klienta, ma je także tam — zob. Strefa klienta.

Założenie serii

1. Wystaw pierwszą fakturę jak zwykle — z nabywcą z kartoteki kontrahentów, pozycjami i formą płatności, które mają się powtarzać.

2. W drzewie firmy wybierz Sprzedaż → Faktury, wskaż fakturę i na karcie wstążki Faktury, w grupie Faktury pochodne, kliknij Faktura cykliczna. Ten sam przycisk jest w oknie faktury, na karcie wstążki Faktury pochodne.

   

3. Otwiera się okno Seria faktur cyklicznych z polami podpowiedzianymi z faktury. Na górze okna program pisze, z której faktury powstaje seria, za jaki okres będzie następna faktura i od kiedy będzie do wystawienia. Sprawdź pola i kliknij Zapisz i zamknij — faktura staje się pierwszą fakturą serii.

   

Seria powtarza fakturę zwykłą — także walutową, z pozycjami w procedurze marży i z mechanizmem podzielonej płatności — oraz fakturę OSS. Nie powstanie z korekty, duplikatu, faktury anulowanej, zaliczkowej, końcowej, pro formy ani faktury VAT RR. Faktura może należeć tylko do jednej serii.

Pola okna serii

Pole	Co ustawia
Nazwa	nazwa serii na listach — program podpowiada nabywcę i pierwszą pozycję faktury
Wystawiana	co miesiąc, co dwa miesiące, co kwartał, co pół roku albo co rok
Okres sprzedaży	okres na fakturze względem miesiąca wystawienia: za poprzedni okres (np. za październik w listopadzie), za bieżący okres albo za następny okres (z góry); program podpowiada go z pierwszej faktury
Dzień wystawienia	dzień miesiąca, od którego faktura jest do wystawienia; 0 — ostatni dzień miesiąca; dzień, którego w miesiącu nie ma (np. 31 w kwietniu), to ostatni dzień miesiąca
Aktywna	odznaczona wstrzymuje serię — program nie proponuje kolejnych faktur
Ostatni miesiąc serii	ostatni okres, za który program zaproponuje fakturę, np. koniec umowy; puste — seria bez końca
Wystawianie	z listy „Cykliczne do wystawienia” — fakturę wystawia użytkownik; samoczynnie — program wystawia i wysyła ją sam (zob. Wystawianie samoczynne)
Wysyłaj do KSeF po wystawieniu	wysyłka do KSeF zaraz po wystawieniu; zaznaczone domyślnie, gdy nabywca ma NIP
E-mail z fakturą	nie wysyłaj, do zatwierdzenia w wiadomościach albo wysyłaj od razu — zob. Wysyłka do KSeF i e-mailem
Uwagi	notatka do serii

Co program zmienia w kolejnej fakturze

Kolejna faktura serii to kopia ostatniej faktury serii — jak przy ponownym wystawieniu, tylko bez otwierania okna. Program:

• daje jej dzisiejszą datę wystawienia, a termin płatności liczy od tej daty (tyle samo dni co na poprzedniej fakturze);

• zamiast daty sprzedaży wpisuje okres sprzedaży (od–do) za okres serii — faktura w KSeF podaje okres, którego dotyczy;

• przesuwa okres w nazwach pozycji i w uwagach faktury:

  Na poprzedniej fakturze	Na kolejnej
  Abonament za październik 2026	Abonament za listopad 2026
  Usługi za 10/2026	Usługi za 11/2026
  za okres 01.10.2026 - 31.10.2026	za okres 01.11.2026 - 30.11.2026
  od 1 października 2026 do 31 października 2026	od 1 listopada 2026 do 30 listopada 2026
  Obsługa IV kwartał 2026 (seria co kwartał)	Obsługa I kwartał 2027
  Abonament za rok 2026 (seria co rok)	Abonament za rok 2027

  Inne daty i liczby zostają bez zmian, np. „umowa z 15.03.2024”;

• bierze dane nabywcy z kartoteki kontrahentów — zmiana adresu w kartotece przechodzi na kolejne faktury serii;

• w fakturze walutowej pobiera kurs NBP tak jak okno faktury; bez kursu faktura nie powstaje, a powód jest w raporcie;

• nadaje kolejny numer z automatycznej numeracji faktur firmy. Firma bez automatycznej numeracji faktury z serii nie wystawi — program to zgłasza.

Na kolejną fakturę nie przechodzą zapłata, zaksięgowanie, wydruk, stan wysyłki do KSeF ani dokument magazynowy (gdy poprzednia faktura go ma, raport o tym uprzedza).

Zmiana ceny albo pozycji. Kolejne faktury są kopią ostatniej faktury serii, więc zmienioną cenę wystarczy wpisać raz: popraw ostatnią fakturę serii, zanim pójdzie do KSeF, albo wystaw kolejną przyciskiem Wystaw i otwórz i popraw ją w oknie faktury. Korekta faktury serii nie zmienia kolejnych faktur — seria powtarza fakturę pierwotną.

Faktury do wystawienia

Faktura serii jest do wystawienia od dnia wystawienia w miesiącu, w którym się ją wystawia. Gdy są takie faktury, program pokazuje powiadomienie Faktury cykliczne do wystawienia: N — kliknięcie otwiera listę wszystkich firm. Tę samą listę dla firmy otwiera przycisk Cykliczne do wystawienia na karcie wstążki Faktury (bez wskazanej firmy — dla wszystkich firm).

• Kolumna Pozycje (okres przesunięty) pokazuje pozycje kolejnej faktury, a Brutto — jej kwotę.
• Zaległa faktura (termin minął w poprzednim miesiącu, np. program nie był uruchamiany) ma w kolumnie Uwagi słowo „zaległa”. Okresy serii wystawia się po kolei — najpierw zaległy.
• Faktura, której nie da się wystawić (np. firma jest w archiwum albo faktury serii są anulowane lub usunięte), ma powód w kolumnie Uwagi i nie da się jej zaznaczyć.

Wystaw zaznaczone wystawia zaznaczone faktury i pokazuje raport: numery faktur, ostrzeżenia i to, czego nie wystawiono. Potem program wysyła faktury do KSeF i e-mailem według ustawień serii. Wystaw i otwórz wystawia jedną fakturę i otwiera ją w oknie faktury — wysyłka jest wtedy z okna, jak przy każdej fakturze.

Za każdy okres serii powstaje jedna faktura, także gdy wystawia kilka stanowisk naraz. Usunięta faktura serii wraca na listę do wystawienia; anulowana — nie (fakturę za ten okres wystawia się wtedy ręcznie).

Lista serii

Serie firmy są w węźle Faktury cykliczne pod Sprzedaż: nabywca, harmonogram, okres sprzedaży, dzień, ostatnia faktura z kwotą, następna faktura z terminem, aktywność, sposób wystawiania i wysyłki. Dwuklik otwiera okno serii z liczbą faktur w serii, ostatnią i następną fakturą. Usunięcie serii nie usuwa jej faktur.

Wysyłka do KSeF i e-mailem

Po Wystaw zaznaczone i po wystawieniu samoczynnym:

• KSeF — faktury serii z zaznaczonym Wysyłaj do KSeF po wystawieniu program wysyła do KSeF sam, bez okna wysyłki. Faktury dla nabywcy bez NIP nie wysyła (konsumentowi wysyła się ją ręcznie). Gdy wysyłka się nie uda, np. firma nie ma danych logowania do KSeF, faktura zostaje do wysłania z listy faktur, a raport podaje powód. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) — dlatego seria wysyła ją w dniu wystawienia.
• E-mail — po przyjęciu faktury w KSeF (albo od razu, gdy faktura do KSeF nie idzie) program przygotowuje wiadomość z PDF faktury na adresy z pola E-maile do wysyłki faktury kontrahenta, a bez nich na e-mail nabywcy. Wiadomość idzie z poczty firmy, a gdy firma nie ma skonfigurowanej poczty — z poczty biura. Przy do zatwierdzenia w wiadomościach wiadomość czeka w Wiadomości wysłane na zatwierdzenie wysyłki (zob. wysyłka masowa e-mail), przy wysyłaj od razu program wysyła ją sam.

Wystawianie samoczynne

Serie z Wystawianie: samoczynnie program wystawia sam: sprawdza co godzinę, gdy jest uruchomiony, wystawia należną fakturę za bieżący okres z datą tego dnia i wysyła ją według ustawień serii. Działa to po włączeniu pola Wystawiaj faktury cykliczne samoczynnie w Konfiguracja → Opcje bazy danych, w sekcji Faktury cykliczne. To ustawienie całej bazy danych (wszystkich stanowisk), domyślnie wyłączone.

• Zaległe okresy (program nie był uruchamiany w poprzednim miesiącu) i faktury, których nie da się wystawić, zostają na liście Cykliczne do wystawienia — wystawia je użytkownik. Seria z zaległym okresem czeka w całości.
• Wystawia jedno stanowisko naraz.
• Po wystawieniu program pokazuje powiadomienie Faktury cykliczne: wystawiono N z liczbą faktur niewystawionych i wysyłek do sprawdzenia; kliknięcie otwiera raport.
• Serie firm, które wystawiają faktury w Strefie klienta, wystawia samoczynnie także serwer Strefy klienta — również wtedy, gdy program jest wyłączony. Faktura za okres i tak powstaje raz. E-mail z faktury wystawionej przez serwer Strefy idzie przy wysyłaj od razu ze skrzynki firmy ustawionej w Strefie, a przy do zatwierdzenia klient wysyła go w Strefie przyciskiem przy fakturze.

Strefa klienta

Klient firmy z wystawianiem faktur w Strefie klienta zakłada serie i wystawia faktury cykliczne na stronie Faktury → Faktury cykliczne — opis w instrukcji Strefy klienta. To te same serie co w programie: seria założona w Strefie jest na liście serii firmy w programie i odwrotnie.

Na co uważać

• Faktury nie wystawia się wcześniej niż 60 dni przed dostawą albo wykonaniem usługi (art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT). Zakaz nie dotyczy usług i dostaw rozliczanych w okresach rozliczeniowych (art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4), gdy faktura podaje okres rozliczeniowy (art. 106i ust. 8) — a faktura z serii zawsze go podaje. Program ostrzega w raporcie, gdy data wystawienia wypada ponad 60 dni przed końcem okresu (np. w serii z góry co pół roku), bo nie wie, czy sprzedaż jest rozliczana okresowo.
• Przy serii za okres dłuższy niż miesiąc daty obowiązku podatkowego VAT i w podatku dochodowym są takie jak w oknie faktury — początek okresu, gdy jest wcześniejszy niż data wystawienia. Raport o tym uprzedza; sprawdź je na zakładce Księgowanie faktury.

Asystent AI

Asystent AI (wersje Profesjonalna i dla biur) pokaże serie firmy i faktury do wystawienia, założy serię z faktury i wystawi należne faktury — zawsze najpierw podgląd, zapis dopiero po potwierdzeniu. Faktury wystawione przez asystenta idą do KSeF według ustawień serii; e-mail z fakturą wysyła się z programu.