Strefa klienta w pracy biura — instrukcja dla pracownika

Ten temat jest dla pracownika biura, który prowadzi klientów korzystających ze Strefy klienta. Mówi, co robić w programie po kolei w ciągu miesiąca i jak poradzić sobie w typowych sytuacjach. Uruchomienie Strefy klienta (moduł, usługa, konta) i ekrany, które widzi klient, opisuje temat Strefa klienta: akceptacja e-faktur. Instrukcję dla klientów — do przesłania im mailem — zawiera temat Strefa klienta — instrukcja dla klienta biura; ta sama treść jest w Strefie klienta pod linkiem Pomoc.

Zanim zaczniesz. Strefę klienta raz uruchamia administrator biura (kroki 1–6). Jeżeli nie widzisz w programie gałęzi Akceptacje e-faktur ani przycisku Wymaga uwagi, moduł nie jest włączony w tej bazie albo program trzeba uruchomić ponownie.

Miesiąc klienta w skrócie

Każda firma ma swój miesiąc akceptacji: e-faktury z KSeF z danego miesiąca księgowego, które klient ocenia w Strefie klienta. Status miesiąca mówi, czyj jest ruch:

Status	Co to znaczy	Czyj ruch
otwarte	faktury czekają na decyzje klienta	klienta — biuro pilnuje zaproszenia i terminu
przekazane przez klienta	klient skończył albo minął termin	biura — przejrzeć decyzje i przyjąć miesiąc
przyjęte przez biuro	biuro przyjęło decyzje, klient już ich nie zmieni	biura — zaksięgować
otwarte ponownie	miesiąc wrócił do klienta: biuro go otworzyło albo doszła nowa faktura	klienta
zamknięte	okres rozliczony	nikogo — spóźniona faktura trafi do nowego cyklu

Status zmieniają przyciski w oknie miesiąca i automaty Strefy klienta — nie wpisuje się go ręcznie. Pełny opis cyklu, także faktur kolejnych miesięcy: jak wygląda cykl miesiąca.

Gdzie to jest w programie

• Wstążka Biuro rachunkowe → Wymaga uwagi (N) — miesiące, w których biuro ma coś do zrobienia. Od tego zaczynasz dzień.
• Wstążka Biuro rachunkowe → Powiadomienia akceptacji — zaproszenia i przypomnienia dla wielu firm naraz.
• Drzewo → gałąź Akceptacje e-faktur: Miesiące (wszystkie firmy), Dokumenty (decyzje o poszczególnych fakturach), Powiadomienia (wysłane maile i błędy wysyłki).
• Pod firmą → e-Faktury → Akceptacje — miesiące jednej firmy.
• Okno Akceptacja miesiąca (dwuklik na miesiącu) — decyzje klienta i wszystkie przyciski dla tej firmy; opis okna: okno miesiąca akceptacji.
• Węzeł Użytkownicy — konta klientów w Strefie klienta i przycisk Otwórz w Strefie klienta.
• Okno firmy, zakładka KSeF 2.0, pole Akceptacja e-faktur w Strefie klienta — czy klient akceptuje zakupy, zakupy i sprzedaż, czy wcale.

Codziennie: zacznij od „Wymaga uwagi”

Przycisk Wymaga uwagi pokazuje w nawiasie, ile miesięcy czeka na biuro. Okno Wymaga uwagi — akceptacje e-faktur podaje przy każdym miesiącu powód; dwuklik albo Otwórz edytor otwiera okno miesiąca.

Powód	Co zrobić
przekazane — czeka na przyjęcie	Przejrzyj decyzje i kliknij Przyjmij do księgowania (zobacz po przekazaniu).
wznowione po przekazaniu — nowa faktura u klienta	Po przekazaniu doszła faktura i miesiąc wrócił do klienta. Klient ma ją ocenić i przekazać miesiąc jeszcze raz — w razie potrzeby kliknij Przypomnij klientowi.
odrzucone do obsłużenia	Klient odrzucił fakturę — nie zaksięguje się. Wyjaśnij z klientem, co z nią dalej; gdy odrzucił ją przez pomyłkę, zobacz przywrócenie do decyzji.
pytania bez odpowiedzi	Klient nie odpowiedział na pytanie biura. Przypomnij mu mailem albo zadzwoń.
po terminie — czekające decyzje	Termin minął, a część faktur nadal czeka: te z wymogiem biura i te, o których klient nie dostał żadnej wiadomości — same się nie zatwierdzą. Wyślij zaproszenie, przesuń Termin akceptacji w oknie miesiąca albo ustal decyzję z klientem.
przyjęte — do zaksięgowania	Miesiąc jest przyjęty, a zostały niezaksięgowane faktury — Księguj wszystkie.

Przycisk Zamknij rozliczone… zamyka naraz miesiące przekazane i przyjęte, w których wszystko jest zaksięgowane albo pominięte.

Uwaga na „Przekazane akceptacje”. Samo otwarcie okna Przekazane akceptacje (wstążka Biuro rachunkowe) przyjmuje do księgowania miesiące przekazane przez klientów — ich status zmienia się na przyjęte przez biuro i klienci nie zmienią już decyzji. Jeśli chcesz najpierw obejrzeć decyzje, otwieraj miesiące z Wymaga uwagi.

Początek miesiąca: faktury, konta, zaproszenia

1. Faktury do akceptacji. Dokumenty akceptacji powstają same, gdy program rozpozna pobraną e-fakturę — o ile administrator włączył w opcjach bazy Automatycznie twórz akceptacje e-faktur…. Bez tej opcji, a także dla faktur pobranych wcześniej, utworzysz je przyciskiem Odbuduj akceptacje (wstążka Biuro rachunkowe); zobacz krok 5.
2. Kto akceptuje. W oknie firmy (zakładka KSeF 2.0) pole Akceptacja e-faktur w Strefie klienta. Kilku firmom naraz zmienisz je na liście klientów: prawy przycisk myszy → Akceptacje e-faktur: ….
3. Konto klienta. Maile ze Strefy klienta dostaje tylko aktywne konto w Strefie klienta z adresem e-mail, powiązane z firmą — adresy z karty firmy nie wystarczą. Konta zakładasz w węźle Użytkownicy → Załóż konta klientom biura; okno miesiąca samo zaproponuje założenie konta, gdy go brakuje.
4. Zaproszenie. Jeżeli administrator ustawił w usłudze Strefy klienta automatyczną wysyłkę (Sama wysyła zaproszenia i przypomnienia), zaproszenia do nowych miesięcy wychodzą bez Twojego udziału. W przeciwnym razie wyślij je:
   • jednej firmie — w oknie miesiąca Wyślij zaproszenie;
   • zaznaczonym firmom — lista Akceptacje e-faktur → Miesiące, prawy przycisk myszy → Wyślij zaproszenia do zaznaczonych;
   • wszystkim naraz — Powiadomienia akceptacji → Wyślij zaproszenia… (program zapyta o miesiąc i ostrzeże o firmach bez konta).
5. Sprawdź wysyłkę w Akceptacje e-faktur → Powiadomienia: status wysłane, oczekuje albo nieudane — przy nieudanym przyczyna jest w kolumnie Błąd.

W trakcie miesiąca: pytania, termin, przypomnienia

• Pytanie do klienta. W oknie miesiąca, w tabeli dokumentów, wpisz przy fakturze Pytanie biura, a w kolumnie Wymóg wybierz wymagana decyzja albo wymagane uzasadnienie. Klient zobaczy pytanie przy fakturze i bez odpowiedzi nie przekaże miesiąca, a faktura z wymogiem nie zatwierdzi się sama po terminie. Jak to wygląda u klienta: pytanie biura i wymóg decyzji.
• Termin. Domyślnie to dzień następnego miesiąca ustawiony w opcjach bazy. Termin jednej firmy zmienisz w oknie miesiąca, w polu Termin akceptacji — zmiana obejmuje faktury, które jeszcze czekają.
• Przypomnienia. Po wysłanym zaproszeniu Strefa klienta sama wysyła przypomnienie 3 dni przed terminem i ostatni dzwonek dzień przed nim. Ręcznie: Przypomnij klientowi i Ostatni dzwonek w oknie miesiąca albo Powiadomienia akceptacji → Wyślij przypomnienia… dla wszystkich firm, którym zbliża się termin.
• Po terminie. Faktury, o których klient dostał wiadomość i które nie mają wymogu biura, zatwierdzają się automatycznie; gdy nic już nie czeka, miesiąc przechodzi do biura jako przekazany. Pozostałe faktury czekają dalej, a miesiąc trafia do Wymaga uwagi z powodem po terminie — czekające decyzje.

Po przekazaniu: przyjmij, zaksięguj, zamknij

1. Otwórz miesiąc z Wymaga uwagi albo z listy Miesiące.
2. Przejrzyj decyzje. Pole Pokaż zawęzi listę do faktur odrzuconych albo częściowych. U góry okna sprawdź Deklarację okresu klienta: odpowiedź są dokumenty papierowe oznacza, że część dokumentów przyjdzie poza KSeF. Pliki wgrane przez klienta otworzysz przyciskiem Dokumenty klienta (N). Przeczytaj też Komentarz klienta.
3. Przyjmij do księgowania. Status zmienia się na przyjęte przez biuro i od tej chwili klient nie zmieni decyzji. Faktury kolejnych miesięcy, o których klient jeszcze nie zdecydował, przechodzą do swoich miesięcy.
4. Zaksięguj przyciskiem Księguj wszystkie (albo Księguj zaznaczone / Księguj widoczne). Program bierze pod uwagę decyzje klienta:
   • faktura odrzucona jest pomijana;
   • faktura częściowa księguje się bez wykluczonych pozycji, jeśli da się to zrobić automatycznie — w przeciwnym razie zostaje do zaksięgowania ręcznie;
   • faktura bez decyzji księguje się normalnie, chyba że w opcjach bazy włączono Księguj e-faktury dopiero po akceptacji klienta.
5. Zamknij miesiąc, gdy okres jest rozliczony. Po Księguj wszystkie program sam to zaproponuje, jeśli nie zostało nic do zaksięgowania. Zamknięty miesiąc znika z bieżącego cyklu w Strefie klienta; decyzje i historia zostają.

Typowe sytuacje

Klient nie dostał maila

Zajrzyj do Akceptacje e-faktur → Powiadomienia albo do sekcji Powiadomienia w oknie miesiąca:

• nieudane — przyczyna jest w kolumnie Błąd. Przy chwilowym błędzie poczty zaznacz wiersz i z menu podręcznego wybierz Ponów wysyłkę zaznaczonych teraz; po poprawieniu adresu konta wyślij zaproszenie jeszcze raz z okna miesiąca;
• wysłane — mail wyszedł; poproś klienta o sprawdzenie folderu ze spamem i porównaj adres z adresem jego konta;
• brak wpisu — firma nie ma aktywnego konta w Strefie klienta z adresem e-mail albo nie ma faktur czekających na decyzję.

Maile idą na adres konta z węzła Użytkownicy, nie na adres z karty firmy.

Link z maila nie działa

Link loguje bez hasła i jest ważny 7 dni. Wyślij klientowi przypomnienie — dostanie nowy link. Klient może też wejść przez stronę logowania Strefy klienta loginem i hasłem; hasło ustawisz w oknie jego konta w węźle Użytkownicy.

Chcę zobaczyć to, co widzi klient

Kliknij Otwórz w Strefie klienta — w oknie miesiąca albo w węźle Użytkownicy przy wskazanym koncie. Przeglądarka otworzy Strefę klienta na koncie klienta (link jest ważny godzinę).

Ostrożnie. W tym trybie jesteś zalogowany jako klient: każda decyzja, którą klikniesz, zapisze się tak, jakby podjął ją klient. Program uprzedza o tym przed otwarciem.

Klient chce zmienić decyzję

Dopóki biuro nie przyjęło miesiąca, klient zmienia decyzje sam w Strefie klienta — także po przekazaniu. Po przyjęciu kliknij w oknie miesiąca Otwórz ponownie: program zaproponuje przypomnienie, a klient poprawi decyzje i przekaże miesiąc jeszcze raz. Decyzji o fakturach już zaksięgowanych klient nie zmieni.

Klient odrzucił fakturę przez pomyłkę

W oknie miesiąca zaznacz fakturę i z menu podręcznego wybierz Przywróć do decyzji (czeka). Decyzja i wykluczenia pozycji znikają, a faktura dostaje wymóg decyzji — po terminie nie zatwierdzi się sama, decyduje klient. W miesiącu przyjętym albo zamkniętym najpierw użyj Otwórz ponownie.

Faktury zatwierdziły się same

Minął termin, a klient był powiadomiony o tych fakturach. Jeżeli ma je jeszcze przejrzeć, użyj w oknie miesiąca Otwórz ponownie — klient zmieni decyzje i przekaże miesiąc jeszcze raz. Faktura zatwierdzona regułą klienta („zatwierdzaj same faktury od sprzedawcy”) ma na liście Akceptacje e-faktur → Dokumenty, w kolumnie Źródło, wpis reguła klienta; zobacz najczęstsze pytania.

Do przekazanego miesiąca doszła nowa faktura

Miesiąc sam wraca do klienta jako otwarte ponownie, a w Wymaga uwagi pojawia się z powodem wznowione po przekazaniu. Klient ocenia nową fakturę i przekazuje miesiąc jeszcze raz. Do miesiąca zamkniętego spóźniona faktura nie dochodzi — trafia do nowego cyklu.

Panel biura w przeglądarce

Część danych akceptacji widać też w Strefie klienta, w panelu biura: pod adresem Strefy klienta z dopiskiem /Admin (np. https://strefa.twojebiuro.pl/Admin). Logujesz się kontem pracownika biura z uprawnieniami administratora, założonym w węźle Użytkownicy.

• Pulpit — stan akceptacji wszystkich klientów: faktury oczekujące, firmy po terminie, najbliższy termin, ostatnie decyzje.
• Oczekujące faktury — firmy z fakturami bez decyzji; przy firmie zadasz pytanie do faktury i ustawisz wymóg.
• Powiadomienia — zaproszenia, przypomnienia i kolejka wysyłki.
• Audyt — historia decyzji i powiadomień.
• Szablony — własne treści maili do klientów.
• Reguły klientów — reguły „zatwierdzaj same faktury od sprzedawcy” założone przez klientów. Biuro może je wyłączyć, ale ich nie zakłada.

Statusu miesiąca panel nie zmienia — przyjęcie, ponowne otwarcie i zamknięcie miesiąca robisz w programie.