Braki dokumentów za miesiąc

Biuro nie musi co miesiąc sprawdzać, czego klient jeszcze nie dosłał. Strefa klienta sama pokazuje mu listę brakujących dokumentów za miesiąc: faktury od stałych dostawców, których w tym miesiącu nie ma w KSeF, i dokumenty spoza KSeF, które przychodzą co miesiąc, np. rachunek za najem albo wyciąg bankowy. Klient dołącza plik albo zaznacza, że w tym miesiącu dokumentu nie ma. Biuro widzi stan przy miesiącu w programie, a klient z otwartymi brakami może dostać mail przed terminem.

Funkcja jest w wersji dla biur rachunkowych i działa razem ze Strefą klienta. Domyślnie jest wyłączona, biuro włącza ją dla całej bazy.

W skrócie

1. W Opcjach bazy danych włączasz braki dokumentów, a jeśli chcesz, także przypomnienie mailem.
2. Przy firmach, które mają dokumenty spoza KSeF, dopisujesz je na liście Dokumenty stałe spoza KSeF. Brakujące faktury z KSeF program wykrywa sam, nie trzeba ich wpisywać.
3. Klient widzi listę na stronie Dokumenty i na podsumowaniu przed przekazaniem miesiąca. Dołącza plik albo zaznacza W tym miesiącu nie ma.
4. Przed terminem klient z otwartymi brakami dostaje mail z listą i przyciskiem do Strefy.
5. Biuro widzi otwarte braki w kolumnie przy miesiącu. Dokument, który przyszedł inną drogą, oznacza w oknie Braki dokumentów… jako dostarczony inaczej.
6. Miesiąc przekazany z deklaracją „wszystko w KSeF” dostaje Dostarczenie: kompletne dopiero wtedy, gdy nie ma otwartych braków.

Braki nie blokują klienta: miesiąc można przekazać do biura także z otwartym brakiem.

Jak włączyć

Na wstążce Konfiguracja kliknij Opcje bazy danych i rozwiń Opcje dla biur rachunkowych. W grupie Strefa klienta są dwa pola:

• Klient widzi braki dokumentów za miesiąc — włącza całą funkcję: listę w Strefie, kolumnę przy miesiącu i okno braków.
• Klient z otwartymi brakami dokumentów dostaje kilka dni przed terminem… jeden mail — przypomnienie mailem. Działa tylko przy włączonych brakach.

Baza musi być po aktualizacji do wersji programu z tą funkcją. Kolumna i polecenie przy miesiącach pojawią się po ponownym uruchomieniu programu, Strefa zauważy zmianę sama.

Co trafia na listę braków

Lista dotyczy jednego miesiąca i jednej firmy. Składa się z dwóch rodzajów pozycji.

Brakujące e-faktury od stałych dostawców

Program liczy je sam z e-faktur zakupu firmy. Sprzedawca jest uznany za stałego dostawcę, gdy w sześciu miesiącach przed sprawdzanym:

• e-faktura od niego jest w co najmniej pięciu miesiącach,
• w żadnym z tych miesięcy nie ma więcej niż dwóch jego faktur,
• kwota miesiąca jest stabilna: najwyższa nie przekracza 1,35 najniższej,
• średnia kwota to co najmniej 20 zł,
• jest faktura w miesiącu bezpośrednio poprzedzającym sprawdzany (bez niej program uznaje, że umowa się skończyła).

Jeśli od takiego sprzedawcy nie ma w danym miesiącu e-faktury, pojawia się brak z opisem, np. „Nie widzimy w KSeF faktury od Telekomunikacja „Sygnał” S.A. za październik 2026 - przychodziła co miesiąc (ostatnia z 07.09.2026, 184,49 zł).”

Kilka zasad:

• Dostawca o zmiennych kwotach, np. hurtownia z fakturami raz na 5 tys., a raz na 11 tys. zł, nie jest traktowany jako stały: to zwykłe zakupy, więc program nie pyta klienta o brak takiej faktury.
• Faktur biura rachunkowego dla klienta program nie liczy.
• Brakujące e-faktury pojawiają się dopiero, gdy e-faktury zakupu firmy zostały pobrane po końcu miesiąca. Wcześniej klient widzi notatkę, że e-faktury za ten miesiąc nie są jeszcze w całości pobrane, a na liście są same dokumenty stałe.

Dokumenty stałe spoza KSeF

To dokumenty, które przychodzą co miesiąc poza KSeF: rachunek za najem od osoby prywatnej, faktura zagraniczna (Google, Meta), wyciąg bankowy, ewidencja przebiegu. Program ich nie zgadnie, dlatego ma je biuro albo klient na liście firmy.

Lista dokumentów stałych w programie

W drzewie, pod firmą klienta, wybierz Dokumenty stałe spoza KSeF. Pozycję dodasz, poprawisz albo usuniesz zwykłymi przyciskami Dodaj, Edytuj i Usuń. Na tej samej liście są pozycje dopisane przez klienta w Strefie.

Pola okna:

Pole	Co oznacza
Nazwa	Tak klient zobaczy dokument na liście, np. „Faktura za najem lokalu - Jan Nowak”. Wymagana.
Rodzaj	Najem, faktura zagraniczna, wyciąg bankowy, ewidencja przebiegu albo inny.
Aktywny	Tylko aktywne pozycje są sprawdzane co miesiąc. Wyłączenie nie kasuje dotychczasowych wpisów.
Wskazówka	Dopisek widoczny dla klienta pod nazwą, np. „rachunek od właściciela lokalu, do 5. dnia miesiąca”.
Od miesiąca, Do miesiąca	Od kiedy i do kiedy dokument obowiązuje. Puste pole oznacza brak ograniczenia. „Do” nie może być wcześniejsze niż „od”.
NIP wystawcy	Pole opcjonalne, na razie tylko informacja.

Faktur z KSeF nie dopisuj: brakującą fakturę od stałego dostawcy program wykrywa sam.

Co robi klient w Strefie

Strona Dokumenty

Na stronie Dokumenty, nad zwykłym przesyłaniem plików, jest sekcja Dokumenty za z wyborem miesiąca i roku oraz licznikiem „do uzupełnienia”. Przy każdym otwartym braku są dwa przyciski:

• Dołącz plik — jeden plik: PDF, zdjęcie albo plik Office, do 15 MB. Trafia do dokumentów firmy za ten miesiąc, tak jak pliki przesłane na tej stronie, a brak dostaje stan „Dołączony” z odnośnikiem do pliku.
• W tym miesiącu nie ma — klient podaje powód, np. „umowa zawieszona, faktura za dwa miesiące”, i zapisuje. Bez powodu zapis nie przejdzie.

Dołączony plik i „nie ma” klient może wycofać przyciskiem Cofnij: pozycja wraca na listę otwartych, a historia zostaje w bazie. Wcześniej dołączony plik zostaje w dokumentach firmy.

Przed przekazaniem miesiąca

Ta sama sekcja jest na stronie Podsumowanie przeglądu, nad przyciskiem Zatwierdź i przekaż do księgowania, dla najwcześniejszego miesiąca w cyklu. Klient może tam uzupełnić braki bez przechodzenia na inną stronę. Otwarty brak nie blokuje przekazania — biuro zobaczy go przy miesiącu.

Własne dokumenty stałe

Pod listą jest rozwijana część Twoje dokumenty stałe spoza KSeF. Klient może tam dodać własną pozycję (nazwa i rodzaj), zmienić jej nazwę albo ją wyłączyć. Usunąć pozycję może tylko biuro w programie. Zmiana działa od razu, także na liście w programie.

Przypomnienie mailem

Gdy włączysz przypomnienie, klient z otwartymi brakami za poprzedni miesiąc dostaje jeden mail przed terminem przekazania. Mail zawiera listę braków z opisami, termin i przycisk Uzupełnij dokumenty w Strefie klienta, który loguje i otwiera właściwą firmę i miesiąc. Wychodzi z poczty biura, w jego wyglądzie.

Termin to pierwsza z tych dat, która jest ustawiona:

1. termin akceptacji miesiąca w Strefie,
2. Termin (dzień miesiąca) dostarczenia dokumentów do księgowania z karty firmy, w miesiącu następnym,
3. ten sam dzień z karty biura, w miesiącu następnym.

Mail może wyjść od trzech dni przed terminem do dnia terminu włącznie, rano po godzinie wysyłki (domyślnie 7:00). Na przykład za październik przy terminie 5 listopada: od 2 do 5 listopada. Firma bez żadnego z tych terminów nie dostaje przypomnienia.

Mail nie wychodzi, gdy:

• wysłano już przypomnienie za ten miesiąc tej firmie — jest tylko jedno,
• klient przekazał już miesiąc w Strefie albo biuro go przyjęło lub zamknęło,
• nie ma otwartych braków,
• firma nie ma przypisanego biura, biuro nie ma ustawionej poczty albo firma nie ma konta z włączonymi powiadomieniami,
• powiadomienia Strefy są wstrzymane w Opcjach bazy danych.

Klient może zrezygnować odnośnikiem w stopce maila, a treść i wygląd zobaczysz w panelu biura w Wygląd maili, próbka „Braki dokumentów za miesiąc”.

Braki w pracy biura

Na liście miesięcy firmy (Ewidencje księgowe → Lata → rok) jest kolumna Braki dokumentów: liczba otwartych braków i ich nazwy, np. „2: Faktura za najem lokalu - Jan Nowak, Wyciąg z mBanku”. Pusta kolumna oznacza, że nic nie jest otwarte.

Polecenie Braki dokumentów… w menu pod prawym przyciskiem myszy otwiera okno z pełną listą miesiąca. Widać w nim każdy dokument, opis i stan, a przy stanie także powód i osobę, np. „dołączony (Janina Kowalska)”.

Dostarczone inaczej

Gdy klient przyniósł dokument na papierze albo wysłał go mailem, zaznacz otwarty brak w oknie, wpisz uwagę (opcjonalnie) i kliknij Dostarczone inaczej. Brak znika z otwartych. Klient widzi w Strefie „Biuro ma ten dokument” z Twoją uwagą.

Pomyłkę cofniesz w tym samym oknie: zaznacz wiersz „dostarczony inaczej” i kliknij Cofnij dostarczenie. Brak wraca na listę otwartych, także u klienta w Strefie, a historia zostaje w bazie. Klient wpisu biura sam nie cofnie, a biuro w oknie nie zmienia stanów klienta: „dołączony” i „w tym miesiącu nie ma” cofa klient w Strefie.

Gdy miesiąc ma już Dostarczenie: kompletne, cofnięcie go nie zmienia — program o tym przypomni, a dostarczenie poprawisz w oknie miesiąca.

Dostarczenie: kompletne

Klient, który przy przekazaniu miesiąca zadeklarował, że cała sprzedaż i wszystkie zakupy są w KSeF, zwykle od razu daje miesiącowi Dostarczenie: kompletne. Przy włączonych brakach dochodzi warunek: miesiąc nie może mieć otwartych braków.

• Gdy biuro przyjmuje przekazanie w oknie Przekazane akceptacje, a brak jest otwarty, dostarczenie zostaje puste.
• Gdy ostatni brak zamknie biuro w oknie Braki dokumentów…, program od razu oznacza miesiąc jako kompletny, z datą przekazania przez klienta.
• Gdy ostatni brak zamknie klient w Strefie, oznaczenie dopisze następny przebieg okna Przekazane akceptacje.

Ręcznie ustawionego dostarczenia program nie zmienia. Przy wyłączonej funkcji wszystko działa jak dotąd.

Asystent AI

Asystent AI i serwer MCP programu widzą braki w statusie miesiąca: czy e-faktury zakupu są już pobrane, listę dokumentów ze stanem, powodem i osobą oraz przy zestawieniu całego biura liczbę otwartych braków przy firmie. Możesz zapytać np. „które firmy mają otwarte braki dokumentów za październik?”.

Najczęstsze pytania

Klient nie widzi braków w Strefie. Sprawdź, czy opcja jest włączona w Opcjach bazy danych i czy jest wybrany właściwy miesiąc. Pozycja stała musi być aktywna i obowiązywać w tym miesiącu (pola „Od miesiąca” i „Do miesiąca”).

Stały dostawca nie pojawia się na liście, choć faktury nie ma. Sprawdź warunki z punktu Brakujące e-faktury od stałych dostawców: najczęściej kwoty są zbyt różne albo e-faktur za ten miesiąc nie pobrano jeszcze po jego końcu. Taki dokument możesz dopisać na liście dokumentów stałych.

Faktura przyszła później. Gdy e-faktura od sprzedawcy znajdzie się w miesiącu, brak znika sam. Wystarczy, że jej data wystawienia wypada w tym miesiącu.

Mail nie wyszedł. Sprawdź listę w punkcie Przypomnienie mailem: najczęściej firma nie ma żadnego terminu albo miesiąc jest już przekazany.

Czy klient musi uzupełnić wszystko, żeby przekazać miesiąc? Nie. Otwarty brak nie blokuje przekazania, tylko wstrzymuje oznaczenie Dostarczenie: kompletne.