Lista klientów biura — pasma, statystyki, wstrzymanie usługi
Opublikowano
W wersji dla biur rachunkowych lista firm przestaje być samym spisem nazw: pokazuje stan obsługi każdego klienta — ile dokumentów przyniósł, kiedy ostatnio, co zostało wysłane, ile jest do zapłaty za obsługę i czy usługa w ogóle jest dla niego wykonywana. Ten temat opisuje te kolumny i przełączniki.
Wszystko poniżej działa w wersji dla biur rachunkowych; w niższych wersjach te kolumny i polecenia nie pojawiają się wcale.
Pasma kolumn
Kolumny są pogrupowane w pasma (nagłówki nad kolumnami), żeby dało się włączać całe grupy zamiast pojedynczych pól. Kliknij prawym przyciskiem nagłówek listy i wybierz listę pasm albo listę kolumn.
| Pasmo | Co pokazuje |
|---|---|
| Faktury | faktury biura wystawione klientowi: ostatnia data i kwota, okres ostatnio wysłanej faktury, pierwszy i ostatni zafakturowany miesiąc |
| Płatności | saldo klienta wobec biura, suma faktur i wpłat, liczba faktur nieopłaconych, płatność z góry i kwota do zapłaty |
| Biuro | biuro prowadzące, numer klienta, grupa klientów, data dodania, wymagana rola pracownika |
| Działalność | daty rozpoczęcia i zakończenia działalności, znacznik zawieszenia, status z rejestrów |
| Umowa | data podpisania i zakończenia umowy z biurem |
| Fakturowanie | czy fakturować, stawki podstawowe za księgi i płace, liczba pracowników przyjęta do wyceny |
| ZUS | czy wysyłać powiadomienia o składkach, kwota składki, ostatnia wysyłka i jej miesiąc |
| Akceptacje e-faktur | polityka akceptacji klienta i miesiąc ostatnio przekazany do księgowania |
Pasma Działalność i Umowa są domyślnie schowane — przydają się przy przyjmowaniu i kończeniu obsługi, nie na co dzień.
Statystyki obsługi
Przy każdym kliencie widać, ile pracy biuro dla niego wykonuje:
- liczba dokumentów i liczba miesięcy w bazie oraz średnia liczba dokumentów na miesiąc — także osobno za rok bieżący i poprzedni,
- przychody, koszty i dochód klienta,
- data dostarczenia pierwszych i ostatnich dokumentów w miesiącu,
- data wysyłki ZUS, wysyłki podsumowania podatkowego i wysyłki płac,
- status VAT z ostatniej weryfikacji oraz forma opodatkowania i ewidencji w bieżącym roku.
Te same dane widać w rozbiciu na miesiące po rozwinięciu roku obrotowego klienta — razem z wartościami narastająco od początku roku.
Wstrzymanie usługi
Klient z zaległościami albo taki, dla którego biuro chwilowo nie pracuje, dostaje przełącznik Usługa wstrzymana. Można go włączyć wprost z listy: zaznacz klientów, kliknij prawym przyciskiem i wybierz Wstrzymaj / wznów usługę — bez otwierania kartoteki, także dla wielu firm naraz.
Wstrzymany klient jest pomijany w operacjach masowych biura: przy eksporcie KEDU, wysyłkach wiadomości i naliczaniu składek. W oknie składki ZUS program napisze wprost, że wykonywanie usługi księgowej zostało wstrzymane — nie trzeba pamiętać o odznaczaniu takiego klienta przy każdej akcji.
Tym samym mechanizmem pomijane jest biuro rachunkowe: firma oznaczona jako Biuro rachunkowe nie trafia do operacji kierowanych do klientów.
Polecenia listy klientów
Pod prawym przyciskiem myszy, poza standardowymi, dochodzą:
- Dodaj KP i Dodaj przelew — wpłata klienta albo przelew bez otwierania kartoteki,
- Wyślij przelew na ZUS — przygotowanie przelewu składkowego dla zaznaczonych klientów,
- Otwórz kartę aktualnego kontrahenta — przejście do kartoteki kontrahenta powiązanego z firmą,
- Wstrzymaj / wznów usługę,
- Polityka akceptacji e-faktur — przełączenie zakresu akceptacji klienta bez otwierania edytora (gdy moduł akceptacji jest włączony).
Filtry biurowe
Do standardowych filtrów dochodzą te, które mają sens tylko w biurze: nazwa biura prowadzącego, „jest biurem", „klient lub biuro", „wystawiaj faktury", faktura biura wystawiona, a jeszcze niewysłana, a także forma opodatkowania właściciela w roku bieżącym i poprzednim. Opis pozostałych filtrów: Dodatkowe opcje filtrowania.
Klientów, których biuro już nie obsługuje, warto zamiast kasować zarchiwizować — wypadną wtedy z domyślnego widoku listy.
Numeracja i wydruk
Nowy klient biura dostaje automatycznie kolejny numer klienta (kolumna w paśmie „Biuro"). Wydruk listy klientów w wersji dla biur zawiera dane obsługi — nie tylko nazwę i NIP.