KSeF 2.0 — poradnik dla użytkownika TaxMachine
Opublikowano aktualizacja
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym od 2026 r. obowiązkowo wystawiane są faktury B2B w Polsce. Ten przewodnik łączy oficjalne wymagania KAS z konkretnymi krokami w programie TaxMachine — od pierwszego logowania, przez generację certyfikatu, po codzienne wysyłanie i pobieranie e-faktur.
Najważniejsze terminy do zapamiętania
| Data | Co się dzieje |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | KSeF obowiązkowy dla podatników, u których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Pozostali muszą odbierać e-faktury (bo ich wystawcy są w obowiązku). |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązkowy KSeF dla wszystkich pozostałych podatników. |
| 31 grudnia 2026 | Koniec okresu z wyłączeniem dla małych — do tego dnia podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży na fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (B2B; B2C jest zawsze poza limitem). |
| 1 stycznia 2027 | Koniec wyjątku dla paragonów ≤450 zł z NIP — od tego dnia paragon nie zastępuje faktury, fakturę trzeba wystawić w KSeF. |
Uwaga praktyczna: podatnicy obowiązani od 1 kwietnia 2026 muszą odbierać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 — bo ich kontrahenci z większego segmentu zaczynają wystawiać. Skonfiguruj KSeF w TaxMachine już w styczniu 2026.
Pierwsze uruchomienie — krok po kroku
Procedura zależy od formy prawnej. Wybierz właściwą ścieżkę:
A. JDG / osoba fizyczna prowadząca działalność
Najprostszy przypadek — bez ZAW-FA(3), bez papierów:
- Wejdź na https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ (od 1.02.2026: w Aplikacji Podatnika KSeF)
- Zaloguj się Profilem Zaufanym (lub kwalifikowanym podpisem z NIP/PESEL)
- Sprawdź że masz pełne uprawnienia (właściciel kontekstu)
- Wygeneruj certyfikat z przeznaczeniem „Uwierzytelnienie w systemie KSeF"
- Wczytaj certyfikat do TaxMachine: Konfiguracja → KSeF 2.0
- (Opcjonalnie) nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu — patrz niżej
B. Spółka / fundacja / JST / inna osoba prawna z pieczęcią kwalifikowaną z NIP
Również bez ZAW-FA(3):
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP podmiotu
- Pełne uprawnienia masz automatycznie
- Wygeneruj certyfikat Typu 1, wczytaj do TaxMachine
- Nadaj uprawnienia konkretnym pracownikom (każdy dostaje co potrzebuje)
C. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej — wymaga ZAW-FA(3)
Najbardziej podchwytliwa ścieżka, najczęstsze źródło problemów:
-
Spółka składa
ZAW-FA(3)do urzędu skarbowego, wskazując jedną osobę fizyczną (np. prezesa, głównego księgowego). Złożenie:- papierowo, lub
- elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy, lub
- przez e-Doręczenia (od 1.01.2026 — nie przez ePUAP)
Czas przetwarzania: zwykle 7-14 dni (zaplanuj zapas przed go-live).
-
Wskazana osoba loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF Profilem Zaufanym / kwalifikowanym podpisem (na swój NIP/PESEL).
-
Sprawdź uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF. Osoba wskazana w
ZAW-FA(3)złożonym od 1 lutego 2026 r. ma od razu pełny zakres: zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur, dostęp do faktur i zarządzanie jednostkami podrzędnymi (plus przeglądanie uprawnień i historii sesji). ⚠️ Przy zawiadomieniu ZAW-FA złożonym do 31 stycznia 2026 r. (przeniesionym do KSeF 2.0) system wprowadził tylko zarządzanie uprawnieniami — taka osoba musi najpierw nadać sobie sama:- Wystawianie faktur
- Przeglądanie faktur
-
Wskazana osoba generuje certyfikat Typu 1 na siebie (na swój NIP lub PESEL — certyfikatu z NIP spółki osoba z
ZAW-FAnie wygeneruje) i wczytuje go do TaxMachine. -
Następnie z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF może nadawać uprawnienia kolejnym pracownikom — bez kolejnego
ZAW-FA(3).
Program zwraca „brak uprawnień” mimo poprawnego certyfikatu? Sprawdź w Aplikacji Podatnika, czy osoba ma Wystawianie i Przeglądanie faktur w kontekście podmiotu — to typowe przy ZAW-FA sprzed 1 lutego 2026 r.
Nadawanie uprawnień konkretnym osobom w firmie
Po pierwszym uruchomieniu (ścieżki A, B lub C powyżej), właściciel kontekstu lub osoba z prawem zarządzania uprawnieniami może wskazać kolejnych pracowników:
| Stanowisko w firmie | Zakres uprawnień |
|---|---|
| Księgowość | Przeglądanie faktur (tylko odbiór, bez wystawiania) |
| Fakturzysta | Wystawianie faktur (tylko sprzedaż, bez odbioru zakupów) |
| Główny księgowy | Wystawianie + Przeglądanie + Przeglądanie historii sesji |
| Biuro rachunkowe (zewnętrzne) | Przeglądanie faktur + ewentualnie Wystawianie; z opcją „dalsze przekazywanie" pracownikom biura |
| Audytor / kontrola wewnętrzna | Przeglądanie faktur + Przeglądanie uprawnień + Przeglądanie historii sesji |
Każda osoba po nadaniu uprawnień powinna logować się i wygenerować swój certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF — wówczas TaxMachine na jej stanowisku zna ją osobiście (audyt logów KSeF wskazuje konkretną osobę, nie konto firmy).
→ konkretna procedura: Nadawanie uprawnień
Jak działa KSeF — model w 5 krokach
- Wystawiasz fakturę w TaxMachine — w polu P_2 nadajesz własny numer (jak dotychczas)
- TaxMachine wysyła plik XML zgodny ze schematem FA(3) do KSeF
- KSeF weryfikuje strukturę i nadaje numer KSeF (35 znaków)
- Wystawca otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) ze sterownikiem KSeF
- Faktura jest automatycznie dostępna dla nabywcy w KSeF — nabywca pobiera ją swoim programem albo przez Aplikację Podatnika MF
Faktura ustrukturyzowana nie jest załącznikiem do e-maila. Nie wysyłasz PDF-a kontrahentowi (chyba że dla wygody — to wówczas niezobowiązująca kopia). Faktura żyje w KSeF, kontrahent ją stamtąd pobiera. e-faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat — odpada obowiązek archiwizowania przez podatnika.
Co podlega KSeF, a co nie
W KSeF wystawiasz — pełna lista (FA(3) TRodzajFaktury)
| Kod XML | Rodzaj | Opis (z XSD MF) |
|---|---|---|
VAT | Faktura podstawowa | Standardowa faktura sprzedaży B2B |
ZAL | Faktura zaliczkowa | Dokumentuje otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności; także ostatnia z kilku faktur zaliczkowych obejmujących całą zapłatę (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT) — zob. Faktura zaliczkowa i końcowa |
ROZ | Faktura rozliczająca | Wystawiona w związku z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT (rozliczenie po wystawieniu zaliczkowej) |
UPR | Faktura uproszczona | Faktura w trybie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT |
KOR | Faktura korygująca | Korekta faktury podstawowej (VAT) |
KOR_ZAL | Korekta zaliczkowej | Korekta faktury zaliczkowej (ZAL) |
KOR_ROZ | Korekta rozliczającej | Korekta faktury rozliczającej (ROZ) |
W TaxMachine wybór rodzaju następuje automatycznie na podstawie typu
operacji w programie — przy wystawianiu zaliczki program ustawia ZAL,
przy korekcie do tej zaliczki: KOR_ZAL.
W KSeF NIE wystawiasz
- faktury konsumenckie (B2C) — dobrowolnie, ale obowiązku nie ma
- faktury od zagranicznych dostawców (KSeF nie służy do raportowania zakupów spoza PL)
- dowody wewnętrzne, rachunki, noty obciążeniowe / uznaniowe
- pro formy
- faktury wystawiane przez podatników bez siedziby / stałego miejsca prowadzenia działalności w PL
- transakcje w procedurach OSS / IOSS / międzynarodowy okazjonalny przewóz osób
- usługi przejazdu autostradą płatną, przewozu kolejowego/lotniczego/morskiego udokumentowane biletem
- usługi zwolnione z art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT (pewne usługi finansowe / ubezpieczeniowe / oświatowe)
Faktury B2C w KSeF — opcjonalne
Można wystawić w KSeF dobrowolnie. W takim wypadku trzeba przekazać klientowi wizualizację z kodem QR (PDF / wydruk) który pozwala mu zweryfikować autentyczność w KSeF.
Schemat FA(3) — co to jest
Od 1 lutego 2026 obowiązuje struktura FA(3). Jest to format XML z określonym schematem — TaxMachine generuje plik zgodny z FA(3) automatycznie na podstawie wprowadzonych danych. Nie pobierasz schemy do samodzielnego wypełnienia.
Najważniejsze elementy:
- Podmiot1 = sprzedawca (wystawca)
- Podmiot1K = poprzednik (przejęty/przekształcony) wykazywany przy korektach (art. 106j ust. 2 pkt 3)
- Podmiot2 = nabywca
- Podmiot3 = inny podmiot z konkretną rolą (faktor, odbiorca wewnętrzny, dodatkowy nabywca itp.) — pełna lista poniżej
- PodmiotUpoważniony = organ egzekucyjny / komornik / przedstawiciel podatkowy (gdy faktura wystawiana w trybach art. 106c)
- Pozycje ze stawkami VAT z zamkniętej listy FA(3)
- Załącznik — element pozwalający (po zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym) przesłać dane uzupełniające w samej fakturze. Plików PDF/JPG/XLS w KSeF nie da się dołączyć — jeśli potrzebujesz, prześlij osobno mailem.
Role podmiotów trzecich (TRolaPodmiotu3)
W elemencie Podmiot3 schemy FA(3) podajesz Rola — kod określający
charakter tego dodatkowego podmiotu na fakturze. Schemat dopuszcza
11 wartości:
| Kod | Rola | Kiedy używać |
|---|---|---|
1 | Faktor | Faktura objęta faktoringiem — dane faktora obok sprzedawcy i nabywcy |
2 | Odbiorca | Jednostki wewnętrzne / oddziały / wyodrębnione w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy |
3 | Podmiot pierwotny | Podmiot przejęty / przekształcony, który dokonywał dostawy lub świadczył usługę. Z wyłączeniem przypadków z art. 106j ust. 2 pkt 3 (wówczas używamy Podmiot1K) |
4 | Dodatkowy nabywca | Kolejni nabywcy poza wymienionym w Podmiot2 |
5 | Wystawca faktury | Podmiot wystawiający fakturę w imieniu podatnika. Nie dotyczy samofakturowania (gdy wystawcą jest nabywca — używamy odrębnego mechanizmu) |
6 | Dokonujący płatności | Podmiot regulujący zobowiązanie w miejsce nabywcy |
7 | JST — wystawca | Jednostka samorządu terytorialnego po stronie wystawcy |
8 | JST — odbiorca | Jednostka samorządu terytorialnego po stronie odbiorcy |
9 | Członek grupy VAT — wystawca | Konkretny członek grupy VAT po stronie sprzedaży |
10 | Członek grupy VAT — odbiorca | Konkretny członek grupy VAT po stronie zakupu |
11 | Pracownik | Pracownik wskazany na fakturze (np. delegacje, zwroty kosztów) |
W TaxMachine dane podmiotów trzecich wprowadzasz na osobnych zakładkach
w oknie edycji e-faktury — każda zakładka odpowiada konkretnej roli
(np. Faktor, Odbiorca, Dodatkowy nabywca, JST — wystawca, …).
Program automatycznie dodaje odpowiedni kod Rola do pliku XML FA(3).
Zakładki nie używane przez Twoją fakturę po prostu zostawiasz puste —
nie generują żadnych danych w XML-u.
Role podmiotów upoważnionych (TRolaPodmiotuUpowaznionego)
Gdy faktura jest wystawiana w imieniu podatnika przez organ
egzekucyjny, komornika lub przedstawiciela podatkowego, używamy elementu
PodmiotUpowazniony z polem RolaPU. Schemat dopuszcza 3 wartości:
| Kod | Rola | Podstawa prawna |
|---|---|---|
1 | Organ egzekucyjny | Art. 106c pkt 1 ustawy o VAT — sprzedaż egzekucyjna realizowana przez organ administracyjny |
2 | Komornik sądowy | Art. 106c pkt 2 ustawy o VAT — sprzedaż egzekucyjna realizowana przez komornika |
3 | Przedstawiciel podatkowy | Art. 18a-18d ustawy o VAT — gdy na fakturze występują dane przedstawiciela podatkowego (typowo: zagraniczny podatnik bez polskiej siedziby) |
→ szczegóły stawek: Stawki VAT w KSeF — schemat FA(3)
Numer KSeF i UPO
Numer KSeF to 35-znakowy unikalny identyfikator nadawany przez system fakturze. Jest inny niż Twój własny numer faktury (pole P_2). Oba numery powinny być widoczne na wizualizacji.
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — komunikat zwrotny z KSeF potwierdzający przyjęcie faktury. TaxMachine automatycznie zapisuje UPO przy wysłaniu — patrz Wysyłanie e-faktur.
Uwierzytelnianie i tożsamość
KSeF przyjmuje 6 metod uwierzytelnienia:
| Metoda | Kiedy używać |
|---|---|
| Profil Zaufany | Najprostsze, darmowe — dla osób fizycznych prowadzących działalność (JDG) |
| Podpis kwalifikowany z NIP / PESEL | Wystarcza bez ZAW-FA |
| Podpis kwalifikowany bez NIP / PESEL | Wymaga zgłoszenia w ZAW-FA (odcisk palca podpisu) |
| Pieczęć kwalifikowana z NIP | Spółki, JST — bez formalności |
| Pieczęć kwalifikowana bez NIP | Wymaga ZAW-FA |
| Token | Generowany w Aplikacji Podatnika KSeF; do automatyzacji w aplikacjach komercyjnych (np. TaxMachine) |
| Certyfikat KSeF | Od 1 lutego 2026 — preferowana metoda dla integracji programu z KSeF |
Powiązanie NIP ↔ PESEL: KSeF rozpoznaje, że są to identyfikatory tej samej osoby — możesz mieć uprawnienia nadane na NIP, a logować się narzędziem opartym o PESEL i odwrotnie.
Kiedy ZAW-FA(3) jest wymagane
ZAW-FA(3) to jedyne uprawnienie w KSeF nadawane „papierowo" / poza
systemem (do urzędu skarbowego). Składa się gdy:
- Spółka / fundacja / JST / inna osoba prawna nie ma kwalifikowanej
pieczęci elektronicznej z NIP —
ZAW-FA(3)wskazuje jedną osobę fizyczną, która będzie działać w imieniu podmiotu w KSeF - Logujesz się podpisem / pieczęcią bez atrybutu NIP/PESEL —
w
ZAW-FA(3)podajesz „odcisk palca" tego podpisu
JDG (osoba fizyczna prowadząca działalność) —
ZAW-FA(3)NIE jest potrzebne. Właściciel JDG ma pełne uprawnienia automatycznie po zalogowaniu się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem na swój NIP/PESEL.
Jakie uprawnienia daje ZAW-FA(3)
Według rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (§ 5 ust. 3 w związku
z § 3 ust. 1 pkt 1 i 2) osoba wskazana w zawiadomieniu ma uprawnienia do
nadawania i odbierania uprawnień oraz do wystawiania faktur
i dostępu do faktur. Podręcznik KSeF 2.0 (cz. I) wymienia pełny zakres
nadawany z ZAW-FA(3): zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur,
dostęp do faktur, zarządzanie jednostkami podrzędnymi oraz techniczne
przeglądanie uprawnień i historii sesji. Osoba ta może więc od razu
wygenerować certyfikat KSeF na siebie i pracować w programie.
Nie jest to jednak właściciel kontekstu: uprawnienia z ZAW-FA
odbiera się kolejnym zawiadomieniem, a certyfikatu z NIP podmiotu osoba
z ZAW-FA nie wygeneruje — certyfikat jest na jej NIP lub PESEL.
⚠️ Zawiadomienia złożone do 31 stycznia 2026 r. (przeniesione do KSeF 2.0) dały w systemie tylko uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Taka osoba musi najpierw sama sobie nadać Wystawianie faktur i Przeglądanie faktur, dopiero potem generować certyfikat dla programu — inaczej TaxMachine zwraca „brak uprawnień”.
ZAW-FA(3) składasz do urzędu skarbowego — papierowo, elektronicznie
przez e-Urząd Skarbowy lub przez e-Doręczenia (od 1.01.2026 nie
przez ePUAP). Przygotowanie i podpisy zgodnie z wymogami reprezentacji
podmiotu.
Kolejne uprawnienia — przekazywanie dalej
Osoba z ZAW-FA(3) może elektronicznie nadawać dalsze uprawnienia bez
żadnych formalności papierowych — innym pracownikom, biuru rachunkowemu,
podmiotom trzecim. Wszystko w Aplikacji Podatnika KSeF.
Standardowy workflow w spółce:
- Spółka składa
ZAW-FA(3)na 1 osobę (np. głównego księgowego, prezesa) - Ta osoba loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym
- Sprawdza, że ma Wystawianie faktur i Przeglądanie faktur (przy zawiadomieniu sprzed 1 lutego 2026 r. — nadaje je sobie)
- Generuje certyfikat KSeF Typu 1 dla siebie (do TaxMachine) — patrz Certyfikaty KSeF
- Nadaje uprawnienia kolejnym osobom (księgowość, fakturzyści) — każdy dostaje swój zakres (np. tylko Wystawianie dla fakturzysty, tylko Przeglądanie dla audytora)
- Każda nowa osoba po pierwszym zalogowaniu też generuje swój certyfikat (limity certyfikatów liczy się na osobę — zob. Limity certyfikatów)
→ konkretne kroki w Aplikacji Podatnika KSeF: Nadawanie uprawnień
Uprawnienia w KSeF
KSeF rozróżnia właściciela kontekstu (np. spółka, JDG) i uprawnienia nadane innym osobom / podmiotom:
| Uprawnienie | Co pozwala |
|---|---|
| Administrator | pełen dostęp + zarządzanie uprawnieniami |
| Wystawianie faktur | wystawianie ale nie dostęp do innych |
| Przeglądanie faktur | tylko odbiór / czytanie |
| Przeglądanie uprawnień | audyt kto ma jaki dostęp |
| Przeglądanie historii sesji | logi |
| Zarządzanie jednostkami podrzędnymi | dla JST / grup VAT |
| Operacje egzekucyjne | tylko komornicy / organy egzekucyjne |
Plus uprawnienia dla podmiotów (biura rachunkowe):
- Wystawianie w imieniu klienta
- Przeglądanie (czyste pobieranie do księgowania)
- Samofakturowanie (kontrahent wystawia faktury Tobie w Twoim imieniu)
- Przedstawiciel podatkowy
- Faktura VAT RR (rolnicy ryczałtowi)
Biuro rachunkowe może mieć tylko przeglądanie — wgląd w faktury bez prawa wystawiania. Daje to higieniczny rozdział: klient sam fakturuje, biuro tylko księguje.
→ konkretna procedura nadawania uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF dla biura rachunkowego: Nadawanie uprawnień przez klienta
Certyfikaty i tokeny — TaxMachine
TaxMachine integruje się z KSeF przez certyfikat KSeF lub token — program loguje się do KSeF samodzielnie (bez interaktywnego Profilu Zaufanego).
⚠️ Wybierz właściwe przeznaczenie certyfikatu
Przy składaniu wniosku w Aplikacji Podatnika KSeF musisz wskazać „Przeznaczenie certyfikatu". Aplikacja oferuje kilka opcji — dla TaxMachine wybierz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF". Tylko taki certyfikat pozwala programowi logować się do KSeF (sesje interaktywne i wsadowe).
Pułapka: wszystkie warianty certyfikatu wyglądają tak samo — para
.key+.crt, ten sam ekran w Aplikacji Podatnika KSeF. Różnica jest tylko w polu „Przeznaczenie certyfikatu" wybranym przy składaniu wniosku. Wczytanie certyfikatu z innym przeznaczeniem niż „Uwierzytelnienie w systemie KSeF" kończy się błędem „brak uprawnień" lub „certyfikat odrzucony" mimo że hasło i klucze są poprawne.
Jeśli przy pierwszej próbie wybrano niewłaściwe przeznaczenie — wygeneruj nowy z opcją „Uwierzytelnienie w systemie KSeF" (pamiętając o limicie wniosków — przy logowaniu numerem PESEL 12 w ciągu 30 dni).
Limity certyfikatów (Ministerstwo Finansów)
Limity liczy się na osobę lub podmiot, który się uwierzytelnia (według identyfikatora z podpisu: PESEL, NIP albo odcisk palca certyfikatu), a nie na kontekst firmy — certyfikaty jednej osoby dla wielu firm korzystają z jednej puli.
| Identyfikator przy logowaniu | Aktywne certyfikaty | Wnioski o certyfikat w ciągu 30 dni |
|---|---|---|
| PESEL | 6 | 12 |
| odcisk palca (podpis bez NIP/PESEL) | 6 | 12 |
| NIP | 100 | 300 |
- unieważnienie certyfikatu nie zwalnia limitu wniosków;
- przy komplecie aktywnych certyfikatów nowy można dostać na miesiąc przed wygaśnięciem najstarszego;
- większe limity MF przyznaje na uzasadniony wniosek (formularz kontaktowy KSeF);
- stan: dokumentacja API KSeF i podręcznik KSeF 2.0 cz. I (sierpień 2026); do marca 2026 r. przy PESEL obowiązywały 2 aktywne certyfikaty i 6 wniosków.
- certyfikat ważny 2 lata od daty wystawienia
- hasło certyfikatu: 15-32 znaki, wielka i mała litera, cyfra, znak specjalny
Certyfikat osoby fizycznej vs podmiotu
- Certyfikat dla JDG / osoby fizycznej — generowany na NIP/PESEL osoby, używany przez tę osobę (i program TaxMachine który jej imieniem działa)
- Certyfikat dla spółki (pieczęcią kwalifikowaną) — generowany w kontekście NIP firmy, używany do działania „w imieniu firmy"
- Certyfikat biura rachunkowego — generowany w kontekście NIP biura, uprawnia do działania na wszystkich klientach którzy dali biuru uprawnienie
→ jak wygenerować i wczytać do TaxMachine: Certyfikaty KSeF
Bezpieczeństwo: klucz prywatny certyfikatu (
.key) jest osobistym poświadczeniem tożsamości. Nie udostępniaj go innym osobom — osobie prowadzącej księgi nadaje się uprawnienia (osobno, w Aplikacji Podatnika KSeF), nie certyfikat.
Środowiska KSeF — Test, Produkcja
Dwa odrębne środowiska, każde z własną instancją Aplikacji Podatnika KSeF (uprawnienia, certyfikaty, faktury są niezależne):
| Środowisko | Adres Aplikacji Podatnika | Po co |
|---|---|---|
| Test | https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/ | Eksperymenty integratorów IT, dane testowe |
| Produkcja | https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ | Prawdziwe faktury, pełne skutki prawne |
W TaxMachine środowisko wybierasz w Konfiguracja → KSeF 2.0 (sklep firmy). Domyślnie ustawione jest produkcyjne.
→ jak zmienić środowisko / wczytać certyfikat: Certyfikaty KSeF
Co umie TaxMachine — przewodnik po programie
Program implementuje pełną integrację z KSeF 2.0. Najważniejsze funkcje:
| Funkcja | Gdzie w programie | Dokumentacja |
|---|---|---|
| Wysyłanie e-faktur (pojedynczo + wsadowo) | Faktury → Wyślij na zakładce „eFaktura" | Wysyłanie e-faktur |
| Pobieranie e-faktur z KSeF | Węzeł „e-Faktury" → Pobierz | Pobieranie e-faktur |
| Automatyczne księgowanie e-faktur | Po pobraniu — auto-rozpoznanie + ręczna korekta | Księgowanie e-faktur |
| Stawki VAT w FA(3) | Słownik stawek + walidacja przy wysyłce | Stawki VAT FA(3) |
| Oznaczenia OFF/DI/BFK w JPK_V7 | Pola KSeF, Off, DI, BFK w oknie edycji dokumentu | Nowe oznaczenia w JPK_V7(3) |
| Certyfikaty KSeF — wczytywanie i zarządzanie | Konfiguracja → KSeF 2.0 (per podmiot) | Certyfikaty |
| Nadawanie uprawnień biuru rachunkowemu | Aplikacja Podatnika MF (poza programem) | Nadawanie uprawnień |
| Wsad pobierania e-faktur dla biura rachunkowego | Pobierz dla wszystkich podmiotów / per klient | Pobieranie e-faktur, Wysyłka wsadowa |
Aplikacje MF — alternatywne / pomocnicze narzędzia
Ministerstwo Finansów oferuje darmowe narzędzia do KSeF:
-
Aplikacja Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl/web/) — webowa, centralne narzędzie KSeF 2.0. Zawiera w jednym miejscu:
- zarządzanie uprawnieniami (zakładka Uprawnienia) — nadawanie, cofanie, audyt
- składanie wniosków o certyfikaty i ich pobieranie (zakładka Certyfikaty)
- generowanie tokenów (zakładka Tokeny)
- proste wystawianie faktur (bez własnych formatek, bez bazy kontrahentów, bez załączników, tylko online)
- przeglądanie wystawionych i otrzymanych faktur, historii sesji, UPO
Uwaga: dawne narzędzie MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) zostało zintegrowane z Aplikacją Podatnika — od 1 lutego 2026 wszystkie jego funkcje są dostępne jako zakładki w menu głównym Aplikacji. Nie zastępuje systemu księgowego — TaxMachine nadal trzyma księgowość, ewidencje, KPiR, magazyn.
-
Aplikacja Mobilna KSeF — Android / iOS — wystawianie i przeglądanie faktur w drodze (ograniczona funkcjonalność, brak załączników).
-
e-mikrofirma — w e-Urzędzie Skarbowym, dla JDG którzy nie używają programów księgowych.
W TaxMachine wszystkie te funkcje masz wbudowane — Aplikacji Podatnika potrzebujesz głównie do:
- Nadania uprawnień (jednorazowo: pracownikom firmy / biuru rachunkowemu)
- Generacji certyfikatu który wczytujesz do TaxMachine
- Logowania awaryjnego gdy program nie działa
Checklista — przed 1 lutego 2026
Wykonaj te kroki w styczniu 2026 żeby program płynnie wystartował:
- Aktualizacja TaxMachine do najnowszej wersji (Pobieranie programów)
- Zalogowanie do Aplikacji Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) — przez Profil Zaufany
- Wygenerowanie certyfikatu KSeF typu „Uwierzytelnienie w systemie KSeF" (instrukcja)
- Wczytanie certyfikatu w TaxMachine: Konfiguracja → KSeF 2.0
- Wybór środowiska: produkcja (lub test)
- Test wysyłki próbnej faktury na środowisku testowym przed pierwszą produkcyjną
- Test pobierania e-faktur od kontrahenta (jeśli już ma certyfikat produkcyjny)
- Sprawdzenie uprawnień biura rachunkowego — czy biuro ma już certyfikat klienta i może pobierać
- Audyt stawek VAT w słowniku — czy wszystkie używane są zgodne z FA(3) (lista)
- Aktualizacja regulaminów / umów handlowych — nowe zasady doręczania faktur (KSeF zamiast e-mail)
- Plan obsługi awarii — co robisz gdy KSeF padnie? (faktura w trybie off-line z numerem KSeF nadanym po przywróceniu systemu)
Częste pytania
Czy każda firma musi korzystać z KSeF?
Tak, jeśli wystawia faktury VAT (czynny lub zwolniony). Forma prawna nie ma znaczenia — JDG, sp. z o.o., spółka cywilna, fundacja, JST, rolnik czynny — wszyscy.
Kiedy mogę nie wystawiać w KSeF?
- Faktura konsumencka (B2C) — opcja dobrowolna
- Łączna wartość faktur B2B w miesiącu ≤ 10 000 zł — do 31 grudnia 2026
- Wystawca zagraniczny bez polskiej siedziby
- Procedury OSS / IOSS / autostrady / bilety transportowe
Czy mogę dołączyć PDF-a do faktury w KSeF?
Nie. KSeF przyjmuje wyłącznie XML zgodny z FA(3). Element
Zalacznik w schemacie FA(3) to dane (nie plik PDF/JPG). Pliki
binarne wysyłaj poza KSeF (e-mail, dysk).
Co jeśli pomylę numer faktury (P_2)?
Korekta — w KSeF wystawiasz fakturę korygującą do oryginalnej. TaxMachine ma na to dedykowaną funkcję — patrz Wysyłanie e-faktur.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury za mnie?
Tak — nadajesz mu w Aplikacji Podatnika KSeF uprawnienie Wystawianie faktur, ewentualnie z prawem do dalszego przekazywania pracownikom biura. Możesz też ograniczyć do Przeglądania (samo księgowanie po Twoich fakturach).
Co jeśli KSeF ma awarię?
W okresie awarii systemu można wystawiać w trybie off-line —
TaxMachine generuje numer faktury z prefiksem OFF i przesyła do KSeF
po przywróceniu systemu (max 1 dzień roboczy po ustaniu awarii).
Faktura w trybie off-line dla nabywcy widoczna jest natychmiast po
wystawieniu (sprzedawca przekazuje wizualizację z kodem QR).
Szczegóły dostępne w
Nowe oznaczenia OFF/DI/BFK.
Czy faktury są przechowywane?
KSeF archiwizuje faktury przez 10 lat. Nie musisz dodatkowo archiwizować — to obowiązek państwa. Pobierz i archiwizuj jedynie te, które są Ci potrzebne (kopie do procesów wewnętrznych, audytów).
Co jeśli kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do KSeF?
Faktura jest w KSeF (jeśli sprzedawca jest podmiotem polskim z obowiązkiem), ale ze względu na brak dostępu zagranicznego nabywcy do KSeF — przekazujesz mu wizualizację z kodem QR dodatkowo, np. mailem.
Pomoc i kontakt
- TaxMachine — pytania o konkretne funkcje, błędy: formularz zgłoszeniowy
- KSeF — Ministerstwo Finansów — pytania o przepisy, procedury, nadawanie uprawnień: ksef.podatki.gov.pl — sekcja „Pytania i odpowiedzi"
- Materiały MF — broszura „KSeF w pigułce" (PDF), tutoriale wideo, „Środy z KSeF" (cykl webinariów)
- Wizyta w urzędzie skarbowym — można umówić się przez stronę ksef.podatki.gov.pl na konsultację KSeF
Linki — ścieżka do pełnej konfiguracji w TaxMachine
- Certyfikaty i tokeny — generacja w Aplikacji Podatnika KSeF + wczytanie do programu
- Nadawanie uprawnień — biura rachunkowe
- Wysyłanie e-faktur — pojedynczo + wsadowo
- Pobieranie e-faktur z KSeF
- Księgowanie e-faktur — auto + ręcznie
- Stawki VAT FA(3) — pełna lista i mapowanie
- Oznaczenia OFF/DI/BFK w JPK_V7