Faktura zaliczkowa i końcowa

Gdy nabywca płaci przed wydaniem towaru albo wykonaniem usługi — zaliczkę, przedpłatę, zadatek — wystawia się fakturę zaliczkową, najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym przyszły pieniądze (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Po wykonaniu zamówienia wystawia się fakturę końcową, która rozlicza zaliczki. Przy kilku zaliczkach do jednego zamówienia powstaje łańcuch faktur zaliczkowych — TaxMachine prowadzi go sam: każda kolejna zaliczkowa zna poprzednie, a końcowa odejmuje je wszystkie.

Sytuacja	Co wystawiasz
Jedna zaliczka, reszta zapłaty po wykonaniu	fakturę zaliczkową, a po wykonaniu — końcową
Kilka zaliczek, reszta po wykonaniu	fakturę zaliczkową, kolejne zaliczkowe, na końcu końcową — wystawioną od ostatniej zaliczkowej
Zaliczki pokryły całą zapłatę	same faktury zaliczkowe; ostatnia podaje numery poprzednich, a faktury końcowej się nie wystawia (art. 106f ust. 4)

Faktura zaliczkowa

1. W drzewie firmy wybierz Sprzedaż → Faktury i kliknij Dodaj.

2. W polu Rodzaj faktury wybierz Faktura zaliczkowa. Okno się zmienia: zakładka z pozycjami nazywa się teraz Pozycje zamówienia lub umowy, dochodzi zakładka Zaliczka, a zamiast daty sprzedaży jest pole Data zaliczki — dzień, w którym wpłynęły pieniądze. W sekcji Płatność pole Poprzednia faktura zaliczkowa zostaje puste — wypełnia się samo przy kolejnych zaliczkach.

   

3. Wybierz nabywcę, a na zakładce Pozycje zamówienia lub umowy wpisz pozycje całego zamówienia albo umowy — towary i usługi, ilości, ceny, stawki VAT. Na fakturze zaliczkowej te dane są obowiązkowe (art. 106f ust. 1 pkt 4), a podsumowanie pod pozycjami pokazuje wartość zamówienia.

   

4. Na zakładce Zaliczka kliknij Dodaj i w oknie Pozycja zaliczki wpisz otrzymaną kwotę oraz stawkę VAT. Wystarczy jedna kwota — netto albo brutto; pozostałe program wyliczy. VAT od zaliczki liczy się od kwoty brutto, czyli od tego, co faktycznie wpłynęło.

   

   

   Gdy zamówienie ma pozycje w różnych stawkach VAT, dodaj osobną pozycję zaliczki dla każdej stawki — program nie dzieli zaliczki między stawki sam.

5. Kliknij Zapisz i zamknij. Jeśli faktura nie ma jeszcze płatności, program zapyta, czy dodać płatność na pełną kwotę zaliczki — faktura zaliczkowa dokumentuje pieniądze, które już są na koncie, więc zwykle odpowiada się Tak.

Wydruk ma tytuł „Faktura zaliczkowa”, datę otrzymania zaliczki, zaliczkę w podziale na stawki VAT, dane zamówienia lub umowy i wartość zamówienia ogółem. W KSeF faktura idzie jako ZAL, razem z danymi zamówienia i z datą otrzymania zaliczki — to Data zaliczki z okna faktury. Gdy zaliczka wpłynęła w kilku częściach w różnych dniach, czyli płatności przypisane do faktury mają różne daty i razem dają kwotę faktury, program podaje w KSeF datę i kwotę każdej wpłaty zamiast jednej daty. Tak działa od wydania 3.6738 — wcześniejsze wysyłały fakturę zaliczkową bez daty otrzymania zaliczki.

Kolejna faktura zaliczkowa — łańcuch zaliczek

1. Otwórz poprzednią fakturę zaliczkową i na karcie wstążki Faktury pochodne kliknij Wystaw kolejną fakturę zaliczkową. Ten sam przycisk jest na liście faktur, na karcie Faktury w grupie Faktury pochodne — działa na fakturze wskazanej na liście.

   

2. Program przepisuje nabywcę, pozycje zamówienia i warunki płatności, ale nie kwoty zaliczki ani płatności. Sprawdź datę wystawienia i datę zaliczki — data zaliczki to dzień, w którym wpłynęły pieniądze tej zaliczki.

3. Na zakładce Zaliczka dodaj kwotę nowej zaliczki, tak jak przy pierwszej.

4. Zakładka Faktury zaliczkowe pokazuje wcześniejsze faktury zaliczkowe, a pod nimi trzy podsumowania: pozycji zamówienia, faktur zaliczkowych w przekroju stawek VAT i faktury po uwzględnieniu zaliczek — czyli ile z zamówienia zostało do rozliczenia przed tą zaliczką.

   

Każda kolejna zaliczkowa wskazuje poprzednią, więc łańcuch może mieć dowolnie wiele faktur. Na wydruku kolejnej zaliczkowej jest tabela „Wystawione wcześniej faktury zaliczkowe”, a w KSeF faktura podaje numery KSeF poprzednich zaliczkowych (dla faktur wystawionych poza KSeF — ich numery). Dzięki temu, gdy zaliczki pokryją całą zapłatę, ostatnia zaliczkowa spełnia wymóg art. 106f ust. 4 i faktury końcowej już nie potrzeba.

Przycisk Przypisz płatności zaliczkowe na zakładce Płatności to inna funkcja: przypisuje do faktury wpłaty nabywcy, które nie były jeszcze powiązane z żadną fakturą.

Faktura końcowa

1. Otwórz ostatnią fakturę zaliczkową łańcucha (albo wskaż ją na liście faktur) i w grupie Faktury pochodne kliknij Wystaw fakturę końcową. Program zbiera zaliczki, idąc od wskazanej faktury wstecz — wystawiona od pierwszej zaliczkowej pominęłaby późniejsze.

2. Nowa faktura ma rodzaj Faktura, dzisiejsze daty wystawienia i sprzedaży, a na zakładce Pozycje faktury — pozycje zamówienia z faktur zaliczkowych. Jeśli wykonanie różni się od zamówienia, popraw pozycje.

3. Zakładka Faktury zaliczkowe pokazuje wszystkie zaliczkowe łańcucha. Podsumowanie faktury po uwzględnieniu zaliczek to pozycje pomniejszone o zaliczki — osobno w każdej stawce VAT, tak jak wymaga art. 106f ust. 3.

   

4. Kliknij Zapisz i zamknij. Na liście faktur ma rodzaj „Faktura końcowa”.

Zwykła faktura staje się końcową także wtedy, gdy w sekcji Płatność wybierzesz w polu Faktura zaliczkowa ostatnią zaliczkową łańcucha.

Wydruk ma tytuł „Faktura końcowa”, tabelę wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych (numer, data wystawienia, data otrzymania zaliczki, netto, VAT, brutto), wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek i kwotę należności — albo „Do zwrotu ogółem”, gdy zaliczki przekroczyły zamówienie. Do zapłaty zostaje wartość zamówienia brutto pomniejszona o wszystkie płatności z łańcucha. W KSeF faktura końcowa idzie jako faktura rozliczająca ROZ, z numerami KSeF faktur zaliczkowych.

Przykład: dwie zaliczki i faktura końcowa

Umowa na projekt i wdrożenie sklepu internetowego: 20 000 zł netto, 24 600 zł brutto (23% VAT).

Faktura	Netto	VAT	Brutto
Zaliczkowa — 30%	6 000,00 zł	1 380,00 zł	7 380,00 zł
Kolejna zaliczkowa — 40%	8 000,00 zł	1 840,00 zł	9 840,00 zł
Końcowa — reszta	6 000,00 zł	1 380,00 zł	7 380,00 zł
Razem	20 000,00 zł	4 600,00 zł	24 600,00 zł

Faktura końcowa ma w pozycjach całe zamówienie (20 000 zł netto), a jej wartość po uwzględnieniu obu zaliczek to 7 380 zł brutto.

Korekty

Fakturę zaliczkową koryguje się jak każdą inną — Faktury pochodne → Wystaw korektę (w KSeF KOR_ZAL). Korekta zaliczkowej ma sekcję Zaliczka po korekcie z przyciskiem Kopiuj pozycje pierwotne zaliczki. Kolejną zaliczkową i końcową można wystawić także od korekty zaliczkowej — program bierze wtedy pozycje po korekcie. Korekta faktury końcowej (KOR_ROZ) nie odejmuje zaliczek drugi raz. Więcej: Faktury korygujące.

Księgowanie

Fakturę zaliczkową program księguje tylko do rejestru VAT — obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki (art. 19a ust. 8), a przychód w podatku dochodowym — po wykonaniu. Szczegóły: Faktura sprzedażowa zaliczkowa i Faktura sprzedażowa końcowa.