Dzienniki i schematy księgowań

Poniżej pokazano dziennik dla wyciągów z rachunku bieżącego z przykładowym schematem księgowania. Opcje schematu określane na zakładce "Dokument" określają domyślne elementy numeru dokumentu, opisu, a także zachowanie okna wprowadzania dokumentu, widoczność pól (np. kontrahenta), pomijanie stałych elementów, kopiowanie wybranych elementów podczas dodawania nowego dokumentu księgowego. Można też określić typ VAT, dla schematów z VAT dostępna jest zakładka zawierająca stosowane w schemacie rejestry VAT.

Zwracamy uwagę na symbol dziennika, musi on być unikalny wchodzi bowiem w skład numerów kolejnych dokumentów w dzienniku, w tym w JPK_KR. Szczególny typ dziennika jest używany przy automatycznym księgowaniu dokumentów, dzięki niemu program wie do którego dziennika księgować faktury sprzedaży, dokumenty kasowe i przelewy.

Poniżej pokazano definiowanie księgowań schematu. Definiowanie wartości dla księgowań nie jest obowiązkowe, można zostawić pole "Wartość lub wyrażenie" w pozycji księgowania puste, wówczas kwotę będzie się wpisywać bezpośrednio w księgowaniu. Dla pewnych dzienników, np. "Polecenia księgowania", w ogóle nie ma sensu definiować wartości, a nawet można nie definiować kont, wówczas konta wpisuje się dla takiego schematu z ręki. Wszystko zależy od tego, czy dla danego schematu księgowania są stałe, powtarzalne.

W szczególności, definiowanie wartości i pozycji księgowań specjalnie dla dokumentu który będzie zaksięgowany prawdopodobnie tylko raz, np. wpłata kapitału zakładowego, mija się z celem, bowiem szybciej będzie to zaksięgować w ramach ogólnego schematu dla dziennika PK czy rachunku bieżącego bez zdefiniowanych księgowań.

Schemat ksiegowania przelewu od nabywcy jest pokazany poniżej:

Dla tak zdefiniowanego schematu księgowanie wygląda następująco:

Lista dokumentów z tą pozycją:

Schemat z podanym rejestrem VAT, można zdefiniować do trzech rejestrów VAT dla schematu:

Dla tego schematu definiując księgowanie wykorzystuje się predefiniowane dla rejestru VAT wartości by zaksięgować kwoty VAT na odpowiednie konta:

Księgowanie wg tego schematu wygląda potem jak poniżej, kwoty VAT wchodzą automatycznie do księgowań:

Ta sama pozycje na liście dokumentów księgowych:

Dziennik wyciągów bankowych

Okno księgowania wyciągów bankowych proponuje do operacji tylko schematy dziennika wybranego dla wyciągu (kolumna Dziennik na liście wyciągów) — jeden wyciąg księguje się w jednym dzienniku. Dziennik wyciągu program wybiera tak:

1. dziennik, w którym zaksięgowano wcześniej wyciąg z tego samego rachunku bankowego (program zapamiętuje go po księgowaniu),
2. pierwszy dziennik firmy z ustawionym Typ szczególny dziennika: Rachunek bieżący,
3. gdy firma nie ma takiego dziennika — pierwszy dziennik firmy, np. dziennik faktur; wtedy na liście są tylko schematy księgowania faktur.

Żeby księgować wyciągi, firma potrzebuje dziennika dla rachunku bankowego z typem szczególnym Rachunek bieżący i schematami operacji bankowych (np. przelew od klienta, zapłata dla dostawcy, opłaty bankowe). Przy pierwszym wyciągu z danego rachunku wystarczy wskazać ten dziennik w kolumnie Dziennik — po zaksięgowaniu kolejne wyciągi z tego rachunku dostaną go same.