Listy płac

Listę płac księgujemy do kolumny „Wydatki na wynagrodzenia" — trafia tam kwota brutto sumy wynagrodzeń. Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, wraz ze składkami na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP, księgowane są do kolumny „Pozostałe wydatki".

Księgowanie można przeprowadzić na podstawie DW lub bezpośrednio na podstawie listy płac i deklaracji ZUS DRA.

W jakim miesiącu program księguje wynagrodzenia i składki

Program księguje oba wpisy — wynagrodzenia i składki ZUS pracodawcy — w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, czyli w miesiącu listy płac. Nie jest to uproszczenie programu: tak stanowi ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynagrodzenia ze stosunku pracy są kosztem w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba).

Składki ZUS w części finansowanej przez płatnika, a także składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, są kosztem w miesiącu, za który należności te są należne — pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (art. 22 ust. 6bb).

W praktyce oznacza to, że przy liście płac za lipiec i terminowej zapłacie składek do ZUS składki są kosztem lipca, mimo że przelew wychodzi w sierpniu. Dokładnie tak księguje je program.

Kiedy termin zostanie przekroczony

Jeżeli wynagrodzenie nie zostało wypłacone w terminie albo składki nie zostały opłacone w terminie, powyższa zasada przestaje obowiązywać i wraca zasada kasowa: koszt powstaje dopiero w miesiącu faktycznej wypłaty lub zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt 55 dla wynagrodzeń, pkt 55a dla składek).

Program nie wie, czy przelew do ZUS wyszedł w terminie, więc nie przenosi takich wpisów samoczynnie. Przy spóźnieniu trzeba poprawić księgę ręcznie: usunąć wpis „Składki ZUS pracodawcy" z miesiąca listy i wprowadzić go w miesiącu faktycznej zapłaty — albo zaksięgować składki z wyciągu bankowego, gdzie wpis powstaje w dacie rzeczywistego przelewu.

Uwaga na podwójny koszt. Jeżeli księgowane są jednocześnie listy płac automatem i przelew składek z wyciągu bankowego, składki pracodawcy trafią do księgi dwa razy — to dwa różne dokumenty i program ich nie skojarzy. Warto sprawdzić kolumnę „Pozostałe wydatki" za miesiąc listy oraz za miesiąc przelewu.

Umowy zlecenia — tu zasada jest inna

Dla umów zlecenia i o dzieło nie ma odpowiednika art. 22 ust. 6ba i 6bb. Należności z tych tytułów rozlicza się kasowo: rachunek jest kosztem w miesiącu wypłaty, a składki ZUS od niego — w miesiącu ich faktycznej zapłaty.

Program odwzorowuje tę różnicę: rachunki do umów zleceń księguje w dacie wypłaty, a składki ZUS zleceniodawcy osobnym przyciskiem, w miesiącu zapłaty, pytając o datę przelewu.

Dlatego składki od umów o pracę i od zleceń mogą trafić do księgi w różnych miesiącach. Nie jest to niespójność programu, tylko odwzorowanie dwóch różnych przepisów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 592):

• art. 22 ust. 6ba — wynagrodzenia ze stosunku pracy,
• art. 22 ust. 6bb — składki ZUS pracodawcy oraz FP, FS i FGŚP,
• art. 23 ust. 1 pkt 55 — niewypłacone wynagrodzenia oraz należności z umów zlecenia i o dzieło,
• art. 23 ust. 1 pkt 55a — nieopłacone składki w części finansowanej przez płatnika.