Pastylki przy firmach — co program pilnuje za biuro
Opublikowano
W wersji dla biur rachunkowych program pokazuje przy firmach w drzewie i na liście firm małe znaczniki — pastylki. Każda pastylka to sygnał „sprawdź”: e-faktury czekające na zaksięgowanie, przekroczony limit, klient bez faktury biura, deklaracja ZUS po terminie, logowanie do KSeF, które przestało działać. Program liczy je sam, w tle, dla wszystkich klientów biura — nie trzeba niczego uruchamiać.
Pastylki są włączone domyślnie we wszystkich bazach wersji dla biur rachunkowych.
Jak wyłączyć pastylki
- Konfiguracja → Opcje bazy danych.
- W grupie Opcje dla biur rachunkowych zaznacz Wyłącz znaczniki (pastylki) przy firmach w drzewie i na liście firm.
- Zapisz.
To jest ustawienie bazy danych, nie stanowiska: wyłącza pastylki na wszystkich komputerach, które pracują na tej bazie. Na Twoim stanowisku pastylki znikają od razu po zapisie, na pozostałych — w ciągu pół minuty. Żeby je przywrócić, odznacz to samo pole.
Zanim wyłączysz pastylki, bo coś Ci w nich przeszkadza albo coś się źle liczy — napisz do nas (niżej: Coś się źle liczy?). Część sytuacji załatwia też przycisk „Wyjaśnij”.
Jak czytać pastylki
- Gdzie: przy firmie w drzewie po lewej i w kolumnie „Nazwa” listy firm; część pastylek także przy latach i miesiącach firmy (np. dokumenty do zaksięgowania za konkretny miesiąc), zadania — przy folderze „Zadania”.
- Dymek: najedź myszą na pastylkę — dymek wyjaśnia, czego dotyczy, i wymienia pozycje. Kilka liczb przy jednej firmie (np. do zaksięgowania, limity, zadania) rozróżnisz po kolorze i dymku.
- Kliknięcie: otwiera stronę z listą pozycji, odnośnikami do nich i przyciskiem „Wyjaśnij”.
- Kolory:
- szara — jest coś do zrobienia (np. liczba dokumentów do zaksięgowania);
- sam obrys — sprawa w toku albo mniej pilna (np. bieżący miesiąc, deklaracja wysłana, ale bez potwierdzenia ZUS);
- czerwona — pilne (np. skutek przekroczenia limitu już trwa, brak deklaracji DRA po terminie, logowanie do KSeF nie działa);
- pomarańczowa — ostrzeżenie (np. blisko limitu, klient czeka na wysyłkę faktury).
- Odświeżanie: program przelicza pastylki co kilka minut (każdy rodzaj we własnym rytmie), a od razu — po pobraniu e-faktur, po zapisaniu wyjaśnienia i po zmianie danych, których pastylka dotyczy.
- Wąska kolumna: gdy nazwa firmy się nie mieści, pierwszeństwo ma tekst — część pastylek może się nie wyświetlić. Poszerz kolumnę albo panel drzewa.
Rodzaje pastylek
| Pastylka | Co oznacza | Kliknięcie |
|---|---|---|
| liczba (szara) | E-faktury z KSeF i dokumenty źródłowe niezaksięgowane z miesięcy przed bieżącym. Przy roku i miesiącu — za ten okres (bieżący miesiąc obrysem, bo jeszcze trwa). Nie liczą się oznaczone „nie księguj” i wyjaśnione. | lista e-faktur i dokumentów z odnośnikiem „Pokaż” |
| liczba (czerwona albo obrys) | Limity podatkowe i ulgi ZUS do wyjaśnienia: przekroczony limit (np. zwolnienia z VAT, kasy fiskalnej) albo zmiana kodu ulgi ZUS. Czerwona, gdy skutek przekroczenia już obowiązuje. | raport limitów firmy |
| liczba (pomarańczowa) | Blisko limitu w bieżącym roku (80% i więcej albo zagrożenie według prognozy). | raport limitów firmy |
| liczba przy firmie i folderze „Zadania” | Zadania po terminie (czerwona) albo na dziś (obrys). | zadanie na liście |
| FV | Aktualny klient biura bez faktury biura za poprzedni miesiąc albo firma, której biuro wystawiło fakturę, a nie jest oznaczona jako aktualny klient. Pastylki pojawiają się tylko w biurze, które fakturuje klientów w programie (co najmniej połowa aktualnych klientów ma fakturę biura z bieżącego albo poprzedniego miesiąca). | klienci bez faktury biura; „Aktualny klient…” zmienia oznaczenie |
| ZUS | Kod tytułu ubezpieczenia właściciela w programie inny niż w Programie Płatnika, właściciel wyrejestrowany w Płatniku, kartoteka bez okresu ubezpieczenia albo brak kartoteki. Wymaga połączenia z bazą Programu Płatnika. | kody ZUS do wyjaśnienia; „Kody ZUS…” przepisuje kod z Płatnika |
| DRA (albo ZUA, ZZA, ZWUA, ZIUA) | Po terminie płatności składek: brak deklaracji DRA, deklaracja niewysłana (czerwona) albo wysłana bez potwierdzenia ZUS dłużej niż 2 dni (obrys). Zgłoszenia — niewysłane albo bez potwierdzenia ponad 7 dni. Wymaga połączenia z bazą Programu Płatnika. | dokumenty ZUS do wyjaśnienia i „Status ZUS” |
| KSeF (pomarańczowa) | Klient przekazał w Strefie klienta fakturę do wysyłki do KSeF. | lista faktur firmy |
| KSeF (czerwona) | Ostatnie logowanie do KSeF nie przeszło — niżej: Logowanie do KSeF. | błąd, „Sprawdź teraz”, kreator połączenia |
Logowanie do KSeF
Czerwona pastylka KSeF pojawia się, gdy przy ostatnim pobieraniu e-faktur (wszystkich firm, jednej firmy albo przez asystenta AI) albo przy ostatnim sprawdzeniu program nie zalogował się do KSeF w imieniu firmy. Najczęstsze przyczyny:
- klient nie nadał biuru uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF albo je wycofał,
- wygasł certyfikat KSeF,
- token został unieważniony,
- certyfikat wystawiono z przeznaczeniem innym niż „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” albo w kontekście innego NIP-u.
Kliknięcie pastylki otwiera stronę z błędem z ostatniej próby, datą ostatniego udanego logowania i podpowiedzią, co sprawdzić. Do dyspozycji są:
- Sprawdź teraz — program loguje się do KSeF każdą metodą z kartoteki firmy: certyfikatem firmy, tokenem firmy i certyfikatem biura prowadzącego (przy pobieraniu i wysyłce próbuje ich w tej kolejności). Dla każdej metody pokazuje, czy logowanie przeszło, czy działa odbieranie e-faktur (uprawnienie „Przeglądanie faktur” albo właściciel) i wysyłka („Wystawianie faktur” albo właściciel), oraz jakie uprawnienia daje w KSeF tej firmy — przy certyfikacie biura są to uprawnienia, które klient nadał biuru. Przy certyfikacie widać też, do kiedy jest ważny. Gdy odbieranie działa, pastylka znika.
- Kreator KSeF… — kreator połączenia z KSeF: skąd wziąć certyfikat albo token, logowanie certyfikatem biura w imieniu klienta, sprawdzenie i zapis w kartotece.
- Przejdź — firma w drzewie.
- Nie jest klientem… — odznacza w oknie firmy pole „Aktualny klient biura”: pobieranie e-faktur wszystkich firm ją pomija, a pastylki jej nie dotyczą.
- Archiwizuj… — oznacza firmę jako zarchiwizowaną: znika z drzewa i listy firm (wraca po włączeniu „Pokaż podmioty oznaczone jako zarchiwizowane” w opcjach programu, zob. archiwizacja podmiotów).
Firma bez dostępu do KSeF od dawna — zwłaszcza założona w programie dawno temu — to często były klient biura; wtedy zamiast wyjaśniać pastylkę wystarczy „Nie jest klientem…” albo „Archiwizuj…”. Obie zmiany wymagają potwierdzenia i można je cofnąć w oknie firmy.
Pastylka znika także sama po pierwszym udanym pobraniu e-faktur tej firmy. Jeśli klient świadomie nie nadaje uprawnień (np. sam pobiera faktury), użyj „Wyjaśnij” — wyjaśnienie trzyma do pierwszego udanego logowania, a każda późniejsza awaria to nowa pozycja.
Wyjaśnij — do czego służy
Pastylka pokazuje sytuację, która zwykle wymaga działania. Nie każda nim jest: deklarację złożono przez e-ZUS (w Płatniku jest tylko utworzona), obsługę klienta wstrzymano za brak płatności, fakturę celowo zaksięgowano w części, najem jest zwolniony z kasy niezależnie od obrotu. „Wyjaśnij” zapisuje, że biuro o tym wie — i zdejmuje pozycję z pastylki, żeby pastylka pokazywała tylko to, co naprawdę czeka.
Przycisk „Wyjaśnij” jest przy każdej pozycji na stronie, która otwiera się po kliknięciu pastylki. Wybierasz jedną z czterech możliwości:
- fałszywy alarm — to nie jest problem; trzeba napisać dlaczego,
- znane — sytuacja znana, nic nie trzeba robić (np. klient poinformowany),
- do zrobienia — trzeba coś zrobić; trzeba napisać co, można podać termin. Pozycja zostaje na pastylce, a jej opis widać w dymku i na stronie,
- załatwione — zrobione; możesz opisać co.
Każde wyjaśnienie poza „do zrobienia” zdejmuje pozycję z pastylki. Na stronie przechodzi ona do sekcji „Wyjaśnione — poza pastylką”; przyciskiem Zmień poprawisz wyjaśnienie, a Usuń wyjaśnienie przywraca pozycję na pastylkę.
Wyjaśnienie dotyczy konkretnej sytuacji, więc nowe zdarzenie znów pojawi się na pastylce:
- FV — do następnej faktury biura dla tej firmy,
- ZUS (kody) — do nowego zgłoszenia w Programie Płatnika,
- DRA — dla płatnika i okresu (zgłoszenia — dla konkretnego dokumentu),
- do zaksięgowania — dla konkretnej e-faktury albo dokumentu,
- limity — dla roku, a po zaznaczeniu „wszystkie lata” — na stałe,
- KSeF (logowanie) — do pierwszego udanego logowania.
Wyjaśnienia są zapisane w bazie razem z autorem i datą: widzą je wszyscy pracownicy biura (inne stanowiska — po najbliższym przeliczeniu pastylek, od kilku minut do godziny, zależnie od rodzaju) oraz asystent AI (raport decyzji).
Coś się źle liczy? Zgłoś
Pastylki są nowym narzędziem i chcemy, żeby pokazywały dokładnie to, co biuro powinno zobaczyć. Jeśli pastylka:
- pokazuje coś, co nie jest problemem, albo nie pokazuje czegoś, co powinna,
- źle liczy (np. inna liczba dokumentów niż w księdze),
- przeszkadza w pracy albo chcesz, żeby działała inaczej,
napisz nam przez Pomoc → Zgłoś problem w programie: która firma, która pastylka, co pokazuje i co powinna pokazywać. Każde takie zgłoszenie sprawdzamy i poprawiamy program.