Funkcje dla biur rachunkowych

Co potrafi (TL;DR)

Wersja dla Biur Rachunkowych to najwyższa linia produktowa TaxMachine — zawiera wszystko z wersji Profesjonalnej (pełna księgowość KR, moduł płacowy, masowa wysyłka JPK) i dokłada zestaw funkcji dla podmiotów świadczących usługi księgowe dla osób trzecich: obsługa dowolnej liczby firm-klientów w jednej bazie, kopiowanie dzienników i schematów księgowych z klienta-wzorca do nowych klientów, masowa wysyłka wiadomości e-mail w tle (powiadomienia podatkowe, składki ZUS, salda, weryfikacja VAT), portal akceptacji e-faktur, automat Programu Płatnika oraz rozrachunki z klientami biura wraz z fakturowaniem usług księgowych. Funkcje biuro-specyficzne są niedostępne w wersjach niższych ani w wersji demo — pojawiają się dopiero po aktywacji licencji dla Biur.

Obsługa wielu firm jednocześnie

Każdy klient biura to osobna karta podmiotu z przełącznikiem „Biuro rachunkowe" rozróżniającym właściwe biuro od jego klientów. Lista firm po lewej stronie głównego okna pokazuje wszystkich klientów w bazie, a przełączanie między nimi nie wymaga restartu ani zmiany połączenia. Kolumna „Biuro" (Tak/Nie) i kolorowe wyróżnienie odróżniają biuro od klientów. Dodatkowo:

Archiwizacja podmiotów — nieobsługiwani już klienci trafiają poza domyślny filtr listy, co przyspiesza pracę z dużą bazą biura (więcej).
Rozszerzone filtrowanie klientów — dodatkowe atrybuty (forma ewidencji, status VAT, płatność z góry, status archiwizacji) niedostępne w wersjach niższych (więcej).
Praca sieciowa — wielu pracowników biura pracuje na tej samej bazie MariaDB / MySQL równolegle; do tego definiowanie wielu baz (produkcyjna / testowa / archiwalna) z szybkim przełączaniem bez restartu.

Kopiowanie dzienników i schematów księgowań między firmami

Nowa funkcja (dodana w aktualizacji maja 2026) skracająca przygotowanie nowego klienta w księgach rachunkowych z kilku godzin do kilku minut.

Typowy workflow: w biurze utrzymuje się klienta-wzorca — fikcyjną firmę z dopracowanym zestawem dzienników i schematów. Przy zakładaniu nowego klienta zaznacza się dzienniki wzorca, klika prawym klawiszem „Kopiuj do firmy…", wybiera firmę docelową i zatwierdza. Opcje okna konfiguracji:

Nadpisuj istniejące schematy o tej samej nazwie — w trybie domyślnym konflikt nazw powoduje dodanie sufiksu „(kopia)"; po zaznaczeniu — istniejący schemat jest aktualizowany z zachowaniem ID, więc dokumenty wcześniej zaksięgowane tym schematem nie tracą powiązania. Tryb ten służy do propagacji poprawki ze wzorca do wszystkich klientów.
Twórz brakujące rejestry VAT w firmie docelowej — gdy schemat odwołuje się do rejestru VAT, którego w docelowej firmie nie ma, program automatycznie tworzy go z parametrami źródłowymi (Typ, GTU, ODP, MPP). Wybór po typie rejestru, nie po nazwie — duplikaty nie powstają.
Kopiuj plan kont z firmy źródłowej — opcjonalna kopia planu kont z najnowszego roku obrotowego wzorca, z możliwością wyboru zakresu analityki (kontrahenci, zespół 4, zespół 5).

Cała operacja działa w jednej transakcji bazodanowej — przy błędzie firma docelowa wraca do stanu wyjściowego. Po zakończeniu program pokazuje raport ze szczegółowymi liczbami (skopiowane / nadpisane dzienniki, schematy, księgowania, zapisy VAT, utworzone rejestry, konflikty nazw).

Pełna instrukcja krok-po-kroku z opisem każdej opcji: Kopiowanie dzienników i schematów księgowań między firmami →.

Portal akceptacji e-faktur

W modelu KSeF klient nie kontroluje, jakie faktury sprzedawcy do niego trafiają. Biuro pobiera batch e-faktur z KSeF i otwiera miesiąc akceptacji w portalu — klient loguje się przez przeglądarkę (auto-login z maila), przegląda wizualizacje faktur i klika Akceptuj / Wyklucz, również per pozycja. Decyzje wracają do bazy TaxMachine, a biuro księguje gotową dyspozycję jednym kliknięciem.

Pełny opis architektury, workflow, API i komend CLI: Portal akceptacji e-faktur dla biur rachunkowych →.

Masowa wysyłka wiadomości e-mail

W wersji dla biur cała wysyłka mailowa odbywa się w tle, bez nadzoru operatora. Wygenerowane wiadomości trafiają najpierw do kolejki „Wszystkie wiadomości"; pracownik biura może je przejrzeć, edytować treść przed wysyłką i zatwierdzić zbiorczo lub indywidualnie. Worker wysyła wiadomości asynchronicznie przez SMTP biura. Wiadomości wysłane do danego klienta są widoczne jako dzieci jego firmy w drzewie nawigacji (więcej).

Z tej kolejki korzystają wszystkie automatyczne wysyłki biura:

Wysyłanie podsumowań podatkowych — podsumowanie ksiąg, deklaracji VAT, dochodów właścicieli, zaliczek na PIT/CIT, wraz z załączonymi przelewami lub wpłatami (więcej).
Powiadomienia o składkach ZUS — dla działalności jednoosobowych bez pracowników; kwota miesięcznej składki wyliczana automatycznie (więcej).
Powiadomienia o zaległościach (salda) — automatyczne przypomnienia klientom o nieopłaconych fakturach za usługi księgowe (więcej).
Wyniki masowej weryfikacji statusu VAT — informacja o wykreśleniach lub zmianach statusu klientów (więcej).
Dowolne wiadomości do wybranej grupy klientów (wstążka „Biuro rachunkowe") (więcej).

Automatyczny import KEDU i automatyzacja Programu Płatnika

Wersja dla biur zawiera system automatyzacji Programu Płatnika sterujący Płatnikiem z poziomu TaxMachine po wcześniejszym powiązaniu firm-klientów z płatnikami w Płatniku (okno Asystenta Płatnika, jednorazowo). W ramach systemu:

Automat wysyłkowy — masowa wysyłka zestawów do ZUS w tle, z automatycznym podpisywaniem certyfikatem (PIN w konfiguracji).
Automat aktualizacyjny — utrzymywanie kartoteki płatników w aktualnym stanie wobec ZUS (wymaga wyłącznego dostępu do pulpitu).
Otwieranie płatników z poziomu listy klientów w TaxMachine — jeden skrót (Alt+W) otwiera Płatnika z podświetlonym właściwym podmiotem.
Zautomatyzowany import dokumentów KEDU — wygenerowane w TaxMachine pliki KEDU są wsadzane do Płatnika bez ręcznego nawigowania po oknach.

Szczegóły i konfiguracja: ZUS i Płatnik → oraz automat Płatnika w pomocy →.

Rozrachunki z klientami biura

Niezależna od księgowości klienta ewidencja należności klientów wobec biura. Bieżące salda są widoczne wprost w głównej liście firm. Karta klienta zawiera dodatkowe pola fakturowania — domyślne ceny za usługi księgowe, płacowe, formę i termin płatności — wszystkie ukryte w wersjach niższych niż dla Biur.

Dodawanie płatności — kilka uproszczonych ścieżek z poziomu listy faktur, listy klientów lub okna edycji (więcej).
Płatności z góry — oznaczenie klientów na abonamencie, z odrębną logiką kwoty do zapłaty (opłaty stałe + zaległe usługi dodatkowe) (więcej).
Powiadomienia o zaległościach — z listy klientów po zaznaczeniu odbiorców.
Fakturowanie usług księgowych — automatyczne generowanie faktur na podstawie liczby dokumentów, pracowników, deklaracji, plików JPK i usług dodatkowych (więcej).
Raporty — salda i faktury klientów z drążeniem do okna edycji firmy (więcej).

Szablony wiadomości dla biur

Biuro może zdefiniować własne szablony wiadomości (potwierdzenia, monity, podsumowania). Katalog z wzorami wskazuje się w konfiguracji programu, a przypisanie szablonów do biura — w oknie edycji firmy-biura, zakładka „Biuro rachunkowe". Szablony zawierają wersję HTML i tekstową (wysyłane obie) oraz fragmenty kodu między <% i %> — modyfikuje się tylko tekst widoczny dla odbiorcy (więcej). Przy więcej niż jednym biurze w programie szablony ustawia się odrębnie dla każdego.

Masowa wysyłka deklaracji i plików JPK

Wersje Profesjonalna i dla Biur udostępniają masową wysyłkę plików JPK (JPK_V7M, JPK_V7K i pozostałe warianty). Pojedyncze e-Deklaracje również można wysyłać hurtowo dla wybranego zakresu klientów. Szczegóły: JPK →, e-Deklaracje →.

Plan kont — biblioteka wzorcowa

Wzorcowy plan kont biuro trzyma w kliencie-wzorcu i kopiuje przy zakładaniu nowych klientów razem z dziennikami i schematami (opcja „Kopiuj plan kont z firmy źródłowej" w oknie kopiowania dzienników). Operacja jest idempotentna — istniejące konta nie są duplikowane. Z opcji wybiera się zakres analityki: wszystkie analityczne, analityczne kontrahentów, zespół 4 (koszty), zespół 5 (rozliczenia międzyokresowe). W typowym workflow plan kont kopiuje się raz — przy zakładaniu firmy.

Wymagania licencyjne

Funkcje opisane na tej stronie wymagają licencji w wersji dla Biur Rachunkowych. Wersja ta:

jest najwyższą linią produktową TaxMachine i zawiera wszystkie funkcje wersji niższych (Standard, Rozszerzona, Profesjonalna);
daje prawo do świadczenia usług księgowych dla osób trzecich — pozostałe wersje pozwalają jedynie na prowadzenie własnej księgowości posiadacza licencji;
nie ma limitów ilościowych (firmy, właściciele, pracownicy);
nie jest dostępna w wersji demo (niezarejestrowanej) — funkcje biurowe odblokowują się dopiero po aktywacji klucza licencyjnego.

Pełne porównanie wersji i funkcji: Wersje programu TaxMachine →.

Co dokładnie różni wersję dla Biur od Profesjonalnej

Wersja Profesjonalna jest pełnoprawnym programem księgowym — pełna księgowość (KR), moduł płacowy, obsługa wielu firm właściciela licencji. Wystarczająca dla samodzielnej księgowości jednego lub kilku własnych podmiotów. Wersja dla Biur dokłada do tego zestaw funkcji ściśle biuro-specyficznych, których po prostu nie zobaczysz w niższych wersjach — odpowiednie zakładki, przyciski i opcje pojawiają się dopiero po aktywacji licencji „dla Biur":

Oznaczanie biura na liście firm — w polu edycji firmy pojawia się przełącznik „Biuro rachunkowe". Tak oznaczone biuro jest wyróżnione kolorem na liście firm i automatycznie pomijane w operacjach masowych skierowanych do klientów (np. eksport KEDU klientów, masowa wysyłka maili). Nie musisz przy każdej operacji ręcznie odznaczać biura z zaznaczenia.
Fakturowanie klientów biura za usługi księgowe — w oknach zapisywania dokumentów księgowych, raportów i formularzy (PIT-11, JPK, deklaracje) pojawia się dodatkowa zakładka „Fakturowanie" z polami ceny za dokument oraz przełącznikiem „fakturuj". Program na bieżąco zbiera kwoty należne biuru za poszczególne czynności wykonane dla klienta. Pozwala wygenerować pod koniec miesiąca fakturę dla klienta na podstawie faktycznie wykonanych zadań, zamiast szacunkowych umów ryczałtowych.
Wstrzymywanie usługi konkretnemu klientowi — przełącznik „Usługa wstrzymana" w karcie klienta. Po jego włączeniu klient jest automatycznie pomijany we wszystkich operacjach masowych biura (wysyłka KEDU, mailing, generowanie raportów). Przydatne przy klientach z zaległościami płatniczymi — nie wykonujesz dla nich pracy do momentu uregulowania zobowiązań, ale nie musisz pamiętać o ręcznym odznaczaniu ich z każdej masowej akcji.
Masowa wysyłka wiadomości e-mail w tle — wszystkie maile z całego biura (potwierdzenia, monity, podsumowania miesiąca, faktury) wjeżdżają do jednej wspólnej kolejki w oknie „Wszystkie wiadomości". Wysyłka działa automatycznie w tle, nie blokuje pracy. Każdą wiadomość można podejrzeć i edytować przed zatwierdzeniem wysyłki. W wersjach niższych mail trzeba wysłać z każdego podmiotu osobno, czekając na każdy SMTP-handshake.
Automatyczny eksport ZUS Zdrowotnego klientów-właścicieli — jedno kliknięcie generuje KEDU ze składkami zdrowotnymi wszystkich właścicieli wszystkich klientów biura — z automatycznym pominięciem klientów z wstrzymaną usługą. W wersjach niższych KEDU trzeba generować ręcznie per podmiot.
Rozrachunki z klientami biura — pełny moduł śledzenia należności klientów wobec biura. Salda widoczne bezpośrednio w głównej liście firm (od razu wiesz kto zalega), dodawanie płatności od klientów, automatyczne generowanie monitów, podgląd pełnej historii rozliczeń. Brak w wersjach niższych.
Brak limitu liczby firm — wersja dla Biur nie ma górnego ograniczenia ilości firm w bazie. Niższe wersje mają twarde limity (Standard — 1 firma, Rozszerzona — 3 firmy, Profesjonalna — bez limitu, ale wyłącznie dla podmiotów właściciela licencji, bez prawa świadczenia usług dla osób trzecich).
Kopiowanie dzienników i schematów KR między firmami — funkcja technicznie dostępna też w wyższych wersjach jednofirmowych, ale jej sens praktyczny (klient-wzorzec → propagacja do wielu klientów) pojawia się dopiero przy multi-firm — czyli w praktyce wyłącznie w wersji dla Biur.
Portal akceptacji e-faktur dla klientów — odrębny serwis webowy, w którym Twoi klienci akceptują/odrzucają pobrane przez Ciebie z KSeF e-faktury (zob. Portal akceptacji e-faktur). Wymaga licencji dla Biur po stronie biura uruchamiającego serwer.

Pełne porównanie wersji w formie tabeli funkcji: Wersje programu TaxMachine →.