Funkcje dla biur rachunkowych

Co potrafi (TL;DR)

Wersja dla Biur Rachunkowych to najwyższa linia produktowa TaxMachine — zawiera wszystko z wersji Profesjonalnej (pełna księgowość KR, moduł płacowy) i dokłada funkcje dla podmiotów świadczących usługi księgowe dla osób trzecich:

Strefa klienta — akceptacje e-faktur, deklaracja okresu, dokumenty wrzucane przez klienta i pliki od biura w jednym miejscu;
asystent AI dla całego biura — audyty i przeglądy po wszystkich klientach naraz, nie po jednej firmie;
rozrachunki z klientami i fakturowanie usług księgowych liczone z faktycznie wykonanych czynności;
masowa wysyłka wiadomości w tle (podsumowania podatkowe, składki ZUS, salda, wyniki weryfikacji VAT) i poczta przychodząca biura;
automat Programu Płatnika z automatycznym eksportem KEDU klientów;
procesy biurowe — zadania miesiąca, statusy klientów z CEIDG, KRS i wykazu VAT;
przyjęcie nowego klienta — kreator z umową, cennikiem, pełnomocnictwami i uprawnieniami KSeF w imieniu klienta.

Funkcje biuro-specyficzne są niedostępne w wersjach niższych ani w wersji demo — pojawiają się dopiero po aktywacji licencji dla Biur. Część z nich wymaga bazy na serwerze MariaDB / MySQL; przy każdej jest to napisane.

Obsługa wielu firm jednocześnie

Każdy klient biura to osobna karta podmiotu z przełącznikiem „Biuro rachunkowe" rozróżniającym właściwe biuro od jego klientów. Lista firm po lewej stronie głównego okna pokazuje wszystkich klientów w bazie, a przełączanie między nimi nie wymaga restartu ani zmiany połączenia. Kolumna „Biuro" (Tak/Nie) i kolorowe wyróżnienie odróżniają biuro od klientów. Dodatkowo:

Archiwizacja podmiotów — nieobsługiwani już klienci trafiają poza domyślny filtr listy, co przyspiesza pracę z dużą bazą biura (więcej).
Rozszerzone filtrowanie klientów — dodatkowe atrybuty (forma ewidencji, status VAT, płatność z góry, status archiwizacji) niedostępne w wersjach niższych (więcej).
Praca sieciowa — wielu pracowników biura pracuje na tej samej bazie MariaDB / MySQL równolegle; do tego definiowanie wielu baz (produkcyjna / testowa / archiwalna) z szybkim przełączaniem bez restartu.
Klienci przypisani do pracownika — konto pracownika biura może mieć własną listę obsługiwanych firm; to samo okno zakłada konta klientom w Strefie klienta.
Wstrzymanie usługi klientowi — jeden przełącznik na liście (bez otwierania kartoteki) wyłącza klienta ze wszystkich operacji masowych: wysyłek, eksportu KEDU, naliczania składek.
Statystyki obsługi na liście firm — liczba dokumentów i miesięcy, przychody, koszty, dochód, daty dostarczenia dokumentów oraz wysyłki ZUS i podsumowania podatkowego; do tego filtry po formie opodatkowania w bieżącym i poprzednim roku czy po niewysłanej fakturze biura (więcej).
Praca wielostanowiskowa — konfiguracja bazy na serwerze (więcej) oraz konfiguracja klientów biura ze stawkami usług i parametrami obsługi.

Strefa klienta

Strefa klienta to strona, którą biuro uruchamia na własnym serwerze i na własnej bazie — dane klientów nie trafiają do nikogo trzeciego. Klient loguje się linkiem z wiadomości albo loginem i hasłem; konta zakłada program, pojedynczo albo hurtowo dla wszystkich firm z adresem e-mail. Dostępna od wydania 3.6550 (20 września 2026) dla każdej licencji dla biur z bazą MariaDB / MySQL.

Co klient robi w Strefie klienta:

Akceptuje e-faktury. W modelu KSeF klient nie kontroluje, jakie faktury sprzedawcy do niego trafiają. Biuro pobiera serię e-faktur z KSeF i otwiera miesiąc akceptacji; klient przegląda wizualizacje i klika Akceptuj / Wyklucz, również dla pojedynczej pozycji faktury. Decyzje wracają do bazy TaxMachine, a biuro księguje gotową dyspozycję.
Odpowiada na deklarację okresu. Zanim zobaczy faktury, odpowiada na trzy pytania o miesiąc: czy cała sprzedaż jest w KSeF, jaki jest raport fiskalny, czy wszystkie zakupy są w KSeF. To ta sama ankieta, którą biura rozsyłają dziś w arkuszach — tyle że odpowiedzi od razu siedzą przy miesiącu w bazie.
Wrzuca dokumenty spoza KSeF. Papierowe faktury, raporty fiskalne, skany i zdjęcia trafiają prosto do dokumentów firmy w TaxMachine (PDF, JPG, PNG, XLS, DOC; do 30 plików naraz, 15 MB na plik, powtórzony plik jest rozpoznawany i nie dubluje się w bazie).
Odbiera pliki od biura — deklaracje, podsumowania i załączniki wysyłek automatycznych są do pobrania w Strefie klienta zamiast w załączniku maila (w kanale testowym Beta, opis).
Widzi wynik miesiąca i kwoty do zapłaty — przychody, koszty, dochód, zaliczka i VAT, z danymi do przelewów podatkowych; korekta publikowana jest jako kolejna wersja (w kanale testowym Beta, opis).

Po stronie biura: gałąź Akceptacje e-faktur z miesiącami i dokumentami wszystkich klientów, licznik spraw wymagających uwagi, zaproszenia i przypomnienia wysyłane wsadowo, polityka akceptacji przełączana wprost z listy klientów oraz kolumna z decyzją klienta przy każdej e-fakturze.

Pełny opis — jak wygląda miesiąc, co widzi biuro, czego potrzeba do uruchomienia i najczęstsze pytania klientów: Strefa klienta i akceptacje e-faktur →. Instrukcja krok po kroku (włączenie modułu, usługa Strefy klienta, konta klientów, pierwszy miesiąc): Strefa klienta: akceptacja e-faktur — instrukcja obsługi →.

Asystent AI dla całego biura

Program ma wbudowany serwer narzędzi dla asystenta AI (Claude, ChatGPT i inne) — sam asystent działa od wersji Profesjonalnej, ale narzędzia pracujące na całym biurze są w wersji dla biur: to 31 narzędzi biurowych plus 9 audytów, które w Profesjonalnej liczą jedną firmę, a w wersji dla biur — wszystkie klientki i klientów naraz.

Poranny przegląd biura — firmy z otwartym miesiącem, niezaksięgowanymi dokumentami i brakującymi danymi, status miesiąca w całym biurze.
Audyty zbiorcze po wszystkich klientach — stawki VAT i ryczałtu, daty VAT, duplikaty, korekty, zaliczki, pojazdy, amortyzacja, zakupy, transakcje między klientami biura.
Pieniądze biura — obrót biura, najwięksi klienci, cennik i fakturowanie usług księgowych.
Praca miesiąca — procesy miesiąca, katalog zadań i generowanie braków, wsadowe pobieranie e-faktur dla wszystkich klientów, odświeżanie statusów działalności z rejestrów.

Opcje asystenta w ustawieniach bazy (własny klucz OpenAI albo lokalny model) są częścią wersji dla biur. Więcej: Asystent AI i serwer MCP →, asystent AI w biurze — przeglądy i audyty po wszystkich klientach, konfiguracja krok po kroku oraz pełny zakres tego, co asystent potrafi.

Procesy biurowe: zadania i statusy klientów

Biuro pracuje powtarzalnym cyklem miesięcznym, więc program prowadzi go zamiast arkusza:

Zadania do wykonania — przy każdym kliencie i zbiorczo dla całego biura („Wszystkie zadania”), z terminem, priorytetem i stanem wykonania; ewidencja zadań jest w każdej wersji programu. Opis: Zadania do wykonania.
Raport statusu klientów i statusu VAT klientów — dwa zestawienia HTML: kto oddał dokumenty, komu czego brakuje, kto zniknął z wykazu podatników VAT (w kanale testowym Beta).
Statusy z rejestrów — program sam odpytuje CEIDG, KRS i wykaz VAT (po jednej firmie na raz, w tle) i pokazuje historię działalności klienta: zawieszenia i wznowienia wraz z wpływem na fakturowanie obsługi (w kanale testowym Beta). Opis: Statusy klientów, historia działalności i raporty miesiąca.
Biuletyn KRS — spółki, w których od ostatniego sprawdzenia coś się zmieniło.

Przyjęcie nowego klienta

Kreator nowego podmiotu w wersji dla biur prowadzi przez całe przyjęcie klienta (w kanale testowym Beta):

strona Biuro rachunkowe — czy to klient biura, czy własny podmiot, data umowy, cennik usług i fakturowanie obsługi;
KSeF w imieniu klienta — uprawnienia dla biura z prawem dalszego przekazywania pracownikom, podpis zaufany albo certyfikat biura;
pełnomocnictwa UPL-1(6) i ZUS PEL(2) generowane od razu przy zakładaniu firmy, dla osób z kartoteki biura (domyślnie ten sam zestaw osób, co u ostatnio przyjętego klienta — po jednym UPL-1 na osobę);
siatka uprawnień KSeF pracowników biura: nadane przez biuro, obowiązujące w kontekście biura i otrzymane od klientów.

Krok po kroku: Przyjęcie nowego klienta — kreator, pełnomocnictwa, KSeF.

Masowa wysyłka wiadomości e-mail

W wersji dla biur cała wysyłka mailowa odbywa się w tle, bez nadzoru operatora. Wygenerowane wiadomości trafiają najpierw do kolejki „Wszystkie wiadomości"; pracownik biura może je przejrzeć, edytować treść przed wysyłką i zatwierdzić zbiorczo lub indywidualnie. Worker wysyła wiadomości asynchronicznie przez SMTP biura. Wiadomości wysłane do danego klienta są widoczne jako dzieci jego firmy w drzewie nawigacji (więcej).

Z tej kolejki korzystają wszystkie automatyczne wysyłki biura:

Wysyłanie podsumowań podatkowych — podsumowanie ksiąg, deklaracji VAT, dochodów właścicieli, zaliczek na PIT/CIT, wraz z załączonymi przelewami lub wpłatami (więcej).
Powiadomienia o składkach ZUS — dla działalności jednoosobowych bez pracowników; kwota miesięcznej składki wyliczana automatycznie (więcej).
Powiadomienia o zaległościach (salda) — automatyczne przypomnienia klientom o nieopłaconych fakturach za usługi księgowe (więcej).
Wyniki masowej weryfikacji statusu VAT — informacja o wykreśleniach lub zmianach statusu klientów (więcej). Pojedynczego kontrahenta można też sprawdzić bez programu — narzędzie: Biała lista VAT.
Dowolne wiadomości do wybranej grupy klientów (wstążka „Biuro rachunkowe") (więcej).

Poczta przychodząca (IMAP) jest również funkcją wersji dla biur: wiadomości od klientów trafiają do gałęzi „Wiadomości odebrane" — przy firmie, której dotyczą — z opcją odfiltrowania tych bez załączonych dokumentów. Konfiguracja skrzynki jest w opcjach bazy danych, w sekcji oznaczonej jako dostępna tylko w wersji dla biur (więcej).

Automatyczny import KEDU i automatyzacja Programu Płatnika

Wersja dla biur zawiera system automatyzacji Programu Płatnika sterujący Płatnikiem z poziomu TaxMachine po wcześniejszym powiązaniu firm-klientów z płatnikami w Płatniku (okno Asystenta Płatnika, jednorazowo). W ramach systemu:

Automat wysyłkowy — masowa wysyłka zestawów do ZUS w tle, z automatycznym podpisywaniem certyfikatem (PIN w konfiguracji).
Automat aktualizacyjny — utrzymywanie kartoteki płatników w aktualnym stanie wobec ZUS (wymaga wyłącznego dostępu do pulpitu).
Otwieranie płatników z poziomu listy klientów w TaxMachine — jeden skrót (Alt+W) otwiera Płatnika z podświetlonym właściwym podmiotem.
Zautomatyzowany import dokumentów KEDU — wygenerowane w TaxMachine pliki KEDU są wsadzane do Płatnika bez ręcznego nawigowania po oknach.

Szczegóły i konfiguracja: ZUS i Płatnik → oraz automat Płatnika w pomocy →.

Rozrachunki z klientami biura

Niezależna od księgowości klienta ewidencja należności klientów wobec biura. Bieżące salda są widoczne wprost w głównej liście firm. Karta klienta zawiera dodatkowe pola fakturowania — domyślne ceny za usługi księgowe, płacowe, formę i termin płatności — wszystkie ukryte w wersjach niższych niż dla Biur.

Dodawanie płatności — kilka uproszczonych ścieżek z poziomu listy faktur, listy klientów lub okna edycji (więcej).
Płatności z góry — oznaczenie klientów na abonamencie, z odrębną logiką kwoty do zapłaty (opłaty stałe + zaległe usługi dodatkowe) (więcej).
Powiadomienia o zaległościach — z listy klientów po zaznaczeniu odbiorców.
Fakturowanie usług księgowych — automatyczne generowanie faktur na podstawie liczby dokumentów, pracowników, deklaracji, plików JPK i usług dodatkowych, dla wszystkich klientów naraz. W wersjach niższych faktury dla klientów wystawia się ręcznie, jedną po drugiej (więcej): fakturowanie dokumentów, usługi dodatkowe, generowanie faktur, wysyłka faktur do klientów.
Raporty — salda i faktury klientów z drążeniem do okna edycji firmy (więcej).

Szablony wiadomości dla biur

Biuro może zdefiniować własne szablony wiadomości (potwierdzenia, monity, podsumowania). Katalog z wzorami wskazuje się w konfiguracji programu, a przypisanie szablonów do biura — w oknie edycji firmy-biura, zakładka „Biuro rachunkowe". Szablony zawierają wersję HTML i tekstową (wysyłane obie) oraz fragmenty kodu między <% i %> — modyfikuje się tylko tekst widoczny dla odbiorcy (więcej). Przy więcej niż jednym biurze w programie szablony ustawia się odrębnie dla każdego.

Kopiowanie dzienników i schematów księgowań między firmami

Funkcja (dodana w aktualizacji maja 2026) skracająca przygotowanie nowego klienta w księgach rachunkowych z kilku godzin do kilku minut. Działa w każdej wersji z księgami rachunkowymi (Profesjonalna i dla Biur) — w biurze zyskuje na wadze, bo klienta-wzorca propaguje się na kilkudziesięciu klientów naraz.

Typowy workflow: w biurze utrzymuje się klienta-wzorca — fikcyjną firmę z dopracowanym zestawem dzienników i schematów. Przy zakładaniu nowego klienta zaznacza się dzienniki wzorca, klika prawym klawiszem „Kopiuj do firmy…", wybiera firmę docelową i zatwierdza. Opcje okna konfiguracji:

Nadpisuj istniejące schematy o tej samej nazwie — w trybie domyślnym konflikt nazw powoduje dodanie sufiksu „(kopia)"; po zaznaczeniu — istniejący schemat jest aktualizowany z zachowaniem ID, więc dokumenty wcześniej zaksięgowane tym schematem nie tracą powiązania. Tryb ten służy do propagacji poprawki ze wzorca do wszystkich klientów.
Twórz brakujące rejestry VAT w firmie docelowej — gdy schemat odwołuje się do rejestru VAT, którego w docelowej firmie nie ma, program automatycznie tworzy go z parametrami źródłowymi (Typ, GTU, ODP, MPP). Wybór po typie rejestru, nie po nazwie — duplikaty nie powstają.
Kopiuj plan kont z firmy źródłowej — opcjonalna kopia planu kont z najnowszego roku obrotowego wzorca, z możliwością wyboru zakresu analityki (kontrahenci, zespół 4, zespół 5).

Cała operacja działa w jednej transakcji bazodanowej — przy błędzie firma docelowa wraca do stanu wyjściowego. Po zakończeniu program pokazuje raport ze szczegółowymi liczbami (skopiowane / nadpisane dzienniki, schematy, księgowania, zapisy VAT, utworzone rejestry, konflikty nazw).

Pełna instrukcja krok-po-kroku z opisem każdej opcji: Kopiowanie dzienników i schematów księgowań między firmami →.

Masowa wysyłka deklaracji i plików JPK

Wysyłka wsadowa działa w każdej wersji programu — pliki JPK (JPK_V7M, JPK_V7K i pozostałe warianty) oraz e-Deklaracje wysyła się dla zaznaczonego zakresu firm i okresów niezależnie od posiadanej licencji. Szczegóły: JPK →, e-Deklaracje →.

Wersja dla Biur nie zmienia tu samej wysyłki, tylko to, co dzieje się wokół niej: powiadomienie klienta o wyniku i kwocie do zapłaty, zapis daty wysyłki przy firmie oraz rozliczenie tej czynności w fakturze za obsługę.

Plan kont — biblioteka wzorcowa

Gotowe wzorce planu kont (i generator planu z wzorca) działają od wersji Profesjonalnej; w wersji dla Biur dochodzi wzorzec biura — własny układ kont biura, zakładany raz i używany u wszystkich klientów, także z poziomu asystenta AI.

Wzorcowy plan kont biuro trzyma w kliencie-wzorcu i kopiuje przy zakładaniu nowych klientów razem z dziennikami i schematami (opcja „Kopiuj plan kont z firmy źródłowej" w oknie kopiowania dzienników — instrukcja). Operacja jest idempotentna — istniejące konta nie są duplikowane. Z opcji wybiera się zakres analityki: wszystkie analityczne, analityczne kontrahentów, zespół 4 (koszty), zespół 5 (rozliczenia międzyokresowe). W typowym workflow plan kont kopiuje się raz — przy zakładaniu firmy.

Wymagania licencyjne

Funkcje opisane na tej stronie wymagają licencji w wersji dla Biur Rachunkowych. Wersja ta:

jest najwyższą linią produktową TaxMachine i zawiera wszystkie funkcje wersji niższych (Standard, Rozszerzona, Profesjonalna);
daje prawo do świadczenia usług księgowych dla osób trzecich — pozostałe wersje pozwalają jedynie na prowadzenie własnej księgowości posiadacza licencji;
nie ma limitów ilościowych (firmy, właściciele, pracownicy) — tak samo jak Profesjonalna; limity dotyczą wersji niższych (Standard — 1 firma, Rozszerzona — 3 firmy);
nie jest dostępna w wersji demo (niezarejestrowanej) — funkcje biurowe odblokowują się dopiero po aktywacji klucza licencyjnego.

Dwie uwagi techniczne:

Strefa klienta wymaga bazy MariaDB / MySQL (praca wielostanowiskowa) oraz komputera albo serwera w biurze, który pracuje ciągle. Na bazie jednostanowiskowej SQLite moduł się nie pojawia.
Funkcje oznaczone jako w kanale testowym Beta są gotowe i pracują u nas, ale trafiają najpierw do biur z kanałem testowym; reszta dostaje je po zakończeniu testów, bez dopłat.

Pełne porównanie wersji i funkcji: Wersje programu TaxMachine →.

Co dokładnie różni wersję dla Biur od Profesjonalnej

Wersja Profesjonalna jest pełnoprawnym programem księgowym — pełna księgowość (KR), moduł płacowy, obsługa wielu firm właściciela licencji. Wystarczająca dla samodzielnej księgowości jednego lub kilku własnych podmiotów. Wersja dla Biur dokłada do tego zestaw funkcji ściśle biuro-specyficznych, których po prostu nie zobaczysz w niższych wersjach — odpowiednie zakładki, przyciski i opcje pojawiają się dopiero po aktywacji licencji „dla Biur":

Oznaczanie biura na liście firm — w polu edycji firmy pojawia się przełącznik „Biuro rachunkowe". Tak oznaczone biuro jest wyróżnione kolorem na liście firm i automatycznie pomijane w operacjach masowych skierowanych do klientów (np. eksport KEDU klientów, masowa wysyłka maili). Nie musisz przy każdej operacji ręcznie odznaczać biura z zaznaczenia.
Fakturowanie klientów biura za usługi księgowe — w oknach zapisywania dokumentów księgowych, raportów i formularzy (PIT-11, JPK, deklaracje) pojawia się dodatkowa zakładka „Fakturowanie" z polami ceny za dokument oraz przełącznikiem „fakturuj". Program na bieżąco zbiera kwoty należne biuru za poszczególne czynności wykonane dla klienta. Pozwala wygenerować pod koniec miesiąca faktury dla wszystkich klientów na podstawie faktycznie wykonanych zadań, zamiast szacunkowych umów ryczałtowych — w wersjach niższych każdą taką fakturę trzeba wystawić ręcznie. Powtarzalne nazwy pozycji na tych fakturach są zarazem podstawą zestawień przychodów według rodzaju usługi.
Wstrzymywanie usługi konkretnemu klientowi — przełącznik „Usługa wstrzymana" w karcie klienta. Po jego włączeniu klient jest automatycznie pomijany we wszystkich operacjach masowych biura (wysyłka KEDU, mailing, generowanie raportów). Przydatne przy klientach z zaległościami płatniczymi — nie wykonujesz dla nich pracy do momentu uregulowania zobowiązań, ale nie musisz pamiętać o ręcznym odznaczaniu ich z każdej masowej akcji.
Masowa wysyłka wiadomości e-mail w tle — wszystkie maile z całego biura (potwierdzenia, monity, podsumowania miesiąca, faktury) wjeżdżają do jednej wspólnej kolejki w oknie „Wszystkie wiadomości". Wysyłka działa automatycznie w tle, nie blokuje pracy. Każdą wiadomość można podejrzeć i edytować przed zatwierdzeniem wysyłki. W wersjach niższych mail trzeba wysłać z każdego podmiotu osobno, czekając na każdy SMTP-handshake.
Automatyczny eksport ZUS Zdrowotnego klientów-właścicieli — jedno kliknięcie generuje KEDU ze składkami zdrowotnymi wszystkich właścicieli wszystkich klientów biura — z automatycznym pominięciem klientów z wstrzymaną usługą. W wersjach niższych KEDU trzeba generować ręcznie per podmiot.
Rozrachunki z klientami biura — pełny moduł śledzenia należności klientów wobec biura. Salda widoczne bezpośrednio w głównej liście firm (od razu wiesz kto zalega), dodawanie płatności od klientów, automatyczne generowanie monitów, podgląd pełnej historii rozliczeń. Brak w wersjach niższych.
Prawo do obsługi podmiotów osób trzecich — Profesjonalna też nie ma limitu liczby firm, ale pozwala prowadzić wyłącznie księgowość podmiotów właściciela licencji. Świadczenie usług księgowych dla klientów wymaga wersji dla Biur (limity ilościowe mają dopiero wersje niższe: Standard — 1 firma, Rozszerzona — 3 firmy).
Strefa klienta — własny serwis webowy na serwerze biura, w którym klient akceptuje e-faktury pobrane z KSeF, odpowiada na deklarację okresu, wrzuca dokumenty spoza KSeF i odbiera pliki od biura (zob. Strefa klienta i akceptacje e-faktur). Wymaga licencji dla Biur i bazy MariaDB / MySQL.
Asystent AI pracujący na całym biurze — 31 narzędzi biurowych i 9 audytów w trybie „wszyscy klienci naraz". Sam asystent działa też w Profesjonalnej, ale tam liczy jedną firmę.
Procesy biurowe i statusy klientów — zadania miesiąca, raporty statusu klientów, odpytywanie CEIDG, KRS i wykazu VAT, historia zawieszeń działalności.
Kreator przyjęcia klienta — umowa i cennik obsługi, uprawnienia KSeF w imieniu klienta, pełnomocnictwa UPL-1 i ZUS PEL dla osób z kartoteki biura.
Poczta przychodząca biura — odbiór wiadomości od klientów (IMAP) przy firmach, których dotyczą.

Czego nie trzeba kupować razem z wersją dla Biur: masowa wysyłka JPK i e-Deklaracji działa w każdej wersji programu, a pełna księgowość, moduł płacowy, kopiowanie dzienników i schematów między firmami, wzorce planu kont, brak limitu liczby własnych podmiotów oraz asystent AI w trybie jednofirmowym są już w Profesjonalnej.

Pełne porównanie wersji w formie tabeli funkcji: Wersje programu TaxMachine →.