Asystent AI w biurze — przeglądy i audyty po wszystkich klientach

Asystent AI pracuje na danych programu przez serwer narzędzi uruchamiany przy bazie (opis ogólny: Księgowanie z AI, konfiguracja). Sam serwer działa od wersji Profesjonalnej, ale narzędzia liczące całe biuro są w wersji dla biur — w Profesjonalnej asystent odpowiada za jedną firmę.

Dostępność. Serwer wymaga bazy MariaDB / MySQL i Windows z prawami administratora do jednorazowej instalacji usługi. Opcje asystenta w ustawieniach bazy (klucz OpenAI albo model lokalny) są częścią wersji dla biur rachunkowych.

Serwer instaluje się i uruchamia w programie: wstążka Konfiguracja → grupa Konfiguracja → Serwery MCP. Okno Serwery MCP dla wielu baz danych pokazuje bazy z listy baz TaxMachine — każda baza dostaje osobną usługę Windows na własnym porcie — z przyciskami Zainstaluj / aktualizuj..., Uruchom, Zatrzymaj, Odinstaluj..., Dodaj do klienta AI... i Testuj. Krok po kroku: konfiguracja.

Co licencja dla biur dokłada

Program rozróżnia trzy grupy narzędzi:

1. Narzędzia biurowe — widoczne dla asystenta tylko przy licencji dla biur: przeglądy wielu firm naraz, zadania biura, cennik i fakturowanie usług biura, wzorce biura, akceptacje e-faktur przez klienta.
2. Narzędzia dwutrybowe — z podaną firmą liczą jedną firmę i działają też w Profesjonalnej; bez podanej firmy robią przegląd po wszystkich klientach i ten tryb jest zarezerwowany dla wersji dla biur.
3. Cała reszta — bez różnicy między wersjami.

Ograniczenie nie jest tylko podpowiedzią dla asystenta: narzędzie spoza licencji nie pokazuje się na liście i nie zostanie wykonane, nawet jeśli asystent zna jego nazwę z wcześniejszej rozmowy.

Przegląd biura

• Poranny przegląd — firmy z otwartym miesiącem, z niezaksięgowanymi dokumentami (e-faktury i pliki, w tym pliki od klienta ze Strefy), z dokumentami bez kompletu danych.
• Status miesiąca w całym biurze — co jest gotowe, a co czeka, w podziale na klientów.
• Procesy miesiąca i zadania — na jakim etapie jest miesiąc u klienta (dokumenty dostarczone, miesiąc rozliczony, JPK_V7 wysłany) i jakie zadania czekają na wykonanie (zob. Zadania do wykonania).
• Statusy działalności — odświeżenie danych z rejestrów dla klientów.

Audyty po wszystkich klientach

Asystent uruchamia te same kontrole co w jednej firmie, ale dla całego biura, m.in.: stawki VAT, stawki ryczałtu, daty VAT, duplikaty dokumentów, korekty, zaliczki, pojazdy i odliczenia, amortyzacja (także w księgach rachunkowych), przegląd zakupów, transakcje między klientami tego samego biura.

W trybie dwufirmowym (z podaną firmą) te kontrole są dostępne również w wersji Profesjonalnej — dla jednej wskazanej firmy. Zbiorczo, po wszystkich klientach, liczy je wersja dla biur.

Pieniądze biura

• Obrót biura i najwięksi klienci — ile biuro fakturuje i komu.
• Cennik biura per firma — warunki obsługi zapisane u klienta.
• Zestawienia przychodów można zamawiać zwykłym zdaniem, na przykład: „zestaw przychody z faktur sprzedaży za ten rok w podziale na nazwy pozycji, miesiąc po miesiącu". Asystent sumuje dane wprost z bazy, więc forma zestawienia jest dowolna.

E-faktury w skali biura

• Wsadowe pobieranie e-faktur dla wszystkich klientów i podgląd stanu pobierania,
• akceptacje e-faktur — stan miesięcy i decyzji klientów,
• porządki: usuwanie duplikatów e-faktur, czyszczenie kursorów pobierania, odświeżanie numerów rejestracyjnych pojazdów (zbiorczo — w wersji dla biur).

Zasady pracy

Trzy rzeczy obowiązują tak samo jak przy jednej firmie:

• podgląd przed zapisem — operacje zapisujące pokazują, co powstanie, i wymagają potwierdzenia,
• bez duplikatów — dokumenty już zaksięgowane są pomijane,
• ślad w dzienniku — każde wywołanie zapisuje się w dzienniku serwera.

Powiązane

• Księgowanie z AI — co potrafi asystent
• Konfiguracja serwera dla bazy
• Asystent AI i serwer MCP (opis funkcji)
• Funkcje dla biur rachunkowych