Przypomnienia o zaległościach i wezwanie do zapłaty
Wysyłka klientom biura rachunkowego zestawienia zaległych faktur, salda z fakturami i płatnościami oraz wezwania do zapłaty z ustawowymi odsetkami i rekompensatą 40, 70 albo 100 euro — dla wielu klientów naraz.
Opublikowano aktualizacja
Klientom, którzy zalegają z zapłatą za usługi biura, program wysyła przypomnienia e-mailem z aktualną kwotą zaległości i zestawieniem faktur. Gdy przypomnienia nie wystarczą — wezwanie do zapłaty z ustawowymi odsetkami za opóźnienie i rekompensatą za koszty odzyskiwania należności, policzonymi na dzień wysyłki. Wszystkie trzy wiadomości powstają z szablonów biura i danych rozrachunków, dla jednego klienta albo dla wielu naraz.
Gdzie to jest w programie
Wstążka Biuro rachunkowe → grupa Fakturowanie → Wyślij:
| Polecenie | Treść | Zestawienie w wiadomości | Szablon w karcie biura |
|---|---|---|---|
| Zestawienie zaległych faktur | przypomnienie z kwotą zaległości na dziś i danymi do przelewu | tylko nieopłacone faktury (Kwota należności, Pozostało do zapłaty) | Zaległe faktury bez zestawienia od początku umowy |
| Zestawienie faktur i płatności | zaległość na dziś i dane do przelewu | wszystkie faktury i wpłaty z saldem narastająco | Saldo rozrachunków, wszystkie faktury i płatności |
| Wezwanie do zapłaty, zestawienie zaległych faktur | wezwanie do zapłaty z danymi wierzyciela i dłużnika | nieopłacone faktury, odsetki i rekompensaty | Wezwanie do zapłaty |
Szablony wybiera się w oknie biura, na zakładce Biuro rachunkowe, w grupie Własne szablony e-mail — Definiowanie szablonów wiadomości. Tabele zestawień są takie same jak w raporcie Faktury i płatności klienta — zob. Rozrachunki z klientami.
Krok po kroku
- Na liście firm zaznacz klientów z zaległościami — np. posortuj listę po kolumnie Saldo.
- Wybierz Wyślij i polecenie z tabeli.
- Jeden klient: otwiera się okno E-mail z gotową wiadomością — możesz ją poprawić i wysłać przyciskiem Wyślij.
- Kilku klientów: program tworzy wiadomości w gałęzi Wiadomości wysłane ze statusem Do zatwierdzenia; sprawdź je i zatwierdź wysyłkę — Masowa wysyłka wiadomości w tle.
Klientów z zaległością mniejszą niż 1 zł program pomija (komunikat „Brak zaległości”, z pytaniem, czy kontynuować dla następnych). Pomija też klientów bez biura i biura bez skonfigurowanej poczty wychodzącej. Wiadomość idzie na adresy z pól Adresy e-mail do wysyłki i Dodatkowe adresy e-mail do wysyłki z karty klienta. Po utworzeniu wiadomości program zapisuje w karcie klienta datę ostatniej wysyłki zestawienia (widać ją w raporcie Salda i faktury klientów, pasmo Ostatnia wysyłka).
Film pokazuje przypomnienie dla klienta z saldem: Wyślij → Zestawienie zaległych faktur.
Wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty, zestawienie zaległych faktur tworzy wezwanie w standardowym szablonie: miejscowość i data, nazwa i adres wierzyciela (biura) i dłużnika (klienta), wezwanie do zapłaty w terminie 7 dni od doręczenia, wykaz zaległych faktur z naliczeniami, dane rachunku bankowego biura, prośba o propozycję spłaty w ratach, gdy klient nie może zapłacić od razu, i podpis osoby reprezentującej biuro. Treść zmienisz we własnym szablonie.
Do każdej zaległej faktury po terminie płatności program może dopisać dwa wiersze:
| Naliczenie | Kiedy | Jak program liczy |
|---|---|---|
| odsetki | w karcie biura zaznaczone Naliczaj odsetki na wezwaniach do zapłaty | ustawowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych od kwoty pozostałej do zapłaty, od terminu płatności do dnia wysyłki; opis: „Odsetki na dzień … od faktury …, termin płatności faktury: …, kwota zaległości: … zł.” |
| rekompensata | w karcie biura zaznaczone Naliczaj opłaty za windykację w wezwaniach do zapłaty | 40 euro (faktura do 5 000 zł brutto), 70 euro (powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł) albo 100 euro (od 50 000 zł) — art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych; przeliczone po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc terminu płatności |
Obie opcje są w oknie firmy biura, na zakładce Fakturowanie dla biur, w grupie Biuro rachunkowe. Odsetki i rekompensaty zwiększają kwotę wezwania. Gdy biuro ma wyłączone obie opcje, wezwanie zawiera same zaległe faktury. Kurs euro program pobiera z NBP; gdy się nie uda, pokazuje komunikat „Błąd podczas pobierania kursu”.
Zanim wyślesz przypomnienie
Zaległość liczy się z faktur i wpłat zapisanych w programie. Przed wysyłką dodaj ostatnie wpłaty z wyciągu (Dodawanie płatności). Gdy wpłaty klienta są zapisane do złych faktur, a saldo się zgadza, zestawienie zaległych faktur i tak liczy, co zostało do zapłaty, z kolejności dat faktur i wpłat — ale porządek w przypisaniach przywraca Uzgodnienie płatności klientów.
Typowe sytuacje
Program pominął klienta, który zalega. Sprawdź saldo na liście klientów (musi wynosić co najmniej 1 zł) i adresy e-mail do wysyłki faktur w karcie klienta.
Wezwanie nie ma odsetek. Zaznacz Naliczaj odsetki na wezwaniach do zapłaty w karcie biura. Odsetki dotyczą tylko faktur, których termin płatności już minął.
Klient prosi o pełne rozliczenie od początku współpracy. Wyślij Zestawienie faktur i płatności — wszystkie faktury i wpłaty z saldem po każdym dokumencie.