Generowanie faktur dla klientów — okno „Wystaw faktury”

Okno Wystaw faktury przygotowuje faktury za usługi biura dla wszystkich jego klientów naraz. Program tworzy listę — jeden wiersz na klienta — z kwotami policzonymi ze stawek z karty klienta i z danych z jego ksiąg. Listę można przejrzeć, poprawić pojedyncze liczby i kwoty, wyłączyć klientów, a na końcu wystawić wszystkie faktury jednym przyciskiem.

Jak otworzyć okno

1. W drzewie zaznacz biuro rachunkowe (firmę z zaznaczonym Podmiot jest biurem rachunkowym).
2. Na wstążce Biuro rachunkowe w grupie Fakturowanie kliknij Wystaw faktury.

Otwiera się okno Fakturowanie usług. Gdy w drzewie nie ma wskazanego biura, program prosi: „Otwórz w drzewie biuro rachunkowe dla którego mają być wystawione faktury.”, a gdy wskazana firma nie jest biurem — że w oknie edycji firmy nie zaznaczono, że jest biurem rachunkowym. Okno nie blokuje programu — w trakcie można zajrzeć do ksiąg klienta.

Pola u góry okna

Pole	Znaczenie
Rok, Miesiąc	miesiąc faktur. Do 14. dnia miesiąca okno podpowiada miesiąc poprzedni, od 15. — bieżący. Liczby dokumentów, faktur wystawionych przez biuro i faktur ze Strefy program bierze z miesiąca poprzedniego względem tego pola
Dzień wystawiania	dzień miesiąca dat faktur, podpowiadany z karty biura (pole Dzień wystawiania faktur). Zmiana pola ustawia daty na ten dzień wybranego miesiąca; dzień większy niż liczba dni miesiąca oznacza ostatni dzień miesiąca
Numer pierwszej	numer kolejny pierwszej faktury z listy — kolejne dostają następne numery
Prefiks numeru, Sufiks numeru	tekst przed i po numerze w formacie numer/miesiąc/rok (z karty biura). Gdy biuro ma Format numeru faktury, numer powstaje z formatu — zob. Własny format numerowania faktur
Data wystawienia, Data sprzedaży	daty dla wszystkich faktur; zmiana roku, miesiąca albo dnia ustawia je od nowa. Bez dnia w karcie biura program podpowiada dzisiejszą datę
Metoda kasowa	faktury z oznaczeniem metody kasowej (domyślnie jak w karcie biura)
Nie wystawiaj ponownie	(domyślnie zaznaczone) klient, któremu biuro wystawiło już fakturę za ten miesiąc, dostaje odznaczone Generuj
Pomijaj zawieszonych (CEIDG)	(domyślnie zaznaczone) bez faktury dla klientów, których działalność była zawieszona przez cały miesiąc, przed jej rozpoczęciem albo po zakończeniu; zawieszenie przez część miesiąca to tylko informacja w kolumnie Dodatkowe informacje

Obok pól jest napis, kiedy program ostatnio sprawdzał statusy z CEIDG/REGON. Przerwa w obsłudze wpisana ręcznie w historii działalności firmy pomija miesiąc zawsze, niezależnie od pola Pomijaj zawieszonych (CEIDG) — zob. Statusy klientów i historia działalności.

Przyciski na wstążce okna

Przycisk	Co robi
Twórz listę faktur	tworzy listę od nowa i przelicza wszystkie kwoty; ręczne zmiany w wierszach przepadają
Przelicz faktury	przelicza kwoty wszystkich wierszy po zmianach ilości i stawek
Statusy CEIDG	sprawdza status działalności każdego klienta z listy w CEIDG (osoby fizyczne) i REGON (spółki), uzupełnia historię działalności i dane firm, a potem tworzy listę od nowa
Generuj faktury	wystawia faktury z listy i zamyka okno
Przenumeruj	nadaje numery od Numer pierwszej, w kolejności dat wystawienia; wiersze bez Generuj nie dostają numeru
Aktualizuj pełne numery	składa pełne numery od nowa po ręcznej zmianie numerów kolejnych
Aktualizuj daty	wpisuje daty z pól u góry do wszystkich wierszy
Usuń fakturę	usuwa wskazany wiersz z listy (klient nie dostanie faktury w tym przebiegu)
Zapisz do pliku	zapisuje listę do pliku Excel (xlsx, xls), CSV, tekstowego, HTML albo XML — nazwa podpowiadana: „Fakturowanie za miesiąc M-RRRR”

Krok po kroku

1. Ustaw Rok i Miesiąc faktur, sprawdź daty.
2. Wpisz Numer pierwszej — kolejny wolny numer faktur biura.
3. Kliknij Twórz listę faktur. Gdy klient i biuro nie mają formy płatności, program przerywa: „Wskaż formę płatności dla faktur wystawianych dla klienta (…) lub podaj domyślną formę płatności w oknie edycji firmy (biura rachunkowego)”.
4. Przejrzyj listę: kolumnę Generuj, Dodatkowe informacje, ilości i kwoty. Popraw, co trzeba (niżej).
5. Kliknij Generuj faktury. Po wystawieniu okno się zamyka, a faktury są w Sprzedaż → Faktury biura.
6. Wyślij faktury klientom — Wysyłka faktur do klientów.

Kto trafia na listę i kiedy wiersz jest wyłączony

Na liście są klienci tego biura (pole Prowadzące biuro rachunkowe w karcie klienta) z zaznaczonym Wystawiaj faktury, w kolejności nazw; zarchiwizowani tylko wtedy, gdy program pokazuje podmioty zarchiwizowane. Wiersz dostaje odznaczone Generuj, a w kolumnie Dodatkowe informacje — powód:

Informacja	Przyczyna
„Faktura już wystawiona w tym miesiącu.”	biuro wystawiło już klientowi fakturę za ten miesiąc, a pole Nie wystawiaj ponownie jest zaznaczone
„Wstrzymano wykonywanie usług.”	w karcie klienta zaznaczone Usługa wstrzymana
„Faktury wystawiane od …” / „Faktury wystawiane do …”	data wystawienia poza zakresem pól Faktury wystawiane od / do z karty klienta
opis zawieszenia, rozpoczęcia albo zakończenia działalności	historia działalności firmy (CEIDG/REGON, wpisy ręczne, daty z okna firmy)

Wiersz bez Generuj nie dostaje numeru ani dat, a jego kwoty są zerowe. Żeby jednak wystawić mu fakturę, zaznacz Generuj, a potem kliknij Przelicz faktury, Aktualizuj daty i Przenumeruj.

Kolumny listy

Pasmo	Kolumny
Faktura	numer kolejny, Numer, Generuj, nazwa kontrahenta, Grupa klientów, Dodatkowe informacje
Wartość faktury	Netto, VAT, Brutto
Daty	data wystawienia, data sprzedaży, Forma płatności
Stawki → Księgi	Stawka podstawowa, Stawka zmienna, Próg ilościowy stawki podstawowej, Próg ilościowy stawki zmiennej
Stawki → Płace	Stawka podstawowa, Stawka zmienna, Stawka zmienna zlecenia, Roczne rozliczenie zdrowotnego
Ilości	Dokumenty księgowe, Księgi stawka zmienna (ile razy stawka zmienna), Pracownicy, Pracownicy na zleceniach, Roczne rozliczenie zdrowotnego
Wartości usług netto	Księgi stawka podstawowa, Księgi stawka zmienna, Księgi razem, Płace, Płace stawka zmienna, Płace zlecenia, Płace razem
Formularze	Liczba, Wartość i Pozycje dokumentów do zafakturowania
Opłaty dodatkowe	Deklaracje ZUS (roczne rozliczenie zdrowotnego), Opóźnienia dokumentów, Liczba dni opóźnienia, Faktury w Strefie klienta (poprzedni miesiąc), Wystawianie faktur w Strefie, Faktury wystawione przez biuro (poprzedni miesiąc), Pozycje faktur ponad liczbę w cenie, Wystawianie faktur
Usługi netto razem	Usługi razem, Usługi dodatkowe razem

Pod listą są sumy kolumn. Nagłówki kolumn z liczbami faktur mają podpowiedzi z zasadami liczenia.

Jak program liczy kwoty

• Stawka podstawowa za księgi — zawsze, w kwocie z karty klienta.
• Stawka zmienna — gdy dokumentów z poprzedniego miesiąca jest więcej niż Próg ilościowy stawki podstawowej: nadwyżka dzielona przez Próg ilościowy stawki zmiennej, zaokrąglona w górę, razy Stawka zmienna. Gdy klient ma w karcie zaznaczone liczenie księgowań dla pełnej księgowości, zamiast dokumentów liczą się księgowania. Gdy próg stawki zmiennej wynosi 0, program jej nie nalicza i pisze o tym w Dodatkowe informacje.
• Płace — gdy w miesiącu są pracownicy albo zleceniobiorcy: stawka podstawowa płac plus liczba pracowników razy stawka zmienna plus liczba zleceniobiorców razy stawka zmienna zlecenia. Liczba pracowników pochodzi z karty klienta (Aktualna liczba pracowników), a gdy tam jest 0 — z list płac miesiąca ustawionego w oknie (pracownicy albo pozycje list i rachunków, jeżeli klient ma zaznaczone liczenie pozycji zamiast pracowników).
• Formularze — suma cen dokumentów oznaczonych do fakturowania — Fakturowanie dokumentów.
• Roczne rozliczenie zdrowotnego — tylko na fakturach za maj: liczba rozliczeń razy stawka z karty.
• Usługi dodatkowe — suma czekających pozycji klienta — Fakturowanie usług dodatkowych.
• Opóźnienia dokumentów — opłata za dokumenty dostarczone po terminie (niżej).
• Wystawianie faktur i Wystawianie faktur w Strefie — zob. Fakturowanie usług księgowych.

Netto to suma usług, usług dodatkowych i opłaty za opóźnienia. VAT wynosi 23 % netto, gdy biuro jest podatnikiem VAT; w przeciwnym razie 0, a pozycje faktury mają stawkę „ZW”.

Przykład

Klientka ma w karcie: stawka podstawowa 450 zł do 30 dokumentów, stawka zmienna 5 zł za każdy kolejny dokument (próg stawki zmiennej 1), płace 60 zł plus 45 zł za pracownika i 30 zł za zleceniobiorcę. W poprzednim miesiącu zaksięgowano 37 dokumentów, a na listach płac są 2 osoby na umowie o pracę i 1 zleceniobiorca:

• księgi: 450 zł + 7 × 5 zł = 485 zł,
• płace: 60 zł + 2 × 45 zł + 1 × 30 zł = 180 zł,
• netto 665 zł, VAT 23 % 152,95 zł, brutto 817,95 zł.

Przy progu stawki zmiennej 10 i 45 dokumentach nadwyżka 15 dokumentów daje 2 stawki zmienne (15 / 10 zaokrąglone w górę).

Poprawki przed wystawieniem

W wierszach można zmieniać ilości (dokumenty, pracownicy, liczby faktur), stawki, kwoty, daty, numer kolejny i formę płatności, a także odznaczyć Generuj. Zmiana ilości albo stawki od razu przelicza wiersz. Przelicz faktury przelicza wszystkie wiersze, a Twórz listę faktur buduje listę od nowa — ręczne zmiany wtedy przepadają.

Na fakturę trafiają pozycje z kolumn wiersza, więc poprawka w oknie zmienia tylko ten przebieg. Stałą zmianę ceny zrób w karcie klienta albo przyciskiem Zmiany cen — Zmiany cen usług biura.

Opłata za spóźnione dokumenty

Opłatę program dolicza, gdy Naliczaj opłaty za spóźnienia jest zaznaczone w karcie biura i w karcie klienta (grupa Opłaty dodatkowe za opóźnienia w dostarczaniu dokumentów do księgowania). Termin dostarczenia to dzień z pola Termin (dzień miesiąca) dostarczenia dokumentów do księgowania w miesiącu po miesiącu dokumentów; dzień z karty klienta ma pierwszeństwo przed dniem biura. Datę dostarczenia program bierze z miesiąca klienta: Data dostarczenia pierwszych dokumentów i Data dostarczenia ostatnich dokumentów (późniejsza z nich). Datę zapisuje przycisk Dostarczono dokumenty w grupie Zdarzenia na karcie Biuro rachunkowe — przy wskazanym miesiącu klienta: pierwsze kliknięcie wpisuje datę pierwszych dokumentów, następne — ostatnich. Bez daty dostarczenia opłaty nie ma.

Kwota:

• przy Stawka procentowa za każdy dzień spóźnienia większej od 0 — podstawa × stawka % × liczba dni spóźnienia,
• przy stawce dziennej 0 — progi: Stawka procentowa opłaty dla wyższej stawki, gdy spóźnienie sięga Liczba dni spóźnienia dla wyższej stawki, w przeciwnym razie Stawka procentowa opłaty dla niższej stawki; bez wpisanej Liczba dni spóźnienia dla niższej stawki i stawki dla niższej stawki opłata według progów nie jest liczona,
• spóźnienie nie większe niż Liczba dni spóźnienia bez opłaty jest bezpłatne,
• podstawa to Podstawa naliczania opóźnień, a gdy jest 0 — stawka podstawowa za księgi.

Ustawienia klienta większe od zera zastępują ustawienia biura. Dla jednego miesiąca opłatę wyłącza pole Nie naliczaj opłaty za spóźnione dokumenty w oknie miesiąca klienta. Kwota i liczba dni są w kolumnach Opóźnienia dokumentów i Liczba dni opóźnienia.

Numeracja faktur

Numery program nadaje przy tworzeniu listy, od Numer pierwszej, w kolejności klientów. Po zmianie dat albo odznaczeniu klientów użyj Przenumeruj. Przed wystawieniem sprawdza, czy żaden numer z listy nie jest już użyty w fakturach biura — jeśli jest, nie wystawia niczego i pokazuje komunikat „Numery faktur już użyte” z listą numerów: ustaw Numer pierwszej i przenumeruj listę. Na czas wystawiania program blokuje numerację faktur biura (okno faktury i Strefa klienta nie nadadzą w tym czasie numeru); gdy numerację zajmuje inny zapis, prosi o ponowienie za chwilę.

Co program robi przy „Generuj faktury”

• wystawia faktury tylko dla wierszy z Generuj, w biurze wskazanym w drzewie, z danymi nabywcy z kontrahenta klienta (kontrahenta zakłada sam, gdy go jeszcze nie ma),
• dodaje pozycje: stawki za księgi i płace, roczne rozliczenie zdrowotnego, wystawianie faktur w Strefie i na zlecenie klienta, każdy dokument do zafakturowania, usługi dodatkowe i opłatę za opóźnienia,
• ustawia formę i termin płatności (data wystawienia + dni z formy płatności), adres e-mail do wysyłki z karty klienta, grupę klientów i oznaczenie GTU_12; faktura nie jest oznaczana jako opłacona,
• przypisuje do faktury wolne wpłaty klienta (zaliczki), jeśli są,
• oznacza usługi dodatkowe i dokumenty jako zafakturowane (z numerem faktury),
• aktualizuje na karcie klienta dane ostatniej faktury i salda rozrachunków.

Film

Film pokazuje generowanie faktur od otwarcia okna do nowych faktur w sprzedaży biura.

Typowe sytuacje

Faktura klienta wyszła za niska — brak stawki zmiennej. Sprawdź w kolumnie Dokumenty księgowe, ile dokumentów program policzył w poprzednim miesiącu, i progi w paśmie Stawki → Księgi. Przy progu stawki zmiennej równym 0 stawka zmienna nie jest naliczana.

Klient ma płace, a faktura nie ma pozycji za płace. Program dolicza płace, gdy w kolumnach Pracownicy albo Pracownicy na zleceniach jest więcej niż 0. Wpisz liczbę w wierszu albo uzupełnij listy płac klienta.

Chcę wystawić fakturę jeszcze raz za ten sam miesiąc. Odznacz Nie wystawiaj ponownie i utwórz listę od nowa — albo zaznacz Generuj w wierszu klienta i kliknij Przelicz faktury, Aktualizuj daty i Przenumeruj.

Usługa dodatkowa nie pojawiła się na fakturze. Pozycja z datą Nie wcześniej niż w przyszłości czeka do tej daty. Zob. Fakturowanie usług dodatkowych.