Uzgodnienie płatności klientów
„Uzgodnij płatności” w TaxMachine dla biur rachunkowych: przeniesienie wpłat z nadpłaconych faktur i wolnych zaliczek na nieopłacone faktury tego samego kontrahenta oraz wpłat między firmami biura — z podglądem przed zapisem.
Opublikowano
Czasem saldo klienta się zgadza, a mimo to program pokazuje mu kilka nieopłaconych faktur. Najczęściej wpłaty za kolejne miesiące są zapisane do jednej, już opłaconej faktury (tak dopisywały wpłaty starsze wersje programu), albo wpłata leży jako wolna zaliczka obok faktur, które czekają na zapłatę. Uzgodnij płatności znajduje takich kontrahentów w całym biurze i przenosi wpłaty na nieopłacone faktury — najpierw w podglądzie, a zapisuje dopiero po potwierdzeniu. Kwoty wpłat i salda się nie zmieniają; zmienia się tylko to, które faktury są zapłacone.
Kiedy uzgodnić płatności
- kolumna Faktury nieopłacone na liście klientów pokazuje faktury, choć klient płaci regularnie,
- na fakturze klienta widać więcej wpłat niż jej kwota (faktura nadpłacona), a następne faktury czekają na zapłatę,
- klient zapłacił z góry, wpłata została zaliczką, a faktura wystawiona później nie dostała tej wpłaty,
- korekta na minus nie jest rozliczona z fakturami klienta,
- klient zmienił firmę biura, która go fakturuje, i wpłaty ma w jednej firmie, a zaległe faktury w drugiej.
Stan zapłaty faktur liczy się przy wpłatach dodawanych z listy klientów, w kolumnie Faktury nieopłacone i wszędzie, gdzie program patrzy na zapłatę konkretnej faktury — dlatego warto go uporządkować.
Jak otworzyć okno
- W drzewie zaznacz biuro rachunkowe.
- Na wstążce Biuro rachunkowe w grupie Fakturowanie kliknij Uzgodnij płatności.
Otwiera się okno Uzgodnienie płatności klientów z nazwą biura. Program liczy plan dla faktur wystawionych przez to biuro — zawsze od nowa, przy każdym otwarciu.
Co pokazuje okno
Górna tabela — kontrahenci (nabywcy faktur biura) z wpłatami do przeniesienia:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Nabywca | kontrahent klienta |
| Nadpłaty | nadwyżki wpłat na nadpłaconych fakturach |
| Zaliczki | wolne wpłaty bez faktury |
| Nieopłacone, Faktur nieopł. | kwota i liczba nieopłaconych faktur przed uzgodnieniem |
| Na faktury | ile przejdzie na nieopłacone faktury |
| Jako zaliczka | ile zostanie zaliczką (nadwyżka bez faktur do opłacenia) |
| Opłacone po | ile faktur będzie opłaconych w całości |
| Do zapłaty po | ile zostanie do zapłaty po uzgodnieniu |
Dolna tabela — przeniesienia wpłat kontrahenta z kursorem: Data wpłaty, Dokument płatności, Skąd („nadpłata” z numerem faktury, „zaliczka” albo „korekta” z numerem), Na (faktura albo „zaliczka (przedpłata)”), Termin, Kwota i Faktura po („opłacona” albo „częściowo”).
Pod tabelami podsumowanie: liczba kontrahentów, ile przejdzie na faktury i ile faktur zostanie opłaconych w całości. Gdy nie ma czego uzgadniać: „Nie ma płatności do uzgodnienia - żadna faktura nie jest nadpłacona i żadna zaliczka nie czeka obok nieopłaconej faktury tego samego kontrahenta.”
Jak program uzgadnia wpłaty
- Pracuje w obrębie jednego kontrahenta — firmy biura, która wystawiła faktury, i nabywcy.
- Na nadpłaconej fakturze zostają najwcześniejsze wpłaty do jej kwoty; nadwyżka przechodzi dalej.
- Najpierw rozlicza nierozliczony minus korekt — kompensatą bez ruchu pieniędzy: nowy dokument płatności na 0 zł z plusem na fakturach i minusem na korekcie. W dolnej tabeli taki wiersz ma dokument „kompensata (nowa)”.
- Wpłaty, od najstarszej, przechodzą na nieopłacone faktury od najstarszej.
- Nadwyżka, dla której nie ma faktur do opłacenia, zostaje zaliczką w tym samym dokumencie płatności.
- Kwoty dokumentów płatności i salda kontrahentów zostają bez zmian. Wpłata przechodzi na inną fakturę albo dzieli się na dwie pozycje w tym samym dokumencie.
- Bez zmian zostają: płatności w walutach obcych, dokumenty wychodzące (KW, przelew wychodzący), zaksięgowane dokumenty płatności i wpłaty zaksięgowane w PIT kasowym. Kwotę tych ostatnich podsumowanie podaje osobno: „Nie przejdzie … - wpłaty zaksięgowane w PIT kasowym (zmiana wymaga najpierw cofnięcia wpisu w księdze).”
Zapis — „Uzgodnij zaznaczonych”
- Zaznacz kontrahentów w górnej tabeli (bez zaznaczenia — kontrahent z kursorem).
- Kliknij Uzgodnij zaznaczonych.
- Program pyta „Uzgodnić płatności?” i podaje skutki: ile przejdzie na nieopłacone faktury, ile faktur zostanie opłaconych, ile zostanie zaliczką, czy korekty rozliczy kompensata.
- Po Tak program uzgadnia kontrahenta po kontrahencie — każdego osobno. Przed zapisem liczy plan od nowa: jeżeli dane zmieniły się od podglądu (np. ktoś dodał wpłatę na innym stanowisku), tego kontrahenta nie zmienia i wymienia go w komunikacie „Nie uzgodniono wszystkich”.
Po zapisie program przelicza faktury (Zapłacone, data zapłaty — data ostatniego dokumentu płatności), poprawia kopie zapłat w płatnościach księgowych, odświeża listy faktur i płatności i liczy plan od nowa.
Wpłaty w innych firmach biura
Gdy klient płaci jednej firmie biura, a nieopłacone faktury ma w innej (np. po zmianie firmy, która go fakturuje), uzgodnienie jednego kontrahenta nie wystarczy. Przycisk Wpłaty w innych firmach biura… otwiera okno Wpłaty w innych firmach biura:
- górna tabela: Klient, Wpłata w (firma z wolną wpłatą), Wolne wpłaty, Faktury w (firma z fakturami), Nieopłacone, Faktur nieopł., Przeniesienie, Opłacone po i Uwagi,
- dolna tabela: wpłaty i faktury przeniesienia z kursorem (Gdzie, Data wpłaty / termin, Dokument / faktura, Wpłata / do zapłaty, Przenoszone, Po przeniesieniu),
- pole Data kompensat (domyślnie dziś) i przycisk Przenieś zaznaczone.
Dla każdego przeniesienia program zapisuje dwie kompensaty z tą datą: w firmie z wpłatą „Przeniesienie do …” na kwotę ujemną (wpłata przestaje być zaliczką), a w firmie z fakturami „Przeniesienie z …” na nieopłacone faktury od najstarszej. Bez ruchu pieniędzy — kwoty wpłat i łączne saldo klienta zostają, zmieniają się salda jego kontrahentów w obu firmach. Przeniesienie jest możliwe dopiero wtedy, gdy w obu firmach nie ma nic do uzgodnienia w oknie Uzgodnienie płatności klientów, a firma z wpłatą nie ma własnych nieopłaconych faktur klienta; pary, które na to czekają, mają powód w kolumnie Uwagi.
Okno widzi właściciel programu i osoby z dostępem do faktur i rozrachunków biur — zawiera dane wszystkich firm biura.
Żeby uzgadniać jak najrzadziej
Wpłaty dodawaj z listy klientów (Dodaj KP, Dodaj przelew) albo w oknie klienta dla podanej kwoty — program sam rozliczy je od najwcześniejszego terminu i nie dopisze do faktury już opłaconej. Zob. Dodawanie płatności i Rozrachunki z klientami.