Wysyłanie podsumowań podatkowych

Po zamknięciu miesiąca klient chce wiedzieć jedno: ile i do kiedy zapłacić. Przycisk Podsumowania ksiąg przygotowuje każdemu zaznaczonemu klientowi wiadomość z wynikiem miesiąca, zaliczkami na podatek dochodowy i VAT do zapłaty, razem z gotowymi drukami przelewów na mikrorachunek podatkowy. Przy kilkudziesięciu klientach to jedna seria wiadomości zamiast kilkudziesięciu ręcznie pisanych maili.

Funkcja jest w wersji dla biur rachunkowych. Podsumowanie powstaje dla firm prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów (ryczałt). Dla firm na księgach rachunkowych program takiej wiadomości nie tworzy.

W skrócie

Na liście Klienci zaznacz klientów (albo stań na jednym kliencie).
Na wstążce Biuro rachunkowe → grupa Wysyłka wiadomości do klientów kliknij Podsumowania ksiąg.
Podaj Miesiąc i Rok — domyślnie poprzedni miesiąc — i kliknij OK.
Przy jednym kliencie otworzy się okno wiadomości z gotową treścią i załącznikami: sprawdź i kliknij Wyślij. Przy kilku klientach wiadomości trafią na listę Wiadomości wysłane ze statusem Do zatwierdzenia.
Na liście Wiadomości wysłane zatwierdź wysyłkę — Masowa wysyłka wiadomości w tle.

Przed pierwszą wysyłką: ustawienia klienta

Podsumowanie korzysta z danych w oknie firmy klienta. Warto je uzupełnić raz, przy przyjęciu klienta.

Gdzie w oknie firmy	Pole	Do czego służy
zakładka Fakturowanie dla biur, grupa Biuro rachunkowe	Prowadzące biuro rachunkowe:	z konta pocztowego tego biura wychodzi wiadomość i jego szablony są używane
zakładka Podatki, grupa Wysyłka elektroniczna podsumowań i przelewów podatkowych	Wysyłaj podsumowania podatkowe:	klient na stałe dostaje podsumowania
ta sama grupa	Wysyłaj przelewy podatkowe:	do wiadomości dołączane są druki przelewów na podatki
ta sama grupa	Adresy e-mail na które będą wysyłane podsumowania i przelewy (rozdzielone średnikami lub przecinkami):	adresaci podsumowania; Kopiuj e-mail kontaktowy przepisuje adres z zakładki Kontakt i — gdy adres jest poprawny — zaznacza obie opcje wysyłki
ta sama grupa	Wysyłaj ewidencje księgowe w podsumowaniach nawet jeżeli wyłączono tę opcję w konfiguracji bazy	wyjątek od ustawienia bazy (niżej) dla tego klienta
ta sama grupa	Dołączaj do podsumowania plik przelewów do banku (.txt do wczytania w bankowości internetowej)	dodatkowy plik z przelewami do zaimportowania w banku
zakładka Podatki, grupa Mikrorachunek podatkowy	Mikrorachunek podatkowy:	rachunek w treści wiadomości i na drukach przelewów

Każdy adres z pola adresów to osobna wiadomość.

Na liście klientów stan wysyłek widać w pasmie Raporty: kolumny Wysyłaj raporty, Ostatni e-mail raport (data ostatniej wysyłki) i Ostatni raport (miesiąc ostatniego podsumowania). Przy miesiącu podatkowym klienta program zapisuje Data wysyłki podsumowania podatkowego. W filtrze listy klientów są pozycje Wysyłaj raporty podatkowe i Raport wysłany w tym miesiącu — przydatne, żeby wybrać tylko klientów, którzy jeszcze nie dostali podsumowania (Dodatkowe opcje filtrowania).

Co zawiera wiadomość

Treść powstaje ze szablonu Podsumowanie KPiR albo Podsumowanie ryczałt — zależnie od formy ewidencji klienta w roku podsumowania. Standardowy szablon podaje:

wynik za miesiąc: przychody, koszty i dochód (dla ryczałtu — przychody), a od lutego także wynik narastająco od początku roku,
zaliczki na podatek dochodowy (przy ryczałcie — na podatek zryczałtowany) każdego właściciela: kwotę za miesiąc, termin, mikrorachunek właściciela i sumę zaliczek od początku roku,
VAT z deklaracji za ten okres: kwotę do zapłaty z terminem i rachunkiem, nadwyżkę do zwrotu albo do przeniesienia — przy VAT kwartalnym tylko w miesiącu kończącym kwartał,
dane biura: nazwę, adres i kontakt.

Załączniki

Załącznik	Kiedy jest dołączany
Podsumowanie KPiR albo Podsumowanie ryczałtu za miesiąc (PDF)	zawsze
KPiR albo Ewidencja przychodów za miesiąc (PDF)	gdy w opcjach bazy nie zaznaczono Nie wysyłaj ewidencji ksiegowych w podsumowaniu podatkowym albo klient ma zaznaczony wyjątek z tabeli wyżej
druk przelewu na VAT (PDF)	podatnik VAT, zaznaczone Wysyłaj przelewy podatkowe, jest VAT do zapłaty z deklaracji za ten miesiąc albo kwartał
druki przelewów na zaliczki PIT-36, PIT-36L albo PIT-28 (PDF)	zaznaczone Wysyłaj przelewy podatkowe i zaliczka właściciela większa od zera — osobny druk dla każdego właściciela
plik przelewów do bankowości internetowej (.txt)	zaznaczone Wysyłaj przelewy podatkowe i Dołączaj do podsumowania plik przelewów do banku

Opcja Nie wysyłaj ewidencji ksiegowych w podsumowaniu podatkowym jest w Opcjach bazy danych, w grupie Opcje dla biur rachunkowych → Praca biura w programie. Gdy w oknie biura zaznaczono Nie dodawaj przelewów w PDF w załącznikach, program nie dołącza żadnych przelewów — kwoty i rachunki są tylko w treści (Wyłączenie generowania przelewów w załącznikach PDF).

Co program sprawdza przed wysyłką

Przy kilku zaznaczonych klientach program przegląda ich przed utworzeniem wiadomości i pyta o każdą nietypową sytuację z osobna. Odpowiedź Nie przerywa całą serię, Tak — wysyła mimo to i przechodzi do następnego klienta.

Komunikat	Co oznacza
Nie wskazano biura rachunkowego	klient nie ma pola Prowadzące biuro rachunkowe
Nie skonfigurowano poczty biura rachunkowego	biuro nie ma ustawionego konta poczty — seria się przerywa (Konfiguracja poczty)
Nie podano adresu pocztowego	puste pole adresów podsumowań — klient zostanie pominięty
Podatnik nie otrzymuje raportów	klient nie ma zaznaczonego Wysyłaj podsumowania podatkowe
Wysłano już raport	ten klient dostał już podsumowanie za ten miesiąc
Nie podano mikrorachunku	brak albo błędny mikrorachunek podatkowy

W czasie tworzenia wiadomości program może jeszcze pokazać Nie założono miesiąca — klient nie ma w programie miesiąca, za który ma być podsumowanie.

Po wysłaniu

Po wysyłce (przy jednym kliencie — po kliknięciu Wyślij albo Zapisz i zamknij w oknie wiadomości, przy serii — po utworzeniu wiadomości do zatwierdzenia) program:

zapisuje przy kliencie datę i miesiąc ostatniego podsumowania, a przy miesiącu — Data wysyłki podsumowania podatkowego,
przy bieżącym miesiącu księgowym klienta ustawia stan miesiąca na Rozliczony, o ile JPK_V7 jest wysłany (albo klient nie jest podatnikiem VAT) i nie brakuje wymaganej informacji VAT-UE.

W bazie z włączonym modułem akceptacji e-faktur okno wyboru miesiąca ma dodatkowo pole Po wysyłce zamknij miesiąc akceptacji e-faktur w Strefie klienta (domyślnie zaznaczone). Klient, który dostał rozliczony miesiąc, nie zmieni już wtedy decyzji o jego e-fakturach w Strefie klienta. Więcej: Strefa klienta: akceptacja e-faktur.

Własny szablon podsumowania

Treść wiadomości można zmienić we własnym szablonie: w oknie biura, na zakładce Biuro rachunkowe, grupa Własne szablony e-mail, pola Podsumowanie KPiR: i Podsumowanie ryczałt:. Szablon ma dwie części — HTML i tekstową — i znaczniki <% … %>, które program wypełnia danymi klienta i miesiąca. Jak przygotować szablon: Definiowanie szablonów wiadomości.

Szablon podsumowania KPiR korzysta z sum księgi, a szablon ryczałtu — z sum ewidencji przychodów. Gdy oba pola wskazują ten sam plik, dla części klientów treści nie da się wygenerować. Program pomija wtedy tych klientów i po serii pokazuje okno Klienci pominięci — błąd szablonu wiadomości z listą nazw — popraw szablon i wyślij podsumowania jeszcze raz, tylko do pominiętych.

Typowe pytania

Klient dostał podsumowanie bez druku przelewu VAT. Druk jest dołączany tylko wtedy, gdy deklaracja VAT dotyczy miesiąca podsumowania i jest kwota do zapłaty. Przy VAT kwartalnym przelew idzie w podsumowaniu za ostatni miesiąc kwartału. Sprawdź też Wysyłaj przelewy podatkowe u klienta i opcję Nie dodawaj przelewów w PDF w załącznikach w oknie biura.

Jak wysłać podsumowanie ponownie, po korekcie? Wybierz ten sam miesiąc jeszcze raz. Program zapyta Wysłano już raport — odpowiedz Tak.

Czy mogę poprawić treść przed wysłaniem? Tak. Przy jednym kliencie poprawiasz ją od razu w oknie wiadomości, przy serii — w oknie wiadomości otwartym z listy Wiadomości wysłane, zanim zatwierdzisz wysyłkę.