Wysyłanie powiadomień o składkach ZUS
Jak w TaxMachine dla biur rachunkowych wysłać klientowi wiadomość ze składkami ZUS właściciela: kwota, termin, rachunek składkowy i druk przelewu prosto z okna składki ZUS, ustawienia adresów, szablon i typowe komunikaty.
Opublikowano aktualizacja
Biuro liczy w programie składki ZUS właścicieli firm i co miesiąc przekazuje klientom kwotę do zapłaty. W wersji TaxMachine dla biur rachunkowych wiadomość do klienta powstaje prosto z okna składki: z kwotą przelewu, terminem, numerem rachunku składkowego w ZUS i gotowym drukiem przelewu w PDF. Treść można zmienić we własnym szablonie biura.
Przelew obejmuje składkę właściciela. W jednoosobowej działalności z zaznaczoną opcją Płatnik opłaca składki także za innych ubezpieczonych - pracowników, zleceniobiorców itd. program dolicza też składki za pracowników i zleceniobiorców z list płac i rachunków wypłaconych w tym miesiącu — klient płaci wszystko jednym przelewem. Wspólnik spółki dostaje przelew tylko na swoją składkę.
W skrócie
- W oknie właściciela, na zakładce ZUS, ustaw Konto ZUS: i adresy w grupie Wysyłka przelewów.
- W drzewie otwórz Właściciele → właściciel → Składki ZUS i otwórz składkę za miesiąc (albo dodaj nową).
- Sprawdź kwoty i na wstążce okna, w grupie Biuro rachunkowe, kliknij Wyślij do klienta.
- Otworzy się okno wiadomości z gotową treścią i drukiem przelewu. Kliknij Wyślij (wysyłka od razu) albo Zapisz i zamknij (wiadomość trafi do zatwierdzenia na listę Wiadomości wysłane).
Ustawienia przed pierwszą wysyłką
Właściciel
W oknie właściciela, na zakładce ZUS:
| Pole | Do czego służy |
|---|---|
| Konto ZUS: | numer rachunku składkowego w treści wiadomości i na druku przelewu — bez niego wiadomości nie da się utworzyć |
| Wysyłaj przelewy: (grupa Wysyłka przelewów) | nowa składka tego właściciela ma od razu zaznaczone Wyślij do klienta |
| Adresy e-mail do wysyłki: | adresaci wiadomości ze składką; kilka adresów rozdziel przecinkami |
| Kopiuj e-mail kontaktowy | przepisuje adres z zakładki Kontakt i — gdy jest poprawny — zaznacza Wysyłaj przelewy |
Firma i biuro
Właściciel musi być przypisany do firmy klienta, która ma ustawione Prowadzące biuro rachunkowe: (okno firmy, zakładka Fakturowanie dla biur). Wiadomość wychodzi z konta pocztowego tego biura i według jego szablonu (Konfiguracja poczty). Gdy właściciel ma 100% udziałów w jednej firmie, program bierze tę firmę; w innym wypadku — aktualną firmę właściciela z przypisanym biurem.
Gdy w oknie biura zaznaczono Nie dodawaj przelewów w PDF w załącznikach, druku przelewu nie ma, a kwota i rachunek są tylko w treści (Wyłączenie generowania przelewów w załącznikach PDF).
Wysyłka z okna składki ZUS
Składki właściciela są w drzewie pod Właściciele → właściciel → Składki ZUS — każdy miesiąc to osobna składka. Jak je liczyć i dodawać: Składki ZUS właścicieli.
W oknie Składka ZUS jest sekcja Wysyłka do klienta biura rachunkowego:
- Wyślij do klienta — znacznik, że składkę wysyła się klientowi; nowa składka przejmuje go z okna właściciela,
- Adresy do wysyłki: — adresy przepisane z okna właściciela przy zakładaniu składki; dopisany tu adres dostaje wiadomość obok adresów właściciela.
Przycisk Wyślij do klienta jest na wstążce okna, w grupie Biuro rachunkowe. Program przygotowuje wiadomość i otwiera ją w oknie podglądu. Tam można poprawić treść, dodać załącznik i wysłać ją od razu (Wyślij) albo odłożyć do zatwierdzenia (Zapisz i zamknij) — wtedy wyjdzie w tle razem z innymi wiadomościami biura (Masowa wysyłka wiadomości w tle). Obok jest przycisk Przelew — sam druk przelewu, bez wiadomości.
Co zawiera wiadomość
Standardowy szablon Składki ZUS właściciela podaje:
- kwotę przelewu za miesiąc, termin płatności i numer rachunku składkowego właściciela,
- gdy przelew obejmuje też pracowników i zleceniobiorców — rozbicie na składki właściciela i składki za inne osoby,
- gdy kwota do zapłaty wynosi zero — informację, że płatność za ten miesiąc nie wystąpiła,
- gdy składka zawiera roczne rozliczenie składki zdrowotnej — dopłatę uwzględnioną w kwocie albo nadpłatę do zwrotu,
- nadpłatę składek, która zostaje do rozliczenia w kolejnych miesiącach,
- dane biura: nazwę, adres i kontakt.
Załącznikiem jest druk przelewu na ZUS w PDF. Własny szablon wybiera się w oknie biura, na zakładce Biuro
rachunkowe, w grupie Własne szablony e-mail, w polu Składki ZUS właściciela:. Znaczniki kwoty
(Kwota — cały przelew, Obj.SkladkiDoZaplaty — sama składka właściciela) opisuje temat
Definiowanie szablonów wiadomości.
Komunikaty przy wysyłce
| Komunikat | Co zrobić |
|---|---|
| Nie przypisano klienta. | przypisz właściciela do firmy klienta (udział) z ustawionym biurem |
| Nie przypisano biura. | w firmie klienta wskaż Prowadzące biuro rachunkowe: |
| Nie skonfigurowano poczty biura rachunkowego | ustaw konto poczty w oknie biura |
| Brak numeru rachunku w ZUS | uzupełnij Konto ZUS: w oknie właściciela |
| Nie podano adresu e-mail | wpisz Adresy e-mail do wysyłki: u właściciela albo Adresy do wysyłki: w składce |
| Wysłano już te składki | ta składka była już wysłana — Tak przygotuje wiadomość jeszcze raz |
| Brak kwoty do zapłaty | składka nie ma kwoty; Tak utworzy wiadomość z informacją, że płatność nie wystąpiła |
Po wysłaniu
Składka dostaje znacznik Wysłane i datę wysyłki — widać je na liście Składki ZUS w paśmie Wysyłka do klienta (kolumny Wyślij, Wysłane, Data wysyłki). Program oznacza składkę już przy przygotowaniu wiadomości, dlatego przy ponownym kliknięciu Wyślij do klienta zapyta Wysłano już te składki.
Po wysłaniu z okna wiadomości program zapisuje też przy firmie klienta datę i miesiąc ostatniego ZUS. Na liście klientów widać je w paśmie ZUS: Wysyłaj ZUS, Ostatni e-mail ZUS i Ostatni wysłany ZUS. W filtrze listy klientów są pozycje Wysyłaj ZUS-y i ZUS wysłany w tym miesiącu (Dodatkowe opcje filtrowania).
Przelew na dowolną kwotę z listy klientów
Gdy kwota pochodzi spoza programu (np. z deklaracji przygotowanej w innym miejscu), przelew można wysłać bez okna składki. Na liście Klienci kliknij firmę prawym przyciskiem i wybierz Wyślij przelew na ZUS. Podaj Miesiąc, Rok i Kwota — do 19. dnia miesiąca program proponuje poprzedni miesiąc, później bieżący.
Ta droga korzysta z danych firmy, nie właściciela: rachunku z pola Numer rachunku bankowego ZUS: (okno firmy, zakładka Płace i ZUS) i adresów Adresy e-mail do wysyłki: z grupy Wysyłka przelewów: w sekcji ZUS właściciela (dla działalności jednoosobowej). Wiadomość ze standardowego wzoru programu (kwota, termin, rachunek i przypomnienie o terminowej zapłacie) otwiera się w oknie podglądu, z drukiem przelewu na podaną kwotę. Po wysłaniu program zapisuje datę przy firmie i w miesiącu podatkowym klienta (Data wysyłki ZUS).
Typowe pytania
Klient ma pracowników — czy dostanie dwa przelewy? Nie, w jednoosobowej działalności z opcją Płatnik opłaca składki także za innych ubezpieczonych… w oknie składki przelew i wiadomość obejmują składkę właściciela i składki za pracowników oraz zleceniobiorców. Część pokryta nadpłatą nie wchodzi do przelewu.
Wysłałem przed poprawką składki — jak wysłać jeszcze raz? Popraw składkę, kliknij Wyślij do klienta i odpowiedz Tak na pytanie Wysłano już te składki.
Czy składki można wysłać razem z podsumowaniem podatkowym? Własny szablon podsumowania ma dostęp do składek ZUS właścicieli za ten miesiąc, więc biuro może podawać je w podsumowaniu zamiast w osobnej wiadomości — Wysyłanie podsumowań podatkowych.