Raporty biura rachunkowego

Biuro potrzebuje nie tylko raportów o firmach klientów, ale też zestawień o sobie: ile klienci są winni, ile biuro zarobiło w tym roku, którzy klienci wystawiają faktury w Strefie klienta i komu za to doliczyć opłatę, u kogo zbliża się przekroczenie limitu podatkowego. Te zestawienia są w jednym miejscu — na wstążce Biuro rachunkowe, w grupie Raporty.

Każdy raport otwiera się w osobnym oknie, więc można go zostawić otwartego i pracować dalej w programie.

Raporty w skrócie

Przycisk	Co pokazuje	Kiedy po niego sięgnąć
Salda i faktury klientów	wszystkich klientów biura z sumą faktur, płatności i saldem	przegląd należności biura, przed wysyłką sald i wezwań
Faktury i płatności klienta	faktury i płatności jednego klienta z saldem	rozmowa z klientem o zaległościach, uzgodnienie salda
Statystyki biur	przychód z faktur biura, liczbę faktur i klientów — miesiące i lata, z wykresami	podsumowanie miesiąca i roku, porównanie z poprzednim rokiem
Faktury w Strefie	klientów, którzy wystawiali faktury w Strefie klienta, i stawki z ich kart	przed wystawieniem faktur biura za poprzedni miesiąc
Limity klientów	klientów z limitem podatkowym przekroczonym albo bliskim	przegląd raz w miesiącu, przed końcem roku

Raporty liczą się z danych tej bazy danych, w chwili otwarcia. Działają w wersji dla biur rachunkowych.

Jak otworzyć raport

Są dwa rodzaje raportów biura:

Raporty rozrachunków — Salda i faktury klientów oraz Faktury i płatności klienta — liczą się dla jednego biura. Najpierw zaznacz w drzewie po lewej firmę biura (firmę z zaznaczonym polem Podmiot jest biurem rachunkowym w oknie firmy, na zakładce Fakturowanie dla biur) albo dowolny węzeł pod nią, a potem kliknij przycisk. Gdy w drzewie jest inna firma, program pokaże komunikat „Otwórz w drzewie biuro rachunkowe dla którego ma być utworzony ten raport.” albo „W oknie edycji firmy nie zaznaczono, że jest biurem rachunkowym.”
Raporty biura w oknie przeglądarki programu — Statystyki biur, Faktury w Strefie i Limity klientów — obejmują całą bazę i działają z dowolnego miejsca w drzewie. Okno ma na wstążce m.in. Drukuj, Zapisz PDF i E-mail.

Salda i faktury klientów

Raport pokazuje w jednej tabeli wszystkich klientów, którzy mają wskazane to biuro do fakturowania. Kolumny są pogrupowane w pasma:

Klient — nazwa, data dodania, NIP, czy to aktualny klient biura, biuro prowadzące, okres umowy i adres e-mail do wysyłki faktur,
Faktury — czy klient jest fakturowany i za jaki okres są już faktury,
Salda — suma faktur, suma płatności i saldo,
Ostatnia faktura i Ostatnia wysyłka — kiedy biuro ostatnio wystawiło i wysłało fakturę,
Stawki — stawki z karty klienta (księgi, płace, deklaracje VAT, PIT-y i inne).

Przed pokazaniem raportu program aktualizuje salda rozrachunków klientów. Dwuklik w wierszu otwiera okno firmy klienta.

Raport przydaje się przy przeglądzie należności: od razu widać, kto ma saldo do zapłaty, komu dawno nie wysłano faktury i czy stawki w kartach są aktualne. Jak dodawać płatności, wysyłać salda i rozliczać wpłaty — na stronie Rozrachunki z klientami.

Faktury i płatności klienta

Raport pokazuje rozrachunki jednego klienta z biurem: faktury biura i płatności po kolei, z datą, rodzajem dokumentu, numerem, terminem płatności, wartością, zwiększeniem i zmniejszeniem należności oraz saldem. Klienta wybierasz w polu Klient: na wstążce okna raportu (obok pola Biuro rachunkowe:). Okno ma tytuł „Faktury i salda klienta” z nazwą wybranej firmy.

Sięgnij po ten raport, gdy klient pyta o zaległości albo trzeba uzgodnić saldo — widać, która faktura nie jest zapłacona i na co poszły wpłaty. Szczegóły rozrachunków: Rozrachunki z klientami.

Statystyki biur

Raport Statystyki biur rachunkowych liczy pieniądze i klientów biura z faktur sprzedaży, które biuro wystawiło w programie. Gdy w bazie jest kilka firm oznaczonych jako biuro rachunkowe, raport pokazuje każde biuro osobno i wszystkie razem.

Na stronie raportu:

Rok — lista do wyboru (domyślnie bieżący rok); rok wybierzesz też kliknięciem w wykres albo tabelę lat,
Biura — pola wyboru biur (przy kilku biurach); kliknięcie wiersza w tabeli Biura pokazuje tylko to biuro, ponowne kliknięcie — wszystkie, Ctrl+kliknięcie dodaje albo odejmuje biuro,
kafle: Przychód netto, Faktury sprzedaży, Klienci fakturowani w roku, Średnio od klienta miesięcznie, Nowi klienci w roku, Klienci w kartotece — z porównaniem do poprzedniego roku,
wykresy: przychód netto, klienci fakturowani i faktury sprzedaży w miesiącach, przychód netto i średnio od klienta w latach,
tabele Biura, Miesiące i Lata.

Jak program liczy:

Wielkość	Skąd
Przychód	wartość netto w PLN faktur sprzedaży wystawionych przez biuro w programie, bez anulowanych, duplikatów i faktur pro forma; korekty zmieniają przychód o różnicę, ale nie liczą się do faktur i klientów; u biura bez VAT netto równa się brutto
Klienci fakturowani	nabywcy faktur w miesiącu albo roku
Nowi klienci	nabywcy, dla których to pierwsza faktura w historii biura w tej bazie
Klienci w kartotece	firmy, które mają to biuro wskazane do fakturowania — stan na dziś, osobno zarchiwizowane
r/r	w bieżącym roku porównanie z tymi samymi miesiącami roku poprzedniego

Raport widzi właściciel programu i osoby z dostępem do faktur i rozrachunków biur. Pozostali dostaną komunikat „Statystyki biur widzi właściciel programu i osoby z dostępem do faktur i rozrachunków biur.”

Faktury w Strefie

Raport Faktury w Strefie klienta - rozliczenie dotyczy klientów, którzy wystawiają faktury sprzedaży w Strefie klienta. Klient fakturujący to firma, która w danym miesiącu wystawiła w Strefie co najmniej jedną fakturę albo korektę (faktura później usunięta też się liczy).

Raport ma dwie tabele:

Miesiące — w każdym miesiącu bieżącego roku liczba klientów fakturujących oraz faktur i korekt; w wierszu Razem klienci są sumą miesięcy (klient fakturujący w trzech miesiącach liczy się trzy razy),
Firmy — każda firma z liczbą faktur miesiąc po miesiącu, liczbą miesięcy i stawką z karty klienta (kolumna Stawka w karcie: kwota, „bez opłaty”, kwota z dopiskiem „(cena biura)” albo „brak”) oraz odnośnikiem Przejdź do firmy w drzewie.

Firmy bez stawki są wyróżnione — biuro nie nalicza im opłaty za faktury w Strefie. Stawkę wpisuje się w karcie klienta (Fakturowanie dla biur → Opłata za faktury w Strefie klienta), masowo przyciskiem Edycja cen, albo jako stałą cenę dla wszystkich klientów w karcie biura. Biuro nalicza tę opłatę na fakturze za poprzedni miesiąc, w oknie Wystaw faktury.

Pod tabelami jest część o liczbach przesyłanych do TaxMachine: program raz dziennie przesyła same liczby klientów i faktur wystawionych w Strefie w każdym miesiącu — bez nazw firm, numerów NIP i kwot.

Raport widzi właściciel programu i osoby z dostępem do faktur i rozrachunków biur. Opłaty za faktury w Strefie i sposób ich naliczania: Strefa klienta w pracy biura.

Limity klientów

Raport Limity klientów biura zbiera w jednym miejscu limity podatkowe wszystkich czynnych klientów: firm z zaznaczonym polem Aktualny klient biura, niezarchiwizowanych i bez zakończonej działalności. Liczy te same limity co pastylki limitów: zwolnienie z VAT, kasa fiskalna, ryczałt, księgi rachunkowe, mały podatnik, PIT kasowy, Mały ZUS Plus — rok poprzedni i bieżący narastająco. Progów składki zdrowotnej na ryczałcie nie pokazuje (są w raporcie limitów firmy).

Firma trafia do raportu, gdy ma limit przekroczony, wykorzystany w 80% i więcej albo zagrożony według prognozy (średnia z ostatnich, najwyżej trzech pełnych miesięcy, dalej liniowo do grudnia). Sumy biorą się z ksiąg podatkowych tej bazy (KPiR, ryczałt); dokumenty ze znacznikiem „Nie uwzględniaj do limitu” są pominięte.

Na stronie raportu:

u góry rok, data stanu, liczba czynnych klientów i podsumowanie: ile firm ma przekroczony limit, ile jest blisko limitu, ile zagrożonych według prognozy, ile przypadków jest nowych od początku poprzedniego miesiąca,
Terminy — dni skutku niewyjaśnionych przekroczeń i zmian kodu ZUS z ostatnich 30 i najbliższych 60 dni oraz terminy „do zrobienia” z wyjaśnień, także po terminie,
Do wyjaśnienia i Wyjaśnione — firma, limit, rok danych, wykorzystanie, limit, procent, stan, fakty i Wyjaśnienie z przyciskiem Wyjaśnij,
Księgi nieaktualne — firmy, których księgi kończą się przed miesiącem, za który termin JPK_V7 już minął; dla nich „w limicie” nie jest pewne,
Uwagi i ewentualne Błędy liczenia.

Raport otwiera się za bieżący rok. Wyjaśnienia zapisane tutaj są tymi samymi wyjaśnieniami, które zdejmują sprawy z pastylek limitów — działają w obie strony. Firmy, których księgi biuro prowadzi gdzie indziej albo na księgach rachunkowych, raport liczy jako „bez danych w tej bazie”.

Kiedy sięgać: raz w miesiącu, po zaksięgowaniu dokumentów, i przed końcem roku — żeby zdążyć z decyzją o VAT, kasie czy formie opodatkowania. Szczegóły limitów i wyjaśnień: Pastylki limitów i ulg ZUS.