Konfiguracja poczty biura rachunkowego

Wszystkie wiadomości do klientów — faktury za usługi, podsumowania podatkowe, składki ZUS, salda i wezwania — program wysyła z konta pocztowego biura, które prowadzi klienta. Konto ustawia się w karcie biura, na zakładce Poczta elektroniczna. Każde biuro w bazie może mieć inne konto, a do tego konto alternatywne dla wybranych adresów i domen odbiorców.

Konto biura to co innego niż konto pocztowe w karcie klienta. Klient potrzebuje własnego konta tylko wtedy, gdy biuro wysyła z programu wiadomości w jego imieniu do jego kontrahentów (konfiguracja poczty firmy).

Konto główne krok po kroku

Otwórz okno firmy biura (Edytuj) i przejdź na zakładkę Poczta elektroniczna → Konto główne.
Wpisz Adres E-mail i kliknij Ustaw parametry automatycznie — dla znanych dostawców poczty program sam wpisze serwery, porty i szyfrowanie. Gdy dostawcy nie zna, pokaże „Program nie zna konfiguracji serwerów pocztowych dla podanego adresu e-mail, wpisz parametry ręcznie.”
W grupie Serwer SMTP sprawdź Nazwa użytkownika (przycisk E-mail jest loginem wpisuje tu adres), wpisz Hasło, Nazwa lub adres serwera, Port i zaznacz Łącz z użyciem SSL albo Łącz z użyciem StartTLS — zgodnie z instrukcją dostawcy poczty.
Kliknij Testuj połączenie z serwerem SMTP. Po udanym teście program pisze „Połączono z serwerem SMTP.”
W grupie Serwer IMAP uzupełnij dane serwera poczty przychodzącej — przycisk Kopiuj z ustawień SMTP przepisuje z SMTP login, hasło, serwer i pole SSL (port i StartTLS ustaw sam).
Kliknij Testuj połączenie z serwerem IMAP albo Pobierz listę folderów dla konta pocztowego i wybierz Folder poczty wychodzącej — tam program odkłada kopie wysłanych wiadomości.
Kliknij Zapisz i zamknij.

Okno firmy-biura, zakładka „Poczta elektroniczna”, konto główne: adres e-mail z przyciskiem „Ustaw parametry automatycznie”, serwer SMTP z loginem, hasłem, portem, SSL i StartTLS, przycisk testu, serwer IMAP oraz foldery poczty wychodzącej i przychodzącej z przyciskiem pobrania listy folderów — Konto główne biura: SMTP do wysyłki, IMAP i folder wysłanych.

Port musi być wpisany. Pole Port przyjmuje 0 jako wartość domyślną, ale konto biura z portem 0 program uznaje za niekompletne. Wtedy wiadomości do klientów idą z konta ustawionego w konfiguracji stanowiska (wstążka Konfiguracja → Opcje, zakładka Wysyłanie i odbieranie e-maili), a wysyłka faktur biura, sald i zestawień zaległości do kilku klientów naraz pomija każdego z nich z komunikatem „Brak konfiguracji poczty wychodzącej” (te wysyłki wymagają kompletnego konta głównego). Konto jest kompletne, gdy ma adres e-mail, serwer SMTP i port.

Kopie wysłanych wiadomości

Po wysłaniu program kładzie kopię wiadomości w folderze wskazanym jako Folder poczty wychodzącej na serwerze IMAP — dzięki temu wysłane wiadomości widać też w zwykłym programie pocztowym biura. Gdy wiadomość wyszła, a kopii nie udało się zapisać, program po zakończeniu serii pokazuje ostrzeżenie Wysłano bez kopii w „Wysłane” — wiadomości są wysłane, nie trzeba ich ponawiać.

Niezależnie od serwera każda wiadomość zostaje w bazie programu:

pod firmą klienta, w gałęzi Wiadomości wysłane — wiadomości do tego klienta,
pod firmą biura, w gałęzi Wiadomości wysłane — wszystkie wiadomości wysłane przez to biuro,
w gałęzi Wiadomości wysłane w drzewie głównym — wiadomości wszystkich biur, także czekające na zatwierdzenie (masowa wysyłka wiadomości).

Pole Folder poczty przychodzącej jest potrzebne tylko do odbierania poczty od klientów (konfiguracja poczty przychodzącej).

Konto alternatywne

Na zakładce Poczta elektroniczna → Konto alternatywne ustawia się drugie konto, z tymi samymi polami co konto główne. W polu Rozdzielone przecinkami adresy e-mail lub domeny, dla których przy wysyłce stosowana będzie alternatywna konfiguracja poczty wpisz adresy albo domeny odbiorców, np. onet.pl, klient@firma.pl.

Które konto program wybiera:

Sytuacja	Konto użyte do wysyłki
konto główne kompletne, adres albo domena odbiorcy jest na liście konta alternatywnego (a ono jest kompletne)	alternatywne
konto główne kompletne, odbiorcy nie ma na liście	główne
konto główne niekompletne, alternatywne kompletne	alternatywne — dla wszystkich odbiorców
oba konta niekompletne	konto z konfiguracji stanowiska

Konto alternatywne przydaje się, gdy część serwerów odbiorców odrzuca pocztę z głównego konta biura albo gdy dla wybranych klientów biuro chce wysyłać z innego adresu.

Nazwa nadawcy

Zakładka Poczta elektroniczna → Opcje wspólne:

Nazwa nadawcy w adresie e-mail — nazwa, którą klient widzi jako nadawcę; puste pole = pełna nazwa biura z karty,
Nie podawaj nazwy nadawcy w adresie e-mail — wiadomość pokazuje sam adres.

Ustawienie obowiązuje dla obu kont.

Gmail, Outlook i hasła aplikacji

Program łączy się z serwerem pocztowym loginem i hasłem (SMTP i IMAP z szyfrowaniem SSL albo StartTLS); logowania OAuth2 nie obsługuje. Część dostawców nie przyjmuje zwykłego hasła konta z programów pocztowych:

Gmail — od 30 maja 2022 Google nie przyjmuje z innych programów samego loginu i hasła (informacja Google). Utwórz hasło aplikacji (wymaga włączonej weryfikacji dwuetapowej) i wpisz je w polu Hasło zamiast hasła do konta. Hasła aplikacji mogą wymagać także konta Google na własnej domenie (Google Workspace).
Outlook.com i inne konta Microsoft — mogą wymagać hasła aplikacji.
U innych dostawców sprawdź, czy dostęp przez SMTP i IMAP jest włączony w ustawieniach konta.

Jeżeli dostawca w ogóle nie pozwala logować się hasłem do SMTP, użyj innego konta — np. skrzynki u firmy, która utrzymuje domenę biura.

Typowe problemy

Test SMTP się udaje, ale wiadomości wychodzą z innego adresu. Sprawdź port w karcie biura (nie może być 0) i czy klient ma w karcie wskazane Prowadzące biuro rachunkowe — wiadomość idzie z konta biura, które go prowadzi.

Serwer odrzuca logowanie. Najczęściej to hasło konta zamiast hasła aplikacji (Gmail, Outlook) albo wyłączony dostęp SMTP/IMAP po stronie dostawcy. Sprawdź też, czy zaznaczono właściwe szyfrowanie — SSL albo StartTLS, zgodnie z portem podanym przez dostawcę.

Na liście folderów nie ma folderu wysłanych. Kliknij Pobierz listę folderów dla konta pocztowego po wpisaniu danych IMAP i wybierz folder z listy — nazwy folderów zależą od dostawcy (np. Sent, Wysłane).