Co potrafi asystent

Serwer udostępnia asystentowi 115 narzędzi (stan na sierpień 2026 — z każdą wersją programu dochodzą kolejne). Poniżej opis tego, co realnie potrafią, pogrupowany według obszarów pracy. Wszystkie działają na mechanizmach programu, więc dokumenty powstają takie same jak przy pracy ręcznej.

Księgowanie e-faktur — obie księgowości

W księgach rachunkowych powstaje dekret według schematu przypisanego do faktury (dziennik, konta Wn/Ma, zapisy w rejestrach VAT). W KPiR i ryczałcie — dokument księgi wraz z rejestrami VAT, z rozpoznaną kolumną albo stawką ryczałtu.

Asystent uruchamia ten sam mechanizm, co okno księgowania w programie. Potrafi też przejrzeć listę pobranych faktur, pokazać szczegóły pojedynczej, uruchomić rozpoznanie księgowania i ustawić fakturze dziennik, schemat czy wymiary przed zapisem. Domyślnie pokazuje podgląd; księguje dopiero na wyraźne polecenie i pomija faktury już zaksięgowane.

Wyciągi bankowe

Import pliku z banku, przegląd wyciągów i operacji, dopasowanie przelewów do faktur, uzupełnianie dat zapłaty oraz księgowanie operacji — w księgach rachunkowych i w księdze podatkowej.

Do tego obsługa reguł: podgląd reguł firmy, symulacja pokazująca z góry, która reguła złapie poszczególne operacje i jaki dekret z tego wyniknie, oraz zapamiętywanie nowych reguł i przypisań „rachunek kontrahenta → konto". Operację można świadomie pominąć, a błędne księgowanie wyciągu — cofnąć. Osobne narzędzie uzgadnia saldo wyciągu z saldem konta.

Dokumenty od klienta — skany i zdjęcia

Przegląd dokumentów wgranych przez klienta (papierowe faktury, raporty fiskalne), odczyt treści rozpoznanego dokumentu, zapisanie wyniku rozpoznania oraz zaksięgowanie takiego dokumentu. Widoczne są też dokumenty źródłowe powiązane z zapisami w księgach.

Faktury, płatności i rozrachunki

Przegląd faktur sprzedaży, wystawianie faktur biura rachunkowego, odnotowywanie zapłat (również częściowych) na fakturach i e-fakturach oraz księgowanie przychodu przy PIT kasowym — w dacie otrzymania zapłaty. Do tego podgląd rozrachunków konta i sald kontrahentów.

Płace, środki trwałe i pojazdy

Lista pracowników, status list płac w miesiącu i księgowanie listy płac (pełny dekret albo wpis do księgi podatkowej). Po stronie majątku: ewidencja środków trwałych, zakupy środków trwałych oraz księgowanie amortyzacji z ochroną przed dwukrotnym zaksięgowaniem. Osobno pojazdy firmy wraz z zasadami odliczeń VAT i kosztów — z wyraźnym ostrzeżeniem, gdy odliczenie nie zostało w kartotece ustawione.

Struktura ksiąg rachunkowych

Zakładanie planu kont na rok, dzienników, schematów księgowania i parametrów dokumentów (wymiarów), dodawanie i usuwanie kont analitycznych, ustawianie zapisów VAT w schemacie oraz kopiowanie całego układu z firmy wzorcowej. Asystent widzi też plan kont, dzienniki i szczegóły schematu, a przy księgowaniu może podeprzeć się podobnymi księgowaniami z przeszłości.

Kontrola przed zapisem i po księgowaniu

Sprawdzenie dekretu „na sucho": czy miesiąc jest otwarty, czy firma ma plan kont na dany rok, czy wskazane konta istnieją i czy strony Wn i Ma się bilansują. Po stronie kontroli następczej: weryfikacja księgowań e-faktur, wyszukiwanie duplikatów faktur, audyt miesiąca i audyt zgodności, a także dziennik wywołań serwera.

Kontrahenci i poprawność danych

Szczegóły kontrahenta, nowi kontrahenci w okresie, najwięksi kontrahenci, kontrahenci bez numeru NIP, sprawdzenie białej listy oraz weryfikacja numerów VAT-UE — pojedynczo, dla całej firmy i w ujęciu rocznym.

Raporty, statusy i terminy

Obroty i salda kont, wynik finansowy (narastająco i za okres), porównanie rok do roku, podsumowania rejestrów VAT i trendy, statusy JPK_V7 i JPK_KR_PD, VAT-7, VAT-UE, zaliczek PIT, składek i zgłoszeń ZUS, nadchodzące terminy oraz limity podatkowe. Osobno ulga na złe długi — historia, audyt i widok dla całego biura.

Asystent może też uruchomić raporty zdefiniowane w programie, a gdy standardowe zestawienie nie wystarcza — wykonać zapytanie do bazy wyłącznie do odczytu.

Praca biura z wieloma firmami

Lista firm i ich profili, poranny przegląd biura, firmy z niezamkniętym miesiącem, firmy z niezaksięgowanymi dokumentami, dokumenty z brakującymi danymi, status miesiąca w całym biurze, obrót biura i najwięksi klienci. To narzędzia do prowadzenia miesiąca „z lotu ptaka", zanim wejdzie się w pojedynczą firmę.

Profil firmy, polityka rachunkowości i dziennik korekt

Pamięć asystenta o tym, jak księgować danego klienta: zakres działalności, zasady odliczeń przy zakupach, stawki ryczałtu i własne reguły. Profil jest zapisany przy firmie w bazie, więc jedzie razem z jej danymi i nie ginie między rozmowami — można go obejrzeć i poprawić ręcznie na zakładce Profil AI w kartotece firmy.

Do tego dziennik korekt: gdy poprawisz księgowanie asystenta albo wskażesz błąd, zapisuje to jako wpis i wraca do niego przy następnym księgowaniu tej samej firmy. Raz wytłumaczona zasada działa w kolejnych miesiącach, zamiast wymagać powtarzania.

Firmy na pełnej księgowości mają dodatkowo zakładkę Polityka rachunkowości — formalny dokument opisujący system księgowy, który asystent czyta przed księgowaniem i traktuje jako zasady nadrzędne. Osobne narzędzie podaje mu też wytyczne pracy z programem, żeby trzymał się przyjętych w TaxMachine zasad.

Zasady wspólne dla wszystkiego

Operacje zapisujące pokazują podgląd tego, co powstanie, i wymagają potwierdzenia. Dokumenty już zaksięgowane są pomijane, więc powtórzenie polecenia nie tworzy duplikatów. Każde wywołanie jest zapisywane w dzienniku serwera, więc widać, co i kiedy zrobił asystent.

Dalej

• Konfiguracja — wymagania i uruchomienie usługi
• Jak to działa — mechanizm i obsługiwane programy