Co potrafi asystent

Serwer udostępnia asystentowi 196 narzędzi (z każdą wersją programu dochodzą kolejne). Poniżej opis tego, co realnie potrafią, pogrupowany według obszarów pracy. Wszystkie działają na mechanizmach programu, więc dokumenty powstają takie same jak przy pracy ręcznej.

Księgowanie e-faktur — obie księgowości

W księgach rachunkowych powstaje dekret według schematu przypisanego do faktury (dziennik, konta Wn/Ma, zapisy w rejestrach VAT). W KPiR i ryczałcie — dokument księgi wraz z rejestrami VAT, z rozpoznaną kolumną albo stawką ryczałtu.

Asystent uruchamia ten sam mechanizm, co okno księgowania w programie. Potrafi też przejrzeć listę pobranych faktur, pokazać szczegóły pojedynczej, uruchomić rozpoznanie księgowania i ustawić fakturze dziennik, schemat czy wymiary przed zapisem. Domyślnie pokazuje podgląd; księguje dopiero na wyraźne polecenie i pomija faktury już zaksięgowane.

Wyciągi bankowe

Import pliku z banku, przegląd wyciągów i operacji, dopasowanie przelewów do faktur, uzupełnianie dat zapłaty oraz księgowanie operacji — w księgach rachunkowych i w księdze podatkowej.

Do tego obsługa reguł: podgląd reguł firmy, symulacja pokazująca z góry, która reguła złapie poszczególne operacje i jaki dekret z tego wyniknie, oraz zapamiętywanie nowych reguł i przypisań „rachunek kontrahenta → konto". Operację można świadomie pominąć, a błędne księgowanie wyciągu — cofnąć. Osobne narzędzie uzgadnia saldo wyciągu z saldem konta.

Odczyt dokumentów (OCR) — PDF-y, skany i zdjęcia

Dokumenty spoza KSeF — PDF-y, skany i zdjęcia faktur, paragonów, rachunków czy raportów fiskalnych — asystent czyta i księguje bez osobnego programu OCR, a plik może do niego trafić dwiema drogami:

• wskazujesz go asystentowi wprost — w Claude Code czyta pliki z folderu na Twoim komputerze (także arkusze Excel), w rozmowie po prostu je załączasz. Po odczycie księguje dokument narzędziem serwera, a na życzenie zapisuje sam plik przy firmie jako dokument źródłowy, żeby skan został w bazie razem z zapisem;
• plik jest już w programie — przeciągnięty na okno TaxMachine przy otwartym kliencie, przysłany z poczty, a w biurach przesłany przez klienta w portalu akceptacji (portal działa w wersji dla biur rachunkowych i jest na razie w kanale testowym — Beta). Program przechowuje plik i na prośbę asystenta oddaje mu stronę jako obraz, a gdy PDF ma warstwę tekstową — jako tekst (szybciej i taniej). Dokumenty wielostronicowe czyta się strona po stronie.

Odczytane dane trafiają do tych samych pól dokumentu, z których korzysta księgowanie: numer dowodu, kontrahent z adresem, daty, kwoty w rozbiciu na stawki VAT, waluta oraz oznaczenia (mechanizm podzielonej płatności, korekta). Asystent zapisuje też dekretację — kolumnę KPiR albo stawkę ryczałtu, rejestr VAT i okres księgowania; przy częściowym odliczeniu VAT (np. samochód osobowy) sam rozdziela podatek na odliczany i nieodliczany. Dokument nieczytelny umie oznaczyć zamiast zgadywać.

Zaksięgowanie działa we wszystkich formach ewidencji: dokument KPiR, dokument ryczałtu albo dekret w księgach rachunkowych (tam trzeba wskazać schemat albo konta). Ten sam numer dowodu u tego samego kontrahenta w całej historii firmy zostaje odrzucony jako duplikat, a powtórzenie polecenia niczego nie zdubluje — dokument już zaksięgowany jest pomijany.

Dokumenty zwykle wskazuje się asystentowi wprost, ale potrafi też sam wyszukać, co czeka: listę można zawęzić do dokumentów jeszcze nierozpoznanych lub rozpoznanych, ale niezaksięgowanych, do konkretnego miesiąca księgowania, a w biurach — wyłącznie do plików przysłanych przez klienta w portalu akceptacji. Widoczne są też dokumenty źródłowe powiązane z zapisami w księgach.

Faktury, płatności i rozrachunki

Przegląd faktur sprzedaży, wystawianie faktur biura rachunkowego, odnotowywanie zapłat (również częściowych) na fakturach i e-fakturach oraz księgowanie przychodu przy PIT kasowym — w dacie otrzymania zapłaty. Do tego podgląd rozrachunków konta i sald kontrahentów.

Płace, środki trwałe i pojazdy

Lista pracowników, status list płac w miesiącu i księgowanie listy płac (pełny dekret albo wpis do księgi podatkowej). Po stronie majątku: ewidencja środków trwałych, zakupy środków trwałych oraz księgowanie amortyzacji z ochroną przed dwukrotnym zaksięgowaniem. Osobno pojazdy firmy wraz z zasadami odliczeń VAT i kosztów — z wyraźnym ostrzeżeniem, gdy odliczenie nie zostało w kartotece ustawione.

Zaliczki na podatek dochodowy

Po zaksięgowaniu dokumentów miesiąca asystent potrafi naliczyć zaliczkę — na zasadach ogólnych, liniowo albo ryczałtem — dokładnie tym samym rachunkiem, który wykonuje okno zaliczki w programie. Nie ma tu drugiego, „własnego" liczenia podatku.

Najpierw pokazuje podgląd: kto jest wspólnikiem w tym miesiącu, jaką formę opodatkowania ma na karcie właściciela i jaki typ podatku wynika z poprzedniej zaliczki. Spółka cywilna dostaje osobną zaliczkę dla każdego wspólnika, a osoby, które ze spółki odeszły, nie pojawiają się na liście — mimo że ich udziały zostają w danych z dawnych lat.

Osobno sygnalizowana jest rzecz, której program dotąd nie pokazywał: gdy w danym roku istnieje już wcześniejsza zaliczka, typ podatku jest przepisywany z niej, a ustawienie na karcie właściciela zostaje pominięte. Przy zmianie formy opodatkowania od stycznia łatwo tego nie zauważyć — asystent wypisuje rozbieżność wprost, przed policzeniem, a decyzję zostawia księgowej.

Liczenie jest czynnością na jednego klienta: nie ma trybu „policz wszystkim naraz", bo zaliczka z niedomkniętego miesiąca i tak byłaby zła. Zaliczki już policzonej asystent nie rusza bez wyraźnego polecenia.

Funkcja jest na razie w kanale testowym (Beta).

Struktura ksiąg rachunkowych

Zakładanie planu kont na rok, dzienników, schematów księgowania i parametrów dokumentów (wymiarów), dodawanie i usuwanie kont analitycznych, ustawianie zapisów VAT w schemacie oraz kopiowanie całego układu z firmy wzorcowej. Asystent widzi też plan kont, dzienniki i szczegóły schematu, a przy księgowaniu może podeprzeć się podobnymi księgowaniami z przeszłości.

Kontrola przed zapisem i po księgowaniu

Sprawdzenie dekretu „na sucho": czy miesiąc jest otwarty, czy firma ma plan kont na dany rok, czy wskazane konta istnieją i czy strony Wn i Ma się bilansują. Po stronie kontroli następczej: weryfikacja księgowań e-faktur, wyszukiwanie duplikatów faktur, audyt miesiąca i audyt zgodności, a także dziennik wywołań serwera.

Kontrahenci i poprawność danych

Szczegóły kontrahenta, nowi kontrahenci w okresie, najwięksi kontrahenci, kontrahenci bez numeru NIP, sprawdzenie białej listy oraz weryfikacja numerów VAT-UE — pojedynczo, dla całej firmy i w ujęciu rocznym.

Weryfikacja dostawcy e-faktury

KSeF praktycznie wyklucza fakturę podrobioną — numer KSeF potwierdza, kto ją wystawił. Zostaje ryzyko innego rodzaju: faktura prawdziwa od podmiotu, który nie miał prawa jej wystawić albo z którym firma nic nie robiła. Skutki ponosi nabywca: odliczony VAT do zwrotu, koszt wyrzucony z podatku, a przy zapłacie na rachunek spoza wykazu również odpowiedzialność solidarna za VAT dostawcy.

Asystent sprawdza dostawców faktur zakupu — pojedynczo albo cały miesiąc naraz — i dla każdej faktury odpowiada na cztery pytania:

• jaki status VAT miał dostawca w dniu sprzedaży (nie dzisiaj — liczy się stan z dnia transakcji),
• czy rachunek podany na fakturze jest przypisany do dostawcy w wykazie MF; rozpoznawane są też rachunki wirtualne, którymi płaci się za paliwo, telefon czy prąd, a których wykaz nie wymienia na liście,
• jak świeżo podmiot zarejestrował się do VAT,
• czy to pierwsza faktura od tego dostawcy u tego klienta.

Wynik to poziom OK / UWAGA / RYZYKO wraz z uzasadnieniem zdaniami — na przykład: rachunek z faktury nie jest przypisany do dostawcy, choć wykaz zna sześć innych jego rachunków. Werdykt niczego nie blokuje: to materiał dla księgowej, a nie wyrok na fakturę. Można go zapisać na fakturze, żeby wynik był widoczny również w programie i żeby nie sprawdzać dwa razy tego samego.

Zapytania do wykazu MF są zapamiętywane dla pary „NIP i dzień", więc sprawdzenie setki faktur od kilkunastu dostawców to kilkanaście zapytań, a nie setka.

Funkcja jest na razie w kanale testowym (Beta).

Raporty, statusy i terminy

Obroty i salda kont, wynik finansowy (narastająco i za okres), porównanie rok do roku, podsumowania rejestrów VAT i trendy, statusy JPK_V7 i JPK_KR_PD, VAT-7, VAT-UE, zaliczek PIT, składek i zgłoszeń ZUS, nadchodzące terminy oraz limity podatkowe. Osobno ulga na złe długi — historia, audyt i widok dla całego biura.

Asystent może też uruchomić raporty zdefiniowane w programie, a gdy standardowe zestawienie nie wystarcza — wykonać zapytanie do bazy wyłącznie do odczytu.

Praca biura z wieloma firmami

Lista firm i ich profili, poranny przegląd biura, firmy z niezamkniętym miesiącem, firmy z niezaksięgowanymi dokumentami, dokumenty z brakującymi danymi, status miesiąca w całym biurze, obrót biura i najwięksi klienci. To narzędzia do prowadzenia miesiąca „z lotu ptaka", zanim wejdzie się w pojedynczą firmę.

Profil firmy, polityka rachunkowości i dziennik korekt

Pamięć asystenta o tym, jak księgować danego klienta: zakres działalności, zasady odliczeń przy zakupach, stawki ryczałtu i własne reguły. Profil jest zapisany przy firmie w bazie, więc jedzie razem z jej danymi i nie ginie między rozmowami — można go obejrzeć i poprawić ręcznie na zakładce Profil AI w kartotece firmy.

Do tego dziennik korekt: gdy poprawisz księgowanie asystenta albo wskażesz błąd, zapisuje to jako wpis i wraca do niego przy następnym księgowaniu tej samej firmy. Raz wytłumaczona zasada działa w kolejnych miesiącach, zamiast wymagać powtarzania.

Firmy na pełnej księgowości mają dodatkowo zakładkę Polityka rachunkowości — formalny dokument opisujący system księgowy, który asystent czyta przed księgowaniem i traktuje jako zasady nadrzędne. Osobne narzędzie podaje mu też wytyczne pracy z programem, żeby trzymał się przyjętych w TaxMachine zasad.

Zasady wspólne dla wszystkiego

Operacje zapisujące pokazują podgląd tego, co powstanie, i wymagają potwierdzenia. Dokumenty już zaksięgowane są pomijane, więc powtórzenie polecenia nie tworzy duplikatów. Każde wywołanie jest zapisywane w dzienniku serwera, więc widać, co i kiedy zrobił asystent.

Dalej

• Konfiguracja — wymagania i uruchomienie usługi
• Jak to działa — mechanizm i obsługiwane programy