Fakturowanie usług księgowych
Jak TaxMachine dla biur rachunkowych liczy i wystawia faktury za obsługę klientów: stawki z karty klienta, dokumenty, płace, usługi dodatkowe i opłaty, wysyłka faktur e-mailem, zmiany cen i raporty. Przewodnik dla pracownika biura.
Opublikowano aktualizacja
Biuro wystawia klientom faktury za obsługę raz w miesiącu — wszystkim naraz, z jednego okna. Program sam zbiera to, co trzeba doliczyć: liczbę dokumentów z poprzedniego miesiąca, pracowników z list płac, deklaracje i pliki JPK oznaczone do fakturowania, usługi dodatkowe, opłaty za spóźnione dokumenty, faktury wystawione na zlecenie klienta i faktury, które klient wystawił w Strefie klienta. Pracownik biura sprawdza listę, w razie potrzeby poprawia pojedyncze kwoty, wystawia faktury jednym przyciskiem i wysyła je klientom e-mailem. Wpłaty rozlicza w rozrachunkach z klientami.
Gdzie to jest w programie
Wszystko jest na karcie wstążki Biuro rachunkowe, którą ma wersja programu dla biur rachunkowych. Grupa Fakturowanie:
| Przycisk | Do czego służy | Opis |
|---|---|---|
| Wystaw faktury | okno Fakturowanie usług — lista faktur dla klientów biura, przeliczenie i wystawienie | Generowanie faktur |
| Wyślij | wysyłka ostatnich faktur, zestawień zaległych faktur, zestawień faktur i płatności i wezwań do zapłaty | Wysyłka faktur do klientów, Przypomnienia o zaległościach |
| Uzgodnij płatności | przeniesienie wpłat z nadpłaconych faktur i zaliczek na nieopłacone faktury tego samego kontrahenta | Uzgodnienie płatności klientów |
| Zmiany cen | masowa edycja stawek i coroczna podwyżka cen dla wskazanych klientów | Zmiany cen usług biura |
W grupie Raporty są raporty rozliczeń: Salda i faktury klientów i Faktury i płatności klienta (opis w Rozrachunkach z klientami) oraz Faktury w Strefie (niżej na tej stronie).
Zanim wystawisz pierwsze faktury
Ustawienia robi się raz, potem fakturowanie co miesiąc to kilka kliknięć.
- Biuro — w oknie firmy biura, na zakładce Fakturowanie dla biur, zaznaczone Podmiot jest biurem rachunkowym. Tam też Dzień wystawiania faktur, Domyślna forma płatności, Prefiks numeru faktury, Sufiks numeru faktury albo Format numeru faktury — zob. Domyślna forma płatności i Własny format numerowania faktur. Do wysyłki e-mailem potrzebna jest poczta wychodząca biura.
- Klient — w oknie firmy klienta, na tej samej zakładce: Prowadzące biuro rachunkowe, zaznaczone Wystawiaj faktury, ewentualnie Faktury wystawiane od / Faktury wystawiane do, Forma płatności (gdy inna niż domyślna biura), Wysyłaj faktury elektroniczne z adresami oraz stawki — zob. Ustalenie stawek za usługi księgowe.
- W ciągu miesiąca — usługi spoza stawek dopisujesz pod klientem w Sprzedaż → Fakturowanie usług (Fakturowanie usług dodatkowych), a ceny deklaracji i plików JPK program podpowiada przy ich zapisie (Fakturowanie dokumentów).
Co składa się na fakturę biura
Program liczy każdą fakturę z karty klienta i z danych z jego ksiąg. Okno Wystaw faktury ma miesiąc faktur — liczby dokumentów, faktur wystawionych przez biuro i faktur ze Strefy program bierze z miesiąca poprzedniego.
| Składnik | Kiedy i ile | Pozycja na fakturze |
|---|---|---|
| Stawka podstawowa za księgi | zawsze, kwota z karty klienta | Usługa księgowa stawka podstawowa |
| Stawka zmienna za księgi | dokumentów (albo księgowań) w poprzednim miesiącu więcej niż w stawce podstawowej; ilość = nadwyżka podzielona przez liczbę z pola stawki zmiennej, zaokrąglona w górę | Usługa księgowa stawka zmienna |
| Płace | gdy klient ma pracowników albo zleceniobiorców: stawka podstawowa płac plus stawka za każdego pracownika i zleceniobiorcę | Prowadzenie płac, Prowadzenie płac stawka zmienna, Prowadzenie płac umowy cywilnoprawne stawka zmienna |
| Dokumenty: deklaracje, pliki JPK, PIT-y, umowy | oznaczone Fakturuj, z ceną większą od zera, jeszcze niezafakturowane | jedna pozycja na dokument (treść pozycji z dokumentu) |
| Roczne rozliczenie składki zdrowotnej | tylko na fakturach za maj | Roczne rozliczenie składki zdrowotnej |
| Usługi dodatkowe | pozycje dopisane pod klientem, jeszcze niezafakturowane | jak w pozycji |
| Opłata za spóźnione dokumenty | gdy opłaty są włączone u biura i u klienta, a dokumenty za poprzedni miesiąc przyszły po terminie | Opłata dodatkowa za dostarczenie dokumentów księgowych po terminie |
| Wystawianie faktur na zlecenie klienta | faktury i korekty, które biuro wystawiło klientowi w programie w poprzednim miesiącu | Wystawianie faktur - MM/RRRR, Wystawianie faktur - pozycje ponad N na fakturze - MM/RRRR |
| Faktury w Strefie klienta | klient wystawił w Strefie fakturę albo korektę w poprzednim miesiącu (przy abonamencie — każdy miesiąc z włączonym wystawianiem) | Wystawianie faktur w Strefie klienta - MM/RRRR |
Gdy w karcie klienta wybrano Produkt (opcjonalnie) dla stawki podstawowej albo zmiennej, na fakturze jest nazwa tego produktu zamiast nazwy domyślnej. Pozycje mają stawkę VAT 23 %, gdy biuro jest podatnikiem VAT, a „ZW”, gdy nie jest. Termin płatności wynika z formy płatności klienta (albo domyślnej formy biura). Szczegóły liczenia, z przykładem: Generowanie faktur.
Miesięczny cykl krok po kroku
- Zaznacz w drzewie biuro rachunkowe i kliknij Wystaw faktury — ustaw miesiąc i numer pierwszej faktury, kliknij Twórz listę faktur, sprawdź listę i kliknij Generuj faktury.
- Faktury biura do KSeF wysyłasz tak jak inne faktury sprzedaży — zob. Wysyłanie e-faktur.
- Zaznacz klientów na liście firm i wybierz Wyślij → Ostatnie faktury. Wiadomości z fakturami w PDF czekają w gałęzi Wiadomości wysłane na zatwierdzenie wysyłki.
- Wpłaty klientów dodawaj z listy klientów (Dodaj KP, Dodaj przelew) albo w oknie klienta — zob. Dodawanie płatności.
- Klientom z zaległościami wyślij zestawienie zaległych faktur albo wezwanie do zapłaty — zob. Przypomnienia o zaległościach.
Pastylka FV przy firmach pokazuje aktualnych klientów bez faktury biura z ostatnich miesięcy i faktury biura dla firm spoza klientów — zob. Pastylka FV.
Wystawianie faktur na zlecenie klienta
Gdy biuro wystawia w programie faktury sprzedaży klienta, okno Wystaw faktury może doliczyć za to opłatę. W oknie firmy klienta, zakładka Fakturowanie dla biur, grupa Wystawianie faktur na zlecenie klienta:
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Za fakturę lub korektę | cena bazowa netto za każdą fakturę i korektę |
| Pozycji w cenie | ile pozycji faktury obejmuje cena bazowa |
| Za każdą kolejną pozycję | opłata netto za każdą pozycję ponad tę liczbę — na każdej fakturze osobno |
Program liczy faktury i korekty z poprzedniego miesiąca (miesiąc faktury), tak jak dokumenty. Korekta liczy pozycje przed i po korekcie. Nie liczą się faktury pro forma, anulowane, faktury zakupowe, faktury zaimportowane z BaseLinkera ani faktury, które klient wystawił sam w Strefie klienta (te mają osobną stawkę — niżej). W oknie Wystaw faktury kolumny Faktury wystawione przez biuro (poprzedni miesiąc) i Pozycje faktur ponad liczbę w cenie pokazują liczby — można je poprawić przed wystawieniem. Na fakturze biura pojawiają się pozycje Wystawianie faktur - MM/RRRR (ilość = liczba faktur) i Wystawianie faktur - pozycje ponad N na fakturze - MM/RRRR. Stawki dla wielu klientów naraz zmienisz przyciskiem Zmiany cen → Edycja cen.
Faktury wystawiane przez klienta w Strefie klienta
Klient, który wystawia faktury sprzedaży w Strefie klienta, może płacić za to biuru stałą kwotę za miesiąc:
- w karcie klienta, zakładka Fakturowanie dla biur, grupa Opłata za faktury w Strefie klienta: pole Wystawianie faktur w Strefie (za miesiąc) i pole wyboru Bez opłaty za faktury w Strefie (także przy stałej cenie z karty biura),
- w karcie biura, na tej samej zakładce: Stała cena dla wszystkich klientów (za miesiąc) — dla klientów bez własnej stawki — i Abonament: za każdy miesiąc z włączonym wystawianiem faktur w Strefie, także bez faktur.
Bez abonamentu opłata wchodzi na fakturę za miesiąc, w którym klient wystawił w Strefie co najmniej jedną fakturę albo korektę (liczy się poprzedni miesiąc, jak przy dokumentach). Z abonamentem — za każdy miesiąc, w którym klient ma włączone wystawianie faktur w Strefie. W oknie Wystaw faktury liczbę pokazuje kolumna Faktury w Strefie klienta (poprzedni miesiąc); wpisanie 0 zdejmuje opłatę z tej faktury. Jak klient wystawia faktury w Strefie: Strefa klienta w pracy biura.
Raport „Faktury w Strefie”
Biuro rachunkowe → Raporty → Faktury w Strefie otwiera raport Faktury w Strefie klienta - rozliczenie za bieżący rok:
- Miesiące — w każdym miesiącu liczba klientów fakturujących (co najmniej jedna faktura albo korekta w Strefie, także później usunięta) i liczba faktur i korekt,
- Firmy — każdy klient z fakturami w Strefie: stawka z karty klienta („bez opłaty”, kwota albo kwota z dopiskiem „(cena biura)”) i liczba faktur w miesiącach I–XII. Firmy bez stawki są wyróżnione — biuro nie nalicza im opłaty; odnośnik Przejdź otwiera firmę w programie,
- na końcu informacja o liczbach, które program przesyła raz dziennie do TaxMachine (same liczby klientów i faktur, bez nazw firm, numerów NIP i kwot).
Raport widzi właściciel programu i osoby z dostępem do faktur i rozrachunków biur.
Typowe pytania
Klienta nie ma na liście w oknie „Wystaw faktury”. Na liście są klienci, którzy w karcie mają wybrane to biuro w polu Prowadzące biuro rachunkowe i zaznaczone Wystawiaj faktury. Zarchiwizowani klienci są pomijani, chyba że w konfiguracji programu (zakładka Wygląd) zaznaczono Pokaż podmioty oznaczone jako zarchiwizowane.
Klient jest na liście, ale bez numeru faktury. Wiersz ma odznaczone pole Generuj, a powód jest w kolumnie Dodatkowe informacje — np. faktura za ten miesiąc już wystawiona, usługa wstrzymana, data spoza zakresu Faktury wystawiane od/do albo zawieszona działalność. Zob. Generowanie faktur.
Jak podnieść ceny wszystkim klientom od stycznia? Przyciskiem Zmiany cen — konfiguracja podwyżki, zatwierdzenie, wiadomości do klientów i przeliczenie stawek: Zmiany cen usług biura.
Gdzie widać, kto zalega z płatnościami? Na liście klientów w paśmie Płatności (kolumny Saldo i Faktury nieopłacone) i w raporcie Salda i faktury klientów — zob. Rozrachunki z klientami.