Pastylka „Weryf.” — e-faktury i pliki do weryfikacji

Pomarańczowa pastylka Weryf. z liczbą mówi, ile e-faktur z KSeF i plików (dokumentów źródłowych) firmy ma znacznik do weryfikacji. Taki znacznik zostawia ktoś, kto uznał dokument za wątpliwy i zapisał dlaczego — pracownik biura albo asystent AI przy przeglądzie e-faktur. Program pomija oznaczony dokument przy księgowaniu, dopóki ktoś nie zdejmie znacznika. Pastylka pilnuje, żeby taki dokument nie utknął: widać go przy firmie, a kliknięcie pokazuje listę z powodami.

Zasady wspólne dla wszystkich pastylek, w tym ich włączenie: Pastylki przy firmach.

Skąd się bierze znacznik

Pracownik biura oznacza dokumenty przyciskiem Do weryfikacji:

• na liście e-faktur firmy — wstążka e-Faktury KSeF, grupa Księgowanie e-Faktur — dla zaznaczonych e-faktur,
• na liście Dokumenty źródłowe firmy — grupa Plik od klienta — dla zaznaczonych plików (jednej firmy).

Program pyta „Co budzi wątpliwość…?”. Powód jest obowiązkowy — bez niego program odpowie „Napisz, co budzi wątpliwość - powód zobaczy osoba, która będzie fakturę sprawdzać.” Przy znaczniku program zapisuje też, kto i kiedy go postawił.

Ten sam przycisk na dokumencie już oznaczonym zdejmuje znacznik: program pyta „Zdjąć znacznik…? Co ustalono (można zostawić puste)”. O tym, czy przycisk oznacza, czy zdejmuje, decyduje pierwszy zaznaczony dokument — przy kilku zaznaczonych zaznacz same oznaczone albo same nieoznaczone.

Asystent AI oznacza dokumenty przez serwer narzędzi programu — przy e-fakturze może podać powód całej faktury i powody poszczególnych pozycji. Opis: Asystent AI w biurze.

Co się liczy

• e-faktury i pliki firmy ze znacznikiem do weryfikacji — także już zaksięgowane: znacznik zostaje, dopóki ktoś go nie zdejmie,
• ze wszystkich okresów. Okres e-faktury to okres księgowania, a przed rozpoznaniem — miesiąc wystawienia; okres pliku to okres księgowania, a bez niego — okres pliku.

Firmy z polem Nie prowadzimy ksiąg ani rejestrów VAT nie mają tej pastylki.

Gdzie i jak wygląda

Pastylka jest zawsze pomarańczowa, z napisem Weryf. i liczbą, np. Weryf. 2.

Miejsce	Co pokazuje
firma	dokumenty ze wszystkich okresów
rok	dokumenty z miesięcy tego roku
miesiąc	dokumenty tego miesiąca
zapis na liście dokumentów miesiąca	pastylka Weryf. (bez liczby) przy dokumencie księgi, którym zaksięgowano oznaczoną e-fakturę

Dymek:

• przy firmie — „Do weryfikacji: N dokumentów.”, przy roku — liczby miesiąc po miesiącu, przy miesiącu — „Do weryfikacji za MM/RRRR: …”. Dalej: „E-faktury i pliki oznaczone jako wątpliwe (asystent AI albo biuro). Księgowanie je pomija, dopóki biuro nie zdejmie znacznika.” i „Kliknij znacznik - lista z powodami.”,
• przy dokumencie księgi — „Do weryfikacji: e-faktura” z numerem i powodem.

Strona po kliknięciu

Kliknięcie otwiera stronę E-faktury i pliki do weryfikacji — dla firmy, a z pastylki przy roku albo miesiącu — zawężoną do tego okresu. U góry jest firma, okres i czas wygenerowania, niżej dwie tabele:

• E-faktury do weryfikacji (N) — okres, numer, data wystawienia, kontrahent, brutto, stan, Dlaczego wątpliwa, Oznaczył (kto i kiedy),
• Pliki do weryfikacji (N) — okres, numer albo nazwa pliku, data, kontrahent, brutto, stan, Dlaczego wątpliwy, Oznaczył.

Stan to „niezaksięgowana - wstrzymana” (plik: „niezaksięgowany - wstrzymany”) albo „zaksięgowana”. Przy e-fakturze w kolumnie powodu są też powody poszczególnych pozycji, np. „poz. 3: …”.

W każdym wierszu:

• Pokaż — podgląd dokumentu na tej stronie; przycisk Otwórz w oknie w podglądzie otwiera e-fakturę w oknie podglądu programu, a plik — na liście Dokumenty źródłowe,
• Zweryfikowano — program pyta „Co ustalono? (notatka zostanie przy dokumencie; można zostawić puste)”, zdejmuje znacznik, a wiersz zostaje wyszarzony z opisem „Zweryfikowano” i notatką. Dokument wraca do księgowania.

Gdy nic nie jest oznaczone, strona mówi „Nie ma e-faktur do weryfikacji.”

Przy tej pastylce nie ma przycisku Wyjaśnij — sprawę zamyka Zweryfikowano.

Kiedy pastylka znika

Gdy zdejmiesz znacznik ze wszystkich dokumentów firmy — przyciskiem Zweryfikowano na stronie albo przyciskiem Do weryfikacji na liście e-faktur albo plików. Samo zaksięgowanie dokumentu znacznika nie zdejmuje.

Program przelicza pastylkę razem z pastylką do zaksięgowania — co 2 minuty, a od razu po oznaczeniu albo zdjęciu znacznika w programie.

Typowe sytuacje

Asystent AI oznaczył fakturę, a wszystko jest w porządku. Kliknij Zweryfikowano i wpisz krótko, co sprawdzono, np. „Paliwo do samochodu w leasingu — koszt firmy”. Notatka zostaje przy dokumencie, a e-faktura wraca do księgowania.

Oznaczona e-faktura jest już zaksięgowana. Pastylka pojawia się też przy zapisie księgi na liście dokumentów miesiąca. Sprawdź zapis, w razie potrzeby popraw go, a potem zdejmij znacznik.

Chcesz, żeby fakturę sprawdził ktoś inny w biurze. Oznacz ją przyciskiem Do weryfikacji z powodem, np. „Czy to środek trwały?”. Do czasu zdjęcia znacznika faktura nie zostanie zaksięgowana razem z innymi, a pastylka przypomni o niej przy firmie.

Zobacz też: Pastylki przy firmach, Dokumenty źródłowe, Asystent AI w biurze.