Konfiguracja biura rachunkowego w programie
Jak przygotować TaxMachine do pracy biura rachunkowego: oznaczenie firmy biura, parametry faktur za usługi, opłaty za dokumenty po terminie, konto pocztowe, szablony wiadomości i opcje bazy danych dla biur — krok po kroku.
Opublikowano aktualizacja
Biuro rachunkowe jest w programie zwykłą firmą z bazy, oznaczoną jako biuro. Z jej karty program bierze wszystko, czego potrzebuje do obsługi klientów: dane wystawcy faktur za usługi księgowe, numerację tych faktur, formę płatności, konto pocztowe, z którego wychodzą wiadomości do klientów, i szablony tych wiadomości. Konfigurację robi się raz, a potem tylko przypina do biura kolejnych klientów.
W jednej bazie może być kilka biur — każde ze swoją numeracją faktur, kontem pocztowym i szablonami (zobacz kilka biur w jednej bazie).
Konfiguracja krok po kroku
- Załóż albo oznacz firmę biura. Nową firmę biura najprościej założyć kreatorem Nowy podmiot: na stronie Biuro rachunkowe wybierz moje biuro rachunkowe (podmiot prowadzący) (opis kreatora: przyjęcie nowego klienta). Firmę, która już jest w bazie, otwórz (Edytuj), przejdź na zakładkę Fakturowanie dla biur i zaznacz Podmiot jest biurem rachunkowym.
- Ustaw faktury za usługi. Na tej samej zakładce wpisz Dzień wystawiania faktur, wybierz Domyślną formę płatności i ustal numerację — prefiks i sufiks albo własny Format numeru faktury. Szczegóły: domyślna forma płatności i własny format numerowania faktur.
- Skonfiguruj pocztę. Zakładka Poczta elektroniczna w oknie biura — konto, z którego idą wiadomości do klientów (konfiguracja poczty).
- Wybierz szablony wiadomości. Zakładka Biuro rachunkowe — własne wzory wiadomości o fakturach, ZUS, podsumowaniach i saldach (definiowanie szablonów wiadomości).
- Przypnij klientów. W oknie każdego klienta, na zakładce Fakturowanie dla biur, wybierz Prowadzące biuro rachunkowe i wpisz stawki (konfiguracja klientów biura).
- Włącz opcje bazy dla biur. Wstążka Konfiguracja → Opcje bazy danych — pastylki przy firmach, Strefa klienta, poczta przychodząca, automatyczne pobieranie e-faktur (opcje bazy danych).
Zmiany w oknie firmy zapisuje Zapisz i zamknij. Po zapisaniu firmy jako biura na wstążce okna głównego pracuje karta Biuro rachunkowe — z niej wystawia się faktury dla klientów, wysyła wiadomości i otwiera raporty biura.
Co zmienia „Podmiot jest biurem rachunkowym”
Pole przełącza okno firmy z karty klienta na kartę biura. Część pól znika (biuro nie ma biura prowadzącego, grupy klientów, umowy ani stawek), a pojawiają się pola wystawcy faktur.
| Zakładka okna biura | Co tam ustawiasz |
|---|---|
| Fakturowanie dla biur, grupa Biuro rachunkowe | Podmiot jest biurem rachunkowym, Naliczaj odsetki na wezwaniach do zapłaty, Naliczaj opłaty za windykację w wezwaniach do zapłaty, Nie księguj na ryczałcie faktur biura zwolnionego z VAT lub u klienta zwolnionego z VAT |
| Fakturowanie dla biur, parametry faktur biura | Prefiks numeru faktury, Sufiks numeru faktury, Dzień wystawiania faktur, Domyślna forma płatności, Format numeru faktury z przyciskiem Dodaj element formatu numeru faktury |
| Fakturowanie dla biur, grupa Opłata klientów za faktury w Strefie klienta (wersja beta) | Stała cena dla wszystkich klientów (za miesiąc) i pole Abonament… — opłata za faktury, które klienci wystawiają sami w Strefie klienta |
| Fakturowanie dla biur, grupa Opłaty dodatkowe za opóźnienia w dostarczaniu dokumentów do księgowania | domyślne zasady opłat za dokumenty dostarczone po terminie (opis niżej) |
| Biuro rachunkowe | E-mail biura rachunkowego do wysyłki automatycznej, Nie dodawaj przelewów w PDF w załącznikach, Własne szablony e-mail |
| Poczta elektroniczna | konto główne, konto alternatywne i nazwa nadawcy |
| Strefa klienta | Faktury sprzedaży w Strefie klienta dla wszystkich klientów biura i wysyłka faktur klientów do KSeF certyfikatem biura (faktury sprzedaży wystawiane przez klienta) |
| Podatki, grupa kontaktu do celów podatkowych | Stosuj dane kontaktowe biura dla wszystkich klientów — e-mail i telefon biura w JPK, e-deklaracjach i e-fakturach klientów |
Pola grupy Biuro rachunkowe na karcie biura:
- Naliczaj odsetki na wezwaniach do zapłaty i Naliczaj opłaty za windykację w wezwaniach do zapłaty — wezwania do zapłaty (wstążka Biuro rachunkowe → Wyślij → Wezwanie do zapłaty, zestawienie zaległych faktur) doliczają odsetki i rekompensaty za koszty odzyskiwania należności tylko wtedy, gdy pola są zaznaczone w karcie biura, które prowadzi klienta. Te same pola widać w karcie klienta, ale program bierze je z karty biura.
- Nie księguj na ryczałcie faktur biura zwolnionego z VAT lub u klienta zwolnionego z VAT — dotyczy polecenia Narzędzia → Księguj faktury biura rachunkowego w ewidencji klienta. Gdy klient jest na ryczałcie, a biuro albo klient nie jest podatnikiem VAT, program przy każdej takiej fakturze pyta, czy mimo to ją zaksięgować.
Co program robi z firmą oznaczoną jako biuro:
- Wystaw faktury (wstążka Biuro rachunkowe → grupa Fakturowanie) działa tylko na biurze otwartym w drzewie. Gdy w drzewie stoi inna firma, program pisze „Firma nie jest biurem rachunkowym”. Okno Fakturowanie usług bierze klientów przypiętych do tego biura, z zaznaczonym Wystawiaj faktury; biura nigdy nie trafiają na listę faktur.
- Wiadomości do klienta wychodzą z konta pocztowego biura, które go prowadzi. Pod biurem w drzewie gałąź Wiadomości wysłane zbiera wszystko, co to biuro wysłało klientom; pod klientem ta sama gałąź pokazuje wiadomości do niego.
- Biuro nie dostaje numeru klienta przy poleceniu Nadaj numery kolejne wskazanym klientom bez numerów (narzędzia biura).
- Na liście firm biuro ma zaznaczoną kolumnę Biuro w paśmie Biuro; filtr Jest biurem pokazuje same biura (dodatkowe opcje filtrowania).
Pole E-mail biura rachunkowego do wysyłki automatycznej kreator nowego podmiotu wypełnia adresem podanym w jego pierwszym kroku. Program podpowiada ten adres jako odbiorcę, gdy wysyłasz e-mailem wyeksportowane faktury albo dokumenty płatnicze tej firmy. Wiadomości do klientów biura idą z konta z zakładki Poczta elektroniczna, nie z tego pola.
Opłaty za dokumenty dostarczone po terminie
Biuro może doliczać do faktury opłatę za dokumenty dostarczone po umówionym dniu. Domyślne zasady ustawia się w karcie biura, w grupie Opłaty dodatkowe za opóźnienia w dostarczaniu dokumentów do księgowania; te same pola są w karcie klienta i tam można ustalić wyjątki.
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Naliczaj opłaty za spóźnienia | musi być zaznaczone i w karcie biura, i w karcie klienta — inaczej opłaty nie ma |
| Termin (dzień miesiąca) dostarczenia dokumentów do księgowania | dzień, do którego klient ma dostarczyć dokumenty; 0 = opłata nie jest naliczana. W karcie klienta wartość większa od 0 zastępuje termin biura |
| Liczba dni spóźnienia bez opłaty | tyle dni spóźnienia program wybacza |
| Stawka procentowa za każdy dzień spóźnienia, 0 dla liczenia wg progów | opłata = podstawa × stawka % × liczba dni spóźnienia |
| Podstawa naliczania opóźnień, 0 dla domyślnej | kwota, od której liczy się procent; program bierze ją z karty klienta, a przy 0 — stawkę podstawową za prowadzenie ewidencji klienta |
| Liczba dni spóźnienia dla niższej stawki, Stawka procentowa opłaty dla niższej stawki | progi: niższa stawka (procent podstawy) |
| Liczba dni spóźnienia dla wyższej stawki, Stawka procentowa opłaty dla wyższej stawki | wyższa stawka od podanej liczby dni spóźnienia |
Jak program liczy opłatę przy tworzeniu listy faktur w oknie Fakturowanie usług:
- sprawdza miesiąc ewidencji klienta poprzedni względem miesiąca faktury i bierze z niego późniejszą z dat Data dostarczenia pierwszych dokumentów i Data dostarczenia ostatnich dokumentów (okno miesiąca, otwierane dwuklikiem na miesiącu w ewidencji klienta),
- termin to wpisany dzień miesiąca, w którym wystawiasz fakturę (dla faktur za październik — dzień listopada),
- opłaty nie ma, gdy w miesiącu nie wpisano daty dostarczenia, dokumenty przyszły w terminie, spóźnienie nie przekracza liczby dni bez opłaty albo w oknie miesiąca zaznaczono Nie naliczaj opłaty za spóźnione dokumenty,
- gdy stawka dzienna jest większa od 0, liczy według niej; w przeciwnym razie według progów — wyższa stawka od liczby dni podanej dla wyższej stawki, niższa przy krótszym spóźnieniu. Przy progach obie wartości niższej stawki muszą być wypełnione, inaczej opłaty nie ma,
- wartości z karty klienta większe od 0 mają pierwszeństwo przed wartościami z karty biura.
Opłata trafia na fakturę jako pozycja „Opłata dodatkowa za dostarczenie dokumentów księgowych po terminie”. Daty dostarczenia dokumentów widać też na liście miesięcy klienta, w kolumnach Data dostarczenia dokumentów i Data dostarczenia ostatnich dokumentów.
Kilka biur w jednej bazie
Każdy podmiot oznaczony jako biuro jest osobnym wystawcą: ma własną numerację i formę płatności faktur, własne konto pocztowe, szablony i zasady opłat za spóźnienia. Klient jest przypięty do jednego biura — polem Prowadzące biuro rachunkowe w swojej karcie — i to biuro wystawia mu faktury i wysyła wiadomości.
- Faktury wystawia się osobno dla każdego biura: otwórz biuro w drzewie i kliknij Wystaw faktury.
- Biura, które dzielą jedno konto pocztowe, mogą mieć w kartach to samo konto. Pocztę przychodzącą ustawia się wtedy tylko w jednym z nich (konfiguracja poczty przychodzącej).
- Na liście firm kolumna Biuro prowadzące i filtr Nazwa biura pokazują, kogo prowadzi które biuro.
- Zmiana biura w karcie klienta działa od następnej faktury; faktury wystawione wcześniej zostają przy poprzednim biurze. Filtr Zmieniono biuro w ostatnim miesiącu pokaże klientów, których ostatnia faktura (wystawiona w ciągu 90 dni) pochodzi od innego biura niż obecne albo od innego biura niż faktura przed nią.
Opcje bazy danych dla biur
Część ustawień dotyczy całej bazy, a nie jednej firmy. Otwiera je wstążka Konfiguracja → Opcje bazy danych (okno Konfiguracja dla bieżącej bazy danych); działają na wszystkich stanowiskach pracujących na tej bazie.
| Grupa w oknie | Co tam włączasz | Opis |
|---|---|---|
| Opcje dla biur rachunkowych → Praca biura w programie | pastylki przy firmach, wysyłanie ewidencji w podsumowaniach podatkowych, zakres śledzenia ulgi na złe długi | pastylki przy firmach |
| Opcje dla biur rachunkowych → Strefa klienta, Akceptacje e-faktur, Powiadomienia i maile Strefy klienta | adres Strefy klienta, moduł akceptacji e-faktur, termin akceptacji, przypomnienia | Strefa klienta: akceptacja e-faktur |
| Opcje dla biur rachunkowych → Program Płatnik | połączenie z bazą Programu Płatnik wspólne dla stanowisk | Program Płatnika |
| Poczta przychodząca - tylko wersja dla biur rachunkowych | odbieranie poczty od klientów do bazy | poczta przychodząca |
| Automatyczne pobieranie e-faktur - tylko wersja dla biur rachunkowych | pobieranie e-faktur wszystkich aktualnych klientów kilka razy dziennie | — |
| Autoryzacja - tylko wersja Pro lub dla biur | logowanie użytkowników i role | autoryzacja i użytkownicy |
Ustawienia stanowiska — każdego komputera osobno — są w oknie Konfiguracja (wstążka Konfiguracja → Opcje): odbieranie poczty na tym stanowisku (zakładka Wysyłanie i odbieranie e-maili), katalog własnych szablonów wiadomości (zakładka Ścieżki do własnych wzorów dokumentów), połączenie z Programem Płatnika (zakładka Program Płatnika) i adres e-mail biura do wysyłki plików JPK (zakładka Podatki).
Typowe pytania
Nie widzę karty „Biuro rachunkowe” na wstążce ani zakładki „Fakturowanie dla biur”. Funkcje dla biur działają po aktywacji licencji w wersji dla biur rachunkowych. W innych wersjach zakładki i karty nie ma.
Okno „Fakturowanie usług” zatrzymuje się na komunikacie „Nie wskazano formy płatności”. Ani klient, ani biuro nie ma formy płatności. Ustaw Domyślną formę płatności w karcie biura (domyślna forma płatności).
Wiadomości do klientów wychodzą z adresu stanowiska, a nie biura. Konto w karcie biura jest niekompletne — program wymaga adresu e-mail, serwera SMTP i portu różnego od 0 (konfiguracja poczty).