Zmiany cen usług biura

Raz w roku biuro zwykle podnosi ceny — nie każdemu klientowi tak samo i nie każdemu od razu. TaxMachine prowadzi to jako proces: dla każdego klienta zapisujesz procent następnej podwyżki, zatwierdzasz ją, wysyłasz klientom wiadomość o zmianie cen, a w miesiącu podwyżki jednym poleceniem przeliczasz wszystkie stawki z karty klienta. Program zapamiętuje procent i rok poprzedniej podwyżki, więc nikt nie dostanie dwóch podwyżek w jednym roku. Do ustawienia konkretnych kwot wielu klientom naraz służy osobne polecenie Edycja cen.

Gdzie to jest w programie

Wstążka Biuro rachunkowe → grupa Fakturowanie → Zmiany cen. Polecenia działają dla klientów zaznaczonych na liście firm (albo dla klienta wskazanego w drzewie):

Polecenie	Co robi
Edycja cen	wpisuje podane kwoty stawek wszystkim zaznaczonym klientom (okno Zmiana cen usług)
Konfigurowanie następnej zmiany cen	zapisuje zaznaczonym klientom procent następnej podwyżki, wyłączenie płac i zatwierdzenie
Zatwierdź zmiany cen	zaznacza zaznaczonym klientom Podwyżka zatwierdzona
Zmień status zatwierdzenia zmiany cen	odwraca zatwierdzenie u każdego zaznaczonego klienta
Zmiana cen	przelicza stawki z kart klientów o procent
Wyslij wiadomości o zmienie cen	tworzy klientom wiadomości o podwyżce z szablonu biura
Zeruj status podwyżek	kasuje ustawienia podwyżek i dane poprzedniej podwyżki

Stan podwyżek widać w karcie klienta (zakładka Fakturowanie dla biur, grupa Podwyżki: Następna podwyżka %, Podwyżka zatwierdzona, Poprzednia podwyżka %, Rok poprzedniej podwyżki) i na liście klientów w paśmie Podwyżki — domyślnie schowanym, włącza się je na liście pasm pod prawym przyciskiem myszy na nagłówku listy.

Podwyżka krok po kroku

1. Zapisz procent podwyżki

Zaznacz na liście klientów, którzy mają dostać ten sam procent, i wybierz Zmiany cen → Konfigurowanie następnej zmiany cen. W oknie Konfigurowanie następnej podwyżki:

Pole	Znaczenie
Następna podwyżka %	procent podwyżki dla zaznaczonych klientów
Nie podnoś cen za płace	stawki płacowe zostają bez zmian
Zatwierdzona	od razu zatwierdza podwyżkę

Po OK program zapisuje te trzy ustawienia wszystkim zaznaczonym klientom (nadpisuje poprzednie). Powtórz dla kolejnych grup klientów z innym procentem. Procent i zatwierdzenie pojedynczego klienta zmienisz też w jego karcie, w grupie Podwyżki; Nie podnoś cen za płace ustawia się tylko w tym oknie (na liście widać je w kolumnie Nie podnoś płac).

2. Zatwierdź podwyżki

Zatwierdzenie oznacza, że podwyżka jest uzgodniona i może wejść w życie. Zatwierdź zmiany cen zatwierdza wszystkich zaznaczonych klientów, a Zmień status zatwierdzenia zmiany cen odwraca stan każdego z nich (zatwierdzony → niezatwierdzony i odwrotnie). Kolumna Podwyżka zatwierdzona w paśmie Podwyżki pokazuje wynik.

3. Wyślij klientom wiadomości o zmianie cen

Zaznacz klientów i wybierz Wyslij wiadomości o zmienie cen. W oknie Wprowadź dane („Wysyłka powiadomień o zmianie cen.”):

Pole	Znaczenie
Miesiąc podwyżki	miesiąc, od którego obowiązują nowe ceny (domyślnie 1)
Podawana w wiadomości stopa inflacji za rok poprzedni	gdy większa od 0, wiadomość wymienia inflację jako jeden z powodów podwyżki
Tylko zatwierdzone podwyżki	(domyślnie zaznaczone) wiadomość dostają tylko klienci z zatwierdzoną podwyżką
Pomijaj już podwyższone w tym roku	(domyślnie zaznaczone) bez wiadomości dla klientów z podwyżką w bieżącym roku

Wiadomość powstaje z szablonu Wiadomość o zmianie cen z karty biura (zakładka Biuro rachunkowe, Własne szablony e-mail). Standardowy szablon informuje o wzroście cen o procent z pola Następna podwyżka % klienta od wskazanego miesiąca bieżącego roku i podaje powody; własną treść ustawisz we własnym szablonie — Definiowanie szablonów wiadomości. Wiadomości idą na adresy e-mail z karty klienta (kontaktowy, do podsumowań i do wysyłki faktur) i czekają w gałęzi Wiadomości wysłane na zatwierdzenie — można je tam przejrzeć i poprawić przed wysyłką (Masowa wysyłka wiadomości w tle).

4. W miesiącu podwyżki przelicz ceny

Przed wystawieniem pierwszych faktur po nowych cenach zaznacz klientów (np. wszystkich) i wybierz Zmiany cen → Zmiana cen. W oknie Wprowadź dane („Podaj procentową zmianę wszystkich cen dla wskazanych klientów.”):

Pole	Domyślnie	Znaczenie
Zmiana	0	procent zmiany dla wszystkich zaznaczonych (liczba całkowita; ujemna obniża ceny)
Licz "w stu"	nie	podwyżka liczona „w stu” — od ceny po podwyżce (niżej)
Uwzględnij zapisane konfiguracje podwyżki	tak	każdy klient dostaje procent ze swojego pola Następna podwyżka % zamiast pola Zmiana, a przy Nie podnoś cen za płace stawki płacowe zostają
Uwzględnij tylko zatwierdzone podwyżki	tak	klienci bez zatwierdzenia są pomijani
Wyzeruj status zatwierdzenia po podwyżce	tak	po zmianie cen zdejmuje Podwyżka zatwierdzona
Pomiń pozycje z podwyżką w tym roku	tak	klienci z Rok poprzedniej podwyżki równym bieżącemu rokowi są pomijani

Przy Zmiana równej 0 i odznaczonym Uwzględnij zapisane konfiguracje podwyżki program nic nie zmienia. Biura rachunkowe i firmy bez zaznaczonego Aktualny klient biura są zawsze pomijane.

5. Sprawdź wynik

Po zmianie cen każdy przeliczony klient ma w karcie Rok poprzedniej podwyżki równy bieżącemu rokowi i Poprzednia podwyżka % — zastosowany procent. Nowe stawki są w karcie klienta i w raporcie Salda i faktury klientów (pasmo Stawki), a najbliższe okno Wystaw faktury liczy już po nowych cenach.

Jak program przelicza ceny

Każdą niezerową stawkę klienta program zmienia o procent i zaokrągla do grosza. Stawki równe 0 zostają 0.

Sposób	Wzór	10 % od 450,00 zł
zwykły	cena + cena × procent / 100	495,00 zł
Licz "w stu"	cena / ((100 − procent) / 100)	500,00 zł

„W stu” oznacza, że podwyżka stanowi podany procent nowej ceny (500 zł − 10 % = 450 zł).

Zmieniane stawki: podstawa naliczania opłat za opóźnienia, stawka podstawowa i zmienna za księgi, stawki płacowe (płace, pracownik, zleceniobiorca, świadectwo pracy, umowa o pracę, umowa zlecenia, PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, ZUS Z-3 — pomijane przy Nie podnoś cen za płace), ZUS Z-3B, roczne rozliczenie zdrowotnego, faktury w Strefie klienta, wystawianie faktur (za fakturę i za kolejną pozycję), VAT-7, JPK, VAT-UE, VAT-27, PIT-y roczne (PIT roczny i ceny poszczególnych PIT-ów) oraz stawka godzinowa. Liczby dokumentów i pozycji w cenie się nie zmieniają.

Edycja cen — te same kwoty dla wielu klientów

Zmiany cen → Edycja cen otwiera okno Zmiana cen usług. Wpisane kwoty program zapisuje wszystkim zaznaczonym klientom; puste pola zostawiają ceny bez zmian.

Grupa	Pola
Ewidencje księgowe	Stawka podstawowa, Stawka zmienna, Liczba księgowań stawka podstawowa, Liczba księgowań stawka zmienna, JPK_V7, VAT UE, Faktury w Strefie klienta (za miesiąc), Wystawianie faktur - za fakturę, Wystawianie faktur - pozycji w cenie, Wystawianie faktur - za kolejną pozycję
Płace	Płace opłata stała, Płace pracownik na liście płac, Płace pracownik na zleceniu, Świadectwo pracy, Umowa o pracę, Umowa zlecenia, PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR
ZUS	ZUS Z-3, ZUS Z-3B, Rozliczenie roczne zdrowotnego
PITy	PIT roczny
Inne parametry	Nie obniżaj cen, pozostaw wyższe kwoty — klienci z wyższą ceną ją zachowują; Nie podnoś cen, tylko wyrównaj do podanej maksymalnej — wyższe ceny spadają do podanej kwoty, niższe zostają

Liczby (księgowań, pozycji w cenie) zmieniają się tylko wtedy, gdy wpiszesz liczbę większą od 0. Edycja cen nie zmienia statusu ani historii podwyżek.

Zerowanie podwyżek

Zeruj status podwyżek po potwierdzeniu („Czy chcesz wykasować wszystkie ustawienia podwyżek łącznie z danymi poprzedniej podwyżki?”) kasuje zaznaczonym klientom Następna podwyżka %, Nie podnoś cen za płace, Podwyżka zatwierdzona, Poprzednia podwyżka % i Rok poprzedniej podwyżki. Używaj go tylko wtedy, gdy chcesz zacząć od zera — bez roku poprzedniej podwyżki pole Pomiń pozycje z podwyżką w tym roku nie ochroni klienta przed drugą podwyżką w tym samym roku.

Typowe pytania

Podwyżka od stycznia, a wiadomości wysyłam w grudniu. W wiadomości rok podwyżki to rok bieżący (z dnia wysyłki). Popraw treść wiadomości w Wiadomości wysłane przed zatwierdzeniem wysyłki albo wyślij wiadomości w styczniu.

Klient nie dostał podwyżki. Sprawdź w paśmie Podwyżki, czy podwyżka jest zatwierdzona, czy Rok poprzedniej podwyżki nie jest bieżącym rokiem i czy Podwyżka % jest większa od 0. Przy włączonym Uwzględnij zapisane konfiguracje podwyżki klient z zatwierdzoną podwyżką 0 % zostaje bez zmian cen, ale dostaje bieżący rok podwyżki.

Część klientów ma mieć niższą podwyżkę. Skonfiguruj ich osobno w kroku 1 — przy Uwzględnij zapisane konfiguracje podwyżki każdy dostaje swój procent.

Klient ma płace w osobnej umowie i ich nie podnosimy. Zaznacz mu Nie podnoś cen za płace w kroku 1.