Okno „Asystent Płatnika”

Okno Asystent Płatnika to centrum integracji z Programem Płatnik. Program przepisuje do niego kartotekę płatników z bazy Płatnika i wiąże każdego płatnika z firmą klienta albo z właścicielem w TaxMachine. Z tych powiązań korzystają pozostałe funkcje: otwieranie płatnika skrótem Alt + W, import plików KEDU do właściwego płatnika i pastylki ZUS i DRA przy firmach. Z okna uruchamia się też oba automaty: wysyłkowy i aktualizacyjny.

Lista przydaje się też do porządków w samym Płatniku: filtrowanie, sortowanie i grupowanie pokazują np. płatników niepowiązanych z żadnym klientem albo stare, wyrejestrowane podmioty, które warto przenieść do archiwum Płatnika.

Jak otworzyć okno

Wstążka Integracje → grupa Płatnik → Asystent Płatnika (ten sam przycisk jest na karcie Narzędzia dodatkowe). Okno jest dostępne w wersji dla biur i otwiera się obok okna głównego — można w nim pracować równolegle.

Do synchronizacji potrzebne jest połączenie z bazą Programu Płatnik: Konfiguracja opcji Programu Płatnika. Sam Program Płatnik nie musi być wtedy uruchomiony.

Przyciski na wstążce okna

Przycisk	Co robi
Synchronizuj z Płatnikiem	pobiera z bazy Płatnika kartotekę płatników i odświeża listę oraz powiązania (opis niżej)
Aktualizuj bazę automatu	przygotowuje listę płatników dla automatu aktualizacyjnego; automat robi to sam przy każdym starcie, więc przycisk jest potrzebny rzadko
Wymuś aktualizację kartotek zdrowotnego	anuluje w bazie Płatnika potwierdzenie danych płatników — osób fizycznych zgłoszonych ZFA bez danych o składce zdrowotnej w kartotece; następny przebieg automatu aktualizacyjnego pobierze ich dane od nowa
Wymuś pełną aktualizację wszystkich płatników	anuluje potwierdzenie danych wszystkich potwierdzonych płatników — automat aktualizacyjny pobierze dane każdego z nich od nowa
Automat wysyłkowy	włącza i wyłącza automat wysyłkowy
Automat aktualizacyjny	włącza i wyłącza automat aktualizacyjny
Wskaż firmę, Wskaż właściciela, Odepnij, Automatycznie	pasek Powiązanie z firmą — ręczne powiązanie zaznaczonego płatnika

Oba automaty to przełączniki: wciśnięty przycisk oznacza, że automat działa. Włączenie jednego automatu wyłącza drugi. Automat działa niezależnie od okna — można je zamknąć, a po ponownym otwarciu przycisk pokazuje, czy automat pracuje.

Lista płatników

Zakładka Płatnicy ma dwie grupy kolumn.

Płatnik:

Kolumna	Co pokazuje
Nazwa w Płatniku	nazwa skrócona płatnika z Programu Płatnik
Nazwa w TaxMachine	powiązana firma
Nazwisko i imię właściciela w TaxMachine	powiązany właściciel
Aktualny klient, Aktywny	płatnik należy do aktualnego klienta biura albo do biura
Aktualizuj automatycznie	płatnik trafi na listę automatu aktualizacyjnego
NIP, PESEL, REGON, Nazwisko, Imię	dane identyfikacyjne płatnika z Płatnika
Powiązanie ręczne	powiązanie ustawione albo odpięte ręcznie — synchronizacja go nie zmienia

Status płatnika pobrany z Programu Płatnika — te dane Płatnik dostaje z ZUS przy aktualizacji danych płatnika, a program przepisuje je przy synchronizacji:

Kolumna	Co pokazuje
Ostatnia aktualizacja	kiedy ZUS ostatnio potwierdził dane płatnika
Znacznik czasu	znacznik czasu z kartoteki płatnika w Płatniku
Status aktywności	A — płatnik aktywny, R — wyrejestrowany
Status potwierdzenia	P — dane potwierdzone w ZUS, N — niepotwierdzone
Data od, Data do	data rejestracji i wyrejestrowania płatnika

Nad listą jest pole wyszukiwania, pod nagłówkami wiersz filtra, a w stopce liczba płatników. Przeciągnięcie nagłówka kolumny nad listę grupuje płatników, np. po Status aktywności.

Synchronizacja z Płatnikiem

Synchronizuj z Płatnikiem czyta z bazy Płatnika kartotekę płatników i:

dopisuje płatników, których jeszcze nie było, i odświeża dane już znanych,
usuwa z listy płatników, których w Płatniku już nie ma,
wiąże płatników bez powiązania z firmą i właścicielem,
ustawia znaczniki Aktualny klient, Aktywny i Aktualizuj automatycznie.

Synchronizacja odbywa się także przy przejściu na zakładkę Zestawy do wysyłki i przy każdym użyciu Otwórz płatnika. Kliknij Synchronizuj z Płatnikiem zawsze po zmianach na liście płatników w Płatniku — dodaniu, usunięciu albo zmianie nazwy skróconej — a przede wszystkim przed uruchomieniem automatu aktualizacyjnego: automat wybiera płatnika w Płatniku po kolejności nazw skróconych.

Gdy połączenie z bazą Płatnika nie jest skonfigurowane, program pokazuje komunikat o brakujących danych połączenia i wskazuje opcje bazy danych albo konfigurację programu.

Jak program wiąże płatników

Firma — po NIP, tylko gdy dokładnie jedna firma w programie ma ten NIP. Gdy jest ich kilka, płatnik zostaje bez powiązania — program niczego nie zgaduje.
Właściciel — po numerze PESEL, a gdy płatnik nie ma PESEL — po NIP; również tylko przy jednym dopasowaniu.
Raz ustalone powiązanie zostaje przy kolejnych synchronizacjach. Nowy płatnik w Płatniku albo nowa firma w programie wiążą się przy najbliższej synchronizacji.

Znaczniki na liście

Znacznik	Kiedy program go zaznacza
Aktualny klient	powiązana firma jest aktualnym klientem biura albo firmą biura, albo powiązany właściciel należy do aktualnego klienta
Aktywny	tak samo jak Aktualny klient
Aktualizuj automatycznie	płatnik jest aktywny, a jego dane ZUS potwierdził nie dawniej niż 4 miesiące temu (albo nie ma jeszcze daty potwierdzenia)

Pola wyboru można zmienić w siatce ręcznie, np. żeby wyłączyć płatnika z najbliższego przebiegu automatu aktualizacyjnego. Następna synchronizacja ustawia je jednak od nowa według tych reguł.

Ręczne powiązanie z firmą

Gdy dopasowanie się nie udało albo jest złe, zaznacz płatnika i użyj paska Powiązanie z firmą:

Wskaż firmę — lista aktualnych klientów i firmy biura z NIP-ami. Wybrana firma zostaje powiązana z płatnikiem na stałe.
Wskaż właściciela — lista właścicieli z numerami PESEL.
Odepnij — odpina płatnika od firmy i właściciela (po potwierdzeniu). Synchronizacja nie powiąże go z powrotem.
Automatycznie — wraca do powiązania automatycznego: program od razu synchronizuje kartotekę i wiąże płatnika po NIP i PESEL.

Powiązanie ustawione albo odpięte ręcznie ma znacznik w kolumnie Powiązanie ręczne.

Zakładka „Zestawy do wysyłki”

Zakładka pokazuje zestawy dokumentów, których Płatnik jeszcze nie wysłał, dla płatników z listy: nazwę płatnika (z programu, a bez powiązania — z Płatnika), nazwę i numer zestawu oraz datę utworzenia. Przy wejściu na zakładkę program synchronizuje kartotekę i pobiera zestawy z bazy Płatnika. Wysłany zestaw znika z listy przy kolejnym odświeżeniu.

Wymuszanie pełnej aktualizacji danych płatników

Gdy dane płatników w Płatniku są niepełne (np. brakuje danych o składce zdrowotnej osób prowadzących działalność), można wymusić pełną aktualizację ich kartotek. Dwa przyciski „Wymuś…” anulują potwierdzenie danych w bazie Płatnika, a następny przebieg automatu aktualizacyjnego pobiera dane tych płatników od nowa:

Kliknij Wymuś pełną aktualizację wszystkich płatników albo Wymuś aktualizację kartotek zdrowotnego.
Program podaje liczbę płatników do anulowania potwierdzeń i pyta, czy kontynuować.
Po zgodzie program anuluje potwierdzenia i synchronizuje listę.
Uruchom automat aktualizacyjny.

To jedyne miejsce, w którym program zmienia bazę Płatnika bezpośrednio — konto połączenia z bazą musi mieć prawo zapisu. Po anulowaniu potwierdzenia płatnik nie ma daty ostatniej aktualizacji, więc wraca na listę automatu także wtedy, gdy wcześniej wypadł z niej z powodu reguły 4 miesięcy.

Typowe sytuacje

Płatnik nie ma firmy w kolumnie „Nazwa w TaxMachine”

Najczęściej NIP w Płatniku różni się od NIP-u firmy w programie, firma nie istnieje w programie albo ten sam NIP mają dwie firmy. Popraw dane i zsynchronizuj listę albo użyj Wskaż firmę.

Firma ma dwóch płatników

Zdarza się, gdy w Płatniku są dwa wpisy z tym samym NIP-em (np. stary i nowy). Odepnij płatnika, który nie powinien być powiązany (Odepnij), albo przenieś stary wpis do archiwum Płatnika.

Płatnik wyrejestrowany wciąż jest na liście

Lista odzwierciedla bazę Płatnika, także płatników wyrejestrowanych (Status aktywności = R, wypełniona Data do). Synchronizacja usuwa z listy płatników, których nie ma już w bazie Płatnika — np. po przeniesieniu ich do archiwum Płatnika.