Wysyłka faktur do klientów

Faktury wystawione klientom biuro wysyła e-mailem — wszystkim zaznaczonym klientom naraz. Każdy klient dostaje wiadomość z szablonu biura z fakturą w PDF i (do wyboru) z zestawieniem swoich faktur i płatności. Wiadomości nie wychodzą od razu: czekają w gałęzi Wiadomości wysłane, gdzie można je przejrzeć i zatwierdzić wysyłkę.

Co musi być ustawione

w karcie klienta, zakładka Fakturowanie dla biur: zaznaczone Wysyłaj faktury elektroniczne i wpisane Adresy e-mail do wysyłki (i ewentualnie Dodatkowe adresy e-mail do wysyłki); przycisk Kopiuj e-mail kontaktowy przepisuje adres z danych kontaktowych,
w karcie biura: poczta wychodząca — Konfiguracja poczty,
opcjonalnie własny szablon wiadomości — Definiowanie szablonów wiadomości.

Na karcie wstążki Biuro rachunkowe, w grupie Fakturowanie, przycisk Wyślij ma pięć poleceń. Działają dla klientów zaznaczonych na liście firm (albo dla klienta wskazanego w drzewie):

Polecenie	Co dostaje klient	Szablon w karcie biura (Własne szablony e-mail)
Ostatnie faktury	ostatnią fakturę za wskazany miesiąc w PDF i zestawienie faktur i płatności	Wiadomość z nową fakturą za usługi biura
Ostatnie faktury bez zestawienia faktur i płatności	to samo bez zestawienia	Wiadomość z nową fakturą za usługi biura
Zestawienie zaległych faktur	przypomnienie z listą nieopłaconych faktur	Zaległe faktury bez zestawienia od początku umowy
Zestawienie faktur i płatności	saldo i wszystkie faktury i płatności	Saldo rozrachunków, wszystkie faktury i płatności
Wezwanie do zapłaty, zestawienie zaległych faktur	wezwanie z zaległymi fakturami, odsetkami i rekompensatą	Wezwanie do zapłaty

Trzy ostatnie polecenia opisuje strona Przypomnienia o zaległościach i wezwanie do zapłaty.

Karta wstążki „Biuro rachunkowe” z rozwiniętym menu „Wyślij”: ostatnie faktury, ostatnie faktury bez zestawienia faktur i płatności, zestawienie zaległych faktur, zestawienie faktur i płatności, wezwanie do zapłaty; na liście zaznaczeni wszyscy klienci z kolumnami ostatniej faktury, jej wartości, wysyłki, salda i faktur nieopłaconych — Menu „Wyślij” przy zaznaczonych klientach.

Wysyłka ostatnich faktur krok po kroku

Na liście firm zaznacz klientów. Klientów z fakturą, której jeszcze nie wysłano, pokaże filtr Faktura wystawiona, a niewysłana w panelu filtrowania listy.
Kliknij Wyślij → Ostatnie faktury (albo Ostatnie faktury bez zestawienia faktur i płatności).
Podaj miesiąc faktur do wysyłki — okno Wprowadź dane z polami Miesiąc i Rok. Do 9. dnia miesiąca program podpowiada miesiąc poprzedni, potem — bieżący. To miesiąc ustawiony przy wystawianiu faktur w oknie Wystaw faktury.
Gdy części klientów faktura za ten miesiąc już poszła albo czeka w kolejce, program pyta raz dla wszystkich („Faktury już wysłane” z listą klientów): Tak — wyślij jeszcze raz, Nie — pomiń tych klientów i wyślij pozostałym, Anuluj — przerwij.
Program tworzy wiadomości. Każda czeka w gałęzi Wiadomości wysłane ze statusem Do zatwierdzenia.
W Wiadomości wysłane sprawdź wiadomości i kliknij Wyślij wszystkie wiadomości albo Wyślij wskazane wiadomości — wysyłka idzie w tle, zob. Masowa wysyłka wiadomości w tle.

Okno „Wprowadź dane” z pytaniem „Podaj miesiąc faktur do wysyłki”: pola miesiąc i rok oraz przyciski OK i Anuluj — Miesiąc faktur do wysyłki.

Okno główne TaxMachine w wersji dla biur, gałąź „Wiadomości wysłane”: wiadomości biura do klientów — data utworzenia, status („Wysłane”, „Do zatwierdzenia”), data wysyłki, klient, tytuł (faktury za usługi księgowe, składki ZUS, podsumowania podatkowe), odbiorca i nadawca; karta wstążki „Wiadomości” z przyciskami „Wyślij wszystkie wiadomości”, „Wyślij wskazane wiadomości” i „Wstrzymaj wysyłkę”, po prawej podgląd treści z fakturą PDF w załączniku — Wiadomości z fakturami czekają w „Wiadomości wysłane” na zatwierdzenie.

Co jest w wiadomości

Faktura w PDF — ostatnia faktura biura dla klienta za wskazany miesiąc (najpóźniej wystawiona w tym miesiącu).
Zestawienie faktur i płatności (przy Ostatnie faktury) — wszystkie faktury biura i wpłaty klienta w kolejności dat, z saldem narastająco; tę samą tabelę pokazuje raport Faktury i płatności klienta.
Treść ze standardowego szablonu: numer, data i kwota faktury, termin płatności, aktualna kwota należności z uwzględnieniem nowej faktury (albo informacja o nadpłacie) i dane do przelewu biura.

Wiadomość dostaje każdy adres z pól Adresy e-mail do wysyłki i Dodatkowe adresy e-mail do wysyłki oraz adres e-mail nabywcy z faktury — osobna wiadomość na każdy adres.

Faktury z KSeF i kod QR

Gdy faktura biura ma numer KSeF, a nie ma jeszcze linku weryfikacyjnego, program przed wydrukiem pobiera z KSeF potwierdzenie (UPO), żeby PDF miał kod QR. Jeśli się nie uda, wiadomości i tak powstają, a na końcu program wymienia faktury wysłane bez kodu QR i podpowiada: „Pobierz potwierdzenia (wstążka „Faktury” → „Pobierz potwierdzenia”) i wyślij je ponownie.” Wysyłka faktur do KSeF: Wysyłanie e-faktur.

Co program zapisuje po wysyłce

Faktura dostaje znacznik wysłania e-mailem z datą, a karta klienta — Ostatnia wysyłka faktury i Okres wysłanej faktury (okres sprzedaży). Obie daty są na liście klientów w paśmie Faktury. Znacznik ustawia się już przy utworzeniu wiadomości, więc klient z wiadomością w kolejce nie dostanie tej samej faktury drugi raz bez pytania.

Komunikaty przy wysyłce

Komunikat	Co zrobić
„Faktury nie wysyłane” — nie włączono automatycznej wysyłki faktur dla podatnika	zaznacz Wysyłaj faktury elektroniczne w karcie klienta albo kontynuuj bez tego klienta
„Nie wskazano biura rachunkowego”	wybierz biuro w polu Prowadzące biuro rachunkowe w karcie klienta
„Brak konfiguracji poczty wychodzącej”	skonfiguruj pocztę w karcie biura
„Brak kontrahenta”	biuro nie wystawiło jeszcze klientowi faktury
„Brak faktury”	za wskazany miesiąc nie ma faktury biura dla klienta — sprawdź miesiąc
„Nie podano adresu e-mail klienta do wysyłki faktur lub adres jest błędny”	uzupełnij adresy w karcie klienta

Przy większości komunikatów program pyta, czy kontynuować dla następnych zaznaczonych klientów.