Pastylka „Błędne” — pliki „nie księgujemy” i nieczytelne

Czerwona pastylka Błędne z liczbą mówi, ile plików firmy (dokumentów źródłowych) biuro oznaczyło Nie księgujemy albo jako nieczytelne — i ta sprawa nie jest jeszcze zamknięta. Taki plik schodzi z pastylki Pliki i z do zaksięgowania, bo biuro już na niego zareagowało. Ale sprawa zwykle trwa dalej: klient ma dosłać czytelne zdjęcie, wyjaśnić, czyja to faktura, albo przynieść oryginał. Pastylka Błędne pilnuje, żeby nic z tego nie umknęło, dopóki biuro nie zapisze, że sprawa jest załatwiona.

Zasady wspólne dla wszystkich pastylek, w tym ich włączenie: Pastylki przy firmach.

Co się liczy

Pliki firmy, które:

• mają oznaczenie Nie księgujemy albo są oznaczone jako nieczytelne (po prośbie o nowy plik),
• nie trafiły ani do księgi, ani do rejestru VAT,
• nie są wyjaśnione przyciskiem Wyjaśnij — wyjaśnienie z każdym statusem poza „do zrobienia” zdejmuje plik z pastylki.

Liczą się wszystkie pliki — przesłane przez klienta w Strefie klienta i dodane w programie. Okres pliku to okres księgowania, a bez niego — okres pliku.

Oznaczenia nadaje się przy obsłudze pliku:

• na stronie pastylki Pliki — przyciski Nie księgujemy… i Nieczytelny - poproś o nowy…,
• w oknie dokumentu — karta Plik, grupa Plik od klienta,
• na liście Dokumenty źródłowe — grupa Plik od klienta, przyciski Nie księgujemy… i Poproś o nowy plik… (dla wielu plików naraz).

Powód podany przy oznaczeniu jest widoczny na stronie pastylki, a przy pliku od klienta — także dla klienta w Strefie. Opis obsługi plików: Pastylka „Pliki”.

Gdzie i jak wygląda

Pastylka jest zawsze czerwona, z napisem Błędne i liczbą, np. Błędne 1.

Miejsce	Co pokazuje
firma	błędne pliki ze wszystkich okresów
rok	błędne pliki z miesięcy tego roku
miesiąc	błędne pliki tego miesiąca

Dymek: przy firmie „Błędne pliki: N plików.”, przy roku — liczby miesiąc po miesiącu, przy miesiącu „Błędne pliki za MM/RRRR: …”. Dalej: „Pliki oznaczone „nie księgujemy” albo nieczytelne - z powodem, którego klient jeszcze nie naprawił (np. niepełne zdjęcie).” i „Kliknij znacznik - lista z powodami; „Wyjaśnij” zdejmuje plik ze znacznika.”

Strona po kliknięciu

Kliknięcie otwiera stronę Błędne pliki — dla firmy, a z pastylki przy roku albo miesiącu — zawężoną do tego okresu. Pliki są w dwóch częściach:

• Błędne pliki (N) - liczba na znaczniku — to, co liczy pastylka,
• Wyjaśnione (N) - poza liczbą na znaczniku — pliki już wyjaśnione.

Kolumny: okres, dokument, data przesłania, kontrahent, brutto, Opis, Pokaż i Wyjaśnienie. W kolumnie Opis jest rodzaj oznaczenia i powód, np. „Nieczytelny: zdjęcie ucięte, brak kwoty brutto” albo „Nie księgujemy: faktura innej firmy”; bez powodu — dopisek „(bez powodu)”. Pokaż otwiera podgląd pliku na tej stronie, a przycisk Otwórz w oknie w podglądzie przechodzi do pliku na liście Dokumenty źródłowe.

Wyjaśnij zapisuje, że sprawa jest zamknięta — np. klient dosłał poprawny plik albo dokument nie dotyczy firmy — i plik schodzi z pastylki. Statusy i zasady wyjaśnień: Wyjaśnij.

Gdy nic nie czeka, strona mówi „Nie ma błędnych plików”.

Kiedy pastylka znika

Plik schodzi z pastylki, gdy:

• go wyjaśnisz (każdy status poza „do zrobienia”),
• trafi do księgi albo rejestru VAT — także po oznaczeniu Zaksięgowany,
• go usuniesz.

Program przelicza pastylkę razem z pastylką do zaksięgowania — co 2 minuty, a od razu po obsłudze pliku i po wyjaśnieniu.

Typowe sytuacje

Klient przysłał nieczytelne zdjęcie. Na stronie pastylki Pliki kliknij Nieczytelny - poproś o nowy… i podaj powód — Strefa wyśle klientowi mail z prośbą o nowy plik. Plik przechodzi na pastylkę Błędne. Gdy klient dośle poprawne zdjęcie, pojawi się ono na pastylce Pliki — zaksięguj je, a stary plik wyjaśnij („załatwione: klient dosłał nowy plik”) albo usuń.

Faktura innej firmy. Oznacz plik Nie księgujemy… z powodem, np. „To faktura innej firmy — prosimy przesłać ją w Strefie tej firmy”. Gdy klient przyjmie to do wiadomości, wyjaśnij plik ze statusem znane albo załatwione.

Dokument dotarł inną drogą. Klient przyniósł oryginał na papierze albo przysłał mailem — zaksięguj go, a plik z pastylki wyjaśnij, np. „znane: oryginał w biurze”.

Zobacz też: Pastylka „Pliki”, Dokumenty źródłowe, Strefa klienta w pracy biura.