Lista klientów biura — pasma, statystyki, wstrzymanie usługi
Lista firm w wersji dla biur rachunkowych: pasma kolumn (faktury, płatności, biuro, umowa, fakturowanie, ZUS, podatki), statystyki dokumentów przy latach i miesiącach, wstrzymanie usługi i polecenia menu podręcznego.
Opublikowano aktualizacja
W wersji dla biur rachunkowych lista firm przestaje być samym spisem nazw: pokazuje stan obsługi każdego klienta — faktury biura i ich wysyłkę, saldo, biuro prowadzące, umowę, stawki, wysyłki ZUS i podsumowań, status VAT. Z listy można też jednym kliknięciem wstrzymać usługę, dodać wpłatę albo zarchiwizować firmę — także dla wielu klientów naraz.
Wszystko poniżej działa w wersji dla biur rachunkowych; w niższych wersjach tych kolumn i poleceń nie ma.
Pasma kolumn
Kolumny są pogrupowane w pasma (nagłówki nad kolumnami), żeby dało się włączać całe grupy zamiast pojedynczych kolumn. Kliknij prawym przyciskiem nagłówek listy i wybierz listę pasm albo listę kolumn. Pasmo Firma z nazwą jest przypięte do lewej krawędzi — zostaje na ekranie, gdy przewijasz pozostałe kolumny w poziomie.
| Pasmo | Kolumny |
|---|---|
| Faktury | Ostatnia faktura, Wartość faktury, Ostatnia wysyłka faktury, Okres wysłanej faktury, Wysyłaj faktury, Faktury od, Faktury do, Okres ostatniej faktury |
| Płatności | Saldo, Faktury nieopłacone |
| Biuro | Dodano, Biuro prowadzące, Klient (aktualny klient biura), Grupa, Biuro (firma jest biurem), Numer |
| Działalność | Działalność od, Działalność do, Zawieszona |
| Umowa | Umowa od, Umowa do |
| Fakturowanie | Fakturuj, Stawka podstawowa, Płatne z góry, Stawka stała, Z góry do zapłaty |
| Płace | Pracownicy umowa o pracę, Pracownicy zlecenia, Pracownicy |
| Raporty | Wysyłaj raporty, Ostatni e-mail raport, Ostatni raport |
| ZUS | Wysyłaj ZUS, Ostatni e-mail ZUS, Ostatni wysłany ZUS |
| Rejestracja | Urząd Skarbowy, NIP, Status działalności |
| Kontakt | Kontakt |
| Podatki | Podatnik VAT, Forma ewidencji, VAT kwartalnie, Metoda kasowa, Zwolnienie podmiotowe, Status VAT (wykaz MF), Forma opodatkowania (bieżący rok), Ewidencja (bieżący rok), Pojazd nieustalony (e-faktury) |
| Podwyżki | Podwyżka %, Nie podnoś płac, Podwyżka zatwierdzona, Poprzednia podwyżka, Rok poprzedniej podwyżki |
| Uprawnienia | Wymagana rola |
| Akceptacje e-faktur | Przekazane akceptacje, Akceptacje e-faktur — gdy w opcjach bazy włączono moduł akceptacji |
Pasma Działalność, Umowa, Płace, Podwyżki i Uprawnienia są domyślnie schowane — przydają się przy przyjmowaniu i kończeniu obsługi albo przy zmianach cen, nie na co dzień. Kolumny Forma opodatkowania (bieżący rok) i Ewidencja (bieżący rok) też są domyślnie schowane: przy kilkuset firmach na bazie na serwerze liczą się wolniej.
Saldo i faktury nieopłacone program przelicza przy wczytywaniu listy firm. Kolumna Status działalności pokazuje stan według rejestrów (CEIDG, REGON, KRS) i dat zawieszenia z karty (statusy klientów).
Statystyki obsługi przy latach i miesiącach
Ile pracy biuro wykonuje dla klienta, widać pod jego firmą w drzewie, w Ewidencje księgowe → Lata:
- lista lat ma kolumny Dokumenty, Miesiące i Dokumenty miesięcznie (średnio na miesiąc) oraz Przychody, Koszty i Dochód,
- po wejściu w rok lista miesięcy pokazuje Dokumenty, przychody, koszty i dochód w miesiącu i narastająco od początku roku, a także Data dostarczenia dokumentów, Data dostarczenia ostatnich dokumentów, Data wysyłki ZUS i Data wysyłki podsumowania podatkowego.
Daty dostarczenia dokumentów wpisuje się w oknie miesiąca (dwuklik na miesiącu) — od nich program liczy opłaty za dokumenty dostarczone po terminie (konfiguracja biura). Gdy w bazie działa akceptacja e-faktur w Strefie klienta, lista miesięcy ma też kolumny Strefy (Strefa przy miesiącu księgowym).
Wstrzymanie usługi
Klient z zaległościami albo taki, dla którego biuro chwilowo nie pracuje, dostaje w karcie pole Usługa wstrzymana. Można je przełączyć wprost z listy: zaznacz klientów, kliknij prawym przyciskiem i wybierz Wstrzymaj / wznów usługę (przełącz „Usługa wstrzymana") — bez otwierania karty, także dla wielu firm naraz. Polecenie odwraca stan każdej zaznaczonej firmy.
Co program robi z klientem, któremu wstrzymano usługę:
- okno Fakturowanie usług odznacza jego wiersz z informacją „Wstrzymano wykonywanie usług.”,
- nie nalicza składek ZUS właściciela — w oknie składki ZUS pisze „Wykonywanie usługi księgowej zostało wstrzymane.”,
- pastylka FV (klienci bez faktury biura) traktuje brak faktury jako wyjaśniony.
Filtr Usługa wstrzymana w panelu Filtrowanie pokaże wszystkich takich klientów. Pozostałe pola umowy: parametry klienta.
Polecenia listy klientów
Pod prawym przyciskiem myszy, poza standardowymi Edytuj i Usuń, są:
| Polecenie | Działanie |
|---|---|
| Dodaj KP, Dodaj przelew | wpłata klienta bez otwierania karty: program pyta „Podaj kwotę i datę wpłaty.” (podpowiada saldo) i rozlicza kwotę z najstarszymi nieopłaconymi fakturami biura; wymaga prowadzącego biura w karcie klienta (dodawanie płatności) |
| Otwórz kartę aktualnego kontrahenta | karta kontrahenta, na którego biuro wystawia klientowi faktury |
| Wyślij przelew na ZUS | wiadomość z przelewem składek ZUS (wysyłanie składek ZUS) |
| Wstrzymaj / wznów usługę (przełącz „Usługa wstrzymana") | opis wyżej |
| Sprawdź kod PKD na taxmachine.pl | opis kodu PKD firmy na witrynie |
| Zarchiwizowana | archiwizacja zaznaczonych firm; pozycja zaznaczona = firma w archiwum (archiwizacja podmiotów) |
| Akceptacje e-faktur: wymagana (zakup), Akceptacje e-faktur: zakup i sprzedaż, Akceptacje e-faktur: wyłączone | polityka akceptacji e-faktur w Strefie klienta bez otwierania karty — gdy moduł akceptacji jest włączony (Strefa klienta: akceptacja e-faktur) |
Wiele firm zaznaczysz z klawiszem Ctrl (pojedynczo) albo Shift (zakres); pasek stanu pokazuje wtedy zaznaczonych: N. Zaznaczenia używają też przyciski wstążki Biuro rachunkowe — wysyłki, raporty i narzędzia.
Narzędzia dla zaznaczonych klientów
Na wstążce Biuro rachunkowe, w grupie Narzędzia, są Weryfikuj status VAT (masowa weryfikacja statusu VAT) i menu Narzędzia: nadawanie numerów klientom, ustawienie pojazdu nieustalonego dla wielu firm i raport REGON. Opis: narzędzia biura.
Filtry biurowe
Do standardowych filtrów dochodzą te, które mają sens tylko w biurze: nazwa biura prowadzącego, „jest biurem”, „klient lub biuro”, „wystawiaj faktury”, Faktura wystawiona, a niewysłana, stan bieżącego miesiąca (rozliczenie, dokumenty, JPK_V7, VAT-UE), wysyłki ZUS i podsumowań, formy opodatkowania w roku bieżącym i poprzednim. Opis wszystkich: dodatkowe opcje filtrowania.
Klientów, których biuro już nie obsługuje, warto zamiast kasować zarchiwizować — wypadną wtedy z listy, a ich dane zostaną w bazie.
Numeracja klientów
Nowa firma założona w wersji dla biur dostaje automatycznie kolejny numer klienta (kolumna Numer w paśmie Biuro) — o jeden większy od najwyższego w bazie. Numer i symbol klienta można użyć w numerach faktur biura (format numeru faktury).