Wysyłanie innych wiadomości
Przycisk „Wyślij wiadomość” w TaxMachine dla biur rachunkowych: jedna wiadomość do wielu zaznaczonych klientów, z treścią ze szablonu biura i znacznikami danych klienta, załącznikami, wysyłką od razu albo w tle po zatwierdzeniu.
Opublikowano aktualizacja
Nowe zasady przekazywania dokumentów, zmiana godzin pracy biura, przypomnienie o terminie rozliczenia rocznego — takie informacje biuro wysyła wszystkim albo części klientów naraz. Przycisk Wyślij wiadomość w wersji TaxMachine dla biur rachunkowych tworzy z jednej treści osobną wiadomość dla każdego zaznaczonego klienta i każdego jego adresu. Znaczniki w treści program wypełnia danymi biura i klienta, więc każdy dostaje wiadomość „do siebie”, a nie listę adresów w polu „Do”.
Krok po kroku
- Na liście Klienci zaznacz klientów, do których ma pójść wiadomość. Bez zaznaczenia program bierze klienta z wierszem z fokusem, a w gałęzi pod firmą — tę firmę. Do wybrania grupy klientów przydaje się filtr listy (Dodatkowe opcje filtrowania).
- Na wstążce Biuro rachunkowe → grupa Wysyłka wiadomości do klientów kliknij Wyślij wiadomość.
- W oknie wiadomości sprawdź listę adresów, wpisz temat i treść.
- Kliknij Wyślij albo Zapisz i zamknij (różnicę opisuje tabela niżej).
Lista adresów
Okno nie ma zwykłego pola „Do”. Zamiast niego jest lista adresów z kolumnami Nazwa klienta i E-mail. Program zbiera do niej wszystkie adresy zapisane w oknie firmy każdego klienta:
- adres kontaktowy (zakładka Kontakt, pole Poczta elektroniczna, adresy oddzielone przecinkami:),
- adresy podsumowań (zakładka Podatki, grupa Wysyłka elektroniczna podsumowań i przelewów podatkowych),
- adresy do wysyłki faktur (zakładka Fakturowanie dla biur, pola Adresy e-mail do wysyłki: i Dodatkowe adresy e-mail do wysyłki:).
Każdy wiersz listy to osobna wiadomość. Klient bez żadnego adresu ma w kolumnie E-mail kreskę — uzupełnij adres w jego oknie firmy, zanim wyślesz. Na liście nie ma klientów bez prowadzącego biura rachunkowego: program pyta o nich na początku (Nie wskazano biura rachunkowego) i pomija ich.
Temat i treść
Treść startowa pochodzi ze szablonu Wiadomość ogólna biura klienta — standardowo jest to powitanie, miejsce na tekst, podziękowanie i dane biura. Temat bierze się z tytułu szablonu; w standardowym szablonie jest pusty i trzeba go wpisać (bez tematu program zapyta, czy wysłać mimo to).
Treść edytuje się jak w edytorze tekstu: czcionki, akapity, wypunktowania, tabele, odnośniki. Fragmenty
<% … %> to znaczniki, które program przy wysyłce zastępuje danymi, osobno dla każdego klienta. Przykłady:
| Znacznik | Co wstawia |
|---|---|
<% Biuro.Nazwa %> | nazwę biura prowadzącego klienta |
<% Biuro.Adres %> | adres biura |
<% Biuro.Kontakt %> | dane kontaktowe biura |
<% Podatnik.Nazwa %> | nazwę firmy klienta |
<% Podatnik.NIP %> | NIP klienta |
Znaczniki można dopisać w samym oknie albo przygotować własny szablon wiadomości ogólnej — w oknie biura, zakładka Biuro rachunkowe, grupa Własne szablony e-mail, pole Wiadomość ogólna:. Jak tworzyć szablony: Definiowanie szablonów wiadomości.
W wiadomości ogólnej nie działają znaczniki podsumowań podatkowych ani faktur — te dane program liczy tylko w ich wysyłkach. Szablon z takim znacznikiem kończy się komunikatem Błąd szablonu wiadomości z nazwą pliku, a program nie wysyła wtedy nic — błąd jest ten sam dla każdego klienta.
Załączniki
Dodaj załącznik dołącza pliki z dysku (można wybrać kilka naraz). Te same załączniki dostaje każdy adresat wiadomości. Podwójne kliknięcie na liście załączników otwiera plik, klawisz Delete usuwa go z wiadomości.
Wyślij czy Zapisz i zamknij
| Przycisk | Co się dzieje |
|---|---|
| Wyślij | program od razu wysyła wiadomość na każdy adres z listy, z tego komputera, z oknem postępu Wysyłanie wiadomości. Każda wysłana wiadomość trafia na listę Wiadomości wysłane ze statusem Wysłane. Przy błędzie program pyta, czy kontynuować wysyłkę do pozostałych. |
| Zapisz i zamknij | program tworzy wiadomości na listę Wiadomości wysłane ze statusem Do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu wychodzą w tle — Masowa wysyłka wiadomości w tle. |
Przy kilkudziesięciu klientach wygodniejsze jest Zapisz i zamknij: wiadomości można przejrzeć przed wysyłką, a wysyłka nie blokuje pracy przy komputerze.
Kilka biur w jednej bazie
Gdy zaznaczeni klienci należą do różnych biur, treść startowa pochodzi z jednego szablonu, ale każda wiadomość
wychodzi z konta pocztowego biura prowadzącego danego klienta, a znaczniki <% Biuro.… %> mają dane tego biura.
Gdy biuro któregoś z zaznaczonych klientów nie ma ustawionej poczty, program pokazuje Nie skonfigurowano poczty
biura rachunkowego i nie otwiera okna wiadomości
(Konfiguracja poczty).
Typowe pytania
Czy klienci zobaczą swoje adresy nawzajem? Nie. Każdy adres dostaje osobną wiadomość.
Wysłałem do złej grupy — czy da się cofnąć? Wiadomości wysłanych przyciskiem Wyślij nie da się cofnąć. Przy Zapisz i zamknij wiadomości czekają na zatwierdzenie — zbędne usuwasz z listy Wiadomości wysłane.
Gdzie zobaczę, co wysłano klientowi? Pod jego firmą w drzewie, w gałęzi Wiadomości wysłane.
Zamknąłem okno bez wysyłki. Program pyta Nie wysłano wiadomości — Tak wysyła ją przed zamknięciem okna, Nie zamyka okno bez wysyłki, Anuluj wraca do edycji.