Parametry klienta biura — zakładka „Fakturowanie dla biur”
Opis pól karty klienta biura rachunkowego: prowadzące biuro, grupa klientów, opiekun, umowa (aktualny klient, usługa wstrzymana, nie prowadzimy ksiąg), wystawianie i wysyłka faktur, płatność, podwyżki, opłaty za spóźnienia i rozrachunki.
Opublikowano aktualizacja
Zakładka Fakturowanie dla biur w oknie firmy klienta mówi programowi, kto prowadzi klienta, na jakich warunkach i jak mu wystawiać faktury. Ten temat opisuje jej pola poza stawkami — te są w temacie ustalenie stawek za usługi księgowe. Przegląd wszystkich zakładek karty klienta: konfiguracja klientów biura.
Grupa „Biuro rachunkowe”
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Prowadzące biuro rachunkowe: | biuro, które prowadzi klienta: wystawia mu faktury, wysyła wiadomości ze swojego konta pocztowego i swoich szablonów. Przycisk Usuń biuro czyści pole |
| Grupa klientów: | dowolna nazwa grupy, np. „KPiR”, „Spółki”, „Zespół 2”; trafia na faktury biura i dokumenty płatności klienta (kolumna Grupa klientów w rozrachunkach) i na listę firm (kolumna Grupa w paśmie Biuro) |
| Opiekun w biurze: | pracownik biura, który opiekuje się firmą — filtr „Moi klienci” w panelu biura Strefy klienta i adresat dziennego skrótu o tym, co klient zrobił w Strefie. Dostępu nie zmienia: każdy pracownik biura widzi wszystkich klientów (opiekun klienta) |
Klient bez prowadzącego biura nie trafi na listę w oknie Fakturowanie usług, a polecenia wysyłki faktur, sald i wezwań pomijają go z komunikatem „Nie wskazano biura rachunkowego”.
W tej grupie są też pola Naliczaj odsetki na wezwaniach do zapłaty, Naliczaj opłaty za windykację w wezwaniach do zapłaty i Nie księguj na ryczałcie faktur biura zwolnionego z VAT lub u klienta zwolnionego z VAT. Program bierze je z karty biura prowadzącego klienta — w karcie klienta nie mają znaczenia (konfiguracja biura).
Grupa „Umowa”
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Aktualny klient biura: | firma jest obecnie klientem biura. Nowa firma ma pole zaznaczone |
| Usługa wstrzymana: | biuro czasowo nie wykonuje usługi (np. przy zaległościach w płatnościach) |
| Data podpisania: | data umowy z biurem |
| Data zakończenia: | data zakończenia umowy |
| Nie prowadzimy ksiąg ani rejestrów VAT: | biuro obsługuje tylko np. płace albo deklaracje — bez pastylek VAT-UE, JPK, do zaksięgowania, limitów i 89a |
Co program robi, gdy Aktualny klient biura jest odznaczone:
- nie nalicza składek ZUS właściciela do zapłaty — w oknie składki pisze „Podatnik nie jest aktualnym klientem.”,
- automatyczne pobieranie e-faktur wszystkich klientów pomija firmę, a pastylki jej nie dotyczą,
- przy opcji Odfiltruj wiadomości od podmiotów nie będących aktualnymi klientami nie przypisuje do firmy poczty przychodzącej.
Co program robi, gdy Usługa wstrzymana jest zaznaczone:
- w oknie Fakturowanie usług odznacza wiersz klienta z informacją „Wstrzymano wykonywanie usług.”,
- nie nalicza składek ZUS właściciela — w oknie składki pisze „Wykonywanie usługi księgowej zostało wstrzymane.”,
- w pastylce FV (klienci bez faktury biura) traktuje brak faktury jako wyjaśniony (pastylka FV).
Wstrzymanie i wznowienie dla kilku klientów naraz: menu podręczne listy firm → Wstrzymaj / wznów usługę (przełącz „Usługa wstrzymana") (lista klientów biura). Daty umowy widać na liście firm w paśmie Umowa (kolumny Umowa od i Umowa do).
Klienta, którego biuro już nie obsługuje, warto nie tylko odznaczyć jako aktualnego, ale też zarchiwizować (archiwizacja podmiotów).
Grupa „Fakturowanie, rozrachunki”
Dane podstawowe
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Wystawiaj faktury: | klient trafia na listę w oknie Fakturowanie usług |
| Faktury wystawiane od: | faktura z datą wystawienia wcześniejszą niż ta data nie powstanie („Faktury wystawiane od …”) |
| Faktury wystawiane do: | faktura z datą wystawienia późniejszą niż ta data nie powstanie („Faktury wystawiane do …”) |
| Wysyłaj faktury elektroniczne: | faktury biura idą do klienta e-mailem |
| Adresy e-mail do wysyłki: | adresy, na które idą faktury; przycisk Kopiuj e-mail kontaktowy przepisuje adres z zakładki Kontakt |
| Dodatkowe adresy e-mail do wysyłki: | kolejni odbiorcy faktur |
Bez zaznaczonego Wysyłaj faktury elektroniczne polecenia wysyłki faktur (wstążka Biuro rachunkowe → Wyślij → Ostatnie faktury) pomijają klienta z komunikatem „Faktury nie wysyłane”. Filtr Faktura wystawiona, a niewysłana na liście firm pokazuje tylko klientów z włączoną wysyłką (wysyłka faktur do klientów).
Płatność
- Klient płaci z góry za usługę: — oznaczenie dla biura, nie zmienia rozrachunków (płatności z góry),
- Forma płatności: i przycisk Usuń formę płatności — forma płatności faktur tego klienta; puste pole = domyślna forma z karty biura (domyślna forma płatności).
Stawki i uwagi
Dalej są grupy stawek: Stawki dla ewidencji księgowych, Płace - stawki za sporządzanie list płac oraz usługi dodatkowe, VAT, PIT-y roczne, Wystawianie faktur na zlecenie klienta, Opłata za faktury w Strefie klienta i pole Uwagi: — opisane w temacie ustalenie stawek za usługi księgowe.
Grupa „Podwyżki”
Pola Następna podwyżka %:, Podwyżka zatwierdzona, Poprzednia podwyżka %: i Rok poprzedniej podwyżki: przechowują stan zmian cen klienta. Ustawia się je zwykle dla wielu klientów naraz poleceniami z menu Zmiany cen (wstążka Biuro rachunkowe → grupa Fakturowanie), a z listy firm widać je w paśmie Podwyżki (domyślnie schowanym) i w filtrach Rok ostatniej podwyżyki, Ostatnia podwyżka przed i Podwyżka zatwierdzona.
Grupa „Opłaty dodatkowe za opóźnienia w dostarczaniu dokumentów do księgowania”
Zasady opłat za dokumenty dostarczone po terminie ustala się w karcie biura. W karcie klienta:
- Naliczaj opłaty za spóźnienia musi być zaznaczone, żeby klient w ogóle dostał opłatę (i w karcie biura też),
- wartości większe od 0 w pozostałych polach — termin, liczba dni bez opłaty, stawka dzienna, progi — zastępują wartości z karty biura; 0 = jak w biurze,
- Podstawa naliczania opóźnień, 0 dla domyślnej działa tylko z karty klienta: 0 = stawka podstawowa za prowadzenie ewidencji.
Pełny opis wyliczenia: opłaty za dokumenty dostarczone po terminie.
Zakładka „Rozrachunki z biurem”
Zakładka obok Fakturowanie dla biur (tylko w karcie klienta, nie biura) ma trzy podzakładki:
- Faktury — faktury biura dla klienta: okres, numer, rodzaj, wartość, forma i termin płatności, zapłata, wysyłka e-mailem,
- Płatności — wpłaty klienta (KP, przelewy),
- Salda — faktury i płatności po kolei z saldem po każdej operacji.
Na wstążce okna są wtedy karty Faktury, Płatności i Obroty z przyciskami dodawania, edycji, druku i podglądu; płatność dodasz jako KP albo Przelew (np. Dla podanej kwoty, a przy KP także Do wskazanej faktury albo Do wskazanych faktur). Dwuklik na fakturze otwiera ją do edycji. Opis: rozrachunki z klientami i dodawanie płatności.