Archiwizacja podmiotów — byli klienci biura
Jak zarchiwizować firmę, której biuro już nie obsługuje: pole „Archiwizuj podmiot”, polecenie „Zarchiwizowana” na liście firm, co program pomija przy firmach w archiwum i jak wrócić do zarchiwizowanego podmiotu.
Opublikowano aktualizacja
W bazie biura z latami przybywa firm, których biuro już nie prowadzi. Usuwanie ich nie jest dobrym pomysłem — w bazie zostają ich księgi, deklaracje i rozrachunki z biurem. Zamiast tego firmę się archiwizuje: znika z drzewa i listy firm, program przestaje ją uwzględniać w pracy biura, a wszystkie dane zostają. W dużych bazach archiwizacja przyspiesza też działanie programu.
Pole Archiwizuj podmiot w oknie firmy jest w wersji dla biur rachunkowych.
Jak zarchiwizować firmę
W oknie firmy: na zakładce Dane firmy zaznacz Archiwizuj podmiot i kliknij Zapisz i zamknij.
Z listy firm (także kilka firm naraz): zaznacz firmy, kliknij prawym przyciskiem i wybierz Zarchiwizowana. Program pyta „Zarchiwizować firmę?” (albo „Zarchiwizować zaznaczone firmy?”) i przypomina, co archiwizacja zmienia. Pozycja menu jest zaznaczona przy firmie, która już jest w archiwum — kliknięcie wtedy przywraca firmę bez pytania.
Przed archiwizacją warto odznaczyć w karcie firmy Aktualny klient biura i wpisać Data zakończenia umowy (parametry klienta) — z listy firm będzie potem widać, kiedy klient odszedł.
Co się dzieje z firmą w archiwum
- Firmy nie ma w drzewie ani na liście firm, nie znajdzie jej też szybkie wyszukiwanie — chyba że na stanowisku włączono pokazywanie podmiotów zarchiwizowanych (niżej).
- Program nie pobiera jej e-faktur i nie liczy dla niej pastylek.
- Okno Fakturowanie usług nie wystawia jej faktury za usługi.
- Poczta przychodząca nie jest do niej przypisywana.
- Dane firmy — księgi, deklaracje, płace, faktury i rozrachunki z biurem — zostają w bazie bez zmian.
Gdy filtr chowa firmy, pusta lista pokazuje, ile pozycji ukrywa filtr, a osobno — ile podmiotów zarchiwizowanych. Usuń filtry nie pokazuje firm z archiwum; robi to tylko ustawienie opisane niżej.
Jak wrócić do zarchiwizowanej firmy
- Wstążka Konfiguracja → Opcje, zakładka Wygląd, grupa Lista podmiotów (firm) — zaznacz Pokaż podmioty oznaczone jako zarchiwizowane i zapisz.
- Firmy z archiwum są znowu w drzewie i na liście. Filtr Archiwum w panelu Filtrowanie (F12) pokaże tylko je (dodatkowe opcje filtrowania).
- Żeby przywrócić firmę na stałe, odznacz w jej oknie Archiwizuj podmiot albo wybierz z menu listy Zarchiwizowana (pozycja zaznaczona = firma w archiwum).
- Wyłącz z powrotem pokazywanie podmiotów zarchiwizowanych.
Ustawienie dotyczy stanowiska, na którym je zmienisz. Przy włączonym pokazywaniu zarchiwizowanych program traktuje je jak pozostałe firmy — m.in. okno Fakturowanie usług bierze wtedy także zarchiwizowanych klientów z zaznaczonym Wystawiaj faktury. Dlatego po przeglądzie archiwum wyłącz to ustawienie.
Typowe sytuacje
Firma zniknęła z listy. Sprawdź, czy nie została zarchiwizowana: włącz pokazywanie podmiotów zarchiwizowanych i ustaw filtr Archiwum. Firmę mogło też ukryć zwykłe filtrowanie — pasek stanu pokazuje wtedy „(filtr ukrywa …)”.
Pastylka KSeF przy dawnym kliencie. Na stronie pastylki odnośnik Archiwizuj… archiwizuje firmę od razu (pastylki KSeF).
Klient wraca do biura. Przywróć firmę z archiwum, zaznacz Aktualny klient biura, uzupełnij datę nowej umowy i sprawdź stawki — dane z poprzedniej współpracy są w bazie.