Wyjaśnij — sprawa znana biuru, poza pastylką
Przycisk „Wyjaśnij” na stronach pastylek w TaxMachine dla biur: jak zapisać, że biuro zna sprawę, statusy wyjaśnień, jak długo wyjaśnienie obowiązuje przy każdej pastylce i kto je widzi.
Opublikowano aktualizacja
Pastylka pokazuje sytuację, która zwykle wymaga działania. Nie każda nim jest: deklarację złożono przez e-ZUS (w Płatniku jest tylko utworzona), obsługę klienta wstrzymano za brak płatności, fakturę celowo zaksięgowano w części, najem jest zwolniony z kasy niezależnie od obrotu. Wyjaśnij zapisuje, że biuro o tym wie — i zdejmuje pozycję z pastylki, żeby pastylka pokazywała tylko to, co naprawdę czeka. Zasady wspólne dla wszystkich pastylek: Pastylki przy firmach.
Gdzie jest przycisk
Przy każdej pozycji na stronie, która otwiera się po kliknięciu pastylki — w kolumnie Wyjaśnienie. Mają go pastylki:
- do zaksięgowania,
- Pliki (pliki przesłane przez klienta w Strefie),
- Błędne (pliki „nie księgujemy” i nieczytelne),
- limity i blisko limitu,
- FV,
- ZUS i DRA (także zgłoszenia),
- VAT-UE i JPK,
- czerwony KSeF (logowanie).
Pozostałe pastylki — zadania, 89a i 89b, pomarańczowy KSeF — nie mają tego przycisku: znikają po zmianie danych, których dotyczą (szczegóły na ich stronach). Pastylka Weryf. ma zamiast niego przycisk Zweryfikowano, który zdejmuje znacznik z dokumentu. Wyjaśnienia zapisuje się w programie.
Jak wyjaśnić
- Kliknij pastylkę, a na stronie — Wyjaśnij przy pozycji.
- Wybierz status (domyślnie zaznaczone jest „znane”):
- fałszywy alarm — to nie jest problem; trzeba napisać dlaczego,
- znane — sytuacja znana, nic nie trzeba robić (np. klient poinformowany); opis nieobowiązkowy,
- do zrobienia — trzeba coś zrobić; trzeba napisać co, można podać termin,
- załatwione — zrobione; opis nieobowiązkowy.
- Zapisz. Opis może mieć do 2000 znaków.
Każde wyjaśnienie poza do zrobienia zdejmuje pozycję z pastylki. Pozycja „do zrobienia” zostaje na pastylce, a jej opis widać w dymku (przy części pastylek) i na stronie.
Wyjaśniona pozycja przechodzi na stronie do sekcji Wyjaśnione - poza pastylką (przy dokumentach do zaksięgowania: „Wyjaśnione - poza liczbą na znaczniku”). Przycisk przy niej zmienia się na Zmień — poprawisz status albo opis; Usuń wyjaśnienie przywraca pozycję na pastylkę. W kolumnie Wyjaśnienie widać status, opis, autora, datę i termin.
Jak długo wyjaśnienie obowiązuje
Wyjaśnienie dotyczy konkretnej sytuacji, więc nowe zdarzenie znów pojawi się na pastylce:
| Pastylka | Wyjaśnienie dotyczy | Nowa pozycja, gdy… |
|---|---|---|
| do zaksięgowania | konkretnej e-faktury (numer KSeF) albo dokumentu | pojawi się inna e-faktura albo dokument |
| Pliki, Błędne | konkretnego pliku | klient prześle inny plik albo inny plik zostanie oznaczony „nie księgujemy” lub jako nieczytelny |
| limity, blisko limitu | firmy, limitu i roku danych — albo wszystkich lat (pole „wszystkie lata”) | przyjdzie nowy rok; „blisko” nie ukrywa późniejszego przekroczenia |
| FV | firmy i miesiąca ostatniej faktury biura | wystawisz następną fakturę i znów będzie przerwa |
| ZUS | właściciela, kodu i daty zgłoszenia w Płatniku | w Płatniku pojawi się nowe zgłoszenie |
| DRA | płatnika, okresu i stanu | zmieni się stan (np. z „niewysłana” na „bez potwierdzenia”) albo okres |
| zgłoszenia ZUS | konkretnego dokumentu i stanu | zmieni się stan dokumentu |
| VAT-UE, JPK | firmy, rodzaju deklaracji i okresu | przyjdzie kolejny okres |
| KSeF (logowanie) | firmy, rodzaju błędu i dnia ostatniego udanego logowania | po udanym logowaniu znów wystąpi błąd albo zmieni się jego rodzaj |
Kto widzi wyjaśnienia
Wyjaśnienia są zapisane w bazie danych razem z autorem (zalogowany użytkownik, a bez logowania — użytkownik Windows) i datą. Widzą je wszyscy pracownicy biura pracujący na tej bazie — inne stanowiska po najbliższym przeliczeniu danej pastylki — oraz asystent AI w raporcie decyzji.