Dodawanie płatności
Jak zapisać wpłatę klienta biura rachunkowego w TaxMachine: „Dodaj KP” i „Dodaj przelew” z listy klientów, wpłaty w oknie klienta, rozliczenie z nieopłaconymi fakturami od najwcześniejszego terminu i nadpłata jako zaliczka.
Opublikowano aktualizacja
Wpłatę klienta wystarczy zapisać raz — kwotę i datę. Program sam rozliczy ją z nieopłaconymi fakturami biura, od tej z najwcześniejszym terminem płatności, a nadwyżkę zostawi jako zaliczkę na następną fakturę. Saldo klienta, kolumna Faktury nieopłacone i zestawienia dla klienta od razu pokazują nowy stan.
Z listy klientów — najszybciej
- Na liście firm kliknij klienta prawym przyciskiem myszy.
- Wybierz Dodaj KP (wpłata gotówką) albo Dodaj przelew.
- W oknie Wprowadź dane („Podaj kwotę i datę wpłaty.”) wpisz kwotę i datę — program podpowiada kwotę równą saldu klienta i dzisiejszą datę.
- Program zapisuje dokument płatności i otwiera go do sprawdzenia. Zamknij okno dokumentu.
Ujemną kwotę program zapisze dopiero po potwierdzeniu. Gdy klient ma zaległe faktury w kilku firmach biura (np. po zmianie biura, które go fakturuje), wpłata dzieli się na kilka dokumentów — po jednym dla każdej firmy z zaległościami, w kolejności terminów — a nadwyżka trafia do firmy, która wystawia klientowi faktury. Każdy dokument otwiera się po kolei.
Bez biura wybranego w karcie klienta (Prowadzące biuro rachunkowe) program zgłasza „Nie wskazano biura rachunkowego.”.
W oknie klienta
W oknie firmy klienta, na zakładce Rozrachunki z biurem:
- zakładka Płatności → na wstążce Płatności przycisk Dodaj → KP albo Przelew: program pyta o kwotę („Podaj kwotę wpłaty.” / „Podaj kwotę przelewu.”), rozlicza ją z nieopłaconymi fakturami firmy, która wystawia klientowi faktury, i otwiera dokument płatności — sprawdź datę i zapisz go (Zapisz i zamknij),
- zakładka Salda → na wstążce Obroty przyciski Dodaj KP i Dodaj przelew z czterema sposobami:
| Polecenie | Co powstaje |
|---|---|
| Dla podanej kwoty | dokument na kwotę rozliczoną z nieopłaconymi fakturami od najwcześniejszego terminu |
| Do wskazanej faktury | dokument do faktury wskazanej na liście |
| Do wskazanych faktur | dokument do kilku faktur wskazanych na liście |
| Czyste bez pozycji / Czysty bez pozycji | pusty dokument do wypełnienia ręcznie |
Przy płatności do wskazanej faktury dokument dostaje firmę i kontrahenta tej faktury — także gdy fakturę wystawiła wcześniej inna firma biura. Po zapisie okno klienta odświeża listy płatności, saldo i obroty.
Film pokazuje dodanie przelewu w oknie klienta, na zakładce Rozrachunki z biurem → Płatności.
Jak program rozlicza wpłatę
- Kwota idzie na nieopłacone faktury klienta w kolejności terminów płatności, aż się skończy; ostatnia faktura może zostać opłacona częściowo.
- Korekta na minus, która czeka na zapłatę, rozlicza się razem z fakturą, którą koryguje.
- Nadwyżka zostaje w dokumencie jako przedpłata (zaliczka). Okno Wystaw faktury przypisze ją do następnej faktury klienta.
- Ujemna kwota (zwrot) nie zasila faktur.
Faktury dostają stan Zapłacone i datę zapłaty z dokumentów płatności. Gdy wpłaty były kiedyś zapisane do złych faktur, porządkuje je Uzgodnienie płatności klientów.
Dokument płatności
Dokument KP albo przelewu można później poprawić (Edytuj), wydrukować (Drukuj płatność, Podgląd płatności), zapisać do pliku (Zapisz płatność), wysłać klientowi (Wyślij płatność) albo usunąć (Usuń) — z wstążki Płatności w oknie klienta. Wpłaty wszystkich klientów biura są też w gałęzi Płatności biura rachunkowego w drzewie.
Typowe sytuacje
Klient zapłacił kilka faktur jednym przelewem. Dodaj jeden przelew na całą kwotę — program rozpisze go na faktury od najwcześniejszego terminu.
Klient zapłacił za konkretną fakturę, nie najstarszą. Użyj Dodaj przelew → Do wskazanej faktury na zakładce Salda okna klienta.
Klient zapłacił z góry. Wpłata bez faktur do opłacenia zostaje zaliczką i rozliczy się z najbliższą fakturą biura — zob. też Płatności z góry.