Konfiguracja poczty przychodzącej od klientów

Klienci często przysyłają dokumenty mailem. Program może sam odbierać pocztę ze skrzynki biura, przypisywać wiadomości do klientów i przenosić załączniki do dokumentów źródłowych. Wiadomości są w drzewie w gałęzi Wiadomości odebrane — w drzewie głównym (wszystkie) i pod każdym klientem (jego wiadomości).

Odbieranie poczty działa w wersji dla biur rachunkowych, z bazą danych na serwerze MariaDB lub MySQL. Z bazą SQLite nie działa — przy zapisie opcji program o tym ostrzega.

Krok 1: folder poczty przychodzącej w karcie biura

Otwórz okno firmy biura, zakładka Poczta elektroniczna → Konto główne. Uzupełnij dane w grupie Serwer IMAP i wybierz Folder poczty przychodzącej (przycisk Pobierz listę folderów dla konta pocztowego pobiera listę folderów z serwera). Konfiguracja konta: konfiguracja poczty biura.

Jeżeli kilka biur w bazie korzysta z tego samego konta pocztowego, folder poczty przychodzącej ustaw tylko w jednym z nich — inaczej te same wiadomości wczytałyby się kilka razy.

Okno firmy biura rachunkowego, zakładka „Poczta elektroniczna” — konto pocztowe biura: serwer SMTP do wysyłki, serwer IMAP oraz pola „Folder poczty wychodzącej” i „Folder poczty przychodzącej”, z którego program odbiera wiadomości od klientów — Karta biura: serwer IMAP i folder poczty przychodzącej.

Krok 2: opcje bazy danych

Wstążka Konfiguracja → Opcje bazy danych, grupa Poczta przychodząca - tylko wersja dla biur rachunkowych:

Pole	Działanie
Odbieraj pocztę (…)	włącza odbieranie poczty dla tej bazy; po zmianie uruchom program ponownie
Odfiltruj wiadomości bez dokumentów	wiadomości bez załączników z dokumentami program odfiltrowuje — nie ma ich na liście
Odfiltruj wiadomości od podmiotów nie będących aktualnymi klientami	przypisuje wiadomości tylko do firm z zaznaczonym Aktualny klient biura
Nie pobieraj wiadomosci starszych niż podana liczba miesięcy:	nie pobiera ze skrzynki starszych wiadomości; wiadomości już pobranych to pole nie ukrywa
Pobieraj wiadomości z podfolderów pocztowych IMAP	odbiera także z podfolderów folderu poczty przychodzącej
Filtr poczty przychodzącej, adresy rozdzielone przecinkami:	wiadomości od tych nadawców program odfiltrowuje (np. newslettery, powiadomienia systemów)

Zalecamy ustawić wiek pobieranych wiadomości i odfiltrowanie wiadomości bez dokumentów — pierwsze odebranie poczty ze skrzynki z wieloletnią historią mocno powiększyłoby bazę danych.

Na serwerze MariaDB/MySQL parametr max_allowed_packet musi mieć co najmniej 64 MB (zalecane 200 MB). Przy niższej wartości program przy zapisie opcji ostrzega, że funkcja będzie wyłączona do czasu poprawienia parametru (instalacja serwera MariaDB).

Okno „Konfiguracja dla bieżącej bazy danych”, grupa „Poczta przychodząca - tylko wersja dla biur rachunkowych”: pola „Odbieraj pocztę”, „Odfiltruj wiadomości bez dokumentów”, „Odfiltruj wiadomości od podmiotów nie będących aktualnymi klientami”, wiek pobieranych wiadomości w miesiącach, „Pobieraj wiadomości z podfolderów pocztowych IMAP” i filtr adresów nadawców — Opcje bazy danych: odbieranie poczty i filtry.

Krok 3: stanowiska, które odbierają pocztę

Na każdym komputerze, który ma odbierać pocztę: wstążka Konfiguracja → Opcje, zakładka Wysyłanie i odbieranie e-maili, zaznacz Odbieraj pocztę na tym stanowisku (tylko wersja "dla biur", uruchom ponownie program po zmianie). Pole Odfiltruj wiadomości z podanych adresów (rozdzielone przecinkami): działa jak filtr z opcji bazy, ale tylko na tym stanowisku.

Odbieranie najlepiej włączyć na wszystkich stanowiskach. Program odbiera pocztę naraz tylko na jednym z nich, więc nie ma ryzyka blokady konta z powodu zbyt wielu jednoczesnych połączeń, a poczta przychodzi, dopóki działa którykolwiek z tych komputerów.

Okno „Konfiguracja”, zakładka „Wysyłanie i odbieranie e-maili” — adres e-mail, serwer SMTP z portem i SSL, login i hasło, serwer IMAP z folderem poczty wychodzącej, pole „Odbieraj pocztę na tym stanowisku” i filtr adresów, nagłówek i stopka wiadomości — Konfiguracja stanowiska: odbieranie poczty na tym komputerze.

Krok 4: uruchom program ponownie

Odbieranie zaczyna działać po ponownym uruchomieniu programu na stanowiskach, które mają odbierać pocztę.

Jak program przypisuje wiadomości do klientów

Każdą nową wiadomość program próbuje przypisać do klienta (do trzech klientów naraz), w tej kolejności:

adres odbiorcy — gdy wiadomość przyszła na adres wpisany w karcie klienta w polu Adresy odbiorców przypisane do klienta (tylko wersja dla biur): (np. osobny adres skrzynki biura dla tego klienta),
adres nadawcy — adres kontaktowy firmy (pole Poczta elektroniczna, adresy oddzielone przecinkami:), adres właściciela i adresy z pola Dodatkowe adresy e-mail dla poczty przychodzącej (tylko wersja dla biur),
nazwa nadawcy — pole Nazwy nadawców wiadomości przychodzących (tylko wersja dla biur):.

Pola są w karcie klienta na zakładce Kontakt. Firmy zarchiwizowane program pomija, a przy opcji odfiltrowania nieaktualnych klientów — także firmy bez zaznaczonego Aktualny klient biura.

Praca z wiadomościami odebranymi

W gałęzi Wiadomości odebrane karta wstążki Wiadomości odebrane ma przyciski:

Przycisk	Działanie
Przypisz do klienta	przypisuje zaznaczone wiadomości do wybranego klienta
Dodaj adres klienta	dopisuje adres nadawcy do Dodatkowych adresów e-mail dla poczty przychodzącej wybranego klienta i przypisuje wiadomości od nowa
Dodaj nadawcę klienta	dopisuje nazwę nadawcy do Nazw nadawców wiadomości przychodzących klienta
Dodaj adres odbiorcy klienta	dopisuje adres odbiorcy do Adresów odbiorców przypisanych do klienta
Przypisz ponownie klientów	przypisuje wiadomości od nowa według aktualnych adresów i nazw w kartach
Kopiuj do dokumentów źródłowych	przenosi załączniki do dokumentów źródłowych klienta (dokumenty źródłowe)
Zawiera dokumenty źródłowe / Nie zawiera dokumentów źródłowych	oznacza wiadomości
Drukuj wszystkie załączniki, Zapisz wszystkie załączniki	druk albo zapis załączników zaznaczonych wiadomości
Dodaj adresy do filtra	dopisuje adresy nadawców zaznaczonych wiadomości do filtra poczty przychodzącej w opcjach bazy
Przefiltruj ponownie	stosuje filtr do wiadomości już odebranych
Skasuj wiadomość	oznacza zaznaczone wiadomości jako skasowane
Wyczyść wiadomości	okno reguł czyszczenia przechowywanych wiadomości (dla kierownika albo administratora)

Gałąź „Wiadomości odebrane”: poczta od klientów biura — data i miesiąc wiadomości, nadawca i jego adres, przypisanie do klienta; na wstążce kopiowanie załączników do dokumentów źródłowych, druk i zapis załączników, przypisywanie do klientów; po prawej podgląd wiadomości klientki z paragonem za parking i fakturą za paliwo — Lista wiadomości odebranych z podglądem i przyciskami wstążki.