Wysyłanie powiadomień na temat statusu VAT

Po sprawdzeniu klientów na białej liście biuro może każdemu z nich wysłać wiadomość z wynikiem: aktualnym statusem VAT, datą sprawdzenia i rachunkami bankowymi zgłoszonymi w wykazie. Najbardziej przydaje się to klientom, których nie ma w wykazie albo którzy nie zgłosili rachunku firmowego — dostają prośbę o pilne uzupełnienie zgłoszenia.

Krok po kroku

1. Zweryfikuj klientów przyciskiem Weryfikuj status VAT — Masowa weryfikacja statusu VAT.
2. Wybierz klientów, do których ma pójść wiadomość. Filtrem listy klientów zawęzisz ich np. do tych bez rachunków w wykazie (Rachunki na białej liście odznaczone) albo do tych, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT (Podatnik VAT zweryfikowany odznaczone) — Dodatkowe opcje filtrowania.
3. Zaznacz klientów na liście i na wstążce Biuro rachunkowe → grupa Wysyłka wiadomości do klientów kliknij Status VAT.
4. Wiadomości trafiają na listę Wiadomości wysłane ze statusem Do zatwierdzenia. Przejrzyj je i zatwierdź wysyłkę — Masowa wysyłka wiadomości w tle.

Najpierw weryfikacja, potem wysyłka

Przycisk Status VAT nie pyta wykazu — wstawia do wiadomości wynik ostatniej weryfikacji zapisany w oknie firmy. Dlatego zawsze weryfikuj klientów tuż przed wysyłką.

Szczególnie sprawdź klientów ze statusem Nie figuruje w rejestrze i pustym polem Ostatnia weryfikacja: w oknie firmy (zakładka Podatki, sekcja Weryfikacja VAT - biała lista podatników VAT). Taki wynik zostaje po nieudanym zapytaniu do wykazu, a klient dostałby wiadomość, że nie figuruje w rejestrze. Zweryfikuj go jeszcze raz przed wysyłką.

Na jaki adres

Wiadomość idzie na adresy z pola Adresy e-mail na które będą wysyłane podsumowania i przelewy (rozdzielone średnikami lub przecinkami): w oknie firmy, zakładka Podatki, grupa Wysyłka elektroniczna podsumowań i przelewów podatkowych — te same, na które biuro wysyła podsumowania podatkowe. Każdy adres to osobna wiadomość.

Przed utworzeniem wiadomości program sprawdza zaznaczonych klientów:

Komunikat	Co oznacza
Nie wskazano biura rachunkowego	klient nie ma Prowadzące biuro rachunkowe: — Tak pomija go i przechodzi dalej, Nie przerywa
Nie skonfigurowano poczty biura rachunkowego	biuro nie ma konta poczty — wysyłka się przerywa
Nie podano adresu pocztowego	klient nie ma adresu podsumowań — Tak pomija go i przechodzi dalej, Nie przerywa

Co zawiera wiadomość

Temat standardowej wiadomości to „Status VAT Państwa firmy”. Treść:

• przypomina, że płatności dla podatników VAT idą na rachunki z wykazu i że kontrahentów trzeba sprawdzać przed przelewem, z odnośnikiem do wyszukiwarki wykazu na podatki.gov.pl,
• podaje NIP, datę sprawdzenia i aktualny status VAT klienta,
• gdy w wykazie są rachunki — wymienia je i prosi o sprawdzenie, czy to rachunki firmowe, a w razie niezgodności o aktualizację zgłoszenia na druku CEIDG-1, NIP-2 albo NIP-8,
• gdy rachunków nie ma — prosi o pilne zgłoszenie rachunków firmowych na tych drukach,
• gdy firmy nie ma w wykazie — informuje, że nie figuruje w rejestrze podatników VAT,
• kończy się danymi biura.

Własny szablon

Treść zmienia się we własnym szablonie: w oknie biura, na zakładce Biuro rachunkowe, w grupie Własne szablony e-mail, w polu Status VAT:. Szablon ma część HTML i tekstową — zmień obie. Dane weryfikacji są w znacznikach:

Znacznik	Co wstawia
<% Podatnik.NIP %>	NIP klienta
<% DateToStr(Podatnik.VATDataOstatniejWeryfikacji) %>	datę ostatniej weryfikacji
<% Podatnik.VATOstatniStatusStr %>	status z wykazu, np. „Podatnik VAT czynny”
<% Podatnik.VATRachunkiVAT %>	rachunki z wykazu
<% if Podatnik.VATOstatniStatusBrakDanych %> … <% end %>	fragment tylko dla firm, których nie ma w wykazie

Jak przygotować własny szablon: Definiowanie szablonów wiadomości.

Powiązane tematy

• Masowa weryfikacja statusu VAT
• Masowa wysyłka wiadomości w tle
• Dodatkowe opcje filtrowania