taxmachine.pl

Księgi rachunkowe — pełna księgowość w TaxMachine

Pełna księgowość (KR) w TaxMachine — plan kont, dzienniki ze schematami, bilans i RZiS, oznaczenia JPK_KR_PD, automatyczne księgowanie e-faktur KSeF i kopiowanie wzorca między firmami.

Opublikowano

Co potrafi (TL;DR)

Moduł Księgi rachunkowe (KR) to pełna księgowość w rozumieniu ustawy o rachunkowości — wieloletnie plany kont z dziedziczeniem ustawień i sald, dzienniki ze schematami księgowań (w tym zapisami do rejestrów VAT), bufor dokumentów z zamknięciem miesiąca i nieodwracalnym zamknięciem roku, bilans i RZiS oraz oznaczenia kont na potrzeby JPK_KR_PD. Schematy potrafią się aplikować automatycznie do e-faktur z KSeF, a gotowe dzienniki ze schematami można jednym kliknięciem skopiować do dowolnej liczby firm-klientów.

Plan kont

Dla każdej firmy i każdego roku obrotowego prowadzony jest osobny plan kont. W oknie „Plan kont" definiuje się konta syntetyczne i analityczne (symbol, ścieżka symbolu, nazwa, nazwa skrócona, poziom, konto syntetyczne nadrzędne, liczba cyfr analityki) za pomocą przycisków „Dodaj konto syntetyczne", „Dodaj konto analityczne", „Dodaj konto kontrahenta", „Usuń konto". Konto ma typ (bilansowe / wynikowe / rozliczeniowe / pozabilansowe) oraz szczególny typ konta księgowego wykorzystywany przy księgowaniu automatycznym: Kasa, Rachunek bieżący, VAT należny, VAT naliczony, Sprzedaż, Sprzedaż towarów, Sprzedaż usług, Wynik finansowy, Rozliczenie wyniku finansowego, Podatek dochodowy.

Dziedziczenie ustawień z konta nadrzędnego — checkboxy „Właściwości konta takie same jak konta nadrzędnego", „Pozycje RZiS takie same jak dla konta nadrzędnego", „Pozycja bilansu taka sama jak dla konta nadrzędnego".

Konta kontrahentów / pracowników — rodzaj grupowanych kontrahentów (Brak / Odbiorca / Dostawca / Odbiorca-Dostawca) na koncie syntetycznym, dane kontrahenta (NIP, nazwa, adres) lub pracownika (PESEL, imię, nazwisko) na analityce.

Mapowanie na pozycje sprawozdań — po trzy pozycje RZiS i trzy pozycje bilansu, w tym warianty osobno dla salda DT i CT, z klasyfikacją (aktywa / pasywa / aktywa lub pasywa). Wariant ewidencji kosztów: rodzajowy / kalkulacyjny / mieszany. Sprawozdania są generyczne — program nie wbudowuje konkretnych wzorów MSR, to użytkownik definiuje nazwy i opisy pozycji pasujące do potrzeb jednostki.

Oznaczenia JPK_KR_PD — znaczniki kont (Znacznik 1, Znacznik 2, Znacznik PD) na zakładce „Oznaczenia JPK_KR_PD". Słowniki dopuszczalnych znaczników pochodzą z urzędowego schematu JPK_KR_PD(1)_v1-1.xsd (typy kont: Banki, Ubezpieczenia, Domy maklerskie, Fundusze inwestycyjne, Podmioty publiczne, SKOK, Pozostałe, Konta podatku dochodowego).

Cały plan kont można zapisać przyciskiem „Eksport planu kont" do XLSX, XLS, CSV, TXT, HTML lub XML.

Dziedziczenie planu między latami

Przy zakładaniu nowego roku otwiera się okno „Nowy plan kont" z opcjami: „Kopiuj konta z planu kont roku bieżącego...", „Przenieś salda z bieżącego roku na bilans otwarcia roku następnego", „Nie przenoś sald kont wynikowych", „Przenieś salda kont wynikowych na konto wyniku finansowego w roku następnym", „Przenieś salda na konta założone ręcznie w planie kont nowego roku", „Zeruj otwarcia kont wynikowych w planie kont roku następnego".

Edycja planu kont jest wyłączona dla planów powiązanych z zamkniętym rokiem obrotowym.

Dzienniki i schematy księgowań

Każda firma ma własny zestaw dzienników — każdy z nazwą, symbolem (wchodzi w skład pełnego numeru dokumentu i w JPK_KR) oraz typem dziennika dla księgowania automatycznego: Kasa, Rachunek bieżący, Sprzedaż, Sprzedaż towarów, Sprzedaż usług.

W oknie definicji schematu („Dziennik i schematy księgowania dokumentów") definiuje się schematy, każdy z własnym zestawem księgowań (para Konto Dt / Konto Ct podawana jako ścieżka symbolu, „Wartość lub zmienna ze skryptu", „Zamień konta dla ujemnych", „Wartość zawsze dodatnia", „Widoczność księgowania ze względu na wartość": Zawsze / Tylko dla dodatnich / Tylko dla ujemnych), wartości (nazwane, rodzaj wartości: walutowa / liczbowa / procentowa / tekst / boolean) oraz zapisów VAT (do trzech rejestrów VAT z opcjami „Kopiuj kwoty z pierwszego", „Odliczenie częściowe" z procentem odliczenia).

Dla schematów z VAT-em okno pokazuje zakładkę VAT z podzakładkami Rejestry VAT używane w schemacie, Wartości używane w schemacie oraz Domyślne oznaczenia VAT dla dokumentu (komplet GTU_01, GTU_02, GTU_03, GTU_04, GTU_05, GTU_06, GTU_07, GTU_08, GTU_09, GTU_10, GTU_11, GTU_12, GTU_13 oraz oznaczenia procedur: SW, EE, WSTO_EE, IED, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, korekta podstawy opodatkowania, IMP). Z poziomu księgowania używa się predefiniowanych wartości z rejestrów VAT (Netto, VAT, Brutto, Netto odliczane, VAT odliczany, Brutto odliczane oraz Nieodliczane) — kwoty wpadają do księgowań automatycznie.

Schematy obsługują hierarchię — schemat dziedziczy po nadrzędnym i jest z nim przekopiowywany z zachowaniem powiązań rodzic-dziecko. Pozostałe opcje (zakładka Dokument) sterują m.in. symbolem i prefiksami/sufiksami numeru, automatycznym nadawaniem kolejnego numeru, opisem stałym, ukrywaniem opisu, pokazywaniem kontrahenta i pracownika, kopiowaniem kontrahenta/opisu/prefiksu/sufiksu, obsługą wielu kontrahentów, częściowym KUP z procentem oraz usuwaniem księgowań bez kwot. Zakładka Skrypt pozwala definiować dynamiczny skrypt Pascal generujący księgowania.

Wprowadzanie dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe wprowadza się w dedykowanym oknie edycji dokumentu. Każdy dokument ma m.in. rok, miesiąc, datę, datę wystawienia, datę zapisu, liczbę porządkową (numer w dzienniku), dziennik, schemat, pełny numer (symbol typu + prefiks + symbol + sufiks) oraz dane kontrahenta i waluty.

Po wyborze schematu program automatycznie tworzy księgowania, wartości i zapisy VAT wynikające ze schematu — z rozpoznaniem konta kontrahenta, zamianą stron DT/CT dla ujemnych kwot, wymuszeniem znaku gdy wymagane, oraz filtrem widoczności po saldzie. Ponowne zastosowanie schematu („Zastosuj schemat ponownie") jest idempotentne — kasuje wcześniejsze pozycje wygenerowane ze schematu. Po zapisie dokument trafia do bufora — ostateczne księgowanie i nadanie ostatecznego numeru w dzienniku następuje przy zamknięciu miesiąca.

Automatyczne księgowanie e-faktur KSeF

Program księguje e-faktury z KSeF do KR bez udziału użytkownika. Wykorzystuje schemat wskazany na e-fakturze i wbudowany mechanizm mapowania nazw wartości ze schematu (Netto, VAT, Brutto, Netto odliczane, VAT odliczany, koszty KUP, kwota dokumentu w walucie) na pola e-faktury. Idempotencja po numerze referencyjnym KSeF i typie podmiotu zapobiega duplikatom; konto kontrahenta wyszukiwane jest po czystym NIP-ie (ignorowany prefiks PL, spacje, myślniki).

Auto-księgowanie e-faktur (MVP) — obecnie obsługuje wyłącznie krajowe stawki VAT (23/8/5/4/0/ZW). Jawnie odrzucane (wymagają księgowania ręcznego): marża, NP, NP UE, eksport, WDT. Planowane do dodania (TODO): odwrotne obciążenie (OO), WNT, import, środki trwałe.

Kopiowanie dzienników i schematów między firmami

Funkcja wywoływana z listy dzienników firmy-wzorca przez menu kontekstowe „Kopiuj do firmy…" (multiselect: Ctrl/Shift/Ctrl+A). Otwiera się dialog „Kopiuj dzienniki do firmy".

W oknie dialogowym: górne pole „Dzienniki do skopiowania" (memo readonly) pokazuje zaznaczone dzienniki; lista „Firma docelowa" automatycznie wyklucza firmy źródłowe; checkboxy „Nadpisz istniejące dzienniki i schematy o tych samych nazwach" oraz „Twórz brakujące rejestry VAT w docelowej firmie (na bazie źródłowych)"; grupa „Opcje kopii planu kont" („Kopiuj plan kont z firmy źródłowej (idempotentnie — pomija istniejące konta)"

  • podopcje analityki: wszystkie konta, konta kontrahentów, konta zespołu 4, konta zespołu 5).

Zachowanie kopii:

  • Atomowość — całość operacji wykonywana jest w jednej transakcji bazodanowej. Przy błędzie pełny rollback — docelowa firma zostaje nietknięta.
  • Konflikty nazw — schemat / dziennik o tej samej nazwie dostaje sufiks „(kopia)", „(kopia 2)" itd. Istniejące rekordy nigdy nie są niejawnie nadpisywane.
  • Tryb „Nadpisuj" aktualizuje istniejący schemat / dziennik o tej samej nazwie zachowując jego identyfikator — bezpieczne dla dokumentów już zaksięgowanych odwołujących się do tego schematu / dziennika.
  • Hierarchia schematów zachowywana dwuprzebiegowo: najpierw kopia, potem ponowne odwzorowanie powiązań rodzic-dziecko na nowe identyfikatory.
  • Rejestry VAT — mapowane po typie VAT. W trybie „Twórz brakujące rejestry VAT" program automatycznie tworzy brakujący rejestr w docelowej firmie kopiując pola źródłowego (nazwa, typ, GTU, oznaczenia procedur, MPP).
  • Plan kont — pobierany z najnowszego roku firmy źródłowej, kopiowanie kont jest idempotentne po ścieżce symbolu (istniejące konta są pomijane).

Po zakończeniu pokazywany jest raport z liczbami nowych / zaktualizowanych dzienników i schematów, księgowań, zapisów VAT (zmapowane / utworzone / wyczyszczone), wartości, konfliktów nazw i listą uwag per rekord.

Sprawozdawczość — bilans, RZiS, raporty

Z pozycji Raporty na wstążce kontekstowej „Księgi rachunkowe" generowane są: Bilans (pozycje aktywów / pasywów z trzech poziomów pozycji bilansowych, z wariantami dla salda DT/CT i klasyfikacją aktywa/pasywa), Rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym i porównawczym (pozycje z trzech poziomów pozycji RZiS, klasyfikacja: przychody, koszty podstawowe, koszty sprzedaży, koszty ogólnego zarządu, pozostałe przychody/koszty operacyjne, przychody/koszty finansowe, zysk brutto/netto, podatek dochodowy), oraz raporty obrotów kont: „Obroty kont", „Obroty kont syntetycznych", „Obroty kont analitycznych", „Obroty kont syntetycznych i analitycznych", „Księgowania na koncie". Raporty z zapisami można też generować bezpośrednio z okna planu kont. Eksport: XLSX, XLS, CSV, TXT, HTML, XML, PDF.

Sprawozdania są generyczne — program nie wbudowuje konkretnych wzorów (np. MSR), użytkownik samodzielnie definiuje nazwy i opisy pozycji pasujące do wzorów dla jednostki mikro, małej lub załącznika nr 1 UoR.

Zamykanie miesięcy i lat

Zamknięcie miesiąca — w oknie edycji miesiąca przycisk „Zamknij miesiąc" + „Zapisz". Operacja nieodwracalna: nie da się dodać, usunąć ani edytować dokumentów w tym miesiącu; dokumenty z bufora dostają ostateczne numery w dziennikach.

Zamknięcie roku obrotowego — obowiązek z art. 12 ust. 2–5 ustawy o rachunkowości. W oknie edycji roku przycisk „Zamknij rok" + potwierdzenie + „Zapisz"; program wpisuje datę dzisiejszą jako „Data zamknięcia". Operacja nieodwracalna — plan kont powiązany z zamkniętym rokiem ma wyłączoną edycję. Zgodnie z art. 12 ust. 1 UoR księgi zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, dzień zakończenia działalności / likwidacji oraz dzień poprzedzający zmianę formy prawnej — nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zdarzenia.

Bilans otwarcia

Bilans otwarcia wprowadza się bezpośrednio w oknie edycji planu kont w kolumnie „Otwarcie" (osobno saldo Dt i Ct, z sumami dla analityki i syntetyki). Edycja jest wyłączona dla planów powiązanych z zamkniętym rokiem. Bilans otwarcia kolejnych lat dziedziczy się z roku poprzedniego (patrz sekcja Dziedziczenie planu między latami).

Wspierane standardy i formaty

  • JPK_KR wg schematu JPK_KR(1)_v1-0 — generowane z wstążki przyciskiem „JPK_KR". Symbol dziennika wchodzi w skład numeru kolejnego pozycji.
  • JPK_KR_PD wg schematu JPK_KR_PD(1)_v1-1 — oznaczenia kont (Znacznik 1, Znacznik 2, Znacznik PD) wybierane są ze słowników XSD ładowanych z urzędowego schematu.
  • JPK_ST_KR — ewidencja środków trwałych dla pełnej księgowości (schemat JPK_ST_KR(1)_v1-0).
  • Bilans i RZiS z parametryzacją pozycji (nazwy i opisy pozycji bilansu i RZiS) — pasują do wzorów dla jednostki mikro, małej oraz załącznika nr 1 UoR.

Ograniczenia

  • Auto-księgowanie e-faktur (MVP) — obsługuje wyłącznie krajowe stawki VAT (23/8/5/4/0/ZW). Marża, NP, NP UE, eksport, WDT są jawnie odrzucane. OO, WNT, import oraz środki trwałe są zaplanowane (TODO). Takie e-faktury wymagają księgowania ręcznego.
  • Automatyczne przenoszenie sald i automatyczne kopiowanie kont — opcje zadeklarowane w planie kont, ale obecnie niezaimplementowane. W planach.
  • „Dzienniki wzorcowe" jako globalna biblioteka schematów — w bieżącej wersji wyłączone. Rolę wzorca pełni „klient-wzorzec" (zwykła firma w drzewie), do której kopiuje się raz wzorcowy zestaw dzienników.

Integracja z resztą programu

KSeF 2.0 — schematy z włączoną flagą „Automatyczne księgowanie" dostępne do auto-aplikacji do e-faktur; idempotencja po numerze referencyjnym KSeF i typie podmiotu. JPK — KR generuje JPK_KR i dostarcza dane o oznaczeniach JPK_KR_PD; ewidencja VAT z zapisów VAT na dokumentach trafia do JPK_V7. Rejestry VAT — schemat odwołuje się do rejestru firmy; kopiowanie dzienników potrafi automatycznie tworzyć brakujące rejestry. Kontrahenci — konta analityczne zakładane są automatycznie przy księgowaniu i wyszukiwane po czystym NIP-ie.

Powiązane