Aktualizacje TaxMachine — automatyzacja księgowania e-faktur, kopiowanie dzienników, szybsza lista

W ostatnich tygodniach wprowadziliśmy szereg ulepszeń skupionych wokół automatyzacji księgowania e-faktur KSeF, wsparcia dla biur rachunkowych (kopiowanie dzienników i schematów księgowych między firmami), czytelniejszej wizualizacji faktur oraz znacznie szybszej pracy z dużymi listami dokumentów. Wszystkie zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

E-faktury KSeF — rozpoznawanie i księgowanie

Automatyczne rozpoznawanie e-faktur

Rozpoznawanie po wejściu na listę e-faktur — gdy otwierasz listę e-faktur danej firmy, program automatycznie rozpoznaje wszystkie pozycje, które nie były wcześniej rozpoznane (np. zostały pobrane gdy program był wyłączony). Nie musisz już ręcznie klikać „Rozpoznaj księgowanie" po każdym pobraniu.
Rozpoznawanie przed księgowaniem — przed uruchomieniem księgowania (do KPiR/Ryczałtu lub do ksiąg rachunkowych) program automatycznie uzupełnia rozpoznanie nierozpoznanych pozycji. Masowe księgowanie nie pomija już faktur z niekompletnymi danymi.
Opcja „Ponownie rozpoznaj e-faktury" w oknie księgowania — pozwala odświeżyć rozpoznanie również tych faktur, które były rozpoznane wcześniejszą wersją algorytmu, z zachowaniem ręcznych zmian wprowadzonych przez użytkownika. Domyślnie wyłączone — zalecane uruchomienie raz po aktualizacji.
Inteligentne masowe edycje z ribbona — przyciski „Przełącz księgowanie", „Przełącz kolumnę KPiR", „Przełącz stawkę ryczałtu", „Przełącz okres księgowania" i „Zastosuj do wszystkich e-faktur kontrahenta" działają teraz poprawnie również na fakturach, które nie były wcześniej rozpoznane — program najpierw uzupełnia dane bazowe, a potem aplikuje Twoją zmianę.

Ulepszenia algorytmu rozpoznawania

Data sprzedaży wnioskowana z pozycji faktury — gdy faktura nie ma jednej daty sprzedaży na poziomie nagłówka, ale poszczególne pozycje mają własne daty, program wykorzystuje je automatycznie. Przy fakturach okresowych korzysta z okresu rozliczeniowego.
Kurs waluty z daty sprzedaży — gdy data sprzedaży jest wcześniejsza od daty wystawienia, program pobiera kurs waluty z dnia poprzedzającego datę sprzedaży (zgodnie z przepisami dla faktur w walutach obcych wystawianych po dostawie).
Wypełnianie dziennika i schematu na podstawie historii kontrahenta (księgi rachunkowe) — przy rozpoznawaniu faktury program szuka poprzednich e-faktur lub zaksięgowanych dokumentów od tego samego kontrahenta i, jeśli znajdzie, przepisuje z nich przypisanie do dziennika i schematu księgowego. Znacząco skraca przygotowanie kolejnych faktur od stałych dostawców.
Lepsze rozpoznawanie kosztów pojazdów — poprawione wykrywanie typu kosztu pojazdu z treści pozycji (leasing, ubezpieczenie OC/AC, nabycie pojazdu, paliwo/eksploatacja), z prawidłowym uwzględnieniem ograniczeń odliczenia VAT i zaliczenia w koszty dla pojazdów osobowych. Nieodliczalny VAT trafia do kosztów uzyskania przychodu.

Faktury zaliczkowe i końcowe (rozliczeniowe)

Zakupowe faktury zaliczkowe z KSeF — naprawione księgowanie. Wcześniej zdarzało się że trafiały błędnie jako „przychód z kwotą 0" zamiast do rejestru zakupów VAT. Teraz prawidłowo trafiają do właściwego rejestru VAT i nie są wpisywane do KPiR/Ryczałtu (zaliczka nie jest jeszcze kosztem ani przychodem dla podatku dochodowego — księguje się ją dopiero przy fakturze końcowej).
Faktury rozliczeniowe (końcowe z zaliczkami) — naprawiona wartość wpisywana do KPiR. Wcześniej w KPiR pojawiała się wartość po odjęciu zaliczek (właściwa dla rejestru VAT), zamiast pełnej wartości pozycji. Teraz zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT do księgi trafia pełna wartość pozycji, a do rejestru VAT — kwota różnicowa.

Księgowanie e-faktur w księgach rachunkowych (KR)

Przycisk „Księguj e-faktury do KR" w ribbonie — automatyczne księgowanie partii e-faktur z przypisanym schematem księgowym. Faktury bez schematu są pomijane i wymienione w raporcie końcowym, tak żebyś wiedział co jeszcze wymaga uwagi.

Kopiowanie dzienników i schematów księgowych między firmami (nowość)

Nowa funkcja szczególnie przydatna dla biur rachunkowych i wszystkich, którzy obsługują wiele firm w księgach rachunkowych. Pozwala przygotować wzorcowy zestaw dzienników i schematów księgowych w jednej firmie (np. „klient-wzorzec"), a następnie skopiować go jednym kliknięciem do dowolnej liczby kolejnych firm.

Jak to działa:

W firmie-wzorcu otwórz Ewidencje → Dzienniki
Zaznacz dzienniki, które chcesz skopiować (zaznaczanie wielokrotne przez Ctrl-klik lub Ctrl+A)
Prawy klawisz → „Kopiuj do firmy..."
Wybierz firmę docelową, opcje (m.in. czy skopiować też plan kont wraz z analityką, czy automatycznie utworzyć brakujące rejestry VAT w firmie docelowej, czy nadpisać istniejące schematy o tych samych nazwach)
Po zatwierdzeniu zobaczysz raport ze szczegółową liczbą skopiowanych dzienników, schematów, księgowań, zapisów VAT i utworzonych rejestrów

Kopia jest atomowa (przy błędzie wszystko się wycofuje) i bezpieczna: istniejące dane w firmie docelowej nie są nadpisywane bez Twojej zgody — przy konflikcie nazw program albo dodaje sufiks „(kopia)", albo (gdy zaznaczysz „nadpisuj") aktualizuje istniejący schemat o tej samej nazwie.

Pełna instrukcja krok-po-kroku — z opisem każdej opcji okna kopiowania i typowym workflow biura rachunkowego (klient-wzorzec → nowi klienci → propagacja poprawek w trybie „Nadpisuj"): Kopiowanie dzienników i schematów księgowań między firmami →.

Wizualizacja e-faktury

Czytelniejsza prezentacja

Data sprzedaży wyróżniona kolorem — pogrubiony, ciemnoczerwony tekst w sekcji „Dane dokumentu", aby od razu rzucała się w oczy gdy różni się od daty wystawienia.
Data sprzedaży pozycji — widoczna teraz zawsze w tabeli pozycji (jako osobny wiersz pod pozycją, pogrubiony czerwony), również na wydrukach. Wcześniej była pomijana w widoku uproszczonym.
Wnioskowana data sprzedaży — gdy faktura nie ma daty sprzedaży na poziomie nagłówka, program ją wyznacza (z pozycji albo z okresu rozliczeniowego) i pokazuje skąd pochodzi, np. „wyznaczona z pozycji" lub „okres rozliczeniowy".
Ostrzeżenie o pozycjach z różnych miesięcy sprzedaży — gdy pozycje faktury mają daty sprzedaży z różnych miesięcy (i program nie może automatycznie ustalić jednego miesiąca rozliczenia VAT i podatku dochodowego), wyświetlany jest baner ostrzegawczy z listą pozycji do ręcznego rozstrzygnięcia.

Tryb compact w podglądzie

Podgląd e-faktury w drzewie dokumentów i podgląd w oknie edycji dokumentu księgowego pokazują teraz tylko informacje istotne dla księgowego — bez technicznych detali pozycji. Daty sprzedaży i ostrzeżenia nadal są widoczne.
Pełne szczegóły dostępne w dedykowanym oknie edycji e-faktury.
Wydruki PDF e-faktury — bez wewnętrznych informacji księgowych, ale z zachowaniem dat sprzedaży na pozycjach (istotnych dla klienta gdy różnią się od daty wystawienia).

Drobne usprawnienia interfejsu

Tło panelu podglądu zgodne z aktualnym motywem skórki (wcześniej czarne niezależnie od motywu).
Panel e-faktury pojawia się tylko gdy jest co pokazać — nie zajmuje miejsca przy dokumentach bez e-faktury.
Wygodniejsza praca na węższych ekranach — minimalna szerokość filtra siatki została zmniejszona.

Wydajność

Powroty do listy e-faktur — nawet pięćdziesięciokrotnie szybsze. Wcześniej każdy powrót do listy e-faktur potrafił trwać kilka sekund. Po wprowadzeniu pamięci podręcznej dla list dokumentów, ponowne otwarcie tej samej listy zajmuje teraz ułamek sekundy.
Filtrowanie list ponad 9000 faktur — wcześniej kilkadziesiąt sekund, teraz praktycznie natychmiastowe.
Migotanie elementów przy ładowaniu list — wyeliminowane. Listy ładują się „cicho" i pojawiają w stanie gotowym.
Stabilność list podczas masowego kasowania — naprawione przypadki, gdy po kasowaniu na liście zostawały puste lub błędne pozycje.

Stabilność

Kasowanie dokumentów księgowych — naprawione zarówno dla pojedynczych dokumentów, jak i kasowania masowego.
Zamykanie programu — naprawiony błąd powodujący w pewnych okolicznościach zawieszenie lub komunikat o błędzie pamięci przy zamykaniu.
Lepsza diagnostyka — szczegółowe logi z list dokumentów dostępne także w wersji produkcyjnej. Pomaga nam to szybciej namierzać przyczyny zgłaszanych problemów.

Inne usprawnienia

Korekta zeznania PIT — poprawione zapisywanie korekty jako nowego rekordu, lista zeznań nie wykazuje już dziwnych zachowań przy korekcie.

Jeżeli zauważysz problem lub masz sugestię — zgłoś przez formularz zgłoszeniowy albo przez wbudowany formularz zgłoszeń w samym programie.

Aktualna wersja programu TaxMachine to: 3.51.1.5771.