ZUS i automat Płatnika — deklaracje ZUS, eksport KEDU

Co potrafi (TL;DR)

TaxMachine wylicza składki ZUS pracowników z list płac i rachunków do zleceń oraz miesięczne składki ZUS właścicieli (społeczne, chorobowe, wypadkowe, FP/FS, zdrowotne, Mały ZUS+), generuje raport miesięczny w pliku KEDU 5.5 zawierający dokumenty DRA, RCA i RSA, zapisuje XML i — w wersji dla biur — automatycznie importuje do uruchomionego Programu Płatnika ZUS, sterując jego kreatorem importu przez Win32 API. Dla biur dostępny jest też asystent Płatnika z automatami aktualizacyjnym i wysyłkowym.

Wspierane dokumenty ZUS w KEDU

Generator KEDU tworzy pliki KEDU z trzema dokumentami miesięcznymi:

ZUS DRA — deklaracja rozliczeniowa płatnika, z blokami od I (termin składania, identyfikator), przez II (dane płatnika), III–VII (liczba ubezpieczonych, stawka wypadkowego, sumy składek społecznych, zasiłki, zdrowotne, FP/FS/FGSP), IX (do zapłaty / do zwrotu), X i XI (deklaracja dochodu i forma opodatkowania właściciela), po XII (rozliczenie roczne zdrowotnego);
ZUS RCA — imienny raport miesięczny o należnych składkach, z blokami III.A (dane ubezpieczonego), III.B (kody, podstawy i składki społeczne), III.C (zdrowotne), III.E i III.F (forma opodatkowania i rozliczenie roczne właściciela);
ZUS RSA — imienny raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Pozycje RSA są dodawane dla nieobecności wykazywanych w danym miesiącu — wynagrodzenia chorobowe, zasiłki, opieka, urlop bezpłatny.

Jeżeli w okresie nie ma pozycji RSA lub RCA, węzeł dokumentu jest pomijany przy zapisie.

Zgłoszeń i innych raportów (ZUA, ZWUA, ZIUA, ZWPA, ZPA, ZIPA, ZFA, ZAA, ZBA, ZCNA, ZZA, RZA, OSW) program nie generuje. Zgłoszenia ubezpieczonych i płatników nadal trzeba przygotować w Programie Płatnika.

Generowanie pliku KEDU

KEDU jest XML-em zgodnym ze schematem KEDU 5.5 (namespace http://www.zus.pl/2022/KEDU_5_5, atrybut wersja_schematu="1"). Nagłówek zawiera producenta ("NEONET CONSULTING S.C."), symbol "TaxMachine", wersję aplikacji i datę utworzenia.

Dwie ścieżki generowania:

Raport miesięczny — DRA + RCA + RSA z wszystkich list płac klienta w miesiącu, ze wszystkimi pracownikami i rachunkami do zleceń. Składki właścicieli (JDG, wspólnicy) są dodawane do RCA i RSA, jeżeli właściciel ma być rozliczany razem z pracownikami.
DRA właściciela — samo DRA właściciela bez pracowników. Przy wakacjach składkowych lub JDG z pracownikami automatycznie generowany jest pełny raport miesięczny.

Identyfikator raportu ma format NN YYYY-MM (numer kolejny deklaracji + okres) i trafia do nazwy proponowanego pliku. Walidacja obejmuje NIP, REGON i PESEL płatnika; błędy są zbierane do listy i wyświetlane przed zapisem. Plik zapisywany jest w UTF-8.

Automatyczny import KEDU do Programu Płatnika

W wersji dla biur, po włączeniu automatycznego eksportu w konfiguracji i powiązaniu firm z płatnikami w Asystencie Płatnika, zamiast okna "Zapisz jako" program zapisuje KEDU do pliku tymczasowego, lokalizuje okno główne Programu Płatnika, loguje się automatycznie nazwą i hasłem z konfiguracji (jeżeli widoczne jest okno logowania), otwiera kreator importu KEDU i klika "Dalej" przez wszystkie sześć kroków, w kroku 3/6 wpisując ścieżkę pliku w oknie "Otwieranie".

Automat korzysta z Win32 API do sterowania oknem Programu Płatnika — nie przez OLE/COM ani WMI. Program Płatnika musi być uruchomiony lokalnie. Powiązanie firm z płatnikami odbywa się po synchronizacji z tabelami PLATNIK i PLATN_IDENT bazy SQL Server Programu Płatnika, łącząc NIP/PESEL z identyfikatorem klienta lub udziałowca w katalogu TaxMachine.

Konfiguracja składek właścicieli

Konfiguracja odbywa się na zakładkach "Podatki" i "ZUS" w oknie edycji właściciela. Z zakładki "Podatki" brane są zaznaczone formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, karta podatkowa, ryczałt) — od nich naliczana jest składka zdrowotna, osobno dla każdej formy w sekcji XI DRA.

Zakładka "ZUS" zawiera:

konto ZUS i termin składania DRA (do 15-tego z pracownikami, wspólnik s.c. z pracownikami, do 20-tego bez pracowników; domyślnie 20-ty dla osoby fizycznej, 15-ty dla pozostałych);
kod tytułu ubezpieczenia (4-znakowy, walidowany), nazwę skróconą, REGON;
stawkę wypadkowego (jeżeli pusta — domyślna stawka ZUS na dany okres);
przełączniki: dobrowolne chorobowe, naliczenie FP/FS, samo zdrowotne, niskie społeczne / preferencyjna ulga, Mały ZUS / Mały ZUS+ (z możliwością ustawienia podstawy);
stopień niepełnosprawności, prawo do emerytury / renty, kod przekroczenia podstawy społecznych;
wakacje składkowe — generowane są dwie pozycje RCA: jedna z normalnym kodem, druga z kodem kończącym się na "4" (składki finansowane przez budżet);
adres e-mail właściciela do wysyłki składek (wersja dla biur rachunkowych).

Klasa składek właściciela pobiera te parametry przy każdym przeliczeniu i trzyma razem z wyliczonymi kwotami składek, podstaw i rozliczeniem rocznym zdrowotnego.

Składki pracowników

Składki ZUS pracowników i zleceniobiorców są wyliczane w module Płace na pozycjach list płac i rachunkach do zleceń — m.in. podstawy społecznych i zdrowotnego, składki finansowane przez ubezpieczonego i płatnika, FP/FS, FEP oraz wpłaty PPK pracodawcy. Generując RCA, KEDU sumuje wszystkie pozycje danego pracownika w danym miesiącu w jedną pozycję bloku III RCA (z rozróżnieniem po kodzie ubezpieczenia, przekroczeniu podstawy społecznych i etacie). Każda nieobecność to osobny blok III RSA — choroba z dwoma kodami (wynagrodzenie + zasiłek) daje dwie pozycje. Sumy składek z list trafiają do bloku IV DRA.

Eksport składki właściciela do KEDU

Z okna edycji składki zdrowotnej (przycisk "Eksportuj do pliku ZUS KEDU"): zapis składki, wygenerowanie DRA właściciela, wyświetlenie ewentualnych błędów walidacji i — w wersji dla biur z włączonym automatycznym eksportem — zapis do pliku tymczasowego oraz automatyczny import do Programu Płatnika. W pozostałych przypadkach pojawia się okno "Zapisz jako" z domyślną nazwą ZUS DRA NN YYYY-MM - Nazwisko Imie.xml.

Asystent i automaty Płatnika (wersja dla biur)

Okno automatu Płatnika udostępnia synchronizację oraz trzy automaty uruchamiane jako zewnętrzne procesy (z PIN-em certyfikatu i bazą SQLite z listą płatników / zestawów):

Asystent Płatnika — synchronizacja listy płatników z bazą Programu Płatnika i wiązanie ich z firmami / właścicielami;
Automat aktualizacyjny — masowa aktualizacja kartotek płatników (status ZUS, daty rejestracji / wyrejestrowania); wymaga wyłącznego dostępu do pulpitu;
Automat wysyłkowy — kreator wysyłki zestawów, podpisywanie certyfikatem ZUS i wysyłka; może pracować w tle.

Wszystkie wymagają PIN-u — bez niego są blokowane komunikatem. Lokalne tabele trzymają kopię danych z bazy Płatnika oraz dodatkowe pola TaxMachine.

Wsparcie zwrotów i dopłat składki zdrowotnej w PIT

Po wyliczeniu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej (dopłata lub zwrot, osobno dla skali, liniowego i ryczałtu) dane trafiają do bloku XII DRA (i III.F RCA) za kwiecień. Zwrot składki zdrowotnej przy podatku liniowym dolicza się ręcznie w PIT-36L w podpolu pola składek odliczanych (zwiększa przychód z działalności), a w PIT-28 wprost w polach przychodów proporcjonalnie do udziału stawek (zob. doliczanie zwrotów zdrowotnego).

Wymagania techniczne

Program Płatnika ZUS zainstalowany lokalnie (dla automatycznego importu i automatów);
baza Programu Płatnika w MS SQL Server z parametrami połączenia podanymi w konfiguracji;
PIN do certyfikatu ZUS — wymagany przez automaty;
nazwa i hasło Płatnika — dla automatycznego logowania;
Windows — sterowanie Płatnikiem przez Win32 API, brak odpowiednika na innych systemach.

Ograniczenia

Tylko KEDU 5.5 — brak generowania starszego 5.4 (mimo że schemat jest dołączony) i nowszych wersji.
Brak generowania zgłoszeń ZUA, ZWUA, ZIUA, ZWPA, ZPA, ZIPA, ZFA, ZAA, ZBA, ZCNA, ZZA, RZA, OSW — przygotowuje się je w Programie Płatnika.
Automatyczny import wymaga uruchomionego Programu Płatnika lokalnie — przez Win32 API, nie przez COM/WMI, nie działa zdalnie.
Automat aktualizacyjny wymaga wyłącznego dostępu do pulpitu.
Brak bezpośredniej wysyłki KEDU do ZUS z TaxMachine — funkcja bezpośredniej wysyłki ASIC-S/CMS do bramki AWS2 ZUS istnieje w kodzie, ale jest wyłączona (dostępna tylko w trybie deweloperskim — nie w wersjach produkcyjnych); produkcyjnie wysyła się przez Program Płatnika. Do ePłatnika na PUE ZUS plik KEDU importuje się ręcznie zgodnie z instrukcją ZUS.