Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) — kompendium 2026
Kto musi prowadzić KPiR, próg 2,5 mln euro, 19 kolumn księgi, obowiązek elektroniczny od 2026 r. (JPK_PKPIR), spis z natury, dowody księgowe, rzetelność i wadliwość, przejście z ksiąg rachunkowych. Stan na 2026 r.
Opublikowano
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR, PKPiR) to uproszczona ewidencja księgowa dla małych przedsiębiorców rozliczających się podatkiem dochodowym od osób fizycznych — wg skali (12%/32%) albo liniowo (19%). W KPiR zapisuje się na bieżąco przychody, zakupy, wydatki oraz inne zdarzenia gospodarcze; na koniec roku — wraz ze spisem z natury (remanentem) — pozwala ustalić dochód do opodatkowania.
Kto musi prowadzić KPiR
Obowiązek prowadzenia KPiR spoczywa na osobach spełniających jednocześnie trzy warunki:
- Forma opodatkowania: skala podatkowa (12% / 32%) lub podatek liniowy (19%).
- Forma prowadzenia działalności: indywidualna działalność, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych, spółka partnerska lub przedsiębiorstwo w spadku.
- Limit przychodów: przychody netto z działalności gospodarczej (bez VAT) — albo przychody spółki — w poprzednim roku nie przekroczyły 2,5 mln euro.
W 2026 r. próg w złotówkach wynosi 10 646 500 zł. Powyżej tej kwoty — obowiązkowe księgi rachunkowe (pełna księgowość), patrz Funkcje — Księgi rachunkowe.
KPiR mogą także prowadzić (jeśli złożą stosowne zawiadomienie / zgłoszenie):
- osoby pracujące na podstawie umów agencyjnych lub zlecenia,
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej (po zgłoszeniu),
- duchowni, którzy zrezygnowali z opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
KPiR nie mogą prowadzić:
- spółki kapitałowe (sp. z o.o., S.A.) — zawsze pełne księgi rachunkowe,
- podatnicy po przekroczeniu progu 2,5 mln euro,
- działalności wyłączone z możliwości stosowania uproszczeń.
Forma prowadzenia — elektroniczna od 2026 r.
Harmonogram obowiązku elektronizacji
| Od kiedy | Kto |
|---|---|
| 1 stycznia 2026 r. | Podatnicy składający miesięczne JPK_V7M |
| 1 stycznia 2027 r. | Pozostali podatnicy (kwartalne JPK_V7K) |
Wymagania techniczne
Księga prowadzona elektronicznie musi:
- mieć pisemną instrukcję obsługi programu komputerowego,
- zapewniać niezwłoczny wgląd w treść zapisów oraz możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym,
- chronić dane przed zniszczeniem lub zniekształceniem,
- dokumenty księgowe przechowywać jako pliki (PDF) w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na okresy rozliczeniowe,
- mieć kopię na osobnych nośnikach (pendrive, dysk zewnętrzny, chmura).
TaxMachine spełnia wszystkie te wymagania — kopie i ewidencje opisane w Funkcje — Baza danych oraz Pomoc — Kopie baz danych.
Roczna transmisja PKPiR za 2026 r.
Wymagana do 30 kwietnia 2027 r. w postaci pliku JPK_PKPIR odpowiadającego strukturze logicznej z Załącznika nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. TaxMachine generuje go automatycznie — patrz Funkcje — JPK.
Wyjątki — kto może prowadzić papierowo po 1.01.2026
- osoby na umowach agencyjnych / zlecenia,
- duchowni (po rezygnacji z ryczałtu).
Wymóg: wszystkie strony spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane.
19 kolumn księgi
KPiR ma ściśle określoną strukturę z 19 kolumn — wzór w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia z 6 września 2025 r.
| Nr | Zawartość |
|---|---|
| 1 | Numer kolejny zapisu / dowodu |
| 2 | Data wynikająca z dokumentu |
| 3 | Numer e-faktury (KSeF) |
| 4 | Numer innego dowodu księgowego |
| 5 | Nazwa kontrahenta |
| 6 | Adres kontrahenta |
| 7 | (kontynuacja danych kontrahenta) |
| 8 | Opis zdarzenia gospodarczego |
| 9 | Przychody ze sprzedaży |
| 10 | Pozostałe przychody (zbycie majątku, kary, …) |
| 11 | Suma przychodów (9 + 10) |
| 12 | Zakup materiałów i towarów (ceny zakupu) |
| 13 | Koszty uboczne zakupu (transport, ubezpieczenie, …) |
| 14 | Wynagrodzenia brutto pracowników |
| 15 | Pozostałe wydatki (czynsz, energia, ZUS pracodawcy, …) |
| 16 | Suma wydatków (14 + 15) |
| 17 | Wolna — inne zdarzenia gospodarcze |
| 18 | Koszty działalności B+R |
| 19 | Uwagi do zapisów (w tym pobrania zaliczek) |
Kolumny 3 i 18 zostały dodane w nowszych nowelizacjach (e-faktury KSeF; ulga na badania i rozwój). TaxMachine obsługuje aktualny wzór KPiR — patrz Funkcje — Księgowość uproszczona i sekcja „Kolumny KPiR".
Obowiązki bieżące
Założenie księgi
- na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego, lub
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku.
Prowadzenie
- Na bieżąco, w języku polskim, w walucie polskiej.
- Rzetelnie i bez wad — patrz sekcja niżej.
- Zgodnie ze wzorem z rozporządzenia.
Dodatkowe ewidencje obowiązkowe (do KPiR)
- Ewidencja środków trwałych i WNiP (Funkcje — Środki trwałe)
- Ewidencja sprzedaży — jeśli prowadzi ją biuro rachunkowe i nie masz kasy fiskalnej (zawiera nr wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego, jego wysokość)
- Ewidencja przebiegu pojazdów — jeśli samochód osobowy jest środkiem trwałym i chcesz odliczyć 100% wydatków (zob. też Nowe limity amortyzacji od 2026)
- Ewidencja kupna-sprzedaży walut (jeśli działalność kantorowa)
Terminy zapisów
- Zasada: zapisy na bieżąco.
- Jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe: wpisy nie później niż do 20. dnia następnego miesiąca.
- Zakup materiałów i towarów (kolumna 12): niezwłocznie po ich otrzymaniu.
Przechowywanie
- W siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności.
- Jeśli prowadzi biuro: w miejscu prowadzenia ksiąg przez biuro.
- Okres: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego.
Przykład: PIT za 2024 r. — termin płatności 30 kwietnia 2025 r. — okres przechowywania księgi i dokumentów do końca 2030 r.
Dowody księgowe
Zapisów w KPiR dokonuje się wyłącznie na podstawie dowodów księgowych, do których należą:
- faktury VAT (w tym VAT RR), dokumenty celne, rachunki — zgodnie z przepisami o VAT,
- noty księgowe (korekty operacji na podstawie dowodów obcych lub własnych),
- dowody opłat pocztowych, bankowych, z książeczek opłat,
- raporty fiskalne,
- opisy / specyfikacje materiałów lub towarów (powiązane z fakturą która ma jeszcze nadejść),
- dowody wewnętrzne — w ściśle określonych przypadkach.
Co musi zawierać dowód
- wiarygodne określenie wystawcy lub stron operacji (nazwa i adresy),
- data wystawienia oraz data lub okres operacji,
- przedmiot operacji i jej wartość,
- podpisy osób uprawnionych,
- oznaczenie numerem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisem księgowym.
Ustalanie kosztów — memoriałowo vs kasowo
KPiR dopuszcza dwie metody rozliczania kosztów. Wybór deklarujesz w polityce rachunkowości i stosujesz konsekwentnie.
Metoda memoriałowa
Koszty dzielisz na:
- bezpośrednio związane z przychodem (np. zakup towarów do sprzedaży, materiałów do produkcji) — ujmujesz w roku osiągnięcia przychodu, ale tylko do dnia złożenia deklaracji za ten rok;
- pośrednie (np. czynsz, energia, telefon) — ujmujesz wg daty faktury.
Metoda kasowa (uproszczona)
Koszty ujmujesz w dniu poniesienia (data faktury), bez podziału na bezpośrednie i pośrednie. Proste, ale mniej dokładne dla firm produkcyjnych.
Wynagrodzenia i składki ZUS — szczególne reguły
| Element | Reguła |
|---|---|
| Wynagrodzenia brutto pracowników | Kolumna 14 |
| Składki ZUS pracodawcy (społeczne + FP + FGŚP) | Kolumna 15 |
| Termin kosztu — umowa o pracę | Miesiąc, za który należne, jeśli wypłacone w terminie z Kodeksu pracy |
| Termin kosztu — zlecenie / dzieło | Dzień wypłaty (zasada kasowa) |
| Składki ZUS pracodawcy (część firmowa) | Miesiąc, za który należne wynagrodzenie, jeśli opłacone w ustawowym terminie (do 5./15./20. następnego miesiąca) |
TaxMachine pilnuje tych terminów automatycznie w module płacowym — patrz Funkcje — Płace i kadry.
Spis z natury (remanent)
Kiedy obowiązkowy
- na 1 stycznia (lub na koniec roku poprzedniego),
- na koniec roku podatkowego (31 grudnia),
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku,
- przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów,
- na dzień likwidacji działalności,
- przy utracie prawa do ryczałtu w ciągu roku.
Co obejmuje
Towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki, odpady, plus towary podatnika znajdujące się poza zakładem i towary obce w zakładzie.
Nie obejmuje: wyposażenia, środków trwałych, składników majątku o wartości > 1500 zł i okresie użytkowania < 1 rok.
Wycena
- Materiały i towary handlowe: ceny zakupu lub ceny rynkowe (jeśli niższe).
- Półwyroby, wyroby gotowe, braki własnej produkcji: koszt wytworzenia.
- Odpady użytkowe: wg oszacowanej przydatności do dalszego użytkowania.
- Produkcja niezakończona (usługi, budownictwo): wg kosztów wytworzenia — minimum koszty materiałów bezpośrednich.
- Produkcja zwierzęca: ceny rynkowe z dnia spisu.
VAT w wycenie:
- czynni podatnicy VAT — wycena netto (gdy przysługuje odliczenie),
- pozostali — wycena brutto.
Termin wyceny: 14 dni od dokonania spisu ilościowego.
Ujęcie w księdze
Wpis w ostatniej pozycji KPiR po podsumowaniu kolumn — w kolumnie 12 „Zakup towarów handlowych i materiałów". Może być zbiorczo (jedna kwota + załączone zestawienie) lub szczegółowo.
Ten sam spis ujmujesz jako pierwszą pozycję w księdze następnego roku.
Roczne zamknięcie i obliczenie dochodu
Etapy
- Podsumowanie księgi — sumy kolumn (najczęściej narastająco przez cały rok).
- Spis z natury na 31 grudnia.
- Wycena remanentu (do 14 dni).
- Ustalenie dochodu:
Dochód = Przychód (kol. 11)
− (Spis z natury 1.01
+ Zakup towarów/materiałów (kol. 12)
+ Koszty uboczne zakupu (kol. 13)
− Spis z natury 31.12
+ Pozostałe wydatki (kol. 16))
Przykład
Pan Józef za 2026 r.:
- przychód (kol. 11): 585 000 zł
- spis 1.01.2026: 50 000 zł
- zakup towarów (kol. 12): 200 000 zł
- koszty uboczne (kol. 13): 5 000 zł
- spis 31.12.2026: 70 000 zł
- pozostałe wydatki (kol. 16): 100 000 zł
Koszty: 50 000 + 200 000 + 5 000 − 70 000 + 100 000 = 285 000 zł Dochód: 585 000 − 285 000 = 300 000 zł
TaxMachine wykonuje cały ten rachunek automatycznie po zamknięciu roku podatkowego.
Rzetelność i wadliwość — sankcje
Księga jest rzetelna, gdy
zawiera zapisy zgodne z rzeczywistością.
Księga jest nierzetelna, gdy
- zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało („pusta faktura"),
- nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (nieujawniony obrót),
- zawiera kwoty inne niż zaistniałe (zaniżenie obrotu).
Nierzetelność = przestępstwo skarbowe. Organ podatkowy sam określa podstawę opodatkowania i może nałożyć karę grzywny.
Księga jest wadliwa, gdy
prowadzona jest niezgodnie z przepisami rozporządzenia (np. nieprawidłowy wzór, brak kolumn). Wadliwość = wykroczenie skarbowe.
Wyjątki — kiedy księgę uznaje się za rzetelną i niewadliwą
- niewpisane lub błędnie wpisane przychody < 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok (lub do dnia stwierdzenia błędu przez organ),
- brak zapisów spowodowany nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
- błędy podwyższyły podstawę opodatkowania (wyjątek: materiały, towary, robocizna),
- uzupełnienie / poprawa zapisów przed kontrolą lub w terminie złożenia / korekty deklaracji,
- błędy spowodowane oczywistą omyłką.
Przejście z ksiąg rachunkowych na KPiR
Możliwe, jeśli spełniasz warunki z sekcji „Kto musi prowadzić KPiR" (forma, próg przychodów). Nie zgłaszasz urzędowi skarbowemu rezygnacji z ksiąg.
Co trzeba zrobić
- Zamknąć księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego.
- Uzgodnić salda.
- Sporządzić sprawozdanie finansowe.
- Sporządzić spis z natury wszystkich towarów, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów, braków, odpadów.
- Wartość z remanentu wprowadzić do KPiR (kolumna 12, pierwsza pozycja roku).
- Dla spółek jawnych / partnerskich: oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w KRS (w ciągu 6 miesięcy od bilansu — do 30 czerwca, jeśli rok jest kalendarzowy).
Spółki kapitałowe (sp. z o.o., S.A.) nie mogą zrezygnować z ksiąg rachunkowych.
Przejście z KPiR na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Warunki
- Przychody z samodzielnie prowadzonej działalności nie przekroczyły 2 mln euro w poprzednim roku.
- Działalność nie należy do kategorii wyłączonych z ryczałtu.
- Zmiana formy opodatkowania tylko od początku roku (nie w trakcie).
Procedura
- Zamknij KPiR (ostateczne podsumowanie, spis na koniec roku, ustalenie dochodu).
- Złóż oświadczenie o wyborze ryczałtu Naczelnikowi US do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu osiągnięcia pierwszego przychodu w roku.
- Dla spółek: oświadczenie składa każdy wspólnik do swojego właściwego naczelnika (wg miejsca zamieszkania).
- Ewidencja przychodów ryczałtu — nie wymaga osobnego zgłoszenia.
Co ułatwia TaxMachine
Wszystkie obowiązki opisane wyżej są automatyzowane w TaxMachine:
- Założenie KPiR na każdy rok podatkowy — wybór formy ewidencji (KPiR / Ryczałt / KR) na poziomie roku.
- Wpisy w 19 kolumnach — okno wprowadzania dokumentu księgowego prowadzi po wszystkich polach.
- Spis z natury — wbudowany formularz, automatyczne ujęcie w księdze i przeniesienie do roku następnego.
- Wycena remanentu — wsparcie metod (cena zakupu, cena rynkowa, koszt wytworzenia, wg oszacowania).
- Ustalanie dochodu — automatyczne, na podstawie spisu i kolumn.
- JPK_PKPIR — generowanie i wysyłka do bramki MF, podpis Profilem Zaufanym / kwalifikowanym certyfikatem / danymi autoryzacyjnymi.
- Ewidencje powiązane — środków trwałych, przebiegu pojazdów, wyposażenia — wszystko spięte z KPiR.
- Wynagrodzenia — moduł płacowy automatycznie księguje do kolumny 14, składki pracodawcy do kolumny 15, z poprawnymi datami kosztów.
Konkretnie:
- Funkcje — Księgowość uproszczona — KPiR, ryczałt, ewidencje VAT
- Funkcje — JPK — generowanie JPK_PKPIR
- Funkcje — Płace i kadry — wynagrodzenia i ZUS pracodawcy
- Funkcje — Środki trwałe — ewidencja ŚT i amortyzacja
- Pomoc — Prowadzenie ksiąg podatkowych — jak konkretnie w programie
Podstawa prawna
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych — art. 14 (przychody), art. 22 (koszty), art. 22n (środki trwałe), art. 23 ust. 1 pkt 43 (VAT jako koszt), art. 24 (dochód), art. 24a ust. 1e–1f (KPiR);
- Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osób fizycznych — art. 6, 8, 9, 22 (przejście na ryczałt);
- Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa — art. 193a (JPK i ewidencje elektroniczne);
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości — art. 2 (zakres obowiązku pełnej księgowości);
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów — wzór KPiR (Załącznik nr 1) i szczegółowe zasady prowadzenia.