taxmachine.pl

Płace i kadry — listy płac, umowy, kartoteki, świadectwa

Listy płac dla wielu pracowników, rachunki do umów zlecenia i o dzieło, nieobecności, kartoteki wynagrodzeń, PIT-11 i PIT-4R oraz eksport KEDU dla Płatnika ZUS.

Opublikowano

Co potrafi (TL;DR)

Moduł obejmuje pełen obieg płacowo-kadrowy: kartoteka pracowników z osobnymi sekcjami dla umowy o pracę, zlecenia i dzieła, listy płac dla wielu pracowników z konfigurowalnymi składnikami i potrąceniami, rachunki do zleceń i dzieł pod pracownikiem, nieobecności w tym chorobowe i urlopy z automatyczną podstawą, automatyczne wyliczanie podatku, składek ZUS, zdrowotnego, FP, FGŚP, FEP i PPK, eksport KEDU do Płatnika oraz przepływ danych do PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C i kart wynagrodzeń.

W programie współistnieją dwa systemy: stary (starsze formularze list płac) oraz nowy system płacowy z 2022. Nowy system dostępny jest tylko w wersji profesjonalnej i wersji dla biur — niższe edycje korzystają ze starych formularzy.

Listy płac

Listy w nowym systemie tworzy się pod firmą w węźle „Płace":

  • Rodzaj listy: podstawowa, dodatkowa, członków zarządu spółki, członków rady nadzorczej. Firma może mieć w miesiącu wiele list — flaga „nie uwzględniaj nieobecności" zapobiega podwójnemu naliczaniu nieobecności na liście dodatkowej.
  • Numer, nazwa, oddział, projekt, sporządził, zatwierdził — pola opisowe.
  • Data listy i data wypłaty z oddzielnymi rok/miesiąc dla każdej. Nowy system zawsze liczy formularze pochodne po dacie wypłaty.
  • Liczba dni roboczych wyznaczana automatycznie z kalendarza lub ręcznie.
  • Pracodawca wypłaca zasiłki — przepisywane z firmy, decyduje czy wynagrodzenie chorobowe i zasiłki idą przez pracodawcę czy ZUS.

Pozycje listy dodaje się ręcznie lub kopiuje z poprzedniej listy (przycisk „Kopiuj poprzednią listę") z opcjami: pominąć dodanych już pracowników, zaktualizować dane z kartoteki, skopiować kwoty wynagrodzeń. Typowo nowa lista miesięczna powstaje jednym kliknięciem dla wszystkich pracowników z poprzedniej listy.

Dla każdej pozycji program automatycznie wylicza kolejne etapy: czas pracy, nadgodziny, sumy wynagrodzeń, potrącenia, sumy zasiłków, podstawę i składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) pracownika i pracodawcy, PPK, koszty uzyskania, ulgę podatkową, stawkę podatku (z uwzględnieniem przekroczenia drugiego progu), podstawę i składkę zdrowotną, FP/FGŚP, FEP oraz kwotę do wypłaty (gotówka/przelew).

Drukowanie szablonem Excel (domyślnie lista_plac_1.xlsx), opcja Jedna pozycja na stronę wydruku. Masowy wydruk wielu list z zapisem do PDF.

Składniki wynagrodzeń

Zakładka Składniki płacowe w oknie edycji listy płac zarządza zestawem składników. Składniki stałe: Płaca zasadnicza, Płaca godzinowa, Wynagrodzenie chorobowe, Nadgodziny (wynagrodzenie i dodatek), Dodatek funkcyjny, Premia, Dodatek stażowy, Akord, Urlop, Urlop okolicznościowy, Opieka art. 188 (ostatnie dwa rozliczane jak urlop, ale z wynagrodzenia bieżącego miesiąca). Plus sześć składników opcjonalnych o własnych nazwach, pięć potrąceń opcjonalnych i dwa potrącenia dedykowane: Komornik i Alimenty.

Dla każdego składnika definiuje się reguły podlegania pod podatek dochodowy, ZUS społeczne i ZUS zdrowotne oraz uwzględnianie w innych składnikach: w podstawie zasiłków z chorobowego/opieki, w podstawie urlopu, w nadgodzinach, w podstawie wynagrodzenia stałego (przed odjęciem nieobecności). Każde potrącenie ma flagi odliczania od podstawy ZUS społecznego, zdrowotnego i podatku dochodowego. Składnik opcjonalny bez nazwy nie pojawia się w oknie edycji pozycji listy.

Umowy pracownicze

Karta pracownika trzyma osobne sekcje dla trzech form zatrudnienia: umowa o pracę (data zatrudnienia, wynagrodzenie brutto, wymiar etatu, stanowisko), umowa zlecenia i umowa o dzieło. Każda sekcja ma osobno: daty zatrudnienia/zwolnienia, datę i numer umowy, stawkę godzinową, ryczałt, koszty uzyskania (procentowe lub kwotowe), ulgę podatkową, kody ZUS, opcje społecznego/zdrowotnego, dobrowolne chorobowe, PPK, prawa autorskie, ryczałt 12%/17%, ulgi (do 26 lat, dla seniorów, 4+, na powrót).

Rodzaj umowy o pracę wybierany z listy z możliwością definiowania własnych pozycji.

Rachunki w nowym systemie tworzy się pod pracownikiem w węźle Zlecenia (zlecenie albo dzieło). Dane raz wpisane w karcie pracownika wchodzą automatycznie na kolejne rachunki — program ustala parametry domyślne z uwzględnieniem pracownika, pracodawcy, roku/miesiąca i rodzaju zlecenia.

Wydruki — szablony umów i rachunków: UmowaOPrace_1, UmowaODzielo_1, UmowaOPraceNakladcza_1, AneksDoUmowyOPrace oraz rachunki Rachunek_1 ... Rachunek4_1, RachunekDoUmowyZlecenia_1, RachunekDoUmowyODzielo_1.

Nieobecności

Nieobecności wpisuje się pod pracownikiem w węźle Nieobecności. Rodzaje nieobecności: choroba, opieka, opieka art. 188, urlop wypoczynkowy, zasiłek macierzyński, urlop okolicznościowy, zasiłek wyrównawczy, urlop bezpłatny, nieobecność nieusprawiedliwiona/usprawiedliwiona, inna nieobecność, przestój, urlop wychowawczy.

Każda nieobecność musi mieścić się w jednym miesiącu kalendarzowym. Pola: okres od/do, dni robocze, dni kalendarzowe, kody świadczenia (drugi kod używany przy chorobowym), numer i data dokumentu (np. ZUS ZLA), flagi: ciąża, wypadek, świadczenie rehabilitacyjne, szpital, kontynuacja choroby, kontynuacja zasiłku chorobowego, nowy okres zasiłkowy.

Dla nieobecności z podstawą wymiaru (chorobowe, macierzyńskie, opieka, wyrównawcze) program automatycznie pobiera wynagrodzenia z poprzednich list (do 12 miesięcy) i wylicza stawkę dzienną oraz kwoty świadczeń. Chorobowe automatycznie rozdziela się na wynagrodzenie chorobowe (kod ZUS 331, pierwsze 33 dni w roku, 14 dni dla 50+) i zasiłek chorobowy (kod ZUS 313, dalsze dni); drugi kod można zmienić (np. na świadczenie rehabilitacyjne). Pracownicy ze stałym wynagrodzeniem mogą mieć podstawę przepisywaną z bieżącego miesiąca.

Płatnik o ponad 20-osobowym ubezpieczeniu chorobowym wypłaca zasiłki; w przeciwnym razie zasiłek przesuwa się na ZUS, a wynagrodzenie chorobowe nadal idzie przez pracodawcę (z odpowiednim przesunięciem okresu w raporcie RSA).

Kartoteki wynagrodzeń

Karta wynagrodzeń (formularz KartaWynagrodzen_1, dla członków zarządu KartaWynagrodzenCzlonkaZarzadu_1) generowana jest w dokumentach pracownika. Program iteruje po listach płac z roku i przepisuje do karty kwoty po PESEL/NIP/nazwisku: przychód, koszty, składki emerytalne/rentowe/chorobowe, zaliczkę, zdrowotne. Karta aktualizuje się automatycznie, drukowanie z poziomu okna edycji. W starym systemie przy jednoczesnych listach zbiorczych i indywidualnych krytyczne jest poprawne ustawienie opcji „Uwzględniaj indywidualne listy" (patrz Konfiguracja) — inaczej kartoteka pokaże podwójne kwoty.

Świadectwa pracy i zaświadczenia o zarobkach

Szablony: RP7_1/_2/_3 — ZUS RP-7 (zatrudnienie i wynagrodzenie), ZUS_Z3_*, ZUS_Z3a_*, ZUS_Z3b_* — ZUS Z-3/Z-3a/Z-3b (zaświadczenia płatnika dla zasiłków), ZUS_Z15_* — ZUS Z-15 (zasiłek opiekuńczy), zus_zas12_1, zuspel_1/_2, dw_1 (delegowanie), KwestionariuszOsobowy_1, SNU_1. Dokumenty wybiera się i wypełnia w dokumentach pracownika.

Formularze PIT pracowników

Program automatycznie generuje deklaracje pracownicze i płatnicze z list płac i rachunków: PIT-11 (wzory 15–29), PIT-4R (wzory 1–13), PIT-8AR (wzory 1–14), PIT-8C (wzory 2–13), PIT-40 (wzory 13–22, historyczne), PIT-12, PIT-R, PIT-2, PIT-2A, PIT-2C. Dane czytane są z list płac i rachunków zleceń/dzieł, identyfikując pozycje pracownika po PESEL/NIP. Wysyłka — patrz e-Deklaracje.

ZUS i Płatnik

Deklaracje ZUS w formacie KEDU XML (DRA, RCA, RSA, RPA, RZA, ZUA, ZWUA, ZIUA, ZZA, ZPA, ZWPA, ZAA, ZBA, ZCNA, ZFA, ZIPA, OSW). Eksport z poziomu listy płac (przycisk Eksportuj KEDU) lub z zakładki kontekstowej „Płace" dla list i rachunków zlecenia. Dane pobierane są z list płac, rachunków oraz wyliczonych pod właścicielem składek pracodawcy. Plik XML wczytuje się do Programu Płatnik lub e-Płatnika — TaxMachine nie wysyła sam deklaracji ZUS. Szczegóły — ZUS i Płatnik.

Nowy vs stary system

Stary system (starsze formularze list płac): listy jako formularze XLS, brak osobnego obiektu pracownika z parametrami zleceń/dzieł, brak edycji składników z poziomu listy, ręczne wpisywanie kwot składek. Nadal działa — karty wynagrodzeń oraz PIT-11/PIT-4R czytają go dla zachowania historii.

Nowy system: pełna baza list płac i pozycji, rachunki do zleceń/dzieł, nieobecności z automatycznymi podstawami, rozszerzone właściwości pracownika z osobnymi parametrami umów, definiowanie składników z regułami podlegania, automatyczne pobieranie podstaw nieobecności z poprzednich list, generowanie KEDU, zawsze liczenie po dacie wypłaty. Dostępny tylko w wersji profesjonalnej i wersji dla biur. Formularze pochodne (PIT-11) obsługują wszystkie wzory list jednocześnie — można migrować stopniowo.

Konfiguracja

W oknie edycji firmy, zakładka Płace i ZUS — kluczowe przełączniki:

  • Uwzględniaj indywidualne listy płac — odznaczone domyślnie. Zaznaczyć tylko gdy sporządza się wyłącznie listy indywidualne. Przy jednoczesnych listach zbiorczych i indywidualnych pole musi być odznaczone, inaczej PIT-11, PIT-4R i karty wynagrodzeń wykażą podwójne kwoty.
  • Uwzględniaj daty wypłaty przy przeliczaniu formularzy pochodnych — odznaczone domyślnie. Pole zaznaczyć, gdy wynagrodzenia są wypłacane po zakończeniu miesiąca. Dotyczy tylko starych formularzy — nowy system zawsze liczy po dacie wypłaty.

Identyfikatory pracowników (PESEL/NIP) w pozycjach starego systemu muszą się zgadzać z identyfikatorem na karcie i na formularzu pochodnym, inaczej pozycja nie zostanie uwzględniona. Szczegóły — konfiguracja płac.

Ograniczenia

  • Nowy system płacowy dostępny tylko w wersji profesjonalnej i wersji dla biur — niższe edycje pracują na starych formularzach.
  • Wysyłka deklaracji ZUS nie jest realizowana wprost przez TaxMachine — generowany jest plik KEDU XML do wczytania w Płatniku/e-Płatniku.
  • Każda nieobecność musi się mieścić w jednym miesiącu kalendarzowym; dla okresu obejmującego więcej miesięcy trzeba utworzyć osobne pozycje.
  • Listy mają stały zestaw składników wbudowanych plus sześć składników opcjonalnych i pięć potrąceń opcjonalnych. Składnik opcjonalny bez nazwy nie pojawia się w oknie edycji pozycji.
  • Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek muszą być na dwóch kodach świadczenia (wynagrodzenie na pierwszym, zasiłek na drugim) — wymaganie formatu ZUS RSA.

Powiązane